“Občutek” je del storitve

Zato se morate vprašat, kako vaše delo občuti stranka. Jim sodelovanje in pogovori vlivajo samozavest? Se počutijo slišane? Vedo, da resnično razumete njihov posel?

Za vsakim od teh vprašanj stoji ena od sestavin zaupanja. V knjigi The Trusted Advisor so ga avtorji zapisali kot enačbo: zaupanje = (kredibilnost + zanesljivost + bližina) / samousmerjenost

Kredibilnost gradite s svojim strokovnim znanjem in izkušnjami, zanesljivost s svojimi dejanji ter izpolnjevanjem obljub in pričakovanj, bližina pa se ustvarja z občutki – varnosti, povezanosti, ipd. Vse skupaj pa lahko podrete s fokusom nase, na svojo provizijo, ugled in ego …

Ne glede na to, kako kvalitetno storitev ponujate, če konkurenčnost utemeljujete zgolj na natančnosti, bo prej ali slej nekdo ponudil še natančnejšo storitev. Predvsem pa bo z AI vse postalo še lažje, točnejše in hitrejše.

Zaznava je včasih pomembnejša od realnosti

Pred skoraj 15 leti je The New York Times pisal o zanimivi zgodbi z letališča v Houstonu. Potniki so se pritoževali zaradi dolgega čakanja na prtljago in vodstvo je ukrepalo, kot bi pričakovali – z zaposlitvijo več delavcev. Čakanje so skrajšali na 8 minut.

Pritožbe pa so ostale.

Podrobnejša analiza je pokazala, da ljudje do tekočega traku hodijo minuto, nato pa 7 minut stojijo in čakajo na prtljago. Terminal so preuredili, prtljago pa preusmerili na najbolj oddaljen trak … ljudje so sedaj do prtljage hodili 6, čakali pa samo 2 minuti – in pritožbe so praktično izginile.

Prtljaga je prihajala enako hitro, le manj čakanja pred praznim trakom.

V računovodstvu je “prazen trak” tišina; medtem ko pridno knjižite in pripravljate poročila in obrazce za državo, podjetnik vidi le zatišje.

Zato je pomembno, da se jim pogosto javljate in jih obveščate o situaciji. Tako bodo imeli tudi občutek, da se za njih resnično trudite.

Kopirajte druge

Kaj lahko prenesete iz panog, ki nimajo nobene veze z računovodstvom?

Ne primerjajte se zgolj z neposredno konkurenco, tam boste redko našli inovativne ideje. Razmišljajte širše in svoje podjetje sestavite kot mozaik najboljših praks.

Kako stranke v svojih prostorih sprejme 5-zvezdični hotel?

Kako izgleda prvi pogovor s prodajalcem ob nakupu luksuzne ure?

Kako po nakupu za stranke skrbi avtohiša s ponudbo višjega cenovnega razreda?

Itd.

Kako lahko te ideje prevedete v svoje podjetje?

Kako teorijo prenesti v prakso?

Računovodskim servisom grozi, da postanejo blago – storitve so si med seboj vse bolj podobne in stranke težje ločujejo med ponudniki (oz. jim je vseeno, pri komu blago dobijo).

To še pospešuje pritisk na cene, ki je posledica obsežne ponudbe računovodskih servisov in vse večje avtomatizacije, ki jo pospešuje AI.

Vaše stranke svojim znancem ne razlagajo “letos je računovodja poskrbela, da je bilanca štimala do centa natančno”. Bolj verjetno vas bodo omenili in pohvalili, ko bodo razlagali, kako so si lahko privoščili novo Teslo.

Rešitev, ločevanje in premagovanje konkurence, se torej skriva v uporabniški izkušnji.

Zakaj zdaj?

Tehnologija naj prevzame rutino, da vam ostane čas za odnos. Vaše strokovno znanje ostaja temelj, zaradi katerega stranke pridejo do vas. Ostanejo pa zaradi tistega, kar vidijo – pravočasnega odziva, razumljive razlage, koristnih nasvetov.

Preizkusite pri eni stranki – taki, ki se ji že nekaj časa niste oglasili (prošnje za manjkajoči račun ali opozorila o bližajočem roku ne štejejo). Pošljite ji kratko sporočilo s pregledom poslovanja v zadnjem mesecu in na kaj naj bo pozorna v naslednjem.

Trije pogledi na isto podjetje

• Prodajalec gleda vložek: leta truda, tveganja, odrekanja in rezultate zadnjih let.
• Ocenjevalec išče tržno vrednost: koliko bi bil za podjetje pripravljen plačati premišljen in voljan kupec.
• Kupec gleda prihodnost: kakšne dobičke bo od podjetja lahko pričakoval v naslednjih letih.

Preteklost kljub temu šteje. Ocenjevalci najprej pregledajo, kako je podjetje poslovalo zadnjih pet let, kupci pa se pogosto pogajajo na podlagi povprečne donosnosti zadnjih dveh ali treh let. Preteklost namreč pove, ali lahko verjamemo napovedi.

Če je podjetje leta raslo po 3 % na leto, v poslovnem načrtu pa naenkrat napove 20-odstotno rast prihodkov, boste morali to dobro argumentirati: zakaj tako mislite, ali so sklenjene nekake nove pogodbe, ali boste lahko dovolj ljudi zaposlili, ipd.

Kaj povečuje in kaj znižuje vrednost podjetja?

Izhodišče je panoga, v kateri podjetje deluje. Predstavljajmo si dve podjetji z enakimi številkami: 1.000.000 € prihodkov in 100.000 € dobička. Prvo deluje v panogi laboratorijske in medicinske opreme, drugo je dobavitelj nemških avtomobilskih proizvajalcev.

Ti dve podjetji nista vredni enako. Če vse ostale dejavnike damo na stran – avtomobilska panoga je bistveno bolj tvegana od farmacevtske in že sama tveganost panoge vpliva na vrednost podjetja.

Pomembna je tudi koncentracija kupcev in dobaviteljev. Podjetje s 300 kupci se na prvi pogled zdi stabilno in tveganja razpršena. Če pa se izkaže, da je ena sama stranka ustvarila 40 % prodaje v zadnjih 5 letih … vesten kupec se bo seveda vprašal kakšna je pogodba s to stranko in kaj se zgodi, če odpove sodelovanje.

Enako v primeru dobavitelja – če je podjetje v večjem delu odvisno od enega ali dveh partnerjev: kaj bi pomenilo, če se odločijo za v Sloveniji odpreti lastno podružnico in na trgu nastopiti neposredno?

Kupci so na to zelo pozorni. Lahko verjamejo, da s stranko ali dobaviteljem sodelujete že 20 let, ne vedo pa, kaj se bo zgodilo po menjavi lastništva – morda bodo zaradi spremembe lastništva v letu ali dveh prekinili sodelovanje. Zato v pogodbo vpišejo klavzule in del kupnine odložijo ali ga vežejo na prihodnje poslovanje in sodelovanje z določeno stranko ali dobaviteljem.

Drugi dejavniki, ki jih kupec preveri:

• Zaposleni: prodajalce pogosto skrbi, da bo novi lastnik zaposlene odpuščal; danes pa je slika pogosto obrnjena in se kupci sprašujejo, če bodo lahko zaposlili dovolj ljudi za načrtovano rast.
• Redna (in pravilna) poročila: so osnova in brez njih ni zaupanja – ne pri vrednotenju, ne pri skrbnem pregledu.
• Pravna organizacijska oblika: če poslujete kot s.p., boste morali pred prodajo verjetno preoblikovati podjetje v d.o.o., kar postopek podaljša.
• Podinvestiranost: če načrtujete visoko rast, zadnja leta pa v to niste investirali, bo investirati moral kupec – to pa zmanjša denarni tok in zato zniža vrednost.
• Velikost deleža in nadzor: pogosto sicer govorimo o prodaji celotnega podjetja, ni pa to nujno; kupcu 25 % delež omogoča bistveno manj nadzora kot 75 %, kar se odraža v odbitkih za pomanjkanje kontrole.
• Stabilnost poslovanja: velika enkratna naročila, ki se pojavljajo in izginjajo, močno vplivajo na oceno vrednosti.

Kako urediti finance: ali vaše številke povedo zgodbo, ki ji lahko verjamemo?

Ob predpostavki, da so finance dobro urejene, da je vse knjiženo tako, kot je treba in izkazi ne vsebujejo napak, se lahko osredotočimo na odločitve lastnika in direktorja.

Na posnetku (od 23. minute dalje) je Mateja s primerom iz prakse ponazorila, kako le-te vplivajo na vrednost podjetja.

Nič od tega ni nezakonito in vse je pogodbeno urejeno. Davčno načrtovanje in optimizacija sta v slovenskih podjetjih redna praksa, pri uspešnih še posebej. Težava nastane, ko pride kupec.

Nasvet je zato preprost: nekaj časa pred prodajo opustite pretirano davčno optimizacijo. V nasprotnem primeru bo to pomenilo, da bo kupnina nižja, saj se bo naslanjala na uradno prikazane podatke. Ali pa boste morali pristati na to, da bo vsaj del izplačan kasneje, po nekaj letih, in bo vezan na dejanske donose kupca.

Urejenost, ki ustvarja zaupanje

Zaupanje kupca gradi tudi to, kako hitro dobi podatke. Če imate vsak mesec vse knjiženo, lahko kadarkoli pošljete bruto bilanco, izkaz poslovnega izida, bilanco stanja in register osnovnih sredstev. Ti podatki so potrebni že za oceno vrednosti, še bolj pa pri skrbnem pregledu.

Ko je lastnik največje tveganje podjetja

Lastnik je podjetje ustanovil, ima vizijo in o njem največ ve. Prav zato je lahko tudi največje tveganje za prihodnost podjetja …

Praksa kaže, da se lažje prodajo podjetja, kjer je lastnik na izhodu oz. nima izredno operativne vloge. V tem primeru relativno hitro prenese kompetence na novega lastnika.

Možne vloge so sledeče (od najmanj do najbolj primerne pozicije za prodajo):

1. Izvajate operativne naloge: v tem primeru vas bo težko nadomestiti, tveganje za kupca pa je zato največje.
2. Ste ključni strokovnjak: bolje kot vpetost v operativni vsakdan, a še vedno težava, če ste npr. edini v podjetju, ki zna nastaviti tiskarske stroje v proizvodnji.
3. Vodite sodelavce in finance, ne izvajate pa operativnih nalog: pogosta situacija na počasnem izhodu iz podjetja, v tem primeru je prodaja lažja.
4. Postavljate strateške usmeritve, podjetja pa ne vodite več: tovrstna situacija je v praksi dokaj redka. Lastnik v tem primeru ni ovira pri prodaji, lahko pa to pomeni, da bo kupec podjetja zato bolj odvisen od direktorja.

Kaj, če se lastniku kaj zgodi?

Vsako podjetje bi moralo imeti pripravljen scenarij oz. načrt v primeru, da pride do nepričakovane bolezni ali celo smrti lastnika. Podjetje namreč mora poslovati naprej – še posebej, če gre za večjo organizacijo, ki je odgovorna za več zaposlenih in njihovih družin.

Načrt nasledstva je torej pomemben sestavni del strategije podjetja. Kdo kaj prevzame in kaj naredi?

Tudi v primeru, da ne upoštevamo črnih scenarijev, je del celotne zgodbe tudi motivacija. Lastniki podjetje pogosto vodijo do zadnjega trenutka, ko jim povsem izčrpanim zmanjka energije, da bi sledili napredku in trgu. Zato je bolje, da o predaji oz. prodaji razmišljajo že bistveno prej.

Kdaj je pravi trenutek za prodajo podjetja?

Vprašanje za milijon dolarjev. Morda dobesedno 🙂

Enotnega odgovora ni, so pa trije cilji, po katerih ga lahko izmerite: da se prodaja dejansko zgodi, da poteka mirno in hitro ter da pri tem niste pod hudim pritiskom.

Najboljša pozicija je ravno nasprotna: podjetje dobro posluje in prodaja se ne zdi nujna. Odločitev za prodajo ni nekaj postranskega, “malo testirati trg” ne obstaja, saj je postopek drag in zahteven. Pomembno pa je, da imate hkrati tudi plan B. To najpogosteje pomeni, da delež zadržite, se umaknete v lastniško vlogo, vodenje prepustite direktorju in sodelujete le še pri strateških odločitvah.

Gospodarski cikel in panoga

V konjunkturi imajo podjetja presežna sredstva, razmišljajo o investicijah, širitvah in vstopu na nove trge, obresti so praviloma nizke. Bolj so naklonjena nakupom drugih podjetij, a na drugi strani imate tudi vi boljše rezultate in manj občutka nuje.

V recesiji so kupci selektivni, vrednotenja nižja, podjetij na prodaj pa več.

Ironija je seveda v tem, da lastniki, ko gre dobro, redko razmišljajo o prodaji. Ko se rast ustavi in trg postane bolj neizprosen, si premislijo – takrat pa je že prepozno, da bi za podjetje dobili najboljšo možno ceno.

Davki

Na čas prodaje lahko vplivajo tudi davki. Mateja je opisala primer, ko sta se lastnik in kupec dogovorila, da manjši del podjetja preide na kupca takoj, večji pa naslednje leto, ko bo lastnik dopolnil 15 let imetništva in bo oproščen dohodnine od dobička iz kapitala. Splošna davčna stopnja je 25 % in se znižuje vsakih pet let imetništva.

A če je zainteresiran kupec že za mizo, naj davki ne bodo prva stvar, o kateri razmišljate. Upoštevate jih v celotni sliki, a zaradi njih verjetno nima smisla s prodajo čakati še tri leta.

Pripravo začnite, dokler prodaja ni nujna

Kupec bo pregledal vaše poslovanje v zadnjih letih, preveril odvisnost od ključnih strank in dobaviteljev ter ocenil, kako hitro vas lahko nadomesti. Večino tega lahko uredite vnaprej:

• vrednost izpeljite iz svojih številk in verodostojne napovedi, primerjave z znanci pa pustite za konec,
• zmanjšajte odvisnost od posameznih strank in dobaviteljev ter poskrbite za investicije, ki jih zahteva načrtovana rast,
• nekaj časa pred prodajo opustite pretirano “davčno optimizacijo”, da bodo finance kazale dobiček, ki ga lahko dokažete (in bo zanimiv kupcu),
• svojo vlogo postopoma premaknite od operative k strategiji in pripravite načrt nasledstva.

Urejene finance so prvo, kar boste pokazali kupcu. Ko so podatki o poslovanju ažurni in zbrani na enem mestu, potrebna poročila pripravite takoj, ko jih kupec ali ocenjevalec zahteva. Sodoben sistem za vodenje poslovanja gradi vašo kredibilnost in zaupanje – če bi pri tem potrebovali nasvet ali pomoč, se z veseljem dogovorimo za pogovor.

Celoten posnetek spletnega seminarja z Matejo Ahej iz Targo Finance si lahko ogledate na tej povezavi. Lahko ji tudi napišete e-pošto, omenite AccountingBox webinar in prosite za njen priročnik z desetimi vprašanji, ki si jih zastavite na začetku priprave na prodajo.

Kupec bo plačal za prihodnost vašega podjetja. Kako prepričljivo jo boste pokazali, pa se odloča že danes: v vaših knjigah, pogodbah in vlogi, ki jo imate v podjetju.

Kaj računovodski program naredi dober?

“Pa niso vsi računovodski programi enaki?”

Da in ne.

Res je, da jih večina pokriva vse funkcionalne zahteve računovodskega posla – torej omogočajo knjigovodenje, bistvena poročila, obračun plač, ipd.

Na tem mestu pa se podobnost pogosto konča. Priporočamo, da imate pri tako pomembni odločitvi, kot je izbira računovodskega programa, visoke standarde.

Pri izbiri bodite pozorni na to, da:

• je program enostaven za uporabo (ima pregleden vmesnik, prilagodljive poglede, ipd., kar je pomembno tudi pri morebitnem uvajanju novih zaposlenih),
• je spletna rešitev (kar pomeni, da je dostopna kjerkoli in kadarkoli, tudi iz mobilnih naprav, posodobitve pa so hitre in brezplačne),
• lahko raste z vami in je prilagodljiv (program bo v tem primeru ustrezen tudi, če se spremenijo vaše okoliščine, npr. povečate (ali zmanjšate) obseg poslovanja, začnete poslovati s strankami v tujini, ipd.),
• vam pomaga pri učinkovitem delu (torej poenostavi delo in avtomatizira ponavljajoča opravila),
• je cenovno dostopen s transparentnim cenikom (podpora uporabnikom se ne zaračunava dodatno, cena programa pa ne narašča s številom strank, ki jih dodate),
• postavlja varnost na prvo mesto (poslovni podatki so občutljivi, zato pri njihovem hranjenju in varovanju ne sme biti kompromisov – morebitna zloraba lahko pokoplje ugled, ki ste ga gradili leta),
• ponudnik zagotavlja ustrezno podporo (tj. ima razumljiva navodila za uporabo, možnost izobraževanja uporabnikov, brezplačno in dostopno tehnično podporo oz. svetovanje – tudi po telefonu, ter ekipo, ki bo ob vas stala ob vsakem koraku vaše poslovne poti),
• isti program lahko uporabljajo tudi vaše stranke (podatke se v sistem vnese samo enkrat, zmanjša se možnost napak, pohitri pa izmenjava informacij).

Če zgornji seznam uporabite kot “checklist” in ste kljukice lahko dodelili vsaki vrstici, potem lahko govorimo o kvalitetnem računovodskem programu in o odločitvi, ki jo ne boste obžalovali.

Nasveti pri izbiri računovodskega programa: od analize do implementacije

Izbira računovodskega programa se pogosto zdi večji zalogaj, kot v resnici je. Največja ovira je soočenje z neznanim. Ključ je v tem, da projekta ne izpeljete na pamet, ampak po načrtovanih korakih.

Začne se z razmislekom o lastnostih, ki jih mora vsebovati. Ločite med funkcionalnostmi, ki so pogoj, in dobrodošlimi dodatki. Sem sodijo tudi tehnične odločitve, denimo ali naj gre za spletno rešitev, ter okvir proračuna in časovnice.

Sledi raziskava trga in preverjanje ponudnikov. Ne le funkcionalnosti, ampak tudi kakovost podpore, pogostost posodobitev, reference pri servisih različnih velikosti in specializacij ter “kemija” in vrednote ekipe. Ne zanašajte se izključno na priporočila znancev – kar ustreza nekomu drugemu, ni nujno pravo za vaše specifične potrebe.

Osrednji korak je testiranje. Resni ponudniki omogočajo brezplačen preizkus (običajno 30 dni). Izkoristite ga s testnimi scenariji na realnih podatkih. Najmanj kar lahko storite je, da se o njegovem delovanju prepričate v živo oz. se dogovorite za predstavitev. Šele nato pride na vrsto ocena in izbira. Pri tem bodite pozorni na drobni tisk, saj cena lahko hitro naraste zaradi doplačljivih modulov ali pribitka za vsako novo stranko.

Na koncu pa nastopi oblikovanje načrta uvedbe. Ta vključuje časovnico implementacije s pripravo okolja, strategijo prenosa podatkov, usposabljanjem uporabnikov ter jasnimi mejniki in odgovorno osebo na vsaki strani.

Dodatne nasvete in podrobnejše korake za izbiro računovodskega programa si lahko preberete v prispevku na tej povezavi.

Kaj stranke danes pričakujejo?

Izbira računovodskega programa pa ima širši posledice, kot se sprva zdi. Vse bolj postaja tudi kriterij, po katerem podjetja izbirajo svoj računovodski servis.

Moderni podjetniki so v stiku s trendi in tehnologijo, enako pa pričakujejo tudi od svojih partnerjev. Zavedajo se namreč, da vaša učinkovitost pomeni tudi njihovo: takojšen dostop do podatkov, kazalnikov in poročil, kadarkoli in kjerkoli jih potrebujejo.

Računovodski program je pospeševalec uspeha

Pravi računovodski program ni edini pogoj za uspeh, lahko pa je razlog, da za enake rezultate delate več, kot bi bilo treba.

Izbira sistema torej ni tehnikalija na začetku, ampak odločitev, ki vpliva na vaš poslovni model, stroške in to, kako vas vidijo stranke.

Rešitev, ki bi odgovarjala vsem, ne obstaja. Obstaja pa rešitev, ki je najprimernejša za vašo situacijo. Kot dobri gospodarji dolgujete svojemu podjetju, da naredite vse, kar je v vaši moči, da jo najdete.

Morda je to prav AccountingBox. Če bi se želeli prepričati, ga lahko brezplačno preizkusite tukaj, ali pa se dogovorimo za informativen pogovor, na katerem odgovorimo na vaša vprašanja.

“V svoji več kot 20-letni karieri sem spoznala in uporabljala številna programska orodja za računovodenje. Večina ERP, ki nam je danes na voljo, je bolj ali manj primerljivo učinkovitih.

Ko pa govorimo o resnični racionalizaciji, optimizaciji, avtomatizaciji poslovnih procesov s pomočjo digitalizacije, pa je AccountingBox in DocumentBox absolutno prvinski.

Enostaven za uporabo, zanesljiv, postopki jasni, podatki na voljo stranki in računovodskemu servisu kadarkoli in kjerkoli. Naša Agencija in stranke toplo priporočamo, saj z izbiro produktov podjetja PRONET Kranj dobite odlične partnerje in ekipo strokovnjakov.”

Doroteja Burlak, direktorica, BURLAK & 5KA, d.o.o.

Kako do strank, ki si jih želite?

Internet je spremenil način trženja in pristope – dobra novica pa je, da je tudi manjšim podjetjem omogočil dostop do načinov trženja, ki so bili do nedavnega privilegij večjih podjetij. Vsem omogoča večji doseg … a hkrati pomeni tudi večjo konkurenco.

Kako biti opažen v takih okoliščinah?

… in kako doseči, da se stranka odloči za vas?

Ključno pri trženju je, da definirate (in poznate) svojo ciljno publiko – če ciljate preširoko z “vsako podjetje je lahko moja stranka”, potem boste dosegli zgolj to, da se v vaši ponudbi ne bo našlo nobeno podjetje.

Zato se vprašajte, kdo je vaša idealna stranka. V kateri panogi deluje? Kako veliko podjetje je (po številu zaposlenih in prihodkih)? Ali prodaja izdelke ali storitve? Doma ali v tujini? Kakšni so njihovi največji strahovi in frustracije?

Če je to smiselno, lahko definirate tudi njene demografske lastnosti: starost, spol, zakonski stan, življenjski stil, osebnostne lastnosti, hobiji in interesi, …

Če veste, da tržite “ženski samostojni podjetnici, stari med 35 in 45 let, ki poskuša najti ravnovesje med vodenjem podjetja in družinskem življenjem”, bo vaš pristop bistveno drugačen, kot če te osebe nimate pred seboj, ko pripravljate trženjske materiale in nagovore.

Tako boste torej lažje sprejeli odločitve – na katerem dogodku se pojaviti, kakšen ton uporabiti v oglasih, katere podjetniške težave izpostaviti, kakšne vsebine oz. tematike pokriti z zapisi na blogu, ipd.

Profil idealne stranke se lahko s časom spreminja; tako kot se spreminja tudi vaš računovodski servis. Morda najdete uspeh v določeni poslovni niši in se želite posvetiti več podobnim strankam. Morda pa se spremenijo vaše stranke, ali pa se spremeni njihov način poslovanja zaradi dogodka na trgu (npr. fokus na spletno prodajo zaradi globalne epidemije).

Bistveno je, da se zavedate, da definicija idealne stranke ni fiksna – občasno se vrnite k opisu in razmislite, če bi ga bilo treba posodobiti.

Imate spletno stran?

Danes redkokatero odločitev (osebno ali poslovno) sprejmemo brez tega, da bi se najprej posvetovali z Google ali ChatGPT. Če tam nečesa ne najdemo, je bistveno manjša verjetnost, da bo v našem ožjem izboru.

Zato je spletna stran pogoj, da sploh lahko zares govorimo o trženju. Marsikateri računovodski servis pa spletne strani sploh nima! Že samo obstoj spletne strani je torej lahko konkurenčna prednost. Če pa je stran oblikovana s cilje zbiranja povpraševanj, potem ste zares na pravi poti.

Če v gozdu pade drevo in ni nikogar, da bi ga slišal – ali proizvede zvok?

Spletna stran je sicer super, do izraza pa pride šele, ko jo kdo dejansko najde. Da bo bolj vidna v spletnih iskalnikih lahko tudi sami prispevate – s pisanjem bloga in usmerjanjem obiskovalcev iz družbenih omrežij.

Odprite svoje najljubše družbeno omrežje in poiščite “računovodski servis”. Kakšni so rezultati? Verjetno boste ugotovili, da imate lepo priložnost, da si izborite svoje mesto in opaznost.

Recept za uspešen nastop na družbenih omrežjih

1. Definiranje ciljev: Kaj želite doseči? Postavite si t.i. SMART cilje, ki naj bodo specifični, merljivi, dosegljivi, relevantni in časovno opredeljeni.
2. Analiza ciljne skupine: Kdo so vaše idealne stranke, kje se zadržujejo in kakšne vsebine jim koristijo?
3. Analiza konkurence: Na katerih platformah so prisotni? Kakšno vsebino objavljajo in kakšne objave naletijo na najboljši odziv?
4. Izbira družbenih omrežij in vzpostavitev profilov: Na podlagi ciljev in analize izberite platformo in ustvarite svoj uporabniški profil. Pri tem upoštevajte smernice glede informacij in ključnih besed, ki naj jih vaša predstavitev vključuje.
5. Poslušajte, šele nato se oglasite: na seminarjih ne splezate na mizo in začnete kričati kdo ste in kaj počnete – enako velja tudi na družbenih omrežjih. Najprej spoznajte pravila komunikacije, kakšen ton je primeren, koliko neposredne promocije je sprejemljive, ipd.

Pred začetkom objavljanja vas čaka še nekaj pomembnih odločitev:

• kakšen tip vsebine boste objavljali (članki, infografike, slike, video, …),
• katera orodja vam pri tem lahko pomagajo (koledar objav, oblikovne predloge, to-do seznami, ipd.),
• kakšne vsebine boste objavljali (nasveti, informacije in trendi v panogi vaših ciljnih strank, utrinki iz vašega podjetja, povezave do zanimivih člankov, povabila na dogodke, ipd.),
• kaj in kako boste merili (kako boste ugotovili kaj deluje in kaj ne pri doseganju zadanih ciljev?).

Če se odločite, da so družbena omrežja pravi pristop za promocijo vašega novega računovodskega servisa, vam priporočamo vodič z dodatnimi nasveti, ki ga najdete na tej povezavi.

Izognite se najpogostejšim napakam

Marsikatero težavo si boste prihranili, če se učite na tujih napakah. Stranke svoj računovodski servis najpogosteje menjajo iz naslednjih 4 razlogov.

Slaba odzivnost – čeprav bi lahko sklepali, da razlog tiči v (ne)aktivnosti računovodstva, pa je vzrok bolj verjetno v neusklajenih pričakovanjih. Ta se (eksplicitno ali implicitno) oblikujejo povsem na začetku sodelovanja in morebitna odstopanja se v praksi lahko hitro pokažejo v obliki obtožb o slabi odzivnosti računovodje (ali pa nedoslednosti podjetnika).

Pomanjkanje strokovnega znanja in poznavanja panoge in posledične napake … To je še en v vrsti argumentov, ki govorijo v prid specializaciji – bolj kot se usmerite v določeno branžo, bolj specifična znanja in izkušnje si boste nabrali, posledično pa postali nepogrešljiv partner za svoje stranke.

Reagiranje na dogodke, brez proaktivnega pristopa. Računovodstvo (oz. natančneje “knjigovodstvo”) je res usmerjeno v pretekle dogodke, a pasiven pristop, ki je omejen zgolj na popisovanje in kategorizacijo, je izredno nevarna past.

Prava dodana vrednost računovodje se pokaže, ko ta prevzame (tudi) vlogo svetovalca in stranki pomaga do informiranih odločitev, ki vodijo do uspešnejšega poslovanja. Da nasvete torej deli, ko nekaj opazi; ne le ko stranka prosi za mnenje.

Priporočilo drugega ponudnika. Ljudje smo izredno dovzetni za priporočila nekoga, ki mu zaupamo. Na tem temelji celoten “influencerski” poslovni model. A “vplivneži” obstajajo tudi izven Instagrama, in veliko večji vpliv imajo. Če vam nekaj priporoči najboljša prijateljica, boste njenemu mnenju pripisali veliko večjo težo kot reklami, ki jo vidite na spletu.

Zato je posvečanje pozornosti priporočilom še toliko večjega pomena. Naj bodo priporočila vaših storitev razlog, da stranke pridobivate (in naj ne bodo priporočila konkurence razlog, da jih izgubljate).

Kako določiti ceno računovodskih storitev?

Pred samo ceno se morate odločiti za poslovni model. Še vedno je pogost pristop, da računovodje obračunavajo porabljene ure, ali pa štejejo število knjižb.

Ne le, da tak način postavljanja cene kaznuje najboljše (boljši in hitrejši kot ste, manj ur porabite za stranko … in posledično zaračunate manj); z avtomatizacijo številnih opravil in vse večjo uporabo umetne inteligence v delovnih procesih, argumentacija porabe ur postaja vse težja.

Zato raje razmišljajte o vrednosti, ne času. Stranke ne zanima, koliko minut boste porabili – zanima jih rezultat: urejena dokumentacija, zanesljive informacije, pravočasni nasveti.

Zato naj bo prvi sestanek namenjen spoznavanju strankinega načina poslovanja in ciljev. Ko pride na vrsto pogovor o ceni, ponudite več nivojev storitve.

Pogoj za tak model je, da dobro poznate lastne stroške in da ponujate storitve z različno dodano vrednostjo za različne stranke.

Zavedajte se tudi, da so stranke, ki iščejo le najnižjo ceno, najmanj zveste in bodo zamenjale računovodstvo takoj, ko se bo na trgu pojavila cenejša opcija. In spet smo pri prednostih specializacije – ta vam omogoča višje cene, zanimivejše delo, postali pa boste tudi bolj nepogrešljiv partner svojih strank.

Celoten pregled pristopov in praktičnih korakov najdete v članku Kako določiti ceno računovodske storitve? Zbrali pa smo tudi nekaj nasvetov za povečanje prihodkov, ki vam lahko pridejo prav.

Kvalitetna uporabniška izkušnja je pogoj za dolgoročno sodelovanje

Vrhunska uporabniška izkušnja ni strošek, ampak eden najbolj podcenjenih marketinških vzvodov računovodskega servisa. Zadovoljna stranka vas priporoča naprej, je bolj razumevajoča, ko pride do neizogibnih zapletov, predvsem pa z vami ostane dlje.

Fokus na izkušnjo strank je hkrati tudi potencialna konkurenčna prednost – večji servisi zaradi obsega pogosto ne zmorejo osebnega pristopa, manjši pa najpogosteje stavijo zgolj na najnižjo ceno. Vmes ostaja prostor za tiste, ki znajo združiti hiter odziv in prijaznost – dve lastnosti, ki ju stranke cenijo tudi v dobi digitalizacije.

Dobro izkušnjo gradi nekaj stebrov:

• celosten pristop (od prvega stika do zaključka),
• sistematično zbiranje povratnih informacij,
• določen skrbnik strank, ki informacije centralizira,
• oseben in empatičen odnos (posel sklepajo ljudje, ne podjetja) ter
• pametna raba tehnologije, ki poenostavi procese in zmanjša birokracijo.

Ključni pogovor se pogosto zgodi še pred podpisom pogodbe – prodajni sestanek je priložnost, da uskladite pričakovanja in roke ter se tudi vi odločite, ali stranko sploh želite.

Zakaj je uporabniška izkušnja pomembna, kaj vključuje, kaj storiti pred začetkom sodelovanja in kaj po koncu, … vse to smo zbrali v zapis, ki ga najdete na tej povezavi.

Prednost, ki je nihče ne more kopirati

Vse odločitve iz tega zapisa (specializacija, program, cene, trženje) imajo eno skupno lastnost: utečeni računovodski servisi jih večinoma sprejemajo za nazaj, ko so navade že zabetonirane in vsaka sprememba boli.

Vi pa jih sprejemate vnaprej. Brez podedovanih procesov, brez strank, ki vam pijejo kri, in brez orodij, ki jih uporabljate le zato, ker ste jih pač navajeni.

To je edina prednost, ki jo ima nov servis pred konkurenco z leti izkušenj in polnim portfeljem strank. Nepopisan list ne ostane prazen dolgo – vprašanje je le, ali ga popišete premišljeno ali mimogrede.

Srečno!

P.S.: Pripravili smo tudi delovni list s seznamom opravil, ki si ga lahko prenesete. Na voljo je na tej povezavi.

Kakšni so vaši cilji testa programske opreme?

Končni cilj preizkusa je seveda ugotoviti, če je rešitev ustrezna za vaše potrebe, ali za njo stoji sposobna in odzivna ekipa, ter ali se boste za nakup odločili.

Prvi korak v tej smeri je, da opredelite nekaj kriterijev in na podlagi tega tudi konkretnih funkcionalnosti ali procesov, ki bi jih želeli preizkusiti. Kaj torej želite testirati in zakaj ste se registrirali za brezplačni preizkus?

Začnite s seznamom 3-5 največjih težav, ki jih imate s trenutno rešitvijo oz. v poslovnem procesu. Ali porabljate preveč časa za izdajo računov? Vas moti počasnost sistema? Se izgubljate v zapletenih menijih? Preverite, kako to rešuje program, ki ga testirate.

Šele nato pa se posvetite dodatnim funkcionalnostim, ki vam bodo poenostavili življenje – te so predvsem dobrodošel bonus.

Začnite z enostavnim

Če želite poenostaviti izdajo računov v vašem podjetju, potem test začnite s tem.

Morda ste po prijavi v AccountingBox videli, da omogoča ogromno zadev (in res jih), ampak za začetek se osredotočite na del, ki vam najbolj koristi.

Npr. izdaja računa:

Ne pa se pri tem tudi ustaviti. Tovrstne rešitve lahko pokrijejo marsikatero potrebo, zato jih dodobra raziščite. Nima namreč smisla, da bi uporabljali (in plačevali) več programov, ki delajo isto stvar. AccountingBox je lahko vaša rešitev za vodenje zalog, potne naloge, davčno blagajno in še mnogo več.

30 dnevni preizkus si lahko razdelite v tri dele:

• prvih 7 dni za test osnovnega delovanja programa,
• dnevi 8 – 21 za napredne funkcije,
• zadnjih 7 dni preizkusa za neposredno primerjavo konkurenčnih rešitev in končno odločitev.

K testu pristopite resno

Le z dejansko uporabo boste dobili pravo predstavo o delovanju rešitve. To pomeni, da pri testu vnašate realne podatke iz resničnih primerov, pošljete resnične račune resničnim strankam.

1. Vnesite prvo stranko.
2. Dodajte šifrant storitev ali artikel.
3. Prilagodite izgled izdanega računa.
4. Izdajte račun.

Kaj vam je pomembno pri delu s programom? Preverite scenarije iz resničnega življenja – npr. testirajte dostop iz različnih lokacij.

Kako odziven je sistem? Kako pogosto ga ponudnik posodablja, vzdržuje in razvija? Kako dosegljiv je in ali prihaja do izpadov delovanja?

Seznanite se s cenikom

Kakšna je cena rešitve? Kako se primerja s trenutnim stroškom in kaj več (ali manj) dobite za ta denar?

In predvsem – ali je cenik sploh razumljiv in transparenten? Znate iz modulov in paketov sestaviti znesek, ki bi ga lahko pričakovali na svojem računu? Ali pa za to potrebujete pomoč svetovalca?

Za AccountingBox smo poskušali poslovni model oblikovati na način, ki je najbolj pošten. Funkcionalnosti ne pogojujemo s paketi na način “Če bi želeli tudi potne naloge, pa morate izbrati napredni paket.”

Pač pa so vse funkcije in moduli na voljo v vseh paketih, razlikujejo se zgolj po obsegu uporabe oz. številu dokumentov. Ko vaše podjetje zraste in npr. izdaja več računov, si lažje privošči plačilo obsežnejšega paketa. Tovrsten pristop se nam zdi veliko bolj dostopen, kot da bi za želene funkcionalnosti morali plačevati najdražji paket že takoj na začetku poslovanja, ko iščete prve stranke. “Plačaj kolikor uporabljaš” se zdi najbolj pošten princip.

Pomembnost dobre podpore uporabnikom

Vprašajte, kar vas zanima. Testno obdobje je odlična priložnost, da preverite tehnično podporo uporabnikom.

Nekateri ponudniki imajo na voljo pisna navodila, drugi ključne procese prikažejo tudi v kratkih video navodilih. Nekateri nudijo podporo po elektronski pošti, drugi tudi po telefonu. Nekateri pa nič od naštetega ne ponujajo zastonj …

Pri AccountingBox ste lahko mirni – brezplačno so vam na voljo video in pisna navodila, posnetki izobraževalnih delavnic za nove uporabnike, ter telefonska ali email podpora našega svetovalca.

Trije pomisleki, ki jih slišimo najpogosteje

“Ampak vsi programi so praktično enaki.”

Drži.

Izdajanje računa je pač izdajanje računa – to omogoča vsak program, ki je temu namenjen. A kot ponavadi se hudič skriva v podrobnostih.

Če želite račun tudi potrditi na FURS, določeni programi odpadejo. Če želite račun pripraviti na mobilnem telefonu, jih odpade še več.

Nekateri odpadejo tudi, če ne želite vedno znova ročno vpisovati enakih računov. Ali pa če morate račun izdati v tujino. Odpadejo, če želite rešitev, ki izgleda moderno (ne kot muzejski primerek programske opreme iz preloma tisočletja). In ogromno jih odpade, če se želite zanesti na kvalitetno in odzivno podporo uporabnikom.

Torej – da, vsi programi omogočajo izdajo računov. Težko pa bi rekli, da so “praktično enaki”.

“Računovodja mi bo povedal, kateri program naj uporabljam.”

In njihovo priporočilo je vsekakor smiselno pretehtati. Dobro poznajo vaše poslovanje in nenehno so v stiku z različnimi računovodskimi programi in razvijajočo tehnologijo.

Res pa je tudi, da večina računovodskih servisov dela z 1-2 programi in ni nujno, da podrobno poznajo trg ponudnikov poslovodnih programov. In njihovo delo bo lažje, če boste uporabljali isti program kot oni …

Poleg tega vaše poslovanje poznajo od točke, ko podatke prejmejo v svoj sistem. Ne vedo kako izgleda vaš operativen proces dela in kateri program bi bil iz tega vidika funkcionalnosti in delovne učinkovitosti najbolj primeren za vas.

Ponudnike v ožjem izboru preprosto vprašajte, ali z vašim servisom že sodelujejo.

“Zakaj bi verjeli nasvetom ponudnika poslovnega programa?”

Vprašanje na mestu, res kaže na konflikt interesov. Hkrati pa vsi, ki nas spremljajo in poznajo dlje časa, dobro vedo, da nimamo nikakršnih problemov s priporočanjem konkurence, kadar je to za uporabnika primernejše.

To lahko podkrepimo s konkretnimi podatki: ob pregledu 68 zavrnjenih ponudb iz zadnjih 2 let smo ugotovili, da to naredimo pri približno 25 % povpraševanjih, kjer se na koncu ne dogovorimo za sodelovanje.

S tovrstnimi vodiči želimo v prvi vrsti izobraziti podjetnike in jim pomagati pri sprejetju prave odločitve. Trdno verjamemo, da je informiran uporabnik najboljša stranka. In prepričani smo, da s koristnimi prispevki sporočamo, da vemo kaj delamo – tudi pri razvoju AccountingBox-a.

Kje začeti?

Kot smo zapisali na začetku, vprašanje “Kateri program je najboljši?” nima enoznačnega odgovora. Obstaja pa odgovor na “Kateri program je najboljši za moje podjetje?”

In sedaj tudi veste, kako ga najti.

Definirajte pogoje in lastnosti, glede katerih se niste pripravljeni pogajati. Vključujejo naj vsaj: zakonsko skladnost, varnost podatkov, možnost izvoza podatkov in dostop za računovodstvo.

Kakšen je profil vašega podjetja in kaj to pomeni za funkcionalnosti, ki jih od programa potrebujete?

Koliko vas bo uporaba programa stala – skupaj z uvedbo, vzdrževanjem in tehnično pomočjo uporabnikom?

Ko pridete do seznama 3 kandidatov, se lotite še preizkusa. Veseli bomo, če bo med njimi tudi AccountingBox in z veseljem vam pomagamo pri vseh vprašanjih.

Izziv

Vsak projekt MK Illumination je proizvodnja v malem. Ponudbe za večje naročnike obsegajo 300 in več postavk, razdeljenih po lokacijah (pri občinah po ulicah in trgih, v nakupovalnih središčih po hodnikih in osrednjih avlah). Priprava večjega projekta traja tudi do 1 leto, izvedba pa se stisne v nekaj tednov.

Božično-novoletna sezona se začne v začetku oktobra. Nakupovalna središča in hoteli želijo imeti okrasitev nameščeno med 15. novembrom in 1. decembrom, občine med 1. in 10. decembrom. V tem času mora ekipa za vsak projekt vedeti, kdaj bo material iz posamezne proizvodnje na voljo, kdaj prispe v Slovenijo in kdaj ga lahko odpremi naprej. Okrasitev namestijo sami s podizvajalci, zato te informacije potrebujejo tudi ekipe na terenu.

“Največji izziv je bil točno v tem – kdaj bo kateri material na voljo in kdaj lahko začnemo s projektom,” pojasni Damijan Zalokar, Business Development Manager v MK Illumination Slovenija.

Poslovanje so pred tem vodili v 3 ločenih ERP sistemih: posebej za Slovenijo, za poslovno enoto v Srbiji in za Hrvaško.

Razlogi

Dejavnost podjetja je za večino poslovnih programov prezahtevna. Program, ki so ga uporabljali prej, je bil enostaven in je pokrival le osnovne funkcije. “Naša dejavnost je izredno kompleksna in vsem ponudnikom takšnih rešitev smo predstavljali velik izziv,” pove Damijan.

Večina programov tudi ne omogoča sočasnega vodenja več poslovnih subjektov, zato je vsako okolje zahtevalo svoj sistem. Komercialisti v srbski pisarni tako niso imeli sprotnega vpogleda v blago, s katerim podjetje razpolaga. Napake v dokumentih (na primer pri davčnih osnovah in stopnjah pri izvozu in uvozu) so odkrili šele ob koncu meseca, ko so dokumentacijo predali računovodskemu servisu.

Potrebe

V podjetju so iskali rešitev, ki bi v enem sistemu povezala ponudbe, zaloge, lastno proizvodnjo in nabavo, hkrati pa podpirala poslovanje v več državah. Konkretno so potrebovali:

• vodenje več poslovnih subjektov v enem sistemu, z upoštevano lokalno zakonodajo, davčnimi stopnjami in izpisi dokumentov za vsako okolje,
• strukturirane ponudbe, v katerih naročnik jasno vidi, kaj naroča za katero lokacijo, in jih lahko hitro prilagodi,
• sprotni pregled nad zalogami in prihajajočim blagom ter enostavno naročanje v lastnih proizvodnjah,
• dokumente v jeziku poslovnega partnerja,
• sprotno povezavo z računovodskim servisom.

Iskali so doma in v tujini. Tuje rešitve ne pokrivajo slovenske zakonodaje, na slovenskem trgu pa so preizkusili skoraj vse, kar je na voljo. Do AccountingBox so prišli po priporočilu svojega računovodskega servisa, ki uporablja AccountingBox. Odločili pa so se šele po temeljitem preizkusu.

Rešitev

Ena platforma za tri davčna okolja. Med slovensko enoto, srbskim okoljem in hrvaško davčno številko preklopijo z enim klikom. Program ima za vsako okolje prednastavljeno lokalno zakonodajo, davčne stopnje in obliko dokumentov. Komercialisti v Srbiji ves čas vidijo, s katerim blagom podjetje razpolaga in kaj lahko ponudijo.

Pregledne ponudbe s 300 in več postavkami. Ponudbo razdelijo po lokacijah, zato naročnik pri vsakem delu projekta vidi tudi elektroniko in material za priklop in namestitev (postavke, na katere sam pogosto ne pomisli). Če se naročnik odloči kakšen del izpustiti, ga ekipa odstrani z 2 do 3 kliki in nadaljuje s popravljeno ponudbo in predračunom.

Od potrjene ponudbe do naročila dobavitelju. Ko ponudba preide v naročilo kupca, program sam predlaga izdelke, ki manjkajo. Ekipa se nato odloči, ali jih naroči v eni od lastnih proizvodnj ali jih sestavi iz zaloge. Damijan to pokaže na primeru okrašenih jelk: vsak naročnik želi drugačno barvo okraskov, program pa takoj pokaže, ali so na zalogi in lahko dekoraterke začnejo z delom. Naročilo gre iz programa neposredno k dobavitelju po nabavnih cenah, brez vmesnega pretvarjanja v PDF, nazaj pa pride le potrditev. Ob prevzemu blaga nastane prevzemnica, izdaje, interne izdaje in dobavnice pa so povezane v sledljivo verigo. “Če pride do kakršnekoli napake, zelo enostavno vidiš, kje se je zgodila,” pove Damijan.

Dokumenti v jeziku partnerja. Jezik nastavijo pri posameznem partnerju. Ekipa dela v slovenskem vmesniku, dokumenti pa se izpišejo v jeziku, ki ga potrebuje naročnik ali dobavitelj – slovensko, hrvaško ali srbsko, naročila dobaviteljem v nemščini, francoščini ali angleščini.

Sprotna povezava z računovodstvom. Računovodski servis vidi izdane račune takoj. “Že naslednji dan lahko dobimo informacijo, da je nekaj narobe zavedeno, in zadevo popravimo. Pri drugih sistemih za napako izveš šele na koncu meseca, ko predaš vso papirologijo,” razloži Damijan. Servis tudi prilive knjiži sproti, zato ima vodstvo v vsakem trenutku pregled nad celotnim poslovanjem.

Rezultat

Komercialisti zdaj sami vidijo, katerega blaga za projekt manjka, in lahko nabavo pospešijo. “Ne rabijo čakati teden ali dva, da se nabavni sektor odloči te podatke posredovati dalje,” pravi Damijan.

Na sezono prodajo približno 22.000 različnih izdelkov od različnih evropskih in slovenskih proizvodenj in dobaviteljev. V podjetju sta za točnost skrbeli dve osebi, ki sta to urejali v Excelu. Glede na kratek rok in pri tako velikem številu izdelkov, je vedno prihajalo do napak in nepotrebnih stroškov, ki so lahko znašali tudi do 20.000 EUR, brez upoštevanja stroška dela. Sedaj je to urejeno s tremi kliki in brez napak.

Zakaj AccountingBox

MK Illumination je pred odločitvijo preizkusil skoraj vse rešitve na slovenskem trgu. Po Damijanovih besedah je težko najti relevantne podatke o tem, kateri program je primeren, saj vsak ponudnik predstavlja svojo logiko in način razmišljanja. AccountingBox je izstopal po enostavnosti in preglednosti: ekipi omogoča, da ostane osredotočena na delo, informacije pa ima pri roki takrat, ko jih potrebuje.

Ključna je bila tudi možnost sočasnega vodenja več poslovnih subjektov, ki je v drugih programih, ki so jih preizkusili, niso našli. Uporabo Damijan opiše kot intuitivno – kdor se nekoliko spozna na Excel, se v programu hitro znajde.

“Za program smo se odločili, ker je omogočil stvari, ki smo jih iskali. V tem trenutku dodatnih funkcij skoraj ne potrebujemo.”

Sodelovanje z ekipo

Kaj, če uvedba pade na začetek sezone?

Točno to se je zgodilo. Končna uvedba je potekala septembra, tik pred začetkom najbolj intenzivnega obdobja v letu. “V implementacijo smo šli ob najbolj neugodnem možnem času. Zadevo je težko opisati, treba jo je doživeti,” pove Damijan.

Del funkcij je ekipa PRONET razvila posebej za potrebe MK Illumination, pomanjkljivosti pa je odpravljala sproti. “Kljub nervozi z naše strani je bila ekipa izredno fleksibilna, izredno hitra in zelo profesionalna. Uvedba je kljub stresu potekala korektno in program deluje odlično.“