Se izdaja računov z orodji Word ali Excel izplača?

Word in Excel vsi poznamo in vsem sta nam domača – in ravno to je najpogostejši razlog, da sta tudi avtomatična odločitev za večino podjetnikov, ki želijo izdati račun, poslati dopis, voditi bazo svojih strank in beležiti dogovore z njimi.

A ker to omogočata, to še ne pomeni, da sta za ta namen tudi najprimernejši orodji. Pogosto velja prav nasprotno. Obe orodji bi namreč lahko povzeli z opisom “z njima je mogoče narediti vse, ampak nič odlično”.

V svoji navdušenosti nad tem “kaj vse se lahko z njima naredi”, pogosto ne opazimo, koliko časa nam za to delo porabita. Kar je nenazadnje logično, saj orodji nista optimizirani za vse naloge, ki jim jih naprtimo. Švicarski nož je super, a strinjamo se, da za podiranje dreves, operacije slepiča in popolno narezan pršut pač ni najboljše orodje.

Največje pomanjkljivosti pri uporabi orodij Word in Excel za izdajo računov

Pošljete račun z napako

Kako izgleda proces izdaje računa v Wordu? Na računalniku poiščete zadnji račun, mu popravite nekaj detajlov, kliknete “Shrani kot…” in izberete kam bi ga želeli shraniti, nato pa ga pošljete stranki.

Kaj pa se zgodi, če ste določen podatek pozabili popraviti? Datum, številko računa, dimenzijo izdelka, naziv stranke, morda celo ceno? Vsako napako se da popraviti, a to je čas, ki ga dobesedno vržete stran. Do tega namreč ne bi prišlo, če bi uporabljali primernejšo rešitev za izdajo računov.

Izgubite dokument

Izguba dokumenta v primeru dela z Word in Excel datotekami ni vprašanje “če”, ampak “kdaj”. Vsi smo prepričani, da je naš sistem poimenovanja datotek in shranjevanja na skupni disk odporen za vse vrste napak. Dokler do njih ne pride in dokument se (z napako v imenu) izgubi v neznani mapi. Ali pa odpove kar celoten disk…

Več ljudi, kot je v stiku z dokumenti, hitreje bo do tega prišlo. Morda ste ga že poslali stranki, in ga lahko najdete med poslanimi sporočili v elektronski pošti? Mogoče, ampak na ta način boste težko kogarkoli prepričali, da imate “dokumentacijo pod kontrolo”.

Nezanesljiva poročila

Excel najpogosteje ni povezan z drugimi podpornimi sistemi in tako zahteva ročen vnos podatkov. Kadarkoli jih vpisujete ročno, je to priložnost, da pride do napak. In do njih bo sigurno prišlo.

V primeru, da do napake pride, je pomembno, da jo lahko hitro in učinkovito odpravite. To pomeni, da se popravi zgolj na enem mestu, sprememba pa je takoj vidna v vseh poročilih. To v primeru večih Excel datotek ni mogoče.

Izdaja računov vzame preveč časa

Proces izdaje računov ne bi smelo biti opravilo, ki vzame toliko časa, da ga morate posebej planirati in najti čas zanj. Če to dovolimo, se oblikuje še ostrejša ločnica med opravljanjem bistvenega poslanstva podjetja (reševanje težav strank) in vodenjem organizacije (administracija, kadrovanje, ipd.).

Zakaj torej toliko podjetij vztraja pri uporabi Word in Excel orodij?

“Povsem v redu shajamo brez namenskih orodij, Excel je OK.”

Seveda, Excel je super program in ima svoje mesto v podjetništvu. Na neki točki pa se boste morali odločiti, ali je “v redu” za vas dovolj dobro – ali pa bi želeli “odlično”. Z namenskimi programi (za izdajo računov, potnih nalogov, evidenco strank, ipd.) se lahko izognete številnim težavam, ki jih Excel ali Word ne moreta preprečiti.

“Programi so prekompleksni.”

V primerjavi s čim? Tudi Excel je lahko izredno kompleksen (in krhek) sistem. Podjetja po nekaj letih uporabe pristanejo na nevzdržljivi zmešnjavi datotek in različnih verzij in naprednih makro izračunov, ki jih zares razumejo le redki v podjetju (če sploh). V takih primerih Excel nima navodil za uporabo, tudi v primeru tehničnih težav pa boste prepuščeni sami sebi.

Nimata časa za učenje? Prednost namenskih rešitev so tudi razumljiva in uporabna navodila v video ali pisni obliki, ponudniki pa pogosto organizirajo tudi izobraževalna šolanja oz. delavnice za uporabnike.

“Zakaj bi plačevali program, če lahko z nekaj truda vse naredimo sami?”

Ker je tudi vaš čas nekaj vreden. Morda imate občutek, da vas bodo tovrstni programi stali celo premoženje, a v dobi računalništva v oblaku si tudi najmanjša podjetja lahko privoščijo najnaprednejše rešitve. Pa tudi – koliko vas stane izgubljen časa zaradi neoptimiziranega delovnega procesa?

Dobra novica je, da številni sodobni programi ponujajo brezplačno preizkusno obdobje. V sklopu tega lahko preizkusite različne funkcionalnosti programa, kot tudi ostale obljube ponudnika (glede kvalitete podpore uporabnikom, ipd.). Tukaj smo zbrali še nekaj nasvetov, ki vam bomo pomagali pri menjavi.

Uporaba namenske rešitve za izdajo računov

Na srečo obstajajo rešitve v izogib številnim pastem, ki jih prinaša “zloraba” neprimernih orodij. S strukturiranimi obrazci, kontrolami vrednosti, šifranti, ipd. zagotavljajo, da do napak pri izdaji računov ne prihaja.

AccountingBox lahko s polno funkcionalnostjo (vključno z izdajo računov) brezplačno preizkusite s prijavo na tej povezavi.