Kako določiti ceno računovodske storitve?

Če se ozremo čez mejo, lahko ugotovimo, da so očitno poslovnemu modelu, ki je zaračunaval porabljen čas, šteti dnevi. Raziskave trga v tujini so pokazale, da 58 % računovodskih servisov ocenjuje, da se jim s fiksnimi cenami povečuje ugled. V ZDA je imelo že leta 2012 kar 75 % računovodskih servisov fiksno ceno.

Vse več računovodskih servisov se odloča za zaračunavanje fiksne mesečne cene. Tudi pri nas.

Kako postaviti ceno računovodskih storitev?

Obstaja seveda več pristopov, posledično pa se tudi cene računovodskih storitev med servisi pošteno razlikujejo. Hiter pregled pogovorov na spletnih forumih ustvari jasno sliko ponudbe – na trgu ni konsenza glede najprimernejših cen (le, da so nekateri ponudniki neustrezno prepoceni).

V splošnem so najbolj razširjeni trije načini postavljanja cen računovodskih storitev:

• Variabilni: računovodstvo zaračuna svoje storitve glede na porabljene ure, število obdelanih dokumentov, število knjižb, ipd.
• Fiksni: cena se ne spreminja glede na število poslovnih dogodkov v določenem obdobju; stranka izbere vnaprej definiran paket storitve.
• Vrednostni: ni definiranega cenika, pač pa ceno računovodski servis določiti skupaj s stranko, glede na njihove potrebe.

Pomembnost poznavanja svojega poslovanja

Ne glede na to, ali strankam zaračunavate s fiksnim ali variabilnim zneskom, pomembno je, da veste, koliko časa traja vsako opravilo.

Koliko je vreden čas v računovodstvu?

Poraba časa določa uspešnost računovodskega servisa – neučinkovitost pomeni, da ne boste profitabilni. O nasvetih za računovodsko produktivnost smo že pisali, na tej povezavi boste našli nekaj koristnih in preverjenih nasvetov.

Za kakršnokoli informirano postavljanje cen (in pogajanje s strankami) morate najprej dobro poznati svoje poslovanje. Izhajate lahko iz plač zaposlenih. Če upoštevate vse bonuse in ostala izplačila – koliko je vredna ura računovodje v vašem podjetju? Na podlagi tega lahko ugotovite, koliko vas stane posamezno računovodsko opravilo. Koliko časa traja in kdo ga opravlja?

A tu se hitro pojavijo prve razpoke v logičnosti zaračunavanja po urah. Boljši računovodje kot ste, bolj izkušeni in hitrejši ste pri svojem delu… Za določena opravila tako porabite manj časa in v praksi to pomeni, da za bolj kvalitetno opravljeno storitev zaračunate manj. Kar pa se ne zdi ravno poštena menjava, ni res?

Kako povečati vrednost vašega časa?

Pozorni bodite na to, kdo kaj počne. Najbolje plačani zaposleni naj opravljajo dela, ki so čim bolj dobičkonosna … ne pa rutinskih zadev, ki ne zahtevajo njihovega znanja.

Obenem pa lahko tudi optimizirate in avtomatizirate procese, ki to omogočajo. Rutinska opravila strankam namreč ne predstavljajo visoke dodane vrednosti, zato tudi vam ne smejo jemati časa. Pretipkavanje prejetih računov je nedvomno ena od tovrstnih aktivnosti …

Določanje cene je zahtevna naloga

Postavljanje cene je eden najzahtevnejših delov poslovanja (poleg kadrovanja) in nikoli ni zares zaključen proces. Zahteva dobro poznavanje situacije in nenehno se morate prilagajati trgu, napredku, povpraševanjem, ipd.

Vsaka stranka predstavlja svojevrstno kombinacijo zahtev in pričakovanj. Zato je smiselno, da tudi cene postavljate za posamezno stranko, ne za računovodsko storitev.

Pogoj za to pa je, da ponujate storitve, ki imajo za različne stranke različno dodano vrednost. Če ponujate zgolj knjiženje, potem zaračunavanje po vrednosti nima smisla. A z vse večjo prisotnostjo umetne inteligence so v tem primeru na obzorju večji problemi, kot zgolj postavljanje cene …

Vrednost je pomembnejša od časa

Čeprav na področju cene po sami definiciji obstaja konflikt interesov (stranka želi čim več za čim nižjo ceno, ponudnik pa želi zaračunati čim višjo ceno za čim manj vložka), lahko ugotovimo, da s fiksnim cenovnim modelom obstajajo določene koristi za obe strani – stranke ob fiksnih stroških lažje planirajo svoje stroške, računovodski servis pa prihodke.

Še več, variabilni stroški imajo za posledico več zavrnjenih računov (“Kaj pa ste prejšnji mesec delali 10 ur?!”), kar pomeni izgubo časa (administracija, pogajanja) in denarja. Če svojo vrednost uspete predstaviti na pravi način, fiksna mesečna cena najpogosteje ne bo ovira. Zdi se čudno, ampak večina strank o tem niti ne razmišlja.

Stranka želi vedeti, da bo dobila vrednost za znesek, k ga plačuje. Računovodski servis pa mora dobiti dovolj visoko vsoto, da si omogoči obstoj in dobi poplačan vložek za trud in znanje. Pričakovanja je zato (v primeru zaračunavanja ur) treba vsak mesec znova upravičevati in argumentirati.

Od vodovodarjev do zdravnikov

Morda poznate zgodbo o gospodinji, ki je zaradi okvare vodovodne napeljave morala poklicati vodovodarja. Ta je situacijo na hitro pregledal, nekajkrat udaril po cevi in izstavil račun za 102 €. Stranka ni bila navdušena: “102 €?! Saj ste samo dvakrat udarili po cevi in vzelo vam je vsega 30 sekund!” Na kar je vodovodar odgovoril: “Tako je – 1 € za vsak udarec in 100 € za to ker vem, katero cev je bilo treba udariti.”

Podobno drag je lahko obisk pri zdravniku, čeprav sam pregled ne traja dolgo. Tudi vi morate razmišljati na tak način. Niste namreč le “štoparica”, ampak zbirka veščin, znanj in izkušenj, ki jih lahko ponudite.

Če boste torej ponudili dovolj vrednosti, se stranke bodo obremenjevale s tem, kako ste prišli do končne cene.

Kaj stranke zares zanima?

Zato se vprašajte, kakšno vrednost ima vaše delo za posel strank. Postavite se v njihovo vlogo – stranke seveda ne zanima, koliko časa boste porabili za njih; zanima jih končni rezultat in kvaliteta opravljene storitve (npr. urejena dokumentacija, informacije o poslovanju, nasveti, ipd.). Zavedajte se, da ne prodajate svojih ur, ampak vrednost za svoje stranke.

Vedeti želijo, da se na vas lahko zanesejo. Utemeljevanje cene se torej začne z ustrezno komunikacijo. Dobra odzivnost v svetu računovodenja pomeni čim hitrejše odzive, temeljite odgovore in doslednost (da vprašanj in prošenj ne spregledate).

Kot smo že omenili, vrednost računovodskega servisa poleg strokovnega znanja in veščin določa tudi produktivnost. Bolj učinkovit kot je računovodja, več strank lahko sprejme. Zato tudi povečana produktivnost (npr. z avtomatizacijo) spreminja vrednost časa v računovodstvu oz. povečuje vrednost servisa v celoti.

Pogovor o ceni

Marsikatero stranko na začetku pogovora oz. pogajanj najbolj zanima, koliko jo bo računovodstvo stalo na mesec. Računovodja se bo zato počutila zavezano, da poda okvirno ceno (ki pa pogosto temelji na oceni ur, ki jih bo za delo porabila) in to brez, da bi poznala strankine potrebe.

Lahko jih direktno vprašate kakšen način obračunavanja bi želeli: po številu porabljenih ur, ali v fiksnem znesku. Če bodo vztrajali pri urni postavki, je tudi to koristna informacija za vas – verjetno iščejo predvsem nizko ceno računovodstva. Razmislite, kako zvesta bo taka stranka, ko bo zasledila nižjo ponudbo …

Če je pristop do oblikovanja cene oseben, bo to postavilo tudi ton celotnega odnosa – več bo transparentnosti, avtentičnosti in zaupanja.

“Če vam uspemo pomagati pri X in dosežemo Y, kaj bi to za vas pomenilo in kakšen vpliv bi to imelo na vaše poslovanje?” Taka vprašanja zastavlja izredno malo računovodskih servisov. Stranko odvrnejo od razmišljanja o ceni in jih osredotoči na cilje ter vašo dodano vrednost.

Bi stranki upali obljubiti vsaj 1 nasvet na mesec, ki jim bo pomagal pri poslu in imel merljive koristi?

Osredotočite se na strankine želje

V pogovorih s potencialnimi strankami računovodje pogosto ne upajo navajati cen z dodatnimi (“nadstandardnimi”) storitvami, ker se bojijo nizkih ponudb konkurence. Bistvo pa je ravno v tem, da izpadete bolj kompetenten in impresiven računovodja od konkurentov.

Vsaka stranka ima svoje motive in pomembne so jim različne stvari. Nekomu bo ceno utemeljila razpoložljivost in hitra odzivnost na vprašanja, drugemu nasveti in usmeritve glede zanimivih aktualnih razpisov, tretjemu pa napredna finančna poročila …

Kaj potrebujejo, kakšna so njihova pričakovanja glede rokov in odzivnosti, kako si predstavljajo uspešno sodelovanje, ipd.?

Cena ne bo pomembna, če lahko dokažete svoj vpliv na strankin posel. (Tu se pokaže tudi vrednost referenčnih izjav in zgodb.) Kako stranka razume vašo vrednost? Poskušajte se postaviti v njihovo vlogo.

Ugotovili boste, da ima pogovor o strankinih željah številne koristi:

• uskladi pričakovanja obeh strani (kje je stranka zdaj in kje bi želela biti),
• stranki pomaga oceniti postale ponudnike (od katerih si večina ne bo vzela toliko časa, da bi spoznala njihov posel in specifično situacijo),
• sodelovanje lahko predstavite kot investicijo; če bi pogovor začeli s ceno, bi stranka vašo storitev razumela kot strošek – te pa si želijo znižati,
• spodbudi proaktivnost na obeh straneh,
• stranki pomaga sprejeti bolj informirano odločitev,
• ustvarja zaupanje in vzpostavi temelje za dolgoročen partnerski odnos, in
• tudi vam ponudi priložnost, da se za sodelovanje ne odločite.

Prvi sestanek naj bo bolj podoben intervjuju in pogovoru, kot pa predstavitvi. Prevzemite vlogo strokovnjaka in svetovalca, ne računovodje. Ko pogovor doseže točko, ko je diskusija o ceni na mestu, predlagamo, da stranki predstavite več različnih nivojev storitve. Tako bo stranka bolj fleksibilna in bo imela možnost izbire.

Določite lahko tudi kako (ne)formalna bo komunikacija, postavite okvire sodelovanja in proces, ki bo vodil do skupnega cilja. Ponudite lahko, da jih povežete s podobnimi strankami, da tudi iz prve roke preverijo njihovo zadovoljstvo.

Ponovimo: pomembno je izobraziti stranko, da vidi, kje jim dober računovodja lahko pomaga. Pokažite jim, kako bodo najlažje dosegli ROI (povračilo svoje investicije v vaše storitve). To je pomemben del ustvarjanja kvalitetne uporabniške izkušnje za vaše stranke.

Prednosti poslovnega modela zaračunavanja vrednosti

Za začetek – je bistveno bolj transparenten način sodelovanja, saj stranka vnaprej ve, koliko jih bo stalo računovodstvo vsak mesec. Brez presenečenj na računu.

Tovrsten način sodelovanja gradi na vrednosti, ki jo ponudite. Zmanjšuje povezanost časa in prihodkov za vaš računovodski servis. Vsak delovnik ima 8 ur (in kakšno naduro), več kot toliko jih ne morate zaračunati. Če račun stranki temelji na porabljenem času, si torej si nehote postavljate zgornjo mejo zaslužka vašega računovodksega servisa.

Poleg tega zaračunavanje po porabljenem času in/ali knjižbah vzpostavlja transakcijski odnos s stranko; stranka se bo za vsak pogovor spraševala, če bo dobila račun. Zato manj sprašuje, kar pa posledično pomeni slabši pretok informacij. Posledično imate več dela tudi vi, saj morate nenehno štopati porabljen čas (in ga potem konec meseca tudi argumentirati).

Koraki do uvedbe zaračunavanja dodane vrednosti

1. Raziskava: Spoznajte se s trgom. Kako zaračunavajo drugi? Kaj pri tem stranke najbolj moti? Pogovorite se s strokovnjaki in računovodskimi kolegi. Katere druge panoge zaračunavajo na ta način in katere dobre prakse lahko prenesete v računovodstvo?
2. Načrt: Kaj želite doseči? Postavite si cilje, namero skomunicirajte z ekipo, razmislite katerim strankam bi prvim predstavili nove cene (namig: najlažje je začeti z novimi strankami).
3. Definirajte svoje storitve: Oblikujte seznam storitev, ki jih ponujate. Kakšen je minimalni nabor storitev, ki jih stranka lahko vzame? Kako lahko nadgradite to ponudbo? Lahko oblikujete vsaj 3 pakete za stranke (po sistemu “dobro – boljše – najboljše”)? Kako boste na karseda privlačen način te opcije predstavili strankam?
4. Določite začetne cene: Koliko stroškov vam vsaka od ponujenih storitev predstavlja (npr. časa)? Določanje cene za stranke pogosto vključuje nekaj pogajanj, zato morate vnaprej vedeti, za kakšno ceno ste še pripravljeni delati. Cene stestirajte v praksi (oz. pripravite vsaj simulacije). Zaračunavanje po vrednosti zahteva več dela v začetku odnosa, stranko morate dobro spoznati. Definirani paketi storitev so zato lahko dobro izhodišče, sploh pri začetnem prehodu.
5. Spremente cenik: Zavedajte se svojega cilja. Spremembe so težke in pripravljeni morate biti na vprašanja strank – vnaprej morate poznati možne ugovore in se na njih pripraviti z argumenti in razlagami. V ekipi morate biti glede novega cenika enotni, sicer boste težko suvereni v komunikaciji s strankami.
6. Pogovorite se s strankami: Navežite se na njihove cilje in predstavite vrednost, ki jo dobijo s sodelovanjem. Postavite več cen za vsako stranko, sami pa naj (ob vaših priporočilih) izberejo nivo storitve, ki si jo želijo. Na novo definirajte pričakovanja in način sodelovanja (roke, kanale komunikacije, ipd.). Čim več naj govorijo o svojem poslu, kakšne imajo izzive, kaj jih moti, ipd. Tako boste najbolje ocenili obseg sodelovanja in nivo storitve, ki bi bil za njih najbolj primeren.
7. Preglejte, sprejmite lekcije in prilagodite: Kaj pri novem načinu deluje? Kaj ne? Nenehno izboljšujte in prilagajajte ponudbo. Postavljanje cene je eksperimentalen in kreativen proces – tak mora biti, kadar imajo stranke različne izzive in potrebujejo različne ravni vaše storitve. Veliko se boste naučili iz prakse: ali nagovarjate prave stranke, na kakšen način jim najlažje predstavite dodano vrednost, ipd.

Pomembnosti izbire strank

Pritiski na ceno niso razlog, ampak posledica – računovodski servisi namreč pogosto premalo pozornosti namenjajo trženju, da bi svojo vrednost lahko komunicirali še preden prejmejo strankino povpraševanje. Takrat je načeloma že prepozno, saj to najpogosteje pomeni, da ima stranka na mizi že več ponudb in le še primerja cene. 

Seveda nekatere stranke iščejo zgolj najcenejšo ponudbo na trgu. Vaša odločitev pa je, ali njihove zahteve sprejmete. Kaj take stranke na dolgi rok prinesejo vašemu podjetju? 

S selekcijo strank lahko pridete do tega, da delate manj in imate več prostega časa, hkrati pa opravljate delo, ki vam je dejansko zanimivo. Denar pri tem ne bo več prva misel. Dobro se je zavedati tudi, da boste višjo ceno dosegali v panogi, za katero ste specializirani.

V ta namen smo pripravili kratek vodič, ki vam bo pomagal pri izbiri pravih strank.

Kaj narediti, če dogovorjena cena ni več poštena?

Vsekakor pa morate občasno razmisliti, če postavljena cena še vedno odraža realno stanje sodelovanja. Odraža vrednost, ki jo prinašate podjetju? Morda boste ugotovili, da bi bil na mestu dvig cene – to je razumljivo težak korak. Nekaj nasvetov za ta korak smo zbrali tukaj.

Tudi večji poudarek na trženje vaših storitev je lahko ustrezen odziv na povečan pritisk na cene. Nekaj predlogov boste našli tukaj, skupaj s komentarjem glede nižanja cene.