Kako vem, če je rešitev v oblaku prava zame?

Anže Podjetja, Računovodje

Če ste imeli v zadnjih 10 letih vsaj malo opravka z informacijsko tehnologijo (npr. izbiro programa za vodenje poslovanja, računovodstva), potem ste težko zgrešili diskusijo okrog uporabe sistemskih rešitev, ki se nahajajo “v oblaku”.

Pomembno je, da se zavedamo, da je ta razmislek pomemben. Prava odločitev bo namreč zmanjšala stres in povečala vašo učinkovitost in produktivnost.

Kaj je “oblak”?

Ko govorimo o “oblaku”, imamo pogosto v mislih podatkovne oz. data centre. Gre za centralizirano lokacijo, kjer se nahaja računalniška in mrežna oprema za namen zbiranja, hranjenja, obdelave in distribucije večje količine podatkov.

Pred leti je data center lahko predstavljal en sam ogromen računalnik, danes pa gre za več povezanih strežnikov, ki omogočajo oddaljen dostop do podatkov, ki jih hranijo. Nahajajo se lahko v posebni sobi, v posebni zgradbi, ali pa celo v kompleksu večih povezanih zgradb.

“Strežnik je računalnik, ki zagotavlja izvajanje funkcionalnosti drugim programom in napravam, ti. odjemalcem. Strežniki najpogosteje nimajo zaslona, tipkovnice in ostalih spremljajočih naprav, ki smo jih sicer vajeni pri delu z računalniki.”

“Cloud” torej ne pomeni, da podatki niso hranjeni na računalnikih, pač pa le, da nekdo drug skrbi za strojno in programsko opremo na oddaljenih lokacijah in uporabnikom omogoča dostop do njih preko interneta.

Data center se morda sliši kot izredno suhoparna in nezanimiva zadeva, a so kljub temu pomemben in nepogrešljiv del našega vsakdana. Zagotavljajo nam namreč najrazličnejše storitve, od gostovanj spletnih strani, elektronske pošte, hranjenja podatkov v oblaku, družbenih omrežij, ipd.

Slabosti oblaka

  • Vprašanje lokacije podatkov in varnost: Ljudje smo navajeni, da stvari z največjo vrednostjo hranimo ob sebi. Ne zaupamo, da bi kdo drug lahko tako dobro skrbel zanje, kot lahko mi. Marsikdo na primer še vedno doma hrani večje količine denarja, ker ne zaupa bankam, da bi lahko za ta denar bolje poskrbele.
  • Odvisnost od internetne povezave: Za dostop do podatkov v oblaku uporabnik potrebuje internet. Če povezave nima, to pomeni, da ne more dostopati do svojih podatkov.
  • Odvisnost od ponudnika storitev: Ponudnik oblaka lahko naleti na težave in uporabnik ima lahko posledično omejen dostop do podatkov. Ali pa ponudnik iz takega ali drugačnega razloga preneha obstajati – kaj se s podatki naredi v tem primeru?

Prednosti oblaka

  • Nižji stroški: V primerjavi s hrambo na lastni lokaciji, je odločitev za oblak bistveno ugodnejša, saj odpadejo vsi stroški povezani z nakupom in vzdrževanjem lastnih strežnikov in ostale opreme.
  • Varnost: Ponudniki storitev v oblaku so zavezani bistveno strožjim kriterijem in standardom za hrambo in varnost podatkov kot povprečno podjetje, ki jih hrani na lastni lokaciji. Strežniki so redno vzdrževani in stojijo v posebnih prostorih in zgradbah, kjer so zavarovani pred vsemi vrstami naravnih nesreč, dostop do njih pa je sledljiv in omogočen zgolj pooblaščenim osebam.
  • Dostopnost kjerkoli in kadarkoli: Čeprav je pogoj za dostop delujoča internetna povezava, v praksi to ne pomeni ovire. Pomislite – kdaj ste nazadnje za več kot uro ostali brez interneta? Danes vsi telekomunikacijski ponudniki zagotavljajo praktično nemoten dostop vse dni v letu.
  • Višja fleksibilnost: V primeru odločitve za nakup lastne opreme gre za investicijo, ki se bo vračala dlje časa in podjetje je v tem času “vezano” na sprejeto odločitev. Pri uporabi spletnih rešitev pa gre najpogosteje za poslovni model najema – podjetje torej zakupi uporabo določenih storitev za dogovorjeno časovno obdobje, pri tem pa ni dolgoročno pogodbeno vezano in se lahko kadarkoli odloči za drugega ponudnika.
  • Avtomatske nadgradnje: Ponudniki spletnih rešitev ažurno in sproti posodabljajo svojo ponudbo. Posodobitve se izvedejo samodejno na centralnem strežniku in uporabniki s tem nimajo nobenega dela – ko bodo naslednjič uporabljali rešitev, bo ta v svoji najnovejši različici. Gre za veliko elegantnejšo rešitev kot ročna namestitev nadgradenj na lastnih strežnikih in/ali računalnikih.
  • Neodvisnost od operacijskega sistema: Ker se do rešitev v oblaku najpogosteje dostopa kar preko spletnega brskalnika, to pomeni, da uporabnik ni vezan na uporabo določenega operacijskega sistema. Večina spletnih rešitev deluje tako na Windows, kot tudi Mac OS X in Linux platformah. Hkrati pa so dostopne tudi preko vseh različnih brskalnikov – od Windowsovega Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, pa do Safari in Opera.

Kdaj je pametnejša odločitev za nakup?

Če ste veliko podjetje z relativno visokim proračunom in viri, ki so namenjeni nakupu in vzdrževanju rešitve

Čeprav pogosto pomislimo le na denarne vire, pa so na dolgi rok še pomembnejši človeški viri – imate v organizaciji zaposlenega človeka, strokovnjaka, ki bo vzdrževal potrebno infrastrukturo, skrbel za varnost, nadgradnje, ipd.

Če znate opredeliti zahteve, potrebne integracije, specifike in izjeme

V primeru nakupa boste na izbrano rešitev bolj vezani – nakup namreč prinaša večje začetne stroške, zato je malo verjetno, da bi bili pripravljeni v kratkem rešitev zamenjati in se ponovno soočiti s podobnimi stroški namestitve druge rešitve. Pomembno je, da še pred samim začetkom implementacije dobro poznate vse svoje poslovne procese in jih znate predstaviti ponudniku, ki bo po potrebi prilagodil rešitev vašim specifičnim potrebam.

Imate oz. lahko zaposlite strokovnjaka, ki bo skrbel za rešitev

Nakup bo najverjetneje boljša odločitev, če ponudnikom na trgu programskih rešitev ne zaupate najbolj. Varnost podatkov bo tako povsem v vaši domeni in tudi, če prodajalec rešitve propade, to ne bo bistveno vplivalo na vaše poslovanje. Morda lahko celo zaposlite katerega od njihovih programerjev, ki bo še naprej skrbel za razvoj in prilagoditve…

Kdaj zmaga najem?

Če ste manjše podjetje, vam bo bolj odgovarjal model najema

Manjša podjetja imajo ponavadi bolj omejene vire (tako denarne, kot tudi časovne in človeške), zato se po tehtnem premisleku pogosteje odločajo za spletne rešitve. Ker njihova uporaba ne predstavlja velikih začetnih stroškov, si jih manjša podjetja veliko lažje privoščijo in hitreje lahko začnejo z delom. Spletne rešitve so precej bolj skalabilne, kar pomeni, da bodo lahko pokrile vse zahteve podjetja tudi v primeru, da to hitro poveča svoj obseg poslovanja.

Če vam je pomembna mobilnost in delo iz večih naprav

Danes je kar 56 % elektronskih sporočil odprtih na mobilnih napravah. Pogosto pa se s tem mobilnost tudi konča – če bi direktor na službeni poti želel podatek o znesku zapadlih terjatev, bo do te informacije najhitreje prišel tako, da bo poklical svojo računovodkinjo. Z rešitvami v oblaku pa so vsi podatki vedno na voljo, ne glede na lokacijo in napravo, s katere želimo do njih dostopati. V 21. stoletju to ni več luksuz, ampak pogoj za pravočasne in pravilne poslovne odločitve.

Ponudniki rešitev v oblaku lahko bolje poskrbijo za varnost podatkov

Primeri, ko je bila ogrožena varnost podatkov v oblaku so redki, a izredno odmevni. A na argument varnosti lahko pogledamo tudi iz drugega zornega kota. Dejstvo, da za varnost skrbi ponudnik aplikacije je za marsikatero podjetje dobra novica. Ne le, da se s tem razbremeni obilice dela z zagotavljanjem varnosti – ponudnik spletne rešitve bo nedvomno lahko zagotovil večjo varnost podatkov, kot povprečno podjetje na trgu. Varnost je eno glavnih področij poslovanja za tovrstne ponudnike in ji namenijo ogromno časa in virov. Ne morejo si namreč privoščiti spodrsljaja, saj bi že ena sama napaka lahko pomenila izgubo zaupanja strank in s tem propad njihovega podjetja.

Na kaj torej pomisliti pred odločitvijo?

Na kaj je torej treba pomisliti oz. katere kriterije lahko uporabite pri primerjavi spletnih in tradicionalnih rešitev? Predlagamo nekaj vprašanj, ki si jih zastavite, preden sprejmete odločitev.

  • Kako hitro rešitev potrebujete? Če imate čas in proračun (in potrebo po številnih integracijah) je morda bolj primerna tradicionalna rešitev. Če rešitev potrebujete hitro in ne želite, da predstavlja zajeten strošek v vaši bilanci, potem se odločite za najem rešitve v oblaku.
  • Koliko prilagoditev rešitve boste potrebovali? Če vam ni problem financirati prilagoditev, integracij in vzdrževanja rešitve, potem je morda odločitev za tradicionalno rešitev boljša. A prilagoditve so možne tudi pri spletnih aplikacijah – če imate tovrstne zahteve, možnosti preverite pri ponudniku. Zavedajte pa se, da rešitve v oblaku združujejo najboljše prakse številnih najbolj uspešnih podjetij, zato njihova uporaba lahko pozitivno vpliva tudi na optimatizacijo vaših poslovnih procesov.
  • Kako pogosto nastopi potreba, da do podatkov dostopate od doma oz. ko niste v pisarni? Če se s tem ne srečujete pogosto, potem to ni razlog, da bi se odločili za spletno rešitev.
  • Kako pomembno je za vas vprašanje varnosti? Kakšen nivo varnosti podatkov lahko zagotovite sami? Lahko ustrežete vsem predpisanim standardom? Standarde sploh poznate? Redno spremljate spremembe?
  • Kakšen obseg dela oz. rast podjetja pričakujete? Ali rešitev kupujete za trenutno situacijo, ali pa želite dovolj “prožen” sistem tudi v primeru, da podvojite število strank in/ali zaposlenih? V prvem primeru bo povsem primerna ena od tradicionalnih rešitev, če pričakujete oz. upate na rast, pa bo bolj na mestu odločitev za spletno aplikacijo.

Večina ponudnikov rešitev v oblaku nudi brezplačen preizkus, kar še dodatno zniža tveganje odločitve za menjavo obstoječega programa (poleg tega, da imajo tudi bistveno nižje začetne stroške). AccoutingBox lahko 30 dni brez obveznosti preizkusite na tej povezavi.

Brezplačno preizkusite AccountingBox

Zadnje čase velikokrat slišimo, da je poslovanje v oblaku prihodnost, ki nam jo prinaša nova tehnologija. Z oblakom se srečamo vsakič, ko prejmemo davčno potrjen račun, ko se povežemo s Facebook računom ali pa ko pregledamo svojo Gmail pošto.

Prenesite dokument