Kako izboljšati pregled nad poslovanjem? 

Zakaj je pomembno, da spremljate poslovanje

Da bi lahko sprejemali prave odločitve, morate v vsakem trenutku poznati smer in dolgoročne cilje. Le tako lahko ocenite in izkoristite poslovne priložnosti na trgu.

Še posebej je to pomembno v fazi rasti podjetja, ko se povečuje število zaposlenih, oblikuje več oddelkov, ipd.

S sledenjem ključnih kazalnikov poslovanja (angl. KPI, Key Performance Indicator) lahko hitro ugotovite, kje zaostajate za konkurenco oz. povprečjem panoge, katera področja si zaslužijo več pozornosti in posodobitve, ipd. Vidite, kaj ima večjo dodano vrednost in kaj kliče po avtomatizaciji. 

Omogoča pa tudi, da se izognete pastem in napakam, ki so jih storili drugi in pravočasno opazite, če ste usmerjeni v napačno smer. 

Ne pravijo zaman, da so podatki najpomembnejša surovina 21. stoletja … 

Kaj morate spremljati?

Prvo in najpomembnejše vprašanje se glasi: “Kaj želite doseči?” Želite pridobiti nove stranke, izboljšati zadovoljstvo obstoječih, vstopiti na nove trge, povečati število zaposlenih, povečati prodajo, zmanjšati stroške, izboljšati učinkovitost, povečati tržni delež, … ?

Naslednji korak je, da identificirate KPI, ki bodo kazali prave informacije – kazalniki naj torej ne bodo sami sebi namen, pač pa izhodišča, pa podlagi katerih lahko sprejmete prave odločitve in nadaljnje poteze. “Podatki” namreč postanejo “informacije” šele, ko jih osmislimo. Pomembno je torej, da so nam na voljo ko in kjer jih potrebujemo.

Ločimo med kazalci z zamikom (angl. lag measure) in vzročnimi kazalci (angl. lead measure). Medtem ko prvi kažejo rezultate, ki so posledica določenih aktivnosti (in beležijo preteklost), pa z vzročnimi kazalci lahko sledimo aktivnostim samim (in z njihovo pomočjo napovedujemo prihodnost).

Primer kazalca z zamikom: obseg prodaje v mesecu marcu
Primer vzročnega kazalca: število prodajnih sestankov v mesecu februarju

Kje podatke o poslovanju najdete?

Za celovito sliko stanja podjetja morate spremljati podatke iz različnih področij in faz – od prodaje, dobave in plačil, pa vse do po-prodajnih aktivnosti in zadovoljstva strank.

Kje vse se podatki nahajajo? Marsikaj zgolj v glavah podjetnikov, v e-poštnih predalih, v raznih Excelovih tabelah, ipd. Zaradi njihove različne narave in izvorov, je težko vse podatke zbrati na enem mestu, lahko pa jih spremljate znotraj posameznih kontekstov.

Za pregled informacij o prodaji je najbolj primeren CRM sistem. Nekaj možnih kazalcev, ki jih lahko spremljate: število prodajnih aktivnosti, nove prodajne priložnosti, porabljen čas za prodajo, (utežena) vrednost odprtih prodajnih priložnosti, razlogi za zavrnitve, število sestankov, ipd.

Finančni podatki pa so doma v ERP sistemu oz. rešitvi za vodenje poslovanja. Glede na vaše cilje, so najkoristnejši kazalci lahko: odprte terjatve, največji dolžniki, denarni tok, odprte obveznosti, plačilna sposobnost in različni indeksi.

Kako najbolj učinkovito spremljati kazalce poslovanja?

Koncept nadzorne oz. delovne table nam je dobro poznan. Bistveno zanjo je, da na enem mestu zbira najpomembnejše podatke in jih prikaže na način, da so hitro razumljivi – z uporabo grafov, indeksov in kratkih seznamov.

Med najbolj koristnimi kazalniki na delovni tabli so npr.:

• seznam prejetih in izdanih računov v preteklih 7 dneh
• seznam plačil preteklega dne
• fakturirana realizacija po mesecih
• stanje na tekočih računih
• odprte in zapadle terjatve do kupcev
• odprte in zapadle obveznosti do dobaviteljev
• denarni tok

Dobra novica je, da v AccountingBox za pregled delovne table sploh ni potrebna prijava v program. Izbrane kazalnike lahko uporabniki enostavno dobijo vsak dan v svoj e-poštni predal v obliki PDF datoteke.

Delovna tabla pa ni pravo mesto za pregled kompleksnejših izpisov – temu služijo poročila.

Podjetja pogosto največ koristi najdejo v naslednjih poročilih:

• Prihodki/Odhodki, kjer podjetnik na eni strani lahko vidi gibanje stroškov in prihodkov po mesecih
• Letna poročila, Izkaz poslovanja, kjer podjetnik z enim klikom vidi trenutno stanje poslovne. bilance, stroške, prihodke in seveda razmerje med dobičkom in izgubo.
• Kumulativa PRFC/Projektov, kjer podjetnik z enim klikom vidi stanje oz. dodano vrednost na posameznem stroškovnem mestu, produktu, skupini produktov ali posameznem projektu. Na poročilih je mogoče z raziskovanjem v globino analizirati stanje prihodkov in stroškov na posamezni skupini artiklov ali na posameznem projektu.

V podjetjih, kjer je zelo pomemben denarni rok, pa lahko podjetnik preko pregleda denarnega toka po dnevih, predvidi bodoče prihodke in stroške, ki so posledica vnesenih gotovih transakcij ali pogodbenih transakcij (pri slednjih poslovnega dogodka še ni v finančnem programu).

Vsako podjetje ima vse potrebne podatke za svoje uspešno delovanje. Razlikujejo pa se v tem, da se nekatera ne zavedajo pomembnosti tovrstnih informacij, ali pa do njih sploh nimajo dostopa.

Upamo, da smo vam uspeli pokazati in dokazati pomembnost ažurnega spremljanja podatkov o poslovanju – pomagamo pa vam lahko tudi pri dostopu do njih. O tem se lahko prepričate sami s prijavo na brezplačni 30 dnevni preizkus AccountingBox, ali pa izpolnite obrazec na tej povezavi.

Mimogrede, na to temo smo pripravili tudi kratek spletni seminar – ki smo ga posneli 😉 Posnetek si lahko ogledate tukaj.