Kako naj računovodja vodi sestanke s strankami?

Anže Računovodje

65 % vprašanih vodij pravi, da jim sestanki preprečujejo opravljanje dela. Kar 71 % pa se jih strinja, da so sestanki večinoma neučinkoviti in neproduktivni. (vir)

Res pa je tudi, da so sestanki nujno zlo poslovanja. In, če se jih torej ne moremo izogniti, je naša naloga, da jih vsaj optimiziramo.

Zakaj je nujno, da izboljšamo kvaliteto sestankov?

Vas obvestimo ob objavi svežega članka? Prijavite se na naše novice.

Slabi sestanki dobesedno ubijajo podjetje. Ustvarjajo nepotrebno delo, hkrati pa zahtevajo nove sestanke in še večjo porabo časa. Najpogosteje imajo (vsaj) eno od naslednjih lastnosti:

  • so prepogosti,
  • zgodijo se ob napačnem času,
  • so slabo vodeni.

Zavedati se je potrebno tudi, da sestanki stanejo. Čas je denar, sestanki pa so za čas prava črna luknja. Ste kdaj pomislili, koliko vas vsak sestanek stane? Ni težko: seštevek urnih postavk vsakega sodelujočega člana na sestanku pomnožite s trajanjem sestanka v urah. “Kratki sestanki” z več člani ekipe kar naenkrat niso več tako nedolžni…

Veščine, ki računovodji koristijo pri vodenju učinkovitih sestankov

Dobri sestanki se seveda ne zgodijo sami od sebe. Zahtevajo pripravo, predvsem pa nekaj ključnih sposobnosti oz. veščin tistega, ki sestanek vodi.

Predvsem v kontekstu srečanja računovodje z njegovo stranko je bistveno, da znate informacije predstaviti na razumljiv in jedrnat način. Pomembna je torej sposobnost učinkovite prezentacije podatkov.

Predpogoj dobrega sestanka je tudi primerna priprava. Oblikovanje agende je ključen korak, saj začrta potek srečanja in tematike, ki bodo prišle na vrsto tekom pogovora. V oblikovanje agende ne pozabite vključiti tudi stranke! Seznam opravil je hkrati tudi mehanizem, ki zagotavlja, da se sestanek ne odvije v nepričakovano smer in torej omogoča vodenje sestanka na način, da vsebinsko in časovno ne presežete začrtanih okvirov.

Pomembna veščina pa je tudi prepoznavanje ključnih poudarkov in zaključkov debate. Oblikovanje učinkovitega zapisnika s povzetkom bistvenih ugotovitev in dogovorjenih nalog je lahko razlika med uspešnim sestankom in nesmiselno porabo časa.

Čemu se na sestankih med podjetnikom in računovodjo izogniti in kaj spodbujati

Vprašanja, ki se jih na sestankih s podjetniki poskušajte izogniti

  • »Kako stoji naše podjetje?« Odgovor na to vprašanje mora poznati vsak podjetnik, brez da vpraša svojega računovodjo. Naloga računovodstva je, da podjetju omogoči dostop do ažurnih podatkov, spremljanje stanja pa je odgovornost podjetnika. Računovodja seveda lahko pomaga pri interpretaciji podatkov, ni pa računovodski servis tisti, ki na sestankih o situaciji obvešča podjetnika.
  • »Ali lahko nekoliko »prilagodimo« zakonska določila?« Odgovor mora vedno biti »ne«, brez izjem. Nobena od vaših strank ni vredna, da bi zanjo ogrozili svojo profesionalnost in ugled. Še več, podjetje lahko tovrstno ravnanje začne pričakovati in to lahko postane nova norma sodelovanja. Vsi vemo, da so računovodski izkazi izredno sledljivi in posledice tovrstnih uslug se lahko pokažejo tudi daleč v prihodnosti. »Računovodska optimizacija« je pričakovana (in del razloga, da podjetje sodeluje z vami), vendar mora biti jasno, kaj je pri tem (ne)sprejemljivo.
  • Preprečite prošnje za naloge, ki jih je mogoče avtomatizirati – ročni vnos prejetih računov, priprava posebnih poročil in izkazov, ipd. Obstajajo številna orodja, ki to omogočajo. Tako si boste prihranili čas za aktivnosti z večjo dodano vrednostjo (namig: pretipkavanje računov ne sodi v to skupino).

Vprašanja, ki jih na sestankih s strankami poskušajte spodbujati

  • Kakšne izkušnje imate na tem področju?” Vprašanje ponuja priložnost, da pokažete svoje znanje in poznavanje panoge. Svojo specializacijo pa lahko gradite tudi na druge načine, npr. s poznavanjem različnih programskih rešitev – tako svojim strankam priporočite najboljši program za njihovo situacijo.
  • Kako pogosto se lahko slišimo?” Pomembno je, da s strankami gradite odnos in vzpostavite določeno navezanost in utemeljite svojo vrednost oz. ceno. Določite frekvenco komunikacije in tematiko pogovorov (tudi glede na specifike, npr. katere ključne kazalnike uspeha (KPI) boste redno spremljali). Ker pa vemo, da so sestanki manj produktivna poraba časa, lahko marsikatero izmenjavo prenesete na spletne platforme. Ohranite sprotno in transparentno komunikacijo – na ta način se boste izognili (neprijetnim) presenečenjem.
  • Kaj bi vi storili, če bi bili na mojem mestu?” Vprašanje je ultimativni kompliment, ki kaže na zaupanje računovodji. Svetujte glede na svoje izkušnje in situacije, ki ste jih spoznali pri ostalih podjetjih oz. strankah. Katerim napakam se lahko izognejo? Računovodja lahko pomaga na različnih področjih, od investicij do kadrovanja. Je mentor, ki podjetniku omogoča večjo samozavest pri sprejemanju odločitev.

Nasveti za kvalitetne sestanke

Še pred sestankom naredite svojo domačo nalogo. Preglejte podatke, ki jih želite pogledati skupaj s stranko, določite potek sestanka in oblikujte agendo. Tako boste na samem sestanku izgubili bistveno manj časa.

Če se boste s stranko srečali v živo, za sestanek izberite lokacijo s čim manj (potencialnimi) motnjami. To najpogosteje pomeni, da se ne srečate v njihovi pisarni, kjer se bodo težje osredotočili na pogovor, saj jih bodo motili telefonski klici, zvoki elektronskih sporočil, kupi papirjev in sodelavci.

Med sestankom ostanite na začrtani poti. Ne dovolite prevelikih vsebinskih odklonov, saj bo to podaljšalo sestanek in onemogočilo, da bi se dotaknili vseh točk predvidene agende. Zabeležite aktualne teme, ki se jih boste lotili ob naslednji priložnosti oz. sestanku.

Ne ujemite se v navajanje številk. Cilj sestanka je pomoč stranki in interpretacija podatkov je za ta namen bistveno koristnejša od podatkov samih. Kot rečeno, pomembna je sposobnost predstavitve informacij na način, da jih bo podjetnik razumel in bil na podlagi tega sposoben sprejeti pravo poslovno odločitev.

Sestanek nato učinkovito zaključite. Imejte načrt, kako ga boste pripeljali do konca. Kakšna bo zaključna nota? Stranki bo najverjetneje v spominu ostal ta del sestanka, zato izkoristite priložnost za prikaz svoje strokovnosti in profesionalnosti. To pomeni, da stvari ne prepustite naključju, pač pa potek sami vodite v začrtani smeri.

Po sestanku stranki posredujte zapisnik – ključni sestavni deli so povzetek ugotovitev, dogovorjene naloge oz. naslednji koraki in roki za njihovo izvedbo.

Učite se iz preteklih sestankov. Kaj je stranka pogrešala, kaj je bilo dobro sprejeto, kje so priložnosti za izboljšave? Čemu morate posvetiti več pozornosti, katerih pojmov stranka ni razumela, kje je tudi vam zmanjkalo znanja za ustrezno razlago?

Tehnologija kot ključ za uspešno sodelovanje s strankami

Optimizacija poslovanja in avtomatizacija rutinskih opravil sprosti čas, kar omogoča ustrezno pripravo in osebno obravnavo posameznih strank.

Uporaba sodobnih programskih rešitev pomeni, da računovodja in podjetnik delata na isti bazi podatkov, tako da imata oba dostop do ažurnih informacij. Hkrati tovrstne rešitev vsebujejo tudi številne mehanizme, ki podjetnika spodbujajo k sprotni dostavi dokumentacije, kar odpravlja eno največjih tegob računovodstev (tj. neažurna dostava dokumentov in posledično lovljenje rokov).

Avtomatizirana prilagojena poročila odpravijo potrebo računovodskega servisa po pripravi posebnih izpisov na zahtevo stranke. Ta jih lahko dnevno prejme po elektronski pošti, ali pa se prijavi v svoj modul aplikacije in preveri najbolj relevantne poslovne kazalnike.

Konec 90. let prejšnjega stoletja je bil internet za povprečnega človeka novost. Danes je sestavni del praktično slehernega dela našega življenja – drugače komuniciramo, nakupujemo, iščemo informacije in poslujemo.

Spremenilo pa se je tudi področje računovodstva. V dokumentu A do Ž spletnega računovodstva raziskujemo 25 vplivov interneta na računovodski vsakdan in koristi, ki jih prinaša.

Brezplačni prenos dokumenta

Najnovejši prispevki