Vodič za zagon računovodskega servisa: od specializacije do cene 

Ne glede na to, od kod prihajate – odločitve, ki vas čakajo na začetku, so iste. In znanje računovodstva vam pri njih ne bo pomagalo. Mlado računovodsko podjetje se namreč redko spotakne ob napačno knjižbo; spotakne se ob vprašanjih, ki z računovodstvom nimajo neposredne zveze: koga nagovarjati, s kakšnim orodjem delati, koliko zaračunati in kako priti do prvih strank.

Dobra novica: malo teh odločitev je dokončnih. Manj dobra novica: ko enkrat sprejmete odločitev, se je težko premisliti. Spremembe zahtevajo čas in energijo, ki ju kasneje vedno zmanjka.

Zato smo v tem zapisu zbrali odločitve, ki jih je vredno premisliti zdaj, preden se znajdete v poplavi opravil računovodskega vsakdana.

Najpomembnejša odločitev

Če boste od celotnega članka odnesli le eno stvar, naj bo to sledeča: specializacija je ključ do uspeha računovodskega servisa.

O tem smo večkrat pisali na našem blogu (priporočamo ta prispevek).

Zagovarjamo tezo, da je želja po ugajanju vsaki potencialni stranki past, ki zavira razvoj posla. Za uspeh je potreben fokus na izbrano tržno nišo. Kaj je vaša specialiteta, kaj vas najbolj zanima, kakšne so lastnosti vaše idealne stranke?

Odločitev za osredotočanje na določen tip strank vam bo poenostavil marsikatero poslovno odločitev in pot – lažje boste oblikovali svoje tržne nagovore, izbirali dogodke, na katerih bi se pojavili, zbirali priporočila, ipd.

Specializacija je torej izhodišče, na katerem gradite svojo (osebno) blagovno znamko.

Računovodski program, na katerem boste gradili svoj računovodski servis

Tako kot taksist potrebuje avto, programer računalnik, fotograf objektive, tako računovodja potrebuje svoj računovodski program.

Je orodje, ki vam omogoča izvajanje storitve.

Ne glede na to, ali vas prve stranke že čakajo, ali pa jih šele iščete, izbira računovodskega programa ni postranskega pomena.

Izbira programa je strateška, ne tehnična odločitev

Računovodski program je orodje, s katerim boste nenehno v stiku in bo temelj vsakega vašega delovnega dne. Določa, koliko klikov potrebujete za posamezno opravilo, kako hitro vključite novo stranko in koliko časa vam vzame določena naloga.

Kaj računovodski program naredi dober?

“Pa niso vsi računovodski programi enaki?”

Da in ne.

Res je, da jih večina pokriva vse funkcionalne zahteve računovodskega posla – torej omogočajo knjigovodenje, bistvena poročila, obračun plač, ipd.

Na tem mestu pa se podobnost pogosto konča. Priporočamo, da imate pri tako pomembni odločitvi, kot je izbira računovodskega programa, visoke standarde.

Pri izbiri bodite pozorni na to, da:

• je program enostaven za uporabo (ima pregleden vmesnik, prilagodljive poglede, ipd., kar je pomembno tudi pri morebitnem uvajanju novih zaposlenih),
• je spletna rešitev (kar pomeni, da je dostopna kjerkoli in kadarkoli, tudi iz mobilnih naprav, posodobitve pa so hitre in brezplačne),
• lahko raste z vami in je prilagodljiv (program bo v tem primeru ustrezen tudi, če se spremenijo vaše okoliščine, npr. povečate (ali zmanjšate) obseg poslovanja, začnete poslovati s strankami v tujini, ipd.),
• vam pomaga pri učinkovitem delu (torej poenostavi delo in avtomatizira ponavljajoča opravila),
• je cenovno dostopen s transparentnim cenikom (podpora uporabnikom se ne zaračunava dodatno, cena programa pa ne narašča s številom strank, ki jih dodate),
• postavlja varnost na prvo mesto (poslovni podatki so občutljivi, zato pri njihovem hranjenju in varovanju ne sme biti kompromisov – morebitna zloraba lahko pokoplje ugled, ki ste ga gradili leta),
• ponudnik zagotavlja ustrezno podporo (tj. ima razumljiva navodila za uporabo, možnost izobraževanja uporabnikov, brezplačno in dostopno tehnično podporo oz. svetovanje – tudi po telefonu, ter ekipo, ki bo ob vas stala ob vsakem koraku vaše poslovne poti),
• isti program lahko uporabljajo tudi vaše stranke (podatke se v sistem vnese samo enkrat, zmanjša se možnost napak, pohitri pa izmenjava informacij).

Če zgornji seznam uporabite kot “checklist” in ste kljukice lahko dodelili vsaki vrstici, potem lahko govorimo o kvalitetnem računovodskem programu in o odločitvi, ki jo ne boste obžalovali.

Nasveti pri izbiri računovodskega programa: od analize do implementacije

Izbira računovodskega programa se pogosto zdi večji zalogaj, kot v resnici je. Največja ovira je soočenje z neznanim. Ključ je v tem, da projekta ne izpeljete na pamet, ampak po načrtovanih korakih.

Začne se z razmislekom o lastnostih, ki jih mora vsebovati. Ločite med funkcionalnostmi, ki so pogoj, in dobrodošlimi dodatki. Sem sodijo tudi tehnične odločitve, denimo ali naj gre za spletno rešitev, ter okvir proračuna in časovnice.

Sledi raziskava trga in preverjanje ponudnikov. Ne le funkcionalnosti, ampak tudi kakovost podpore, pogostost posodobitev, reference pri servisih različnih velikosti in specializacij ter “kemija” in vrednote ekipe. Ne zanašajte se izključno na priporočila znancev – kar ustreza nekomu drugemu, ni nujno pravo za vaše specifične potrebe.

Osrednji korak je testiranje. Resni ponudniki omogočajo brezplačen preizkus (običajno 30 dni). Izkoristite ga s testnimi scenariji na realnih podatkih. Najmanj kar lahko storite je, da se o njegovem delovanju prepričate v živo oz. se dogovorite za predstavitev. Šele nato pride na vrsto ocena in izbira. Pri tem bodite pozorni na drobni tisk, saj cena lahko hitro naraste zaradi doplačljivih modulov ali pribitka za vsako novo stranko.

Na koncu pa nastopi oblikovanje načrta uvedbe. Ta vključuje časovnico implementacije s pripravo okolja, strategijo prenosa podatkov, usposabljanjem uporabnikov ter jasnimi mejniki in odgovorno osebo na vsaki strani.

Dodatne nasvete in podrobnejše korake za izbiro računovodskega programa si lahko preberete v prispevku na tej povezavi.

Kaj stranke danes pričakujejo?

Izbira računovodskega programa pa ima širši posledice, kot se sprva zdi. Vse bolj postaja tudi kriterij, po katerem podjetja izbirajo svoj računovodski servis.

Moderni podjetniki so v stiku s trendi in tehnologijo, enako pa pričakujejo tudi od svojih partnerjev. Zavedajo se namreč, da vaša učinkovitost pomeni tudi njihovo: takojšen dostop do podatkov, kazalnikov in poročil, kadarkoli in kjerkoli jih potrebujejo.

Računovodski program je pospeševalec uspeha

Pravi računovodski program ni edini pogoj za uspeh, lahko pa je razlog, da za enake rezultate delate več, kot bi bilo treba.

Izbira sistema torej ni tehnikalija na začetku, ampak odločitev, ki vpliva na vaš poslovni model, stroške in to, kako vas vidijo stranke.

Rešitev, ki bi odgovarjala vsem, ne obstaja. Obstaja pa rešitev, ki je najprimernejša za vašo situacijo. Kot dobri gospodarji dolgujete svojemu podjetju, da naredite vse, kar je v vaši moči, da jo najdete.

Morda je to prav AccountingBox. Če bi se želeli prepričati, ga lahko brezplačno preizkusite tukaj, ali pa se dogovorimo za informativen pogovor, na katerem odgovorimo na vaša vprašanja.

“V svoji več kot 20-letni karieri sem spoznala in uporabljala številna programska orodja za računovodenje. Večina ERP, ki nam je danes na voljo, je bolj ali manj primerljivo učinkovitih.

Ko pa govorimo o resnični racionalizaciji, optimizaciji, avtomatizaciji poslovnih procesov s pomočjo digitalizacije, pa je AccountingBox in DocumentBox absolutno prvinski.

Enostaven za uporabo, zanesljiv, postopki jasni, podatki na voljo stranki in računovodskemu servisu kadarkoli in kjerkoli. Naša Agencija in stranke toplo priporočamo, saj z izbiro produktov podjetja PRONET Kranj dobite odlične partnerje in ekipo strokovnjakov.”

Doroteja Burlak, direktorica, BURLAK & 5KA, d.o.o.

Kako do strank, ki si jih želite?

Internet je spremenil način trženja in pristope – dobra novica pa je, da je tudi manjšim podjetjem omogočil dostop do načinov trženja, ki so bili do nedavnega privilegij večjih podjetij. Vsem omogoča večji doseg … a hkrati pomeni tudi večjo konkurenco.

Kako biti opažen v takih okoliščinah?

… in kako doseči, da se stranka odloči za vas?

Ključno pri trženju je, da definirate (in poznate) svojo ciljno publiko – če ciljate preširoko z “vsako podjetje je lahko moja stranka”, potem boste dosegli zgolj to, da se v vaši ponudbi ne bo našlo nobeno podjetje.

Zato se vprašajte, kdo je vaša idealna stranka. V kateri panogi deluje? Kako veliko podjetje je (po številu zaposlenih in prihodkih)? Ali prodaja izdelke ali storitve? Doma ali v tujini? Kakšni so njihovi največji strahovi in frustracije?

Če je to smiselno, lahko definirate tudi njene demografske lastnosti: starost, spol, zakonski stan, življenjski stil, osebnostne lastnosti, hobiji in interesi, …

Če veste, da tržite “ženski samostojni podjetnici, stari med 35 in 45 let, ki poskuša najti ravnovesje med vodenjem podjetja in družinskem življenjem”, bo vaš pristop bistveno drugačen, kot če te osebe nimate pred seboj, ko pripravljate trženjske materiale in nagovore.

Tako boste torej lažje sprejeli odločitve – na katerem dogodku se pojaviti, kakšen ton uporabiti v oglasih, katere podjetniške težave izpostaviti, kakšne vsebine oz. tematike pokriti z zapisi na blogu, ipd.

Profil idealne stranke se lahko s časom spreminja; tako kot se spreminja tudi vaš računovodski servis. Morda najdete uspeh v določeni poslovni niši in se želite posvetiti več podobnim strankam. Morda pa se spremenijo vaše stranke, ali pa se spremeni njihov način poslovanja zaradi dogodka na trgu (npr. fokus na spletno prodajo zaradi globalne epidemije).

Bistveno je, da se zavedate, da definicija idealne stranke ni fiksna – občasno se vrnite k opisu in razmislite, če bi ga bilo treba posodobiti.

Imate spletno stran?

Danes redkokatero odločitev (osebno ali poslovno) sprejmemo brez tega, da bi se najprej posvetovali z Google ali ChatGPT. Če tam nečesa ne najdemo, je bistveno manjša verjetnost, da bo v našem ožjem izboru.

Zato je spletna stran pogoj, da sploh lahko zares govorimo o trženju. Marsikateri računovodski servis pa spletne strani sploh nima! Že samo obstoj spletne strani je torej lahko konkurenčna prednost. Če pa je stran oblikovana s cilje zbiranja povpraševanj, potem ste zares na pravi poti.

Če v gozdu pade drevo in ni nikogar, da bi ga slišal – ali proizvede zvok?

Spletna stran je sicer super, do izraza pa pride šele, ko jo kdo dejansko najde. Da bo bolj vidna v spletnih iskalnikih lahko tudi sami prispevate – s pisanjem bloga in usmerjanjem obiskovalcev iz družbenih omrežij.

Odprite svoje najljubše družbeno omrežje in poiščite “računovodski servis”. Kakšni so rezultati? Verjetno boste ugotovili, da imate lepo priložnost, da si izborite svoje mesto in opaznost.

Recept za uspešen nastop na družbenih omrežjih

1. Definiranje ciljev: Kaj želite doseči? Postavite si t.i. SMART cilje, ki naj bodo specifični, merljivi, dosegljivi, relevantni in časovno opredeljeni.
2. Analiza ciljne skupine: Kdo so vaše idealne stranke, kje se zadržujejo in kakšne vsebine jim koristijo?
3. Analiza konkurence: Na katerih platformah so prisotni? Kakšno vsebino objavljajo in kakšne objave naletijo na najboljši odziv?
4. Izbira družbenih omrežij in vzpostavitev profilov: Na podlagi ciljev in analize izberite platformo in ustvarite svoj uporabniški profil. Pri tem upoštevajte smernice glede informacij in ključnih besed, ki naj jih vaša predstavitev vključuje.
5. Poslušajte, šele nato se oglasite: na seminarjih ne splezate na mizo in začnete kričati kdo ste in kaj počnete – enako velja tudi na družbenih omrežjih. Najprej spoznajte pravila komunikacije, kakšen ton je primeren, koliko neposredne promocije je sprejemljive, ipd.

Pred začetkom objavljanja vas čaka še nekaj pomembnih odločitev:

• kakšen tip vsebine boste objavljali (članki, infografike, slike, video, …),
• katera orodja vam pri tem lahko pomagajo (koledar objav, oblikovne predloge, to-do seznami, ipd.),
• kakšne vsebine boste objavljali (nasveti, informacije in trendi v panogi vaših ciljnih strank, utrinki iz vašega podjetja, povezave do zanimivih člankov, povabila na dogodke, ipd.),
• kaj in kako boste merili (kako boste ugotovili kaj deluje in kaj ne pri doseganju zadanih ciljev?).

Če se odločite, da so družbena omrežja pravi pristop za promocijo vašega novega računovodskega servisa, vam priporočamo vodič z dodatnimi nasveti, ki ga najdete na tej povezavi.

Izognite se najpogostejšim napakam

Marsikatero težavo si boste prihranili, če se učite na tujih napakah. Stranke svoj računovodski servis najpogosteje menjajo iz naslednjih 4 razlogov.

Slaba odzivnost – čeprav bi lahko sklepali, da razlog tiči v (ne)aktivnosti računovodstva, pa je vzrok bolj verjetno v neusklajenih pričakovanjih. Ta se (eksplicitno ali implicitno) oblikujejo povsem na začetku sodelovanja in morebitna odstopanja se v praksi lahko hitro pokažejo v obliki obtožb o slabi odzivnosti računovodje (ali pa nedoslednosti podjetnika).

Pomanjkanje strokovnega znanja in poznavanja panoge in posledične napake … To je še en v vrsti argumentov, ki govorijo v prid specializaciji – bolj kot se usmerite v določeno branžo, bolj specifična znanja in izkušnje si boste nabrali, posledično pa postali nepogrešljiv partner za svoje stranke.

Reagiranje na dogodke, brez proaktivnega pristopa. Računovodstvo (oz. natančneje “knjigovodstvo”) je res usmerjeno v pretekle dogodke, a pasiven pristop, ki je omejen zgolj na popisovanje in kategorizacijo, je izredno nevarna past.

Prava dodana vrednost računovodje se pokaže, ko ta prevzame (tudi) vlogo svetovalca in stranki pomaga do informiranih odločitev, ki vodijo do uspešnejšega poslovanja. Da nasvete torej deli, ko nekaj opazi; ne le ko stranka prosi za mnenje.

Priporočilo drugega ponudnika. Ljudje smo izredno dovzetni za priporočila nekoga, ki mu zaupamo. Na tem temelji celoten “influencerski” poslovni model. A “vplivneži” obstajajo tudi izven Instagrama, in veliko večji vpliv imajo. Če vam nekaj priporoči najboljša prijateljica, boste njenemu mnenju pripisali veliko večjo težo kot reklami, ki jo vidite na spletu.

Zato je posvečanje pozornosti priporočilom še toliko večjega pomena. Naj bodo priporočila vaših storitev razlog, da stranke pridobivate (in naj ne bodo priporočila konkurence razlog, da jih izgubljate).

Kako določiti ceno računovodskih storitev?

Pred samo ceno se morate odločiti za poslovni model. Še vedno je pogost pristop, da računovodje obračunavajo porabljene ure, ali pa štejejo število knjižb.

Ne le, da tak način postavljanja cene kaznuje najboljše (boljši in hitrejši kot ste, manj ur porabite za stranko … in posledično zaračunate manj); z avtomatizacijo številnih opravil in vse večjo uporabo umetne inteligence v delovnih procesih, argumentacija porabe ur postaja vse težja.

Zato raje razmišljajte o vrednosti, ne času. Stranke ne zanima, koliko minut boste porabili – zanima jih rezultat: urejena dokumentacija, zanesljive informacije, pravočasni nasveti.

Zato naj bo prvi sestanek namenjen spoznavanju strankinega načina poslovanja in ciljev. Ko pride na vrsto pogovor o ceni, ponudite več nivojev storitve.

Pogoj za tak model je, da dobro poznate lastne stroške in da ponujate storitve z različno dodano vrednostjo za različne stranke.

Zavedajte se tudi, da so stranke, ki iščejo le najnižjo ceno, najmanj zveste in bodo zamenjale računovodstvo takoj, ko se bo na trgu pojavila cenejša opcija. In spet smo pri prednostih specializacije – ta vam omogoča višje cene, zanimivejše delo, postali pa boste tudi bolj nepogrešljiv partner svojih strank.

Celoten pregled pristopov in praktičnih korakov najdete v članku Kako določiti ceno računovodske storitve? Zbrali pa smo tudi nekaj nasvetov za povečanje prihodkov, ki vam lahko pridejo prav.

Kvalitetna uporabniška izkušnja je pogoj za dolgoročno sodelovanje

Vrhunska uporabniška izkušnja ni strošek, ampak eden najbolj podcenjenih marketinških vzvodov računovodskega servisa. Zadovoljna stranka vas priporoča naprej, je bolj razumevajoča, ko pride do neizogibnih zapletov, predvsem pa z vami ostane dlje.

Fokus na izkušnjo strank je hkrati tudi potencialna konkurenčna prednost – večji servisi zaradi obsega pogosto ne zmorejo osebnega pristopa, manjši pa najpogosteje stavijo zgolj na najnižjo ceno. Vmes ostaja prostor za tiste, ki znajo združiti hiter odziv in prijaznost – dve lastnosti, ki ju stranke cenijo tudi v dobi digitalizacije.

Dobro izkušnjo gradi nekaj stebrov:

• celosten pristop (od prvega stika do zaključka),
• sistematično zbiranje povratnih informacij,
• določen skrbnik strank, ki informacije centralizira,
• oseben in empatičen odnos (posel sklepajo ljudje, ne podjetja) ter
• pametna raba tehnologije, ki poenostavi procese in zmanjša birokracijo.

Ključni pogovor se pogosto zgodi še pred podpisom pogodbe – prodajni sestanek je priložnost, da uskladite pričakovanja in roke ter se tudi vi odločite, ali stranko sploh želite.

Zakaj je uporabniška izkušnja pomembna, kaj vključuje, kaj storiti pred začetkom sodelovanja in kaj po koncu, … vse to smo zbrali v zapis, ki ga najdete na tej povezavi.

Prednost, ki je nihče ne more kopirati

Vse odločitve iz tega zapisa (specializacija, program, cene, trženje) imajo eno skupno lastnost: utečeni računovodski servisi jih večinoma sprejemajo za nazaj, ko so navade že zabetonirane in vsaka sprememba boli.

Vi pa jih sprejemate vnaprej. Brez podedovanih procesov, brez strank, ki vam pijejo kri, in brez orodij, ki jih uporabljate le zato, ker ste jih pač navajeni.

To je edina prednost, ki jo ima nov servis pred konkurenco z leti izkušenj in polnim portfeljem strank. Nepopisan list ne ostane prazen dolgo – vprašanje je le, ali ga popišete premišljeno ali mimogrede.

Srečno!

P.S.: Pripravili smo tudi delovni list s seznamom opravil, ki si ga lahko prenesete. Na voljo je na tej povezavi.