Kateri program za vodenje poslovanja izbrati?

Dve napaki, ki sta dražji od napačnega ponudnika

Odločitev glede tako pomembne stvari, kot je program za vodenje poslovanja, ni enostavna. Ima konkreten vpliv na vaš posel – rešitev vam lahko pomaga pri optimizaciji, učinkovitejšemu delu in zniževanju stroškov; lahko pa postane breme, ki vas omejuje in skriva pomembne informacije.

Pretiravanje: Veliko programov ponuja ogromno funkcionalnosti, ki so za večino podjetij nepotrebne. Ne ujemite se v past razmišljanja “več je bolje”, če večine stvari nikoli ne boste uporabljali. Vsaka funkcija programa ima namreč svojo ceno, ki se odraža v kompleksnosti uporabe, hitrosti delovanja in strošku.

Podcenjevanje: V želji čim nižjih stroškov poslovnega programa marsikatero podjetje izbere program, ki rešuje le področje, ki ga trenutno poskušajo optimizirati. Izberejo super program za izdajo računov, potne naloge pa še vedno pišejo na roko, zaloge vodijo v Excelih, prejete račune pa zbirajo v škatli, ki jo potem vsak mesec nesejo računovodji. Ustvarjajo nepovezane otočke podatkov, ki jih na koncu stanejo veliko več, kot so pričakovali – tako v času in energiji, kot tudi v posrednih stroških.

Ali program za izdajanje računov sploh potrebujete?

Nekaj več kot 5 % uporabnikov, ki se registrira za preizkus AccountingBox, to stori zato, ker so želeli izdati samo en dokument. Najpogosteje e-račun ali potni nalog.

Ampak v tem primeru posebnega programa v resnici ne potrebujete. Portal UJPeRačun je brezplačen in omogoča pošiljanje e-računov proračunskim uporabnikom. Pošljete lahko do 100 računov letno. Ali to priporočamo? Ne, ob izdaji takšne količine računov se vam bolj splača vložiti v program, ki vam bo poenostavil celoten proces. Če pa imate le nekaj e-računov letno, je UJPeRačun sprejemljiva rešitev.

Problem niso e-računi in potni nalogi, ampak vse ostalo

Nasploh smo trdno prepričani, da Microsoft Word in/ali Excel nista primerni orodji za izdajo računov – ne glede na to, koliko jih je.

Če torej izdate le nekaj računov letno, če podatke vpisujete na večih mestih ali če za informacijo o poslovanju (npr. odprtih obveznostih, dolžnikih, ipd.) ne morete čakati računovodstva – v tem primeru priporočamo, da najdete ustrezen program.

Nekatera podjetja programa za vodenje poslovanja ne uporabljajo z argumentom, da vse za njih postori računovodski servis. Za njih izdajajo in plačujejo račune, pripravljajo potne naloge, ipd. Čeprav se zdi priročna rešitev, pa to ni priporočena poslovna praksa. Računovodski servisi že brez tega prevzemajo veliko odgovornosti, s tem dodatkom pa se odpira tudi nekaj konflikta interesov.

Katere pogoje mora izpolniti vsak računovodski program?

Hitro nas zapeljejo različni bombončki, ki jih poudarjajo ponudniki – pripravljanje ponudb, upravljanje strank, aplikacija za mobilni telefon.

Še pred tem pa se moramo prepričati, da bo naš novi program izpolnjeval vsaj 4 ključne pogoje.

Zakonska skladnost

Izdani računi morajo vključevati vse obvezne sestavine. Če poslujete z gotovino, mora račune avtomatsko davčno potrditi pri FURS. Omogočati mora izdajo e-računov (s 1. 1. 2028 je to obvezna oblika za izmenjavo računov med podjetji).

Varnost podatkov

Podatki o poslovanju so namreč občutljive narave, zato jih ne smete zaupati vsakomur. Ukrepi, kot so varnostne kopije, omejitve dostopa, revizijska sled, enkripcija in dvostopenjska avtentikacija so danes standardi rešitev za vodenje poslovanja.

Ne le vhod, tudi izhod

Ob izbiri programa se večina ukvarja z vprašanjem, kako svoje podatke spraviti v nov sistem. Ali omogoča uvoze, v kakšni obliki morajo biti podatki, ipd. Vsaj tako pomembno pa je tudi vprašanje morebitne prekinitve sodelovanja – kakšni so pogoji in postopek v tem primeru, kako enostavno lahko podatke izvozite iz sistema?

Dostop za računovodski servis

Ena glavnih prednosti spletnih rešitev je v tem, da podjetnik in računovodja delata na isti bazi podatkov – brez nepotrebnega dvojnega vnašanja. Če torej obe strani uporabljata isto rešitev, to pomeni bistveno hitrejše knjiženje, posledično pa bolj ažurne informacije in analize, ki vam bodo omogočale sprejemanje boljših poslovnih odločitev.

Kakšen je profil vašega podjetja?

Razmisliti velja o najbolj smiselnem načinu ločevanja podjetij med seboj.

Sama velikost podjetja ne pove veliko, saj imata samostojni podjetnik in podjetje s sto zaposlenimi, ki prodajata na spletu, bolj podobne procese kot samostojni podjetnik pleskar in samostojni podjetnik programer.

Zato se najbolj smiselna ločnica zdi glede na tip dela. Na podlagi tega smo opredelili štiri različne profile, ki se med seboj le minimalno prekrivajo.

Delo po naročilu

V to skupino se uvrščate, če delate projektno oz. je vsak vaš račun drugačen – drugačen obseg ur, druga storitev, ipd. To ste svetovalci, obrtniki, pa tudi agencije, prevozniki, …

Funkcionalnosti, ki jih potrebujete vključujejo: predračuni in ponudbe, izdaja računov, evidenca prejetih dokumentov, pregled plačil.

Ponavljajoče zaračunavanje

Vključuje podjetja, ki na določeno časovno obdobje enak račun izdajate istim strankam. Naročnine, licence, vzdrževalne pogodbe, najemi, ipd.

Funkcionalnosti, ki jih potrebujete vključujejo: izdaja računov (periodično fakturiranje), direktne bremenitve (t.i. trajnik), opomini in spremljanje neplačnikov. Ponudb in predračunov ne potrebujete, saj gre za pričakovane in ponavljajoče zneske.

Blago

Sem sodite, če je vaše poslovanje povezano z zalogo. Količina, ki se povečuje z nabavo in zmanjšuje z izdanimi računi. Trgovine in spletna prodaja, veleprodaja, ipd.

Potrebujete: blagovno poslovanje, povezava s spletno trgovino, če poslujete z gotovino tudi davčna blagajna.

Panoga s posebnimi pravili

Če vaše poslovanje v veliki meri določajo regulative in standardi, ali pa je vaš delovni proces drugačen od večine ostalih industrij, potem najverjetneje potrebujete specializirano rešitev. Zdravstvo, proizvodnja z rezervacijo virov, napredna skladiščna logistika, kompleksno projektno vodenje, ipd.

Dodatne zahteve, ki lahko veljajo za vse profile:

• Zaposleni delajo na terenu? Potrebovali boste tudi potne naloge.
• Plačilo na mestu prodaje (gotovina)? Potrebujete davčno blagajno.
• Računovodstvo vodite sami? Glavna knjiga, DDV evidence, plače, poročila za državo.

Kako veste, da bo izbrani program ustrezen tudi čez pet let?

Nekatere odločitve je težko spremeniti

Izberite program, ki je dovolj fleksibilen in zmogljiv, da bo primeren tudi za podjetje, ki boste čez 3 oz. 5 let.

Glede na vaš profil je menjava sistema lahko relativno enostaven, ali pa drag in zamuden proces. V vsakem primeru praksa kaže, da podjetja z razmislekom (in odločitvijo) o menjavi odlašajo predolgo, kar vodi v neučinkovito delo.

Bodite pozorni na signale, da vas obstoječi program ovira pri delu. In izberite rešitev za podjetje, ki boste postali.

Vprašanja, ki vam lahko pomagajo pri razmisleku

Le 3 vprašanja so dovolj, da najdete ključna področja, na katere morate biti pozorni.

1. Kakšno rast načrtujete? Število zaposlenih, nove poslovne enote, drugačne zahteve po poročanju državi,
2. Boste spremenili svojo ponudbo? Npr. jo razširili z novimi izdelki, prodajo po spletu ali na terenu, ipd.
3. Ali so obeta vstop na nove trge? Poslovanje s tujino pomeni druge valute, davke, jezike računov, ipd.

Tudi v tem članku smo zbrali nekaj nasvetov in področij, na katere morate biti pozorni pri menjavi programske opreme.

Prilagodljivost deluje v obe smeri

Ko večina ponudnikov govori o “prilagodljivosti”, imajo v mislih širitev poslovanja in rast.

Govora je o dodajanju uporabnikov, modulov, funkcionalnosti in poslovnih enot. Nepričakovane spremembe na trgu pa pokažejo, da je pomembna tudi prilagodljivost ob zmanjšanju obsega poslovanja. Izkušnja z epidemijo je le eden od primerov, ki se nas je vseh dotaknil. Povpraševanja lahko hitro presahnejo, stroški programa pa ostanejo enaki. Če je cena poslovnega programa vezana na funkcionalnosti, ki jih potrebujete ne glede na to, ali izdate 10 ali 10.000 računov, potem morda vseeno niso tako prilagodljivi, kot obljubljajo ponudniki.

V tem primeru je najbolj ustrezna rešitev, ki se obračuna glede na obseg porabe (npr. število prejetih in/ali izdanih računov, ter ostalih dokumentov, ki jih ustvarite pri poslovanju).

Koliko vas bo poslovni program v resnici stal?

Cena je podatek, ki ga najlaže primerjate med ponudniki. In zato tudi najbolj zavajajoč.

Znesek, ki ga boste plačali, je morda drugačen od tistega, ki je naveden v ceniku na spletni strani. Nekateri stroški so namreč bolj, drugi pa manj vidni.

Ločimo lahko vsaj naslednje kategorije:

• plačilo licence, ki ga poravnate takoj ob nakupu,
• stroški implementacije in šolanja uporabnikov,
• mesečni strošek uporabe rešitve,
• strošek podpore uporabnikom in vzdrževanja programa,
• cena časa za delo, ki ga program ne opravi namesto vas.

Vse te alineje lahko pretvorite v konkretna vprašanja za ponudnike. V mislih se sprehodite skozi celoten proces: Na primer: Koliko stane prenos oziroma uvoz podatkov v novo rešitev? Ali je podpora uporabnikom (po telefonu ali e-pošti) sploh na voljo, je vključena v ceno oz. kako se obračunava?

Ceniki na spletnih straneh naj služijo kot okvirna informacija; pred končno odločitvijo v vsakem primeru stopite v stik s ponudnikom. Na ta način boste tudi lahko ocenili, če imate ustrezno kemijo in če si predstavljate dolgoročno sodelovanje z njimi.

Pomemben del stroška, ki ga boste imeli s poslovnim programom, je vezan na njegovo tehnologijo (npr. plačilo licence za uporabo, plačljive posodobitve in nadgradnje, ipd.). O tem smo že pisali v prispevku s primerjavo nameščenih in spletnih poslovnih rešitev.

Hitro boste prišli do zaključka, da najcenejši program ni nujno tudi najugodnejši. Zastarela tehnologija in manjkajoče funkcionalnosti pomenijo, da boste številna opravila še vedno morali opravljati sami, namesto, da bi jih za vas opravil poslovni program – in ta čas stane.

Strošek napačne izbire torej ni le denar, ampak upad produktivnosti pri vsakdanjem delu.

Do končne številke torej ne pridete s cenika. Dosti bližje pa boste, če se s ponudniki dobite na sestankih in predstavitvah, kjer razložite svoje potrebe, nato pa tudi sami stestirate rešitev.

5 nasvetov za učinkovit test programske opreme pred izbiro

Kakšni so vaši cilji testa programske opreme?

Končni cilj preizkusa je seveda ugotoviti, če je rešitev ustrezna za vaše potrebe, ali za njo stoji sposobna in odzivna ekipa, ter ali se boste za nakup odločili.

Prvi korak v tej smeri je, da opredelite nekaj kriterijev in na podlagi tega tudi konkretnih funkcionalnosti ali procesov, ki bi jih želeli preizkusiti. Kaj torej želite testirati in zakaj ste se registrirali za brezplačni preizkus?

Začnite s seznamom 3-5 največjih težav, ki jih imate s trenutno rešitvijo oz. v poslovnem procesu. Ali porabljate preveč časa za izdajo računov? Vas moti počasnost sistema? Se izgubljate v zapletenih menijih? Preverite, kako to rešuje program, ki ga testirate.

Šele nato pa se posvetite dodatnim funkcionalnostim, ki vam bodo poenostavili življenje – te so predvsem dobrodošel bonus.

Začnite z enostavnim

Če želite poenostaviti izdajo računov v vašem podjetju, potem test začnite s tem.

Morda ste po prijavi v AccountingBox videli, da omogoča ogromno zadev (in res jih), ampak za začetek se osredotočite na del, ki vam najbolj koristi.

Npr. izdaja računa:

Ne pa se pri tem tudi ustaviti. Tovrstne rešitve lahko pokrijejo marsikatero potrebo, zato jih dodobra raziščite. Nima namreč smisla, da bi uporabljali (in plačevali) več programov, ki delajo isto stvar. AccountingBox je lahko vaša rešitev za vodenje zalog, potne naloge, davčno blagajno in še mnogo več.

30 dnevni preizkus si lahko razdelite v tri dele:

• prvih 7 dni za test osnovnega delovanja programa,
• dnevi 8 – 21 za napredne funkcije,
• zadnjih 7 dni preizkusa za neposredno primerjavo konkurenčnih rešitev in končno odločitev.

K testu pristopite resno

Le z dejansko uporabo boste dobili pravo predstavo o delovanju rešitve. To pomeni, da pri testu vnašate realne podatke iz resničnih primerov, pošljete resnične račune resničnim strankam.

1. Vnesite prvo stranko.
2. Dodajte šifrant storitev ali artikel.
3. Prilagodite izgled izdanega računa.
4. Izdajte račun.

Kaj vam je pomembno pri delu s programom? Preverite scenarije iz resničnega življenja – npr. testirajte dostop iz različnih lokacij.

Kako odziven je sistem? Kako pogosto ga ponudnik posodablja, vzdržuje in razvija? Kako dosegljiv je in ali prihaja do izpadov delovanja?

Seznanite se s cenikom

Kakšna je cena rešitve? Kako se primerja s trenutnim stroškom in kaj več (ali manj) dobite za ta denar?

In predvsem – ali je cenik sploh razumljiv in transparenten? Znate iz modulov in paketov sestaviti znesek, ki bi ga lahko pričakovali na svojem računu? Ali pa za to potrebujete pomoč svetovalca?

Za AccountingBox smo poskušali poslovni model oblikovati na način, ki je najbolj pošten. Funkcionalnosti ne pogojujemo s paketi na način “Če bi želeli tudi potne naloge, pa morate izbrati napredni paket.”

Pač pa so vse funkcije in moduli na voljo v vseh paketih, razlikujejo se zgolj po obsegu uporabe oz. številu dokumentov. Ko vaše podjetje zraste in npr. izdaja več računov, si lažje privošči plačilo obsežnejšega paketa. Tovrsten pristop se nam zdi veliko bolj dostopen, kot da bi za želene funkcionalnosti morali plačevati najdražji paket že takoj na začetku poslovanja, ko iščete prve stranke. “Plačaj kolikor uporabljaš” se zdi najbolj pošten princip.

Pomembnost dobre podpore uporabnikom

Vprašajte, kar vas zanima. Testno obdobje je odlična priložnost, da preverite tehnično podporo uporabnikom.

Nekateri ponudniki imajo na voljo pisna navodila, drugi ključne procese prikažejo tudi v kratkih video navodilih. Nekateri nudijo podporo po elektronski pošti, drugi tudi po telefonu. Nekateri pa nič od naštetega ne ponujajo zastonj …

Pri AccountingBox ste lahko mirni – brezplačno so vam na voljo video in pisna navodila, posnetki izobraževalnih delavnic za nove uporabnike, ter telefonska ali email podpora našega svetovalca.

Trije pomisleki, ki jih slišimo najpogosteje

“Ampak vsi programi so praktično enaki.”

Drži.

Izdajanje računa je pač izdajanje računa – to omogoča vsak program, ki je temu namenjen. A kot ponavadi se hudič skriva v podrobnostih.

Če želite račun tudi potrditi na FURS, določeni programi odpadejo. Če želite račun pripraviti na mobilnem telefonu, jih odpade še več.

Nekateri odpadejo tudi, če ne želite vedno znova ročno vpisovati enakih računov. Ali pa če morate račun izdati v tujino. Odpadejo, če želite rešitev, ki izgleda moderno (ne kot muzejski primerek programske opreme iz preloma tisočletja). In ogromno jih odpade, če se želite zanesti na kvalitetno in odzivno podporo uporabnikom.

Torej – da, vsi programi omogočajo izdajo računov. Težko pa bi rekli, da so “praktično enaki”.

“Računovodja mi bo povedal, kateri program naj uporabljam.”

In njihovo priporočilo je vsekakor smiselno pretehtati. Dobro poznajo vaše poslovanje in nenehno so v stiku z različnimi računovodskimi programi in razvijajočo tehnologijo.

Res pa je tudi, da večina računovodskih servisov dela z 1-2 programi in ni nujno, da podrobno poznajo trg ponudnikov poslovodnih programov. In njihovo delo bo lažje, če boste uporabljali isti program kot oni …

Poleg tega vaše poslovanje poznajo od točke, ko podatke prejmejo v svoj sistem. Ne vedo kako izgleda vaš operativen proces dela in kateri program bi bil iz tega vidika funkcionalnosti in delovne učinkovitosti najbolj primeren za vas.

Ponudnike v ožjem izboru preprosto vprašajte, ali z vašim servisom že sodelujejo.

“Zakaj bi verjeli nasvetom ponudnika poslovnega programa?”

Vprašanje na mestu, res kaže na konflikt interesov. Hkrati pa vsi, ki nas spremljajo in poznajo dlje časa, dobro vedo, da nimamo nikakršnih problemov s priporočanjem konkurence, kadar je to za uporabnika primernejše.

To lahko podkrepimo s konkretnimi podatki: ob pregledu 68 zavrnjenih ponudb iz zadnjih 2 let smo ugotovili, da to naredimo pri približno 25 % povpraševanjih, kjer se na koncu ne dogovorimo za sodelovanje.

S tovrstnimi vodiči želimo v prvi vrsti izobraziti podjetnike in jim pomagati pri sprejetju prave odločitve. Trdno verjamemo, da je informiran uporabnik najboljša stranka. In prepričani smo, da s koristnimi prispevki sporočamo, da vemo kaj delamo – tudi pri razvoju AccountingBox-a.

Kje začeti?

Kot smo zapisali na začetku, vprašanje “Kateri program je najboljši?” nima enoznačnega odgovora. Obstaja pa odgovor na “Kateri program je najboljši za moje podjetje?”

In sedaj tudi veste, kako ga najti.

Definirajte pogoje in lastnosti, glede katerih se niste pripravljeni pogajati. Vključujejo naj vsaj: zakonsko skladnost, varnost podatkov, možnost izvoza podatkov in dostop za računovodstvo.

Kakšen je profil vašega podjetja in kaj to pomeni za funkcionalnosti, ki jih od programa potrebujete?

Koliko vas bo uporaba programa stala – skupaj z uvedbo, vzdrževanjem in tehnično pomočjo uporabnikom?

Ko pridete do seznama 3 kandidatov, se lotite še preizkusa. Veseli bomo, če bo med njimi tudi AccountingBox in z veseljem vam pomagamo pri vseh vprašanjih.