Ne glede na to, od kod prihajate – odločitve, ki vas čakajo na začetku, so iste. In znanje računovodstva vam pri njih ne bo pomagalo. Mlado računovodsko podjetje se namreč redko spotakne ob napačno knjižbo; spotakne se ob vprašanjih, ki z računovodstvom nimajo neposredne zveze: koga nagovarjati, s kakšnim orodjem delati, koliko zaračunati in kako priti do prvih strank.

Dobra novica: malo teh odločitev je dokončnih. Manj dobra novica: ko enkrat sprejmete odločitev, se je težko premisliti. Spremembe zahtevajo čas in energijo, ki ju kasneje vedno zmanjka.

Zato smo v tem zapisu zbrali odločitve, ki jih je vredno premisliti zdaj, preden se znajdete v poplavi opravil računovodskega vsakdana.

Najpomembnejša odločitev

Če boste od celotnega članka odnesli le eno stvar, naj bo to sledeča: specializacija je ključ do uspeha računovodskega servisa.

O tem smo večkrat pisali na našem blogu (priporočamo ta prispevek).

Zagovarjamo tezo, da je želja po ugajanju vsaki potencialni stranki past, ki zavira razvoj posla. Za uspeh je potreben fokus na izbrano tržno nišo. Kaj je vaša specialiteta, kaj vas najbolj zanima, kakšne so lastnosti vaše idealne stranke?

Odločitev za osredotočanje na določen tip strank vam bo poenostavil marsikatero poslovno odločitev in pot – lažje boste oblikovali svoje tržne nagovore, izbirali dogodke, na katerih bi se pojavili, zbirali priporočila, ipd.

Specializacija je torej izhodišče, na katerem gradite svojo (osebno) blagovno znamko.

Računovodski program, na katerem boste gradili svoj računovodski servis

Tako kot taksist potrebuje avto, programer računalnik, fotograf objektive, tako računovodja potrebuje svoj računovodski program.

Je orodje, ki vam omogoča izvajanje storitve.

Ne glede na to, ali vas prve stranke že čakajo, ali pa jih šele iščete, izbira računovodskega programa ni postranskega pomena.

Izbira programa je strateška, ne tehnična odločitev

Računovodski program je orodje, s katerim boste nenehno v stiku in bo temelj vsakega vašega delovnega dne. Določa, koliko klikov potrebujete za posamezno opravilo, kako hitro vključite novo stranko in koliko časa vam vzame določena naloga.

Če so nas izkušnje česa naučile, je to, da večina čaka do zadnjega trenutka … potem pa jih prevzame panika in zajame stres.

Zato smo na enem mestu zbrali prihajajoče spremembe, zakaj so v resnici koristne in kako se lahko prehoda lotite mirno, korak za korakom.

Kaj se spremeni s 1. januarjem 2028?

E-računi v Sloveniji niso novost. Pri poslovanju z javnim sektorjem (z občinami, šolami, javnimi zavodi) so obvezni že od leta 2015. Z letom 2028 se ista obveznost razširi še na poslovanje med podjetji (B2B) in na fizične osebe, ki opravljajo dejavnost: samostojne podjetnike, popoldanske s.p.-je, normirance in dopolnilne dejavnosti.

Obveznost velja ne glede na to, ali ste zavezanec za DDV. Edina izjema je klasično poslovanje s potrošniki (B2C). A tudi, če kupec kot fizična oseba e-račun izrecno zahteva, ga morate izdati kot takšnega.

Ključna sprememba je v obliki in poti računa:

• PDF, poslan po elektronski pošti, ne bo več zadoščal. Tudi na papirju ne.
• Račun mora biti strukturiran – v obliki, ki jo program samodejno prebere in obdela (standard e-SLOG 2.0).
• Poslati ga morate po varni elektronski poti prek ustreznega ponudnika.

Slovenija pri tem ni izjema. Podobne spremembe so že uvedle ali jih uvajajo Hrvaška, Italija, Romunija, Poljska, Srbija, Francija, Makedonija, … Najprej gre za obvezno izmenjavo znotraj posamezne države, predvidoma od leta 2030 pa naj bi se razširila tudi na čezmejno poslovanje znotraj EU.

Na e-račun ne glejte kot na novo obveznost

Marsikdo bo prehod doživljal kot nujno zlo. Škoda, ker gre za način dela, ki podjetju prihrani čas in denar.

Situacijo bodo najbolj izkoristila podjetja, ki bodo razmišljala o načinih, na katere jim e-računi lahko optimizirajo poslovanje. Najslabše pa jo bodo odnesli tisti, ki bodo odlašali in razmišljali o tem, kako čim ceneje izpolniti zakon (ali pa se mu celo izogniti).

Kakšne prednosti prinaša uporaba e-računov?

• Hitrejša obdelava brez napak. Nič več odpiranja in pošiljanja kuvert, nič več pretipkavanja podatkov v računovodske programe. Ker je vsak podatek strukturirano zapisan, ga program prebere sam – brez možnosti za tipkarske napake.
• Varnejše pošiljanje. Po e-pošti poslan PDF je skoraj povsem nezaščiten. Poznamo več primerov, ko je nekdo prestregel elektronsko pošto, na računu spremenil podatek o TRR, kupec pa je nato plačilo (tudi do 20.000 €) nakazal napačnemu prejemniku. Strukturiran račun po varni poti tovrstno zlorabo prepreči.
• Popolna sledljivost. V vsakem trenutku vidite, kaj se z računom dogaja. Sistem deluje podobno kot priporočena pošiljka s povratnico: veste, kdaj je bil račun oddan, kdaj dostavljen in kdaj ga je prejemnik prevzel. Pri papirju ali PDF te sledi ni – in zato občasno slišite “tega računa nismo dobili”.
• Dostop kjerkoli in kadarkoli, saj vse poteka elektronsko.
• Nižji strošek. Očiten je v primerjavi s papirjem (odpadejo tiskanje, kuverte, znamke, ipd.), a e-račun je cenejši tudi od pošiljanja PDF računov po elektronski pošti. Samo pošiljanje PDF je sicer brezplačno, a za pošteno primerjavo moramo pogledati celoten življenjski cikel računa.

Sama tehnologija je robustna in dodobro preverjena v praksi, izmenjava dokumentov preko bizBox pa deluje že več kot 15 let.

Zbrali smo nekatere najpogostejše računovodske frustracije, ki spremljajo servise in ob vsaki nakazali, kaj lahko storite, da jo omilite.

Spremembe zakonodaje

Nemalokrat se zgodi, da nas presenetijo zakonodajne spremembe, ki ob začetku veljave nimajo enotne in jasne interpretacije. Računovodje ste v tem primeru še v težjem položaju, saj se podjetniki prav na vas obračajo z vprašanji in pričakujejo odgovore (ki jih realno ne morejo dobiti).

Kaj lahko storite, da to preprečite? Oprite se na primarne vire, tj. zakone in jih poskušajte prevesti v prakso. Spomin na pakete ukrepov za omilitev posledic epidemije je še kako živ in vsi vemo, da v praksi to ni vedno mogoče. V takih primerih je najboljša pomoč skupnosti – pogovarjajte se s svojimi kolegi, delite izkušnje, obrnite se na svoje dobavitelje, pomagajte si.

Neurejena dokumentacija

Podjetniki imajo 1001 skrb in urejena dokumentacija se ponavadi ne uvrsti na ta seznam – je pa to izhodišče za računovodski servis, ki brez urejene in pravočasno dostavljene dokumentacije ne more opravljati svojega dela.

Podjetniki pogosto skrb za dokumentacijo odmislijo in jo prepustijo servisu, ne glede na to, ali je bil to del dogovora ob začetku sodelovanja. To pa računovodjo postavlja v izredno neugoden položaj.

Kaj lahko storite, da to preprečite? Svojim strankam ta proces čim bolj poenostavite in jim omogočite, da ga opravijo z minimalno vložka. Na ta način boste drastično povečali verjetnost, da bodo to tudi dejansko naredili.

Lahko vas pooblastijo za določene dostope, s partnerji in dobavitelji dogovorijo izmenjavo e-računov, prejete papirne račune poskenirajo ali slikajo s telefonom, ipd.

Nerazumevanje razlik med knjigovodstvom, računovodstvom in davčnim svetovanjem

Knjigovodji, računovodji in davčni svetovalki je razlika med njihovimi nalogami in znanjem očitna. Povprečnemu podjetniku ne nujno. To lahko privede do zahtev, ki odstopajo od znanja, sposobnosti in/ali finančnega dogovora – in posledično povzročijo slabo voljo na obeh straneh.

Pritisk na “davčno optimizacijo”

Ker je nove stranke težko dobiti, imajo računovodstva pogosto občutek, da morajo ugoditi vsaki želji svojih strank. Tudi tistim, nekoliko bolj “vprašljivim”. Iščejo vedno nove pristope in sive cone za zmanjševanje davčnih obveznosti, kar računovodje postavlja v etično dilemo.

Kaj lahko storite, da to preprečite? Že pred začetkom sodelovanja jasno opredelite meje vaših storitev. Sestanek pred podpisom pogodbe je najpomembnejši trenutek v vašem odnosu, zato ga izkoristite tudi zato, da vzpostavite oz. uskladite želje in pričakovanja.

Stranke, ki ne ločijo med “pomembno” in “nujno”

Roke, zahteve in kompleksnost različnih poročil poznate bolje od večine svojih strank, kar pomeni, da znate na podlagi izkušenj tudi dobro oceniti prioriteto posamezne naloge. Kar pa lahko predstavlja izziv, ko stranka vztraja pri tem, da nekaj potrebuje “takoj”.

S tem je povezan tudi vsem dobro znan “samo še tole na hitro”, ki postopoma širi obseg dela izven začetnega dogovora – brez dodatnega plačila.

Kaj lahko storite, da to preprečite? Velik del nujnosti izvira iz tega, da stranka nima vpogleda v svoje podatke in zato vsako vprašanje naslovi na vas. Ko stranki omogočite neposreden dostop do ažurnih podatkov in poročil, marsikatero “nujno” vprašanje sploh ne pride do vas – odgovor najdejo sami, vi pa si prihranite čas za opravila, ki resnično terjajo vaše znanje in izkušnje.

Občutljivost strank na nepričakovane zadeve, čeprav niso krivda računovodskega servisa

Številni zunanji dejavniki lahko vplivajo na računovodsko storitev. Dober primer so spremembe zakonov, ki lahko povzročijo dodatno računovodsko delo oz. drugače vplivajo na spremembo cenika. Temu se je nemogoče izogniti, a kljub temu lahko naleti na negativen odziv strank.

Kaj lahko storite, da to preprečite? Tu do izraza pridejo komunikacijske veščine računovodje. Spremembe morate namreč predstaviti na način, ki je dobro argumentiran in strankam razumljiv. V razvoj mehkih veščin se vedno splača vlagati.

Nizko vrednotenje poklica

Čeprav je računovodstvo dobesedno pogoj za uspešno in dobičkonosno poslovanje podjetij, ga ne spoštujemo dovolj. Morda zato, ker je tudi zakonsko obvezno in marsikdo ravno zaradi tega čuti odpor …

Računovodstvo je povsem nereguliran poklic, kar pomeni, da servis lahko odpre dobesedno vsak. Posledično je na trgu ogromno ponudbe, kar pomeni pritisk na zniževanje cen. Ljudje bolj cenimo stvari, ki so dražje (t.i. Veblenov učinek), računovodski servisi pa si tega praktično ne morejo več privoščiti. Nizke cene računovodskih storitev posledično pomenijo nizko zaznano vrednost računovodskih storitev.

Posledično se podjetniki teh cen navadijo in težko jim je argumentirati, da dobra računovodstva storitev lahko stane bistveno več od cen, ki so jih zasledili na spletu.

Kaj lahko storite, da to preprečite? Temu je posvečenih večina prispevkov na našem blogu. Izpostavili bi npr.:

• Kako lahko računovodski servis premaga konkurenco?
• Kako postati boljši računovodski servis?
• 5 lastnosti, ki vrhunske računovodje ločijo od povprečnih

Nobena od omenjenih težav ni nepremagljiva

Marsikateri izziv izvira iz pomanjkanja časa. S povečevanjem števila strank se pritisk na čas le povečuje – zato se najboljši servisi ne ubadajo z vsako težavo posebej, ampak najprej poiščejo pristope, ki jim omogočajo, da se z njimi sploh lahko ukvarjajo.

Avtomatiziran zajem podatkov iz računov, opominjanje strank na dostavo dokumentacije, ažuren dostop do podatkov – vse to sprošča čas in ustvarja razliko med servisom, ki gasi požare, in servisom, ki ima čas za svetovanje. Če vas zanima, kako bi to izgledalo v vašem primeru, nam to sporočite, ali pa za začetek sami preizkusite AccountingBox.

Kdo mora izpolnjevati kvoto?

Kvota zaposlovanja invalidov je predpisan delež zaposlenih invalidov glede na skupno število zaposlenih pri delodajalcu. Višina kvote je odvisna od dejavnosti podjetja in velja za delodajalce z najmanj 20 zaposlenimi ter se ugotavlja za vsak posamezni mesec. V kvoto štejejo invalidi, zaposleni na zadnji dan meseca, ki so prijavljeni v zavarovanje kot invalidi na ZZZS in so zaposleni najmanj 20 ur tedensko.

Kvoto je mogoče izpolniti z zaposlitvijo invalidov ali z nadomestno izpolnitvijo (sklenitev pogodbe z zaposlitvenim centrom ali invalidskim podjetjem). Če delodajalec kvote ne doseže, mora mesečno plačati prispevek v višini 70 % minimalne plače za vsakega invalida, ki bi ga bil dolžan zaposliti za izpolnitev kvote.

Spodbude za zaposlovanje invalidov

1. Finančne spodbude

Delodajalci (razen proračunskih uporabnikov), ki zaposlujejo več invalidov od predpisane kvote, ter delodajalci z manj kot 20 zaposlenimi, ki zaposlujejo invalide, lahko uveljavljajo različne finančne spodbude:

1. Nagrada za preseganje kvote: 20 % minimalne plače mesečno za vsakega invalida nad kvoto. Omejitev: Nagrada ne pripada za invalida, katerega invalidnost je posledica poškodbe pri delu ali poklicne bolezni pri istem delodajalcu.
2. Oprostitev oziroma odstop PIZ prispevkov: oprostitev plačila prispevkov za PIZ
3. Druge finančne spodbude: subvencije plač invalidom pri podpornih zaposlitvah, plačilo stroškov podpornih storitev ter stroškov prilagoditve delovnih mest in sredstev za delo invalidov.

Postopek: Za pridobitev nagrade ali oprostitve PIZ prispevkov mora delodajalec pravočasno vložiti vlogo in pridobiti odločbo sklada. Vloga se oddaja elektronsko preko sistema SVZI.net, praviloma do 20. dne v mesecu za pretekli mesec. V primeru nepravočasno oddane vloge pravic za nazaj ni mogoče uveljavljati. Odločba za nagrado za preseganje kvote velja 12 mesecev. Po izdani odločbi mora delodajalec tudi mesečno oddajati zahtevke za izplačilo nagrade. Oprostitev plačila PIZ prispevkov velja za ves čas preseganja kvote.

2. Davčne olajšave

Delodajalcem je pri obračunu DDPO na voljo tudi davčna olajšava:
invalidi do kvote → 50 % bruto plače (izjemoma 70 %),
invalidi nad kvoto → 70 % bruto plače.

Poročanje o porabi sredstev

Finančne spodbude predstavljajo državno pomoč, zato veljajo pravila glede njihove porabe in poročanja, ki se izvaja mesečno preko sistema SVZI.net. Upravičenec lahko sredstva porabi za:

• stroške plač invalidov (do 75%) ter;
• stroške prilagoditve delovnih mest in podporne storitve.

Delodajalci neporabljena javna sredstva do porabe obrestujejo. Sredstva je potrebno skupaj z obrestmi vrniti, če niso porabljena v 3 letih ali če niso porabljena namensko.

Spremljava in dostava podatkov računovodstvu

Delodajalci ste si dolžni urediti dostop do SVZI.net ter spremljati, ali ste postali zavezanci za plačilo prispevka zaradi nedoseganje kvote. V primeru izpolnjevanja pogojev za pridobitev spodbud pa je potrebno:

• pravočasno podati vlogo in pridobiti odločbo sklada;
• mesečno oddajati zahtevke za izplačilo nagrade za preseganje kvote;
• mesečno poročati o namenski porabi dodeljenih finančnih spodbud.

Ker gre za kompleksna opravila, ki jih je potrebno pravočasno izvajati, priporočamo, da za njihovo izvedbo pooblastite svojega računovodjo.

Zapis je prispevalo Vizija računovodstvo d.d. V kolikor želite nasvet ali pa bi se odločili za prenos vašega računovodstva k njim, jih kontaktirajte in z veseljem vam bodo pomagali ali pripravili ponudbo.

Več na www.vizija-racunovodstvo.si

Zaradi vse hitrejše digitalizacije mnogi napovedujejo, da so tudi papirju šteti dnevi. Za izginotje toaletnega papirja se nam (še) ni treba bati, vseeno pa se lahko strinjamo, da za marsikatero nalogo papir ni več najboljša izbira.

Podjetja seveda že uporabljajo računovodske in ostale programe, zaradi česar morda prevladuje občutek, da se ne zanašajo na ročno obdelavo dokumentov. Ob nekoliko bližjem pregledu pa ugotovimo, da to pogosto ne drži.

Slabosti dela s papirjem

Ko nekaj počnemo iz navade oz. ker je najbolj enostavno, je to ponavadi signal, da moramo razmisliti o smiselnosti tega početja. Tiskanje dokumentov, prenašanje iz enega na drugo mesto, pospravljanje v fascikle, … vse to so opravila, ki spadajo v to kategorijo.

Poglejmo si razloge, zakaj je delo s papirjem neučinkovito.

Zahteva veliko ročnega dela (in čas stane)

Vsak izdani račun je treba natisniti, zložiti v kuverto, opremiti z znamko in odposlati. Prejeti račun morate vzeti iz kuverte in ga obdelati skladno s postopkom v podjetju (npr. odnesti odgovornemu za potrjevanje, pretipkati, vložiti, …). Stroški dela zato pri tem niso zanemarljivi.

Iskanje in arhiviranje dokumentov je nerodno in zamudno

Ko dokument opravi svoj namen (račun plačan, pogodba podpisana, ipd.), ga je potrebno arhivirati. Tu nastopijo nove težave:

• Kako zagotoviti varnost arhiva? Katere certifikate in priporočila upoštevamo?
• Kako hitro lahko najdemo dokument, ko se za to pojavi potreba?
• Kakšni so pogoji za dostop do dokumenta v arhivu? Kdo ga je sposoben najti? Kje se dokument fizično nahaja?

Spenjanje in ločevanje dokumentov, plastične “srajčke”, nalepke in oznake, fascikli in omare. Obstajajo enostavnejši načini organizacije dokumentov. V arhivu bi se moral znajti vsakdo, ne le skrbnik arhiva.

Povprečno podjetje je nenehno v stiku s tisoči dokumentov, hkrati pa je za učinkovito poslovanje pomembno, da iskanje kateregakoli dokumenta ne traja več kot 10 sekund. S papirjem je to nemogoče – še posebej, če upoštevamo tudi vse bolj razširjeno delo od doma in fleksibilne delovnike.

Fizičnim dokumentom je težko slediti – hitro se izgubijo ali vložijo na napačno mesto, brez, da bi to kdo opazil. Dostop je težko omejiti (še posebej znotraj podjetja) in na voljo nimamo nobene revizijske sledi – razen, če se beleži ročno, kar pa je dodatno delo, ki se ga hitro pozabi oz. naredi površno ali neustrezno.

Dodatno pomanjkljivost predstavlja dejstvo, da papir gori, ne prenaša dobro vode in ga ni težko odnesti. Varnost dokumentacije bi torej morala biti prioriteta vsakega podjetja. Si predstavljate, da bi jutri ostali brez vseh papirjev?

Papir je drag

1-2 EUR za 100 listov pisarniškega papirja je strošek, ki ga ponavadi spregledamo in ne razmišljamo o njem. Pisarniškemu papirju pa pozabimo dodati še kuverte, znamke, kartuše za tisk, ne nazadnje tudi amortizacijo tiskalnika. Ob večji količini dokumentov se tudi to nabere in neposredni stroški lahko kmalu predstavljajo pomembno postavko v končni bilanci.

Drag pa je tudi prostor, ki ga hranjenje dokumentov najpogosteje zahteva. Marsikatera pisarna bi bila lahko manjša, če ne bi gostila tudi omar, polnih fasciklov z različnimi računi, pogodbami in ostalimi dokumenti.

Omenili smo že stroške časa, ki ga zaposleni porabijo za iskanje dokumentov. Škoda pa je še večja, če se dokument izgubi – ta se meri predvsem v času in energiji, lahko pa tudi v obliki finančnih sankcij.

Neučinkoviti delovni procesi

“Zakaj tega računa še nismo plačali?”
“Kje je shranjena pogodba?”
“Mi lahko prosim še enkrat pošljete račun?”

Dejstvo je, da dokumenti v vsako podjetje prihajajo po različnih kanalih in težko je imeti nadzor nad vsemi ter jih tudi ažurno obdelati. Dokumenti lahko pridejo po pošti, faksu, emailu ali drugih elektronskih poteh in hitro se zgodi, da se določen dokument izgubi. Še posebej, če ga mora pregledati več ljudi v podjetju …

Prejmemo npr. račun dobavitelja za nakup materiala v vrednosti 700 €. Tajnica odpre kuverto z računom, ga vloži v mapo s prejeto pošto za vodjo nabave, ter mu jo odnese. Ker račun nekoliko odstopa od dogovora in je višji od 500 €, mora vodja nabave pridobiti še potrditev direktorice – zato ji račun (skupaj s komentarjem) posreduje. Potem ga pogleda ona, ga potrdi, in vrne nazaj, …

Če dokument potuje med različnimi osebami v podjetju to lahko pripelje do situacije, ko nismo povsem prepričani, pri kom se v danem trenutku nahaja. Poleg tega tovrstno prenašanje bistveno podaljša proces in odzivni čas do partnerjev.

Kaj je “brezpapirno poslovanje”?

Koncept brezpapirnega poslovanja je prisoten že skoraj 50 let. Strnemo ga lahko v kratko in jedrnato definicijo:

brezpapírni pridevnik

ki poteka v elektronski obliki, brez izdajanja in hranjenja dokumentov, dokumentacije v fizični obliki

Gre torej za dokaj drastično spremembo v načinu poslovanja – zato morajo zanjo obstajati močni argumenti.

Koristi brezpapirnega poslovanja

Hitrejše delo in manj napak

Z digitalnimi dokumenti je bistveno lažje ravnati (ustvariti, deliti, spreminjati, arhivirati, zaščititi) kot s papirjem.

To lahko pozitivno vpliva tudi na odnose z vašimi strankami. Svet se namreč premika vse hitreje in vsi pričakujemo hitre odzive, točne informacije, pri tem pa tudi osebno obdelavo – predpogoj, da to strankam lahko ponudimo je zadostna hitrost pretoka informacij, ki pa jo je s prelaganjem papirja težko doseči.

Centralizacija

Pomembno je, da za vsak dokument veste, kje ga iskati – nič več razmišljanja o pisalnih mizah, fasciklih in omarah. Dokumenti so na enem mestu, dostopni ne glede na vašo lokacijo. Rešuje tudi vprašanje sočasnega dela na dokumentih, verzioniranje, ipd.

Pri tem dostop do dokumentov ne sme biti pogojen s fizično bližino; informacije morajo biti dostopne vedno in povsod.

Varnost

Digitalne dokumente je veliko lažje zaščititi pred nepooblaščenim dostopom, hkrati pa so tudi bistveno manj občutljivi in ranljivi v primeru nesreč – od polite kave do poplav in požarov.

Podjetja so pogosto nezaupljiva do rešitev v oblaku, a jasno je, da so v 21. stoletju tovrstni strahovi povsem odveč. O tem pričajo številne raziskave, članki in zgodbe iz prakse. Tudi mi smo o tem že večkrat pisali.

Na kratko – ponudniki elektronskih arhivov morajo po definiciji poskrbeti za varnost podatkov na najvišji ravni. Izdelujejo varnostne kopije, kriptirajo podatke, omejujejo dostope, vodijo revizijske sledi, ipd. Večina podjetij, katerih posel ni povezan z informatiko in varnostjo, tovrstnih pogojev pač ne more zagotoviti.

Predvsem zato, ker so najpogosteje zlorabe podatkov posledica internih napak. Dejstvo je, da je veliko lažje izmakniti dokument iz direktorjeve mize, kot pa ga trajno izbrisati iz elektronskega dokumentnega sistema (kjer se beleži kdo je do dokumenta dostopal, je omejen s pravicami dostopa in varnostno kopiran).

Dostop do digitalnih dokumentov torej lahko določate na nivoju dokumenta, uporabnika ali celotnega sistema. Obstajajo varnostne kopije, enkripcija podatkov, dvostopenjska avtentikacija in številni ostali pristopi, ki preprečujejo zlorabo podatkov.

Nižji stroški

Če smo v prvem delu govorili o visokih stroških poslovanja s papirjem, je prav, da na tem mestu omenimo na kakšen način digitalizacija vpliva na stroške.

Izračuni iz prakse kažejo, da lahko z digitalizacijo dokumentov podjetje prihrani tisoče evrov letno. Večja kot je organizacija, več dela z dokumenti ima in posledično so večje tudi možnosti za prihranek.

Pomislite, koliko časa dnevno porabite za iskanje dokumentov. Koliko časa jih urejate? Koliko časa to predstavlja na tedenski, mesečni in letni ravni? Koliko kopij naredite na printerju? Koliko prostora vam zavzamejo registratorji in koliko stanejo registratorji sami?

Zanimivo je, da si le malokatero podjetje vzame čas, da razmisli in izračuna, kakšni so stroški dela s papirnimi dokumenti. Priporočamo, da se tega lotite – in upoštevate tudi čas, ki ga zaposleni porabi, da vstane s stola, odpre omaro in poišče določeno pogodbo.

Poslovni svet sloni na odločitvah, ki jih morate sprejemati v hipu

Razmere na trgu se danes spreminjajo z veliko hitrostjo, vse večjo veljavo pa imajo informacije o finančnem stanju vašega podjetja, do katerih lahko takoj dostopate in jih uporabite za boljše poslovanje.

In informacije se pogosto začnejo na dokumentih – zato je smiselna izbira rešitve, ki nudi enostaven pregled nad poslovanjem in plačili ter omogoča hiter dostop do zadnje različice vsakega dokumenta. Najbolj dovršene rešitve vam poleg omenjenega zagotovijo, da so vsi dokumenti, ki jih prejme podjetje, takoj vidni tudi računovodskemu servisu, ki jih ustrezno obdela.

Brezpapirno poslovanje torej olajša pretok informacij – ni več potrebno fizično prenašanje dokumentov od enega do drugega človeka, izboljša se sledljivost, več ljudi lahko dela na dokumentu istočasno in ni potrebno kopiranje in ustvarjanje večih kopij (kar potem otežuje sledenje spremembam in zadnje verzije).

Tudi vaše stranke bodo opazile večjo odzivnost in hitrost.

Trajnostno poslovanje

16 milijonov (16.000.000!) dreves na dan se porabi zgolj za papir. S takim tempom bi našo zeleno deželico v manj kot 3 mesecih spremenili v golo puščavo brez enega samega drevesa.

Hkrati pa papir predstavlja 70 % odpadkov, ki jih pridelajo podjetja. Na to žalostno statistiko lahko neposredno vplivate, če pri poslovanju zmanjšate porabo papirja.

Če smo včasih v podpise v elektronski pošti dodajali “Preden to sporočilo natisnete, pomislite na okolje./Think green before printing./Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie dieses E-Mail ausdrucken.”, potem danes velja, da pomislite na okolje tudi, preden natisnete naslednjo fakturo.

Nekaj časa je trajalo, vendar marsikatero podjetje pri izbiri načina dela končno v premislek vzame tudi vpliv na okolje. Trajnost in zeleno poslovanje bo vse močneje prisoten trend in zahteva strank.

Arhiviranje in zakonske zahteve

Poleg vseh omenjenih dejavnikov pri učinkovitem shranjevanju dokumentov pa pomemben vidik predstavljajo tudi zakonske uredbe shranjevanja dokumentacije.

Zanemarljive niso niti posredne koristi elektronske obdelave dokumentov. Le-ti so namreč v tem primeru ustrezno organizirani in arhivirani, kar pomeni, da niti ob obisku inšpektorja (ali revizorja) ne bo prišlo do izpada produktivnosti v takšnem obsegu, kot če bi iskali in prekladali papirne dokumente in fascikle iz zaprašenih sob.

Certificiran arhiv

Uvajanje brezpapirnega poslovanja je skladno z vso veljavno zakonodajo in podkrepljeno s prevzemom namenskih, vzorčnih notranjih pravil, katerih ustreznost je potrdil Arhiv RS.

Za uporabnike AccountingBox uvajanje poteka skupinsko in pod strokovnim vodstvom našega partnerja (Logitus d.o.o.).

Povezava med AccountingBox-om in eHrambo Logitus omogoča, da se zajem dokumentov izvede brez podrobnega poznavanja elektronskega arhiva, in to bistveno hitreje kot bi bilo potrebno za hrambo in urejanje dokumentacije v papirni obliki. Ob zajemu dokumenta se določi tudi klasifikacijski znak (glede na vrsto dokumenta) in rok hrambe.

Na podlagi avtorizacije je omogočeno dodeljevanje pravic za vpoglede v podatke in za izvajanje posameznih aktivnosti. Tako je omogočena revizijska sled vseh dostopov in sprememb tako v sistemu, kot tudi na pripeti dokumentaciji.

Podatki v elektronski hrambi so hranjeni na večih varnih lokacijah v Sloveniji. Hramba pri certificiranem ponudniku se letno redno preverja s strani Arhiva RS, s čimer se zagotavlja izpolnjevanje najvišjih standardov varovanja podatkov.

Na kratko – z uporabo certificiranega elektronskega arhiva je končno jasen odgovor na vprašanje “Ali lahko ta papir vržem stran?” Lahko!

Zakaj digitalni dokumentni sistem?

Raziskave ugotavljajo, da je produktivnost podjetij približno 21 % nižja v primeru, da se ukvarjajo pretežno z dokumenti na papirju (v primerjavi z digitalnimi dokumenti).

Kot smo videli, so poleg tega dokumenti v elektronskem dokumentnem sistemu bolj varni, hitreje dostopni, zavzamejo manj prostora, so lažje prenosljivi med udeleženci v procesu, bolj sledljivi in omogočajo bolj pregledne komentarje.

Elektronski dokumentni sistem pa ne pomeni zgolj digitalnega odložišča dokumentov. To namreč še ne rešuje problemov – in nekatere celo ustvari. Odpira vrata za nekonsistentno poimenovanje dokumentov, izgubo časa z iskanjem založenih dokumentov, vprašanje varnosti, …

Nekaj kar deluje za hrambo slik z oddiha na morju, ni nujno najboljša opcija tudi za pogodbe in račune

V primerjavi s tem so dokumentni sistemi bolj prilagojeni poslovnim procesom in zaradi boljše organiziranosti omogočajo veliko lažje iskanje dokumentov.

Bistvo dokumentnega sistema je torej, da dokument ne potuje med deležniki v procesu, temveč ga postavimo v središče procesa, vsi vpleteni pa do dokumenta samo dostopajo (z različnimi avtorizacijami).

Tipi dokumentnih sistemov

Tudi, če se odločite za elektronsko delo z dokumenti, pa obstaja nekaj področij in odločitev, ki jih morate sprejeti. Za začetek lahko teče na vaših strežnikih, ali pa v oblaku zunanjega ponudnika. Oba scenarija imata nekaj prednosti in koristi.

Lokalna postavitev pri vas:

• dober pregled kje in kako so dokumenti hranjeni,
• offline dostop do dokumentov,
• visoki stroški investicije in (skriti) stroški vzdrževanja,
• omejen oddaljen dostop,
• slabša varnost (nepooblaščen dostop, naravne nesreče, ipd.).

Oblak:

• enostavna vzpostavitev in vzdrževanje,
• transparentni stroški in posledično lažje finančno planiranje,
• podpora oddaljenim dostopom in fleksibilnemu delu,
• dobra varnost,
• strojna oprema ni v vaši lasti,
• za dostop potrebujete internetno povezavo.

V splošnem velja, da je za povprečno (malo in srednje veliko) podjetje boljša izbira dokumentni sistem v oblaku. Že zaradi nižjih stroškov in samega dejstva, da z najemom storitve ne potrebujejo lastnih strokovnjakov in informatikov, pač pa to prepustijo zunanjim izvajalcem – sami pa se lahko osredotočijo na opravljanje posla.

Koraki do uvedbe brezpapirnega poslovanja

Kljub temu, da je elektronski dokumentni sistem ključen korak in pogoj za brezpapirno poslovanje, pa je dobra novica, da je sistem dokaj enostaven za implementacijo.

Ideje za zmanjšanje porabe papirja (brez drastičnih sprememb)

Z optimizacijo interne komunikacije

• Ne tiskajte elektronske pošte. V podpisu emailov že več kot desetletje gledamo pripis “Pomislite, preden natisnete!”, kljub temu pa tiskalniki vsak dan natisnejo milijone emailov.
• Za prebiranje ne tiskajte člankov, dokumentacije za razpise, seznamov opravil in agend sestankov. Programska oprema danes omogoča celovito delo z elektronskimi dokumenti, vključno s komentiranjem, posredovanjem, verzioniranjem, arhiviranjem, ipd.
• Vso interno komunikacijo preselite na splet. Nobenega razloga ni več, da bi sodelavcem sporočila puščali na samolepilnih listkih. Slack, Skype in podobna orodja (tudi elektronska pošta) rešujejo iste težave, s tem da so hitrejša, se ne izgubijo in ne uničujejo dreves.

Z optimizacijo tiskalnika

• Spodbujajte varčno vedenje zaposlenih tako, da ob tiskalniku postavite opomnik ali opozorilo. Morda bo ravno to sodelavca spomnilo, da tiskanje ali kopiranje v njegovem primeru dejansko ni nujno potrebno.
• Sodobni tiskalniki omogočajo štetje kopij tudi za posameznega uporabnika – nagradite zaposlenega, ki je v zadnjem mesecu natisnil najmanj strani.
• Če že morate tiskati, dokumente tiskajte obojestransko.
• Pri pripravi na tisk poskušajte čim več vsebine spraviti na eno stran. To lahko dosežete z manjšo velikostjo pisave, manjšimi robovi ali razmiki med vrsticami, ipd.
• Uporabljajte tanjši papir. Dodaten bonus je tudi to, da je tak papir cenejši.

Z optimizacijo poslovanja podjetja

• Marsikatero podjetje promocijske letake tiska zgolj iz navade – kljub temu, da so se njihove stranke že zdavnaj preselile na splet. Vprašajte se, če je tiskan letak še vedno najboljši kanal za doseg potencialnih strank.
• Črtajte nepotrebna poročila ali pa jih skrajšajte. Naj ne bodo sama sebi namen. Jih sploh kdo pregleda in pomembneje, jih uporabljate za sprejemanje poslovnih odločitev?
• Spremenite način sodelovanje z računovodjem oz. računovodskim servisom. Veliko papirja se porabi z ustvarjanjem kopij računov za arhiv – enega za podjetje, drugega za računovodstvo. Z elektronskim arhivom, do katerega imata dostop obe strani, se nepotrebno kopiranje računov povsem odpravi.
• Svoje dobavitelje prosite, da vam račune posredujejo v elektronski obliki. To je učinkoviteje tako za tistega, ki jih izdaja (brez tiskanja, kuvertiranja in pošiljanja preko pošte; poleg tega so elektronski računi v povprečju poravnani hitreje), kot tudi za tistega, ki jih prejme (brez odpiranja kuvert, razvrščanja, potrjevanja, hranjenja, ipd.).
• V povezavi s prejšnjo točko – tudi vi ne izdajajte papirnatih računov.
• Papir čim prej po tem, ko ga prejmete, pretvorite v elektronsko obliko: Realno se dotoka papirnih dokumentov v podjetje še ne bomo kmalu rešili. Zato je bistvenega pomena, da digitalizacijo vzamete v svoje roke in vse prejete dokumente takoj ob prispetju pretvorite v elektronsko obliko – na ta način boste prišli do vseh koristi, ki smo jih omenili. Prejete tiskane račune npr. enostavno poslikajte s pametnim telefonom ali poskenirajte s skenerjem in ga po e-pošti pošljite v vaš poslovno računovodski program. Račun se bo tako takoj znašel pri računovodstvu in bo na voljo za nadaljno knjiženje.
• Avtomatizirajte čim več opravil. Časa imamo vsi enako in vsem ga primanjkuje. Aktualni so pogovori o samovozečih avtomobilih, podjetja pa še vedno ročno prenašajo in pretipkavajo dokumentacijo. Večino opravkov s papirjem in z njimi povezanih opravil v podjetju je danes mogoče avtomatizirati ter s tem prihraniti ogromno časa in zmanjšati (odpraviti!) možnost napak.

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe.

Kako se lotiti implementacije dokumentnega sistema?

Čeprav ne gre za izjemno kompleksen proces, pa digitalizacija vseeno zahteva nekaj napora, strateških odločitev, usposabljanja zaposlenih, potrpljenja in vztrajnosti. A na drugi strani prinaša bistveno boljšo učinkovitost, višji nivo storitve, večjo fleksibilnost in odzivnost, več prostora, ipd.

Sam proces implementacije dokumentnega sistema je sestavljen iz več korakov, ki pa se bistveno ne razlikujejo od uvedbe večine ostalih programskih rešitev v podjetju.

V grobem lahko govorimo o naslednjih sedmih korakih:

1. Postavite si cilje
2. Pridobite soglasje ekipe
3. Raziščite tehnične potrebe
4. Izberite ponudnika
5. Usposobite uporabnike za delo s sistemom
6. Izvedite prehod na nov sistem
7. Nenehno izboljšujte procese

Kakšna organizacija želite postati? Kakšen je vaš idealen posloven proces po uvedbi sprememb? Je glavni cilj:

• Izboljšano sledenje dokumentov, učinkovitejša hramba?
• Črtanje nepotrebnih opravil in prihranek časa?
• Inovacije novih izdelkov oz. storitev s pomočjo sodobne tehnologije?
• Kaj drugega? Vse od naštetega?

Za enostavnejšo uvedbo e-poslovanja (vključno z dokumentnim sistemom) smo pripravili tudi hitri vodič, ki ga lahko brezplačno prenesete na tej povezavi, ali pa se dogovorimo za pogovor o vaši specifični situaciji.

Usposabljanje ekipe

Prav vsi v podjetju morajo razumeti nov način dela in kako ga izvajati – tako širšo sliko podjetja, kot tudi konkretne spremembne procesa pri njihovem delu. Morda se delovni proces ne bo bistveno spremenil, drugačen pa bo način njegovega izvajanja.

Ko so izpolnjene tehnične zahteve po delovanju dokumentnih sistemov, na vrsto pride zaupanje uporabnikov vanje. Ključno pri tem je, da lahko zaupajo točnosti informacij, ki so jim na voljo prek sistema, in so hkrati lahko prepričani, da imajo pred seboj najnovejšo verzijo dokumenta.

Eden pomembnejših dejavnikov uspeha je torej opolnomočenje zaposlenih. Z zadostnimi pooblastili za sprejemanje odločitev in podporo informacijske tehnologije, je njihovo delo lahko enostavnejše, hitrejše in kvalitetnejše.

Kot ob vsakih spremembah v načinu dela je tudi ob uvedbi dokumentnega sistema najpomembneje, da pri končnih uporabnikih ne naletimo na odpor. Ta bo večji, če so spremembe bolj korenite, saj se uporabniki bojijo, da bo njihovo delo manj pomembno, celo nadomestljivo. Bojazni so načeloma odveč, sprejetje nove rešitve pa je mogoče spodbuditi z dobrim obveščanjem in predvsem treningom zaposlenih, hkrati pa mora biti sistem razumljiv in uporaben za končne uporabnike z različnimi stopnjami informacijske pismenosti.

Vodenje projekta

Ker vključuje celotno podjetje, poleg sodelovanja zaposlenih zahteva tudi aktivno vlogo vodstva. Do sprememb in izboljšane učinkovitosti ne bo prišlo (samo) zato, ker so zaposleni začeli uporabljati drugo programsko rešitev. Informacijska tehnologija je namreč zgolj orodje, ki omogoča učinkovitejšo izvedbo poslovnih priložnosti in procesov. Njena naloga ni, da jih ustvarja.

Vodja procesa mora biti nekdo, ki ima dovolj zagona in motivacije, da projekt ne bo propadel ob prvih ovirah in odporih zaposlenih. Mora biti vlečni konj sprememb, trdno prepričan o koristih in pomembnosti rezultatov, ki so cilj projekta.

Zunanji strokovnjaki vam bodo lahko pomagali, a brez trdnega zaveznika bodo tudi oni brez moči in obsojeni na neuspeh.

Vprašanje varnosti

Kako prepričani ste, da so fascikli najboljša rešitev in kako navezani ste na njih? To sta namreč dve ločeni vprašanji in medtem ko vam na prvo lahko odgovorimo (“niso”), boste do zaključka glede drugega vprašanja morali priti sami.

Hkrati razmislite tudi o vrsti hrambe – se boste zanašali na digiatalni arhiv dokumentacije, ali pa boste morda izkoristili tudi možnost certificiranega arhiva? Kakšne so vaše potrebe na tem področju?

Kako izgleda brezpapirno poslovanje v praksi?

1. Prvi korak digitalizacije pomeni zajem vhodne (ali izhodne) pošte. Ne glede na obliko dokumenta (papir, slika, PDF, XML, ipd.) je rezultat zajema dokument v elektronski obliki. Z uporabo [inteligentnih sistemov za zajem podatkov](https://accbox.net/documentbox/) se npr. z računov prenesejo tudi vsi pomembni podatki, tako da odpade kakršnokoli ročno vnašanje dokumentov v računovodski program.
2. V primeru uporabe certificiranega elektronskega arhiva lahko nato originalne papirnate dokumente enostavno vržete proč!
3. Sledi kvalifikacija dokumenta, torej določitev njegovega tipa – gre za prejeti ali izdani račun, pogodbo, naročilnico, ipd.?
4. Naslednji korak je likvidacija dokumenta – dokument v elektronski obliki potuje do oseb, ki ga morajo pregledati in potrditi. Hkrati se vedno ve, kje se dokument nahaja, beleži pa se tudi zgodovina njegove poti in morebitni komentarji odgovornih oseb. V procesu potrjevanja dokumenta se lahko poslužite podpisovanja s kvalificiranimi digitalnimi certifikati.
5. Dokument se skozi celoten proces nahaja na istem mestu, v elektronskem arhivu. Če ima uporabnik zadostne pravice, lahko kadarkoli dostopa do njega, najde pa ga lahko z iskanjem po kateremkoli od njegovih lastnosti (tip, datum, pravna oseba, znesek, idr.).

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe.

Kako izgleda “digitalno transformirano” podjetje?

Vidimo, da je digitalna transformacija veliko več kot samo nova tehnologija. Ni projekt z določenim rokom zaključka in ni uvedba ene same rešitve, projekta ali cilja – je proces, ki se nenehno izvaja. Gre za ustvarjanje prilagodljivih poslovnih procesov, ki bodo odporni na spremembe tudi v prihodnosti (tako tehnološke, kot nihanja na trgu). Ni torej dejanje z opredeljenim koncem, ampak stanje nenehne pripravljenosti na spremembe.

Gre za eno izmed tistih opravil, kjer še kako velja nasvet Abrahama Lincolna: “Če mi naročite, naj v 6 urah podrem drevo, bom prve 4 ure porabil za brušenje sekrie.”

Torej – ne podcenjujte pomembnosti priprav!

Tudi zato vam predlagamo, da pri projektu poiščete pomoč. Z veseljem bi kakšen nasvet z vami delili tudi na kratkem pogovoru ob kavi. Če pa bi prve korake na tej poti raje naredili sami, vam za začetek predlagamo branje kratkega priročnika, ki vam bo na poti lahko v pomoč.

V nadaljevanju 6 najpogostejših napak pri trženju in nasvetov, ki vam bodo pomagali, da se jih v praksi izognete.

Vaše idealne stranke so “vsi”

Če se ujamete, da na vprašanje “Kdo so vaše stranke?” odgovorite z “vsi”, potem se ustavite. Zamujate namreč priložnost za razlikovanje od konkurence.

Večina računovodij se boji, da bi z osredotočanjem na manjši segment izgubili stranke oz. se omejili pri pridobivanju novih.

Zavedajte pa se, da je strokovnost in poznavanje njihovega področja poslovanja za stranke glavni kriterij pri izbiri računovodstva – pomembnejši od cene! Vsaj pri strankah, ki si jih želite.

Kako se tej računovodski napaki izognete?

Izbiro niše lahko definirate tudi kot fokus na svoje idealne stranke. Kdo so to? Preglejte trenuten nabor strank, identificirajte najboljše med njimi in ugotovite, kaj jim je skupnega.

Iz katere panoge prihajajo?
Kakšne izzive imajo?
Kaj jim je pomembno v poslu in pri računovodskem partnerju?
Katerih dogodkov se udeležujejo? Kaj berejo?

Če znate odgovoriti na ta vprašanja, si boste oblikovali odlično izhodišče za sistematičen nagovor in iskanje svojih idealnih strank. Vaša odločitev se bo odražala na vsakem koraku – v besedilih, na vaši spletni strani, v pogovorih, oglasih in dogodkih.

Spletna stran je samo vizitka

Vaše potencialne stranke vas bodo poiskale na spletu, preden vas pokličejo. Kaj bodo našle?

Kako se tej računovodski napaki izognete?

Spletna stran je več kot le spletna vizitka. Najmanj, kar mora vsebovati je predstavitev vaših posebnih znanj oz. specializacij in nekaj vaših referenc. Obogatite jo lahko z objavljanjem nasvetov (v tekstovni ali video obliki), podrobnejšo predstavitvijo cenika, različnimi uporabnimi kalkulatorji (npr. informativen izračun plače, DDV kalkulator), ipd.

Pomembno je, da stran ni sama sebi namen. To lahko dosežete na različne načine: od plačljivega oglaševanja (na Google, Facebook, LinkedIn, ipd.) in mreženja na dogodkih, pa vse do pošiljanja novičnika in objav na socialnih omrežjih.

Izberite kanale oz. lokacije, kjer se nahajajo vaše idealne stranke – tam jih boste najlažje in najbolj učinkovito nagovorili.

Premalo vztrajnosti pri prodajnem procesu

Če prehitro odnehate, izgubljate priložnosti. En poskus kontakta ni dovolj; obstaja neskončno razlogov, zakaj po enem poskusu ne dobite odgovora stranke.

Kako se tej računovodski napaki izognete?

Morda se sliši veliko, ampak vsaj 5-6 kontaktov je v današnjem poslovnem okolju standard. Ključno je, da poskušate na vsaki točki deliti kakšno koristno informacijo oz. biti konstruktivni.

Spremeniti morate lasten odnos do prodaje. Drži se je kup stereotipov, a v resnici je prodaja sestavni del našega vsakdana.

Ne prodajate namreč računovodskih storitev, ampak želite pokazati, da razumete njihov posel in izzive. Če v resnici verjamete, da s svojo storitvijo lahko pomagate strankam, potem je vaša dolžnost, da jim to možnost ponudite. Prodaja ni nič drugega kot prizadevanje, da bi pomagali čim večim podjetjem.

V razmaku 3-4 tednov bi npr. lahko poslali taka sporočila:

1. sporočilo: Odstavek ali dva na temo “Zakaj večina podjetij v resnici ne ve, če je njihov računovodski servis kvaliteten?” Delite nekaj lastnosti, ki ločujejo proaktivne računovodje od tistih, ki so osredotočeni le na pretekle dogodke. Sprožite razmislek, brez, da bi neposredno govorili o konkurenci.

2. sporočilo: Pokažite jim, kakšna je (posredna) cena manj kvalitetnega računovodstva. Koliko stane čas, ki ga porabijo za usklajevanje, prošnje in oblikovanje poročil? Kako podobna podjetja izgubljajo denar in kako jim lahko računovodstvo pomaga?

3. sporočilo: Omenite primer iz prakse: kakšen problem je imelo primerljivo podjetje, kako ste pomagali in kakšni so bili rezultati? Bodite čim bolj konkretni, vključite številke, procente in evre. Na ta način si boste še dodatno povečali kredibilnost.

4. sporočilo: Delite koristen nasvet, ki ga lahko uporabijo pri poslovanju. Na primer kako v 5 minutah izluščiti ključne informacije iz bilance. Ali pa kaj prinaša zakon o obvezni uporabi eRačunov.

5. sporočilo: Naštejte najpogostejše razloge za menjavo računovodskih servisov. Morda omenite tudi, da je podjetniška dolžnost, da sprejemajo odločitve, ki so v korist podjetja – tudi, če to zahteva težke pogovore in/ali ločitev od obstoječega poslovnega partnerja. Dodajte tudi možnost kratkega informativnega sestanka.

6. sporočilo: Sedaj je na vrsti konkretna pobuda za srečanje. Ne zgolj kot “dogovorimo se za sestanek”, ampak npr. “brezplačni pregled finančnega stanja podjetja”. Ponudite jim, da (če vam pošljejo svoje lanskoletne številke) boste na sestanku predlagali 2-3 stvari, ki bi jih vi naredili drugače.

Vse skupaj boste lažje nadzorovali, če boste oblikovali sistem, kjer boste vestno beležili stike s (potencialnimi) strankami. To je lahko preprosta Excel datoteka, ali pa CRM rešitev, ki vam bo prinesla še kup drugih koristi.

Zanemarjanje referenčnih zgodb in študij primerov

Vsa promocijska besedila in materiali skupaj ne zaležejo toliko, kot zgodbe iz prve roke. V primerih, ko priporočila ne dosežejo želenega dosega, so študije primerov najbližje nadomestilo.

Vaše potencialne stranke morajo dobiti zagotovilo, da jim lahko pomagate. Računovodski servisi se še vedno premalo zavedajo teže, ki jo imajo pri tem tovrstna pričevanja.

Kako se tej računovodski napaki izognete?

S svojimi najboljšimi strankami (znotraj izbrane tržne niše) se dogovorite za pripravo kratke “študije primera”. Večino dela lahko opravite sami, stranka pa naj zgodbo pregleda in dopolni s svojim pogledom.

Predlagamo naslednjo strukturo:

• kdo je stranka in s čim se ukvarja,
• kakšen izziv so imeli in zakaj,
• kaj so potrebovali,
• kakšno rešitev ste našli,
• kakšen je bil končni rezultat.

Oblikujte 2-3 tovrstne zgodbe, saj boste na ta način povečali verjetnost, da se bodo vaše potencialne stranke prepoznale vsaj v eni izmed njih.

Premalo pozornosti uporabniški izkušnji

Računovodstvo ni enkratna storitev, stranke seveda želite zadržati tudi dolgoročno.

Prodajni proces se ne zaključi s podpisom pogodbe – nenehno morate dokazovati svojo kvaliteto in strankam pokazati, da so z izbiro vašega računovodskega servisa sprejeli pravo odločitev.

Kako se tej računovodski napaki izognete?

Uporabniško izkušnjo gradite od prvega kontakta s stranko, pa vse do morebitnega prenehanja sodelovanja. Prvi korak je, da že na začetku definirate pričakovanja – nato pa naredite vse, kar je v vaši moči, da jih presežete.

Zavestno negujte kontakt z vsako stranko in bodite pozorni, da se ne slišite le v primerih, ko zamujajo z dostavo dokumentacije. Pripravite sistem z definiranimi koraki, ki vas bo usmerjal k proaktivnosti. Tudi o tem smo že pisali.

Podjetnik morda niti ve kaj potrebuje oz. ne zna izraziti želje. Vaša naloga je, da to odkrijete in nagovorite. Zato je ključna sposobnost poslušanja in postavljanja smiselnih vprašanj. Osredotočite se na stranko in njihove potrebe – in vse ostalo bo padlo na svoje mesto.

Priporočila pričakujete, namesto da bi zanje prosili

Priporočila so najboljši način pridobivanja novih strank. Pri AccountingBox na ta način sklenemo skoraj 65 % posla.

Tudi za računovodske servise velja, da na ta način dobijo največ strank. A najpogosteje ne zato, ker bi se tega namensko in sistematično lotili – zgodi se “samo od sebe”, kar pa pušča ogromno rezerve.

Kako se tej računovodski napaki izognete?

Če želite nove stranke, je proaktivno zbiranje priporočil nedvomno najboljši pristop. O tem smo že pisali in tudi delili 11 nasvetov.

Nagovor, s katerim obstoječe stranke prosite za priporočilo je lahko zelo preprost. Na primer:

“V prihodnjih mesecih bi želeli dodati 2–3 nove stranke in najraje bi jih pridobili na isti način kot vas – prek priporočila.

Pri nas se najbolje znajdejo podjetja, ki:

– [naštejte nekaj lastnosti svojih idealnih strank]

Če vam kdo pade na pamet, vam bom hvaležna, če mu omenite naše ime. Lahko mi tudi samo odgovorite na ta mail s kontaktom, pa prevzamem od tam naprej.

Brez pritiska in obveznosti. Že sam znak, da delamo dovolj dobro, da nas priporočate naprej, mi veliko pomeni. Hvala!”

Lahko se tudi povežite se s partnerji, ki imajo enako ciljno publiko. Ne odkrivajte tople vode, ustvarite oz. Poiščite simbiotske odnose, kjer imata oba partnerja koristi in lahko skupaj strankam ponudita boljšo in bolj celovito storitev.

Trženje računovodskega servisa ni projekt, ampak navada

Najlepše pri zgornjih šestih napakah je, da nobena ne zahteva velikega proračuna ali zunanje agencije. Zahtevajo pa nekaj, kar je za marsikoga težje – vložek energije tudi, ko posel teče gladko.

Računovodski servisi, ki bijejo hud boj za vsako stranko, se s trženjem ukvarjajo zgolj takrat, ko jih nujno potrebujejo. Najboljši pa s trženjem živijo vsak dan: vodijo evidenco kontaktov, redno prosijo za priporočila, beležijo zgodbe svojih najboljših strank in vlagajo v spletno prisotnost.

Manj izgubljenega časa s pretipkavanjem računov in usklajevanjem pomeni več časa za aktivnosti, ki bodo vaš računovodski servis premaknile na naslednjo stopnjo. Sodoben računovodski program vam pri tem lahko pomaga.

Obstaja pa način, da si zavarujemo prihodnost in se osredotočimo na področja, ki bodo za AI ostala nedosegljiva – s tem, ko bo AI prevzemala vse več tehničnih opravil, se bo povečevala pomembnost osebnega kontakta.

Bolj kot uporabljamo AI, bolj postajajo pomembne naše “mehke veščine”.

Kaj so mehke veščine?

Stranka vam po telefonu razburjeno sporoči, da zamujate z naročilom in da je to nesprejemljivo. Kako odreagirate? Se branite in iščete izgovore? Ali najprej prisluhnete, pokažete razumevanje in šele nato predlagate rešitev?

Mehke veščine so osebnostne lastnosti, ki vplivajo na to, kako sodelujemo z ostalimi ljudmi – kako se vedemo do njih, kakšen vpliv imamo, ipd. O(ne)mogočajo nam učinkovite interakcije z drugimi.

V poslovnem okolju določajo kako gradimo odnose in kako jih uporabljamo za doseganje ciljev organizacije.

Še bolje jih lahko razumemo, če poznamo njihovo nasprotje – tehnične veščine. To so specializirane in merljive sposobnosti, ki jih pridobimo z izobrazbo in izkušnjami. So bolj “oprijemljive”, lažje jih je določiti in jih lahko dokazujemo s certifikati in diplomami. To so programiranje, tuji jeziki, računovodstvo, uporaba orodij, ipd.

Zakaj so mehke veščine pomembne?

Raziskave kažejo, da vodijo do višjih plač, boljših delovnih mest, hitrejšega pridobivanja tehničnih veščin, večje prilagodljivosti na spremembe na trgu, ipd.

Ameriški National Soft Skills Association ugotavlja, da uspeh na delovnem mestu v 85 % določajo mehke veščine, le 15 % pa tehnično znanje.

Vodilna svetovna podjetja pri iskanju kadrov mehkim veščinam posvečajo ogromno pozornosti. Povpraševanje po njih je za 65 % višje od ponudbe. Tovrstni poklici rastejo 2,5x hitreje od tistih, ki jih ne zahtevajo v taki meri.

Na drugi strani pa je poudarek odvisen od ciljev podjetja: mehke veščine so pomembnejše za dolgoročen uspeh, za kratkoročne zmage in takojšen učinek pa imajo večjo težo specializirana oz. tehnična znanja.

Kako se mehke veščine kažejo v praksi?

V skupino mehkih veščin sodi veliko sposobnosti in lastnosti, raziskave pa kažejo, da je najbolj pomembnih in najpogosteje iskanih naslednjih sedem.

Komunikacija

Dobra sposobnost komunikacije pomeni, da so sporočila jasna in razumljiva vsem vpletenim. Je bistvena za uspešno usklajevanje tako z zaposlenimi, kot tudi s strankami.

Primer: Vodja projekta preda navodila ekipi, s katerimi se izognejo nesporazumom in zagotovijo, da vsi stremijo k istemu cilju.

Reševanje problemov

Pomeni ciljno usmerjenost, fokus, kreativnost, prilagodljivost ter sposobnost dela in sprejemanja odločitev pod pritiskom. Radovednost, neprestano iskanje odgovorov na zanimiva vprašanja in izzivanje statusa quo je gonilo inovacij.

Primer: Dobavitelj zaradi okvare stroja zamuja z dostavo materiala, zato za premostitev izpada poiščete alternativo, z obstoječim dobaviteljem pa dogovorite nižjo ceno.

Ekipno delo

Se kaže predvsem v tem, da ste sposobni in pripravljeni sprejemati kompromise, poslušati argumente, organizirati delo, graditi odnose, se izogibati konfliktom, motivirati sodelavce in jim dati priložnost, da se pokažejo v najboljši luči.

Primer: Sodelavcu grozi, da bo zamudil rok projekta, zato mu pomagate pri organizaciji dela in sami začasno prevzamete nekatera opravila, ki mu sprostijo čas.

Čustvena inteligenca

Predstavlja sposobnost prepoznavanja in razumevanja lastnih čustev in čustev drugih ljudi. Gre torej za kombinacijo empatije, sposobnosti dela pod stresom, motivacije, reševanja konfliktov, ustvarjanja prijetnega delovnega okolja in učinkovite komunikacije.

Primer: Od sodelavca prejmete kritiko na opravljeno predstavitev stranki. Čustveno inteligenten odziv je, da ne odreagirate impulzivno (in defenzivno), ampak se za komentar zahvalite, po potrebi situacijo razjasnite z dodatnim vprašanjem, iz izkušnje pa se poskušate čim več naučiti.

Organizacija in upravljanje s časom

Obsega vse od razumevanja in ločevanja med (ne)pomembnimi in (ne)nujnimi opravili, določanja prioritet in sposobnosti delegiranja, do odgovornosti, zmanjševanja preobremenjenosti (ekipe in samega sebe) ter postavljanja realističnih ciljev.

Primer: Odgovorni ste za tri projekte z enakim rokom. Najprej se lotite tistega, kjer potrebujete pomoč sodelavca, saj veste, da je tudi on zaseden in da bo potreboval nekaj dni, da opravi svoj del naloge.

Vztrajnost in optimizem

Ko stvari ne gredo po načrtih, se morate biti sposobni osredotočiti na pozitivne stvari, optimistično pristopiti k iskanju rešitev, se prilagoditi in opaziti nove priložnosti, ki vam jih situacija ponuja.

Primer: Izgubite največjo stranko, ki je predstavljala četrtino prihodkov podjetja. Namesto da bi se prepustili paniki, ugotovite, da je tovrstna odvisnost od ene stranke preveliko tveganje in da boste v prihodnosti svojo ponudbo in procese prilagodili na način, ki bo omogočal fokus na več manjših strank.

Etičnost

Obstajajo pomembnejše stvari od povečevanja dobičkonosnosti poslovanja. Vizije, poslanstva in vrednote se na spletni strani lepo berejo, ni pa vsako podjetje pripravljeno to pokazati tudi v praksi, ko ima odločitev lahko finančne posledice.

Primer: Odkrili ste napako pri svojem izdelku, ki se lahko pojavi pri 30 % kupcev. Napaka ni nevarna, se pa zaradi nje izdelek lahko hitreje pokvari. Ali o tem obvestite kupce, ustavite prodajo in ponudite brezplačno zamenjavo ali vračilo kupnine?

Kako pridobiti mehke veščine?

Čeprav velja, da so mehke veščine v določeni meri prirojene, pa jih je seveda mogoče razviti oz. se jih priučiti. Predvsem predlagamo:

• proaktivno iskanje povratnih informacij in konstruktivnih kritik,
• aktivno poslušanje,
• sodelovanje v skupinskih projektih,
• prevzemanje odgovornosti in iskanje situacij za trening in razvoj,
• zavestno razvijanje veščin kot so upravljanje s časom, komunikacija in soočanje s stresom,
• investiranje v coaching in mentorstvo, delavnice in seminarje,
• opazovanje in preučevanje uspešnih vodij.

Začnite ta teden: na naslednjem sestanku s stranko ali sodelavcem zavestno 2 minuti samo poslušajte, preden odgovorite. Brez prekinjanja, brez razmišljanja o odgovoru med poslušanjem. Zveni enostavno in ravno zato boste presenečeni, kako težko je.

Kaj pa lahko storijo podjetja?

• izberite prave kandidate za zaposlitev: po potrebi prilagodite oz. dopolnite kriterije za izbiro,
• nenehno vlagajte v izobraževanje: namesto poudarka na tehničnih in strokovnih znanjih, posvetite (vsaj) enako pozornost razvoju mehkih veščin,
• vodenje z zgledom v kombinaciji s spodbujanjem in nagrajevanjem zaželjenih vedenj pri zaposlenih.

Mehke veščine niso mehke

Ironično je, da jih imenujemo “mehke”. V resnici jih je osvojiti težko, razvijamo in pilimo jih celotno kariero in imajo največji vpliv na dolgoročen uspeh – tako posameznika, kot podjetja.

Če torej želimo ostati relevantni v času, ki ga bo na vsakem koraku zaznamoval AI, moramo konkurenčne prednosti iskati v svoji (p)osebnosti.

Mehke veščine pa zahtevajo čas. Tega ne boste imeli na pretek, če ga izgubljate z ročnim vnašanjem podatkov, pripravo poročil in administracijo. AccountingBox rutinska opravila avtomatizira, vam pa sprosti čas za tisto, kar resnično šteje – odnose s strankami, strateške odločitve in osebnostni razvoj.