Kje so meje avtomatizacije v računovodstvu?

Redkeje pa je govora o drugi plati: za katera opravila je bolje, da jih še naprej delate ročno.

Na katerih področjih avtomatizacija računovodstva najbolj blesti?

Računovodski servis Cosinus je pred leti opisal svoj glavni izziv takole: obdelava dokumentov (sortiranje, vlaganje, kontiranje, arhiviranje) je zahtevala toliko časa, da ga je za svetovanje in davčno optimizacijo ostajalo premalo. Vsak prejeti dokument je nekdo prevzel iz pošte, pregledal, ročno vnesel v sistem in arhiviral. K temu je treba prišteti še izpisovanje mesečnih bilanc in odprtih postavk po željah posameznih strank ter korespondenco, ki je iz tega sledila.

Po prehodu na avtomatiziran zajem so izmerili 93 % prihranka pri obdelavi izdanih računov in 60 % pri prejetih. Obseg dela pri analizah poslovanja in korespondenci se je razpolovil.

Tak učinek je dosegljiv, ker za omenjena opravila veljajo tri lastnosti:

• so ponavljajoča,
• imajo definiran potek in pravila,
• rezultat je možno preveriti.

Kjerkoli v vašem računovodskem servisu najdete tako delo, imate pred seboj kandidata za avtomatizacijo.

Težava pa nastopi, če iste tri lastnosti iščemo pri neposrednem delu s strankami.

Glavni kriterij: kje se vidijo vaši prstni odtisi?

Ali vas stranka lahko prepozna v rezultatu vašega dela?

Pri knjiženju prejetega računa vas ne prepozna. Konto je pravilen ali napačen, vaš pečat na njem ne obstaja. Pri pojasnilu, zakaj je letos davčna osnova višja kot lani in kaj lahko podjetnik s tem naredi do konca leta, pa vas prepozna takoj – tega pojasnila noben drug računovodja ne bi sestavil enako.

To je vodilo, ki ga lahko uporabite že danes: “Avtomatizirajte stvari, na katerih se vaši prstni odtisi ne vidijo. Tam, kjer jih stranka opazi, ohranite oseben pristop.”

Tak pristop odraža vašo dodano vrednost v očeh strank: pravočasnost in pravilnost se jim zdi samoumevni, cenijo pa proaktivne nasvete, interpretacije podatkov in razlage, kaj številke pomenijo za njihovo poslovanje.

Avtomatizacija ima torej dva možna izida – v najboljšem primeru vam odpravi kopico nepotrebnega dela, osvobodi čas za pomembne stvari in izboljša izkušnjo strank; v najslabšem primeru pa jim daje občutek, da so zgolj številke.

Moram zaradi avtomatizacije opravil spustiti svojo ceno?

“Če del dela opravi program, ali bo stranka pričakovala nižji račun?” Odgovor je odvisen od tega, kaj ji zaračunavate.

Računovodski servis, ki prodaja knjižbe, se bo verjetno moral pripraviti na pogajanje o ceni takoj, ko stranka izve, da vnosa ni več (in s prihajajočimi obveznimi e-računi ga bo manj). Servis, ki prodaja pravočasne informacije in koristne nasvete, ima podlago za pogovor v drugo smer – prihranjene ure namreč lahko vlaga v storitev, ki jo stranka občuti.

4 področja, ki jih obdržite zase

Prvi pogovori in postavljanje temeljev odnosa

Sestanek ob začetku sodelovanja določi pričakovanja za prihodnost. Neusklajena pričakovanja so eden najpogostejših razlogov za menjavo servisa, o čemer smo pisali v zapisu Kako postati boljši računovodski servis. To je pogovor, ki ga ne smete prepustiti spletnemu obrazcu.

Svetovanje na podlagi izkušenj

Avtomatizacija in umetna inteligenca bosta prevzemali vse več področij, glavna dodana vrednost računovodje pa bodo izkušnje in poznavanje lokalne zakonodaje. Dejstvo, da ste v podobni situaciji videli 15 podjetij v isti panogi (in veste, kje se je zataknilo pri 13 od njih), odtehta pavšalne odgovore, ki jih nudi AI (z občasnim dodatkom “halucinacij” oz. izmišljenih informacij).

Interpretacija letnih poročil

Bilance seveda pripravi računovodski program. Vrednost računovodje pa se gradi s tem, ko se s podjetnikom usedete ob skodelici kave, pojasnite ključne izraze in kazalnike, ter delite nekaj nasvetov in smernic (ter po potrebi opozoril). Večkrat poudarjamo, da so bilance izjemna priložnost za poglobitev odnosov z vašimi strankami. XXX LINK https://accbox.net/kako-bilance-izkoristiti-za-zadovoljnejse-stranke/

Odgovarjanje na vprašanja strank

Vprašanja podjetnikov so redko splošna. Vezana so na njihovo situacijo, njihovo panogo, njihov konkreten mesec. Vsi poznamo občutek frustracije, ko nam problem poskuša rešiti “AI chatbot” na spletni strani. Ne le, da so v večini primerov povsem neuporabni, jemljejo tudi vsakršen občutek, da imamo na drugi strani nekoga, ki nas pozna in mu je mar za nas.

(pogojno) Rutinska opravila ob uvajanju novih zaposlenih

Yvonne Hinson v svojem prispevku na Forbes poudarja, da je profesionalni skepticizem tisto, kar računovodjo ločuje od algoritma. Oblikuje se ga skozi ponavljajoča opravila s fokusom na podrobnosti, ki sčasoma omogočajo prepoznavanje vzorcev. A za to so potrebne praktične izkušnje – ki pa jih računovodja bistveno težje pridobi, če AI klasificira, knjiži in analizira.

Kdaj avtomatizacija in kdaj vi?

Enoznačnega odgovora na vprašanje žal ni. Oboje ima svoje mesto, vsak pristop ob svojem času.

Začetek sodelovanja naj teče osebno. Z uvodnim sestankom postavite pričakovanja za vsa naslednja leta – kaj boste počeli vi, kaj stranka, do kdaj potrebujete dokumentacijo in kaj se zgodi, če zamudi. Nasvete za vodenje sestankov s strankami smo zbrali v tem brezplačnem dokumentu.

Operativno delo lahko večinoma teče avtomatizirano. Pretipkavanje prejetih računov, priprava poročil, opomniki za dostavo dokumentacije – vse to naj prevzame tehnologija.

Mimogrede, pri opomnikih se pokaže zanimiv učinek: stranke avtomatiziran opomnik pogosto sprejmejo bolje kot klic. Vedo, da ga je poslal sistem, zato ga ne razumejo kot očitek – in ga pogosteje upoštevajo. Nadzor nad tem, kdaj se obvestilo sproži, seveda ostane pri vas.

Ko nastopi ustrezen trenutek pa se ponovno vključite osebno. Sprožilec je lahko katerikoli podatek, ki odpre vrata za pogovor. Če npr. opazite, da se odprte postavke ne zapirajo tako kot lani, da so stroški v določeni skupini izdelkov poskočili brez očitnega razloga, da se podjetje približuje pragu za vstop v sistem DDV, da so zaposlili novega sodelavca, da so izdali prvi račun v tujino, ipd. Vse to vidite v podatkih, ki jih že obdelujete.

Za uspešno dolgoročno sodelovanje potrebujete vse tri elemente.

• Računovodski servis, ki opravi samo prvi del, pripravi odličen uvodni sestanek, nato pa za leto dni izgine. Stranka ima ves ta čas občutek, da je dobila manj, kot je pričakovala.
• Računovodski servis, ki poudarja zgolj avtomatizacijo, deluje brezhibno. Poročila prihajajo, roki so ujeti, napak ni. Ne ustvari pa se vez med računovodstvom in podjetnikom – posledično storitve ne cenijo dovolj in so hitreje pripravljeni zamenjati ponudnika.
• Računovodski servis brez proaktivnosti vedno odgovarja in nikoli ne pokliče prvi. Vsak pogovor sproži stranka, kar pomeni, da računovodstvo zamuja priložnosti za grajenje odnosa in dodane vrednosti.

Vsi trije deli skupaj pa dajo stranki tisto, kar si od računovodje res želi – ažurne in uporabne informacije med letom in računovodski nasvet takrat, ko ga potrebujejo.

Kje začeti?

Najboljša strategija je, da se uvajanja sprememb lotite postopoma. Obstaja vrstni red, ki vam prinese največ z najmanj vloženega napora:

1. Pretipkavanje podatkov iz prejetih računov. Je eden največjih porabinkov časa v vsakem računovodskem servisu. Tu se vaši prstni odtisi ne vidijo, zato je to najboljši kandidat za avtomatizacijo – hkrati pa so prihranki ogromni in takoj merljivi. Spodbujajte uporabo e-računov pri svojih strankah, za dokumente, ki jih prejmete na papirju ali v PDF obliki pa uporabite storitev, kot je DocumentBox.
2. Opominjanje na dostavo dokumentacije. Nihče ne uživa v ponavljajočem obveščanju strank o bližajočih rokih za dostavo dokumentov. Če ta del avtomatizirate, lahko bistveno izboljšate odstotek strank, ki vam račune dostavi pravočasno.
3. Avtomatska poročila. Redna poročila strankam odgovorijo na vprašanja, preden jih zastavijo vam. Želene kazalnike poslovanja lahko vsak dan prejmejo po elektronski pošti – največje dolžnike, odprte postavke in terjatve, poročilo o denarnem toku, ipd.

To so najboljši načini, da si sprostite čas za opravila, ki jih NE želite predati avtomatizaciji.

Odločitev, ki jo boste morali sprejeti

Računovodski servis, ki avtomatizira vse, in servis, ki ne avtomatizira ničesar, imata isto težavo. Oba se izogibata izvajanju tistih storitev, ki so najtežja (in pri strankah največ štejejo).

Prvi je avtomatizaciji predal tudi tisto, kar ga je delalo posebnega. Drugemu zmanjkuje časa, da bi se temu sploh lahko posvetil. Oba pa sta se v situaciji znašla, ker o mejah avtomatizacije nista razmišljala.

Dobra novica je, da je večina slovenskih računovodskih servisov danes še vedno na točki, kjer avtomatizacija prinaša predvsem koristi. Prostora za prihranek je veliko, tveganje, da bi šli predaleč, pa je nizko.

Zato preglejte svoj seznam nalog in poiščite tiste, kjer se vaši prstni odtisi ne vidijo. Tam, kjer jih ni, jih nihče ne bo pogrešal. Povsod drugod jih bodo stranke vse bolj pričakovale.

Pri prvih korakih si lahko pomagate s tem dokumentom ali pa se dogovorimo za kratek posvet.