Razlogi za nižje prihodke
Razlogov za (pre)nizke prihodke računovodstev je več, najpogosteje pa se pojavlja kombinacija naslednjih:
- pritisk na cene zaradi nizkih ponudb konkurence,
- veliko ročnega dela in neoptimalna poraba časa,
- razpršena ponudba brez (nišne) specializacije,
- poslovni model obračuna svojih storitev.
Ovire, ki si jih postavimo sami
Marsikatera ovira pa je psihološke narave. Obstaja namreč kup prepričanj, ki računovodje omejujejo pri doseganju polnega potenciala.
“Če prodajam, izpadem obupano”
Občutek izhaja iz lastnega odnosa do prodaje. Stereotipi prevarantskih prodajalcev rabljenih avtomobilov je zakoreninjen v naši kolektivni zavesti, zato je pomislek povsem razumljiv.
Če verjamete, da s svojo storitvijo podjetnikom pomagate, je vaša dolžnost, da to tudi storite – in pomagate čim več ljudem.
“Računovodstvo je specifično”
A v resnici je proces prodaje zelo univerzalen. Kar je dobra novica – pomeni, da se lahko učite iz primerov v drugih panogah in nauke prenesete v računovodstvo.
Je prodaja orodja za obdelavo kovine ali pa nepremičnin tako drastično drugačna od prodaje računovodskih storitev? Vsi sledimo isti formuli:
- Najdi ciljno skupino strank.
- Spoznaj njihove izzive.
- Ponudi jim rešitev.
“Sprejeti moram vsako stranko, ki se obrne name”
Tovrstno razmišljanje je nevarna past, saj lahko vodi do tega, da zmanjka časa za stranke, ki si jih dejansko želite.
Izhaja iz strahu pred tem, da bi v prihodnosti strank manjkalo. Definirati morate profil idealne stranke, saj vam bo v tem primeru veliko lažje sprejeti odločitev o (ne)sodelovanju z nekom, ki povprašuje po vaših storitvah.
Sindrom prevaranta (angl. impostor syndrome)
Če kljub uspehom dvomite v svoje sposobnosti, boste morda izpustili kakšno priložnost, ki je bolj samozavesten računovodja ne bi.
To je lahko signal, da se obkrožite z ljudmi, ki verjamejo v vas. In pa, da se še bolj osredtočite na referenčne izjave in priporočila svojih strank – poleg dodatnega posla prijašajo tudi večjo samozavest.
Mikromanagement
“Če želim, da je dobro narejeno, moram narediti sam.” Tovrstno razmišljanje vodi v preobremenjenost (in izgorelost), negativno pa vpliva tudi na vzdušje v podjetju.
Če imate sposobne sodelavce in kvalitetno ekipo, potem ni razloga, da bi se oklepali nalog. Delegirajte opravila, ki jih lahko (bolje) opravi nekdo drug. Tudi zato morate nenehno vlagati v ekipo, graditi trdno jedro sodelavcev, hkrati pa nenehno iskati nove člane, ki vas lahko ponesejo na višji nivo.
Kdaj je pravi čas za rast in na katere pasti morate biti pozorni?
Računovodstvo je zanimiva panoga, ki leži na preseku napredka tehnologije, nenehno razvijajočih pričakovanj strank in sprememb zakonskih regulativ.
V takem okolju je težko oceniti, kdaj se je potrebno osredotočiti na rast. Naše razmišljanje si lahko preberete v naslednih člankih:
- Od samostojnosti do sijajne ekipe: kako povečati računovodski servis
- Pametna rast: nasveti za povečanje podjetja brez izgube nadzora
- Dobiček lahko povečate le na dva načina
Obstaja tudi nekaj pasti, v katere se ujame marsikatero podjetje:
- Zvišanje cene brez ustrezne komunikacije: cene so občutljiva stvar in za spremembo morate ponuditi dobre argumente (najbolje je, če lahko istočasno ponudite tudi neko dodano vrednost za stranko).
- Podcenjevanje spremembe kulture, ki jo zahteva avtomatizacija: računovodkinja, ki je celotno kariero preživela s pretipkavanjem računov v program, bo težko čez noč sprejela, da to sedaj opravi tehnologija; ustrašila se bo za svoje delo, zato morate spremenjene delovne procese dogovoriti z zaposlenimi in jim pojasniti, da njihovo delovno mesto ni ogroženo.
Kakšna marža je sprejemljiva za računovodski servis?
Seveda ni enoznačnega odgovora, marža je odvisna predvsem od vaših ciljev (in stroškov).
Dobra praksa je, da je razlika med prihodki in odhodki dovolj velika, da omogoča:
- vlaganje v razvoj (nova strojna in programska oprema, poslovni prostori in ostala infrastruktura, ipd.),
- rast računovodskega servisa (zaposlovanje novih sodelavcev, širjenje storitev),
- varnost pred nepričakovanimi spremembami na trgu (pritisk na cene, vstop novih konkurentov, … epidemije).
Profitabilnost računovodskega servisa pa lahko povečate na različne načine.
Pristopi za povečanje prihodkov računovodskega servisa
Avtomatizacija ponavljajočih procesov
Čas je denar. Poraba časa za rutinska opravila z nizko dodano vrednostjo vam torej znižuje prihodke.
Pomoč lahko ponudi tehnologija.
Pomagate si lahko s 6 koraki, ki vključujejo celoten proces od identifikacije področij za izboljšavo, do uvedbe ustreznih orodij in sledenja napredka.
Menimo, da sta prva kandidata za avtomatizacijo ročni vnos računov v računovodski program in opominjanje strank na dostavo dokumentacije.
Tudi opravila, ki ijh ne morete povsem avtoamtizirati, lahko vsaj nekoliko prilagodite na način, da bodo časovno učinkovitejša. Uporabite različne pristope za povečanje produktivnosti, ki vam bodo osvobodili več ur tedensko.
Specializacija v dobičkonosne panoge
Računovodske storitve si postajajo vse bolj podobne – in s tem zamenljive. To predstavlja resno nevarnost za računovodske servise.
Ne pa za tiste, ki so na to pripravljeni.
Servisi, ki svojo dodano vrednost za stranke gradijo na izrednem poznavanju določenih panog oz. področij, so na trgu v boljšem položaju.
Tržma niša ni omejitev, temveč bližnjica do višjih marž.
Bi za vrhunski suši raje šli v restavracijo, kjer kuhajo vse od pice do kebaba, ali k mojstru, ki se leta uri samo v pripravi sušija?
Specializacija nam je nekaj povsem logičnega pri zdravnikih in odvetnikih, izven nekaj izbranih branž pa o tem ne razmišljamo. In zaradi tega izgubljamo posel.
Fokus na izbrana področja prinaša nove stranke (ki želijo vodenje poslovnih knjig zaupati nekomu, ki ima izkušnje s podobnimi podjetji), hkrati pa omogoča tudi, da svoje strokovno znanje in izkušnje prodajate po višji ceni.
Stranke bodo zaradi vaše strokovnosti bolj zveste. Forbes ugotavlja, da bodo sčasoma vaši prihodki zrasli od 25 – 95 %, če zadržite le 5 % več strank.
Stranke pa boste še lažje zadržali, če se boste potrudili, da izboljšate njihovo izkušnjo.
Po drugi strani pa specializacija pomeni tudi, da se pri svojem delu znebite zamudnih izjem. Po domače: če ponujate vse vsem, boste končali s pisano paleto strank, ki vam bodo s svojimi posebnostmi kradle čas in energijo.
Pridobivanje znanj, ki omogočajo specializacijo seveda zahteva nekaj časa, ki pa ga lahko pridobite s predajo manj pomembnih opravil zunanjim izvajalcem.
Pozornost na trženje
Lahko ponujate najkvalitetnejšo računovodsko storitev … a če o njej nihče nič ne sliši, potem je ves trud zamanj.
Naloga trženja je, da dobro vest o vašem računovodskem servisu raširi daleč naokoli. Ker menimo, da marsikateri servis temu posveča premalo pozornosti, smo pripravili kratek vodič na to temo, ki ga lahko brezplačno prenesete na tej povezavi.
Predvsem pa se morate zavedati, da podjetja ne iščejo vedno najcenejše opcije. Če vas bodo (preko različnih kanalov trženja) zaznali kot najboljšo rešitev, bodo za vaše storitve pripravljeni odšteti več.
Priporočila so sicer izjemen način pridobivanja novih strank, a kot edina strategija trženja ne omogočajo želene rasti.
Izobraževanje strank
Velik del računovodskega dela predstavlja odgovarjanje na vprašanja strank. V praksi izkaže, da se določene poizvedbe nenehno ponavljajo.
Računovodski sevis si torej lahko prihrani kar nekaj časa, če uspe količino vprašanj zmanjšati. To boste najlažje dosegli tako, da stranke izobrazite o določenih računovoskih osnovah.
Odgovore na najpogostejša vprašanja (angl. Frequently Asked Questions, FAQ) lahko pripravite v pisni ali video obliki. Na ta način boste stranke lahko usmerili na pripravljena gradiva (namesto, da odgovarjate vedno znova).
Začnete lahko tudi s pošiljanjem informativnih mesečnih e-novic po elektronski pošti.
Izobražene stranke bodo boljši sogovornik in bodo lažje razumele vaša poročila, komentarje in nasvete. Pa tudi bolj zveste bodo.
Finančni direktor po naročilu
Le večja podjetja imajo delovno mesto finančnega direktorja (angl. Chief Financial Officer, CFO). Potrebo po taki vlogi ima sicer prav vsako podjetje, a le nekatera imajo za to dovolj virov …
Kar pa predstavlja priložnost za vas.
Kot zunanji izvajalec jim lahko ponudite storitve CFO.
Zadolžitve zunanjega CFO lahko vključujejo:
- priprava proračunov,
- spremljanje in optimizacijo denarnega toka,
- upravljanje s (finačnimi) tveganji,
- zagotavljanje zakonske skladnosti,
- pripravo finančnih poročil.
Torej aktivnosti, ki so vam že sedaj dobro poznane.
Podjetje s tem dobi bistveno bolj prilagojeno in poglobnjeno finančno-računovodsko storitev za manj denarja, kot bi jih stala zaposlitev CFO – hkrati pa ohranijo večjo fleksibilnost.
To je storitev, ki jo bodo stranke neizmerno cenile in temeljito bodo premislili, preden se bodo sploh začeli poigravati z menjavo računovodskega servisa. Za nekoliko večji aganžma (in dodano vrednost) pa seveda zaračunate več.
Sodelovanje s partnerskimi podjetji
Računovodsko področje dela je široko in nismo še srečali računovodje, ki bi komentiral, da mu ostaja čas (razen uporabnikov AccountingBox). 😉
To seveda pomeni, da jim večino dni ne uspe opraviti vsega, kar so si zadali. In nekatera opravila pač nenehno prestavljajo. Med njimi se pogosto znajde tudi iskanje novih strank oz. “prodaja”.
Opciji sta vsaj dve:
- izboriti si nekaj časa z učinkovitejšim delom in vlaganje v veščine prodaje ali trženja.
- povezovanje s komplementarnimi podjetji.
Ne le, da partnerjem lahko predate izvajanje določenih opravil, z njimi se lahko povežete tudi za iskanje strank. Pomislite, katera podjetja imajo enake stranke kot vi? Še posebej v primeru, če ste se odločili za specializacijo za določeno panogo.
Preoblikovanje ponudbe
Računovodski servisi najpogosteje zaračunavate porabo časa, kar pa pomeni, da so vaši prihodki bolj nepredvidljivi, dovzetnejši pa ste tudi na cenovne pritiske (s strani trga ali neposredno od strank).
Rešitev, ki se je poslužuje vse več servisov je določitev fiksne mesečne cene računovodskih storitev.
Če upoštevate dobre prakse glede začetka sodelovanja s strankami, potem jih že pred podpisom pogodbe dodobra spoznate in lahko dokaj natančno ocenite koliko dela bodo zahtevali in predvsem koliko vrednosti jim boste prinesli. Tovrstni način dela povečuje predvidljivost – tako za vas, kot tudi za stranko.
Oblikujete lahko več paketov, ki vključujejo različne storitve. Od najbolj osnovnih, pa vse do premium ponudb, ki vključujejo tudi različna svetovanja, ipd. (pri oblikovanju dodatnih storitev se lahko povežete tudi s partnerji, ki smo jih omenili v prejšnjem poglavju).
S takim poslovnim modelom zaračunavate na podlagi svojih izkušenj in nasvetov – ne časua ki vam ga (ali pa ne) vzame delo za posamezno stranko.
Potencialna nevarnost se skriva v napačni oceni časovnega vložka z vaše strani, saj lahko pride to tega, da se imate s stranko konstantno več dela od pričakovanj. Zato je pomembno, da spremljate obseg dela in po potrebi periodično (npr. letno) prilagodite ceno paketa.
Konkretni koraki do višjih marž
Povečanje prihodkov ni vedno povezano z več dela. Gre za pametnejše delo, boljše pozicioniranje in nekaj prilagoditev pri delovnih procesih.
V naslednjih 12 mesecih lahko bistveno povečate svojo maržo – ne z več dela, ampak s pravo kombinacijo specializacije, avtomatizacije in poguma za višje cene.
Izberite eno strategijo iz tega članka in jo implementirajte v naslednjih 30 dneh. Že ena sama sprememba lahko prinese več prihodkov in mirnejši spanec.
Torej:
- Analizirate koliko ur mesečno porabite za ročna opravila – in poiščete način, da jih avtomatizirate.
- Identificirate svojo idealno stranko in razmislite o panogi, za katero bi se lahko specializirali.
- Pripravite FAQ za svoje stranke in si tako zmanjšajte število ponavljajočih vprašanj.
- Kontaktirajte tri komplementarna podjetja (npr. davčni svetovalci, odvetniki) s katerimi bi se lahko povezali.
- Oblikujte ponudbo “CFO po naročilu” in jo predstavite trem izbranim strankam.
- Dvignite ceno storitve stranki z najnižjo maržo in/ali največ težavami in zahtevami – v najboljšem primeru si boste izboljšali maržo, v nasjslabšem primeru pa si sprostili čas za bolj donosne aktivnosti oz. stranke.
Če bi potrebovali pomoč pri kakšni bolj tehnični zadevi, pa nam to sporočite in z veseljem priskočimo.
Kako povečati število strank in dobiček?
Zakaj bi sploh želeli zrasti? »Zakaj bi si sploh želeli več strank in prihodkov? Saj je vse v redu, lačni nismo, več strank pa prinese samo več dela. Nimam časa, da bi se ukvarjal še z njimi.« S takim odgovorom ni prav nič narobe, razen enega samega dejstva – tovrstno razmišljanje je najhitrejša pot do propada.
