Poslovni procesi in 6 korakov do učinkovitejšega dela

Anže Podjetja

24 ur v dnevu, 7 dni v tednu. Čas je edina dobrina, ki jo imamo vsi enako in prav zaradi omejenosti časa, ki ga imamo na razpolago je (predvsem v poslu) pomembno, da smo karseda produktivni oz. učinkoviti. Prav to je namreč pogosto razlika med uspehom in neuspehom.

Načeloma dobro vemo, kaj bi bilo treba narediti – koraki so dobro dokumentirani in preverjeni, vendar pa nekoliko manj privlačni. V mislih imamo optimizacijo in avtomatizacijo poslovnih procesov. A za kaj sploh gre in kako se je lotiti?

Učinkovitost poslovnih procesov

Vsako podjetje bi se moralo zavedati svojih poslovnih procesov. Dejstvo je namreč, da ti obstajajo – ne glede na to, koliko pozornosti jim posvečate. 

Premišljeni procesi so lahko ključna konkurenčna prednost, saj z njimi lahko: 

  • bolje izkoristite čas, 
  • zmanjšate neučinkovitosti v poslovanju, 
  • izboljšate delovanje ekipe (pri prevzemanju opravil ali vključevanju novih zaposlenih). 

Kako oblikovati procese v podjetju?

Vložek energije v optimizacijo procesov je nedvomno dobra investicija. Pri tem si lahko pomagate z naslednjimi koraki in nasveti.

  1. Identificirajte potrebe: Kaj želite doseči? Kje bi radi bili čez 5 ali 10 let? Bi radi izdelke ali storitve ponuditi hitreje, ceneje ali kvalitetnejše? Izboljšali kulturo v podjetju in motivacijo zaposlenih?
  2. Naredite popis stanja: Kako posamezne naloge v podjetju potekajo danes? Kateri procesi obstajajo, kdo je vključen in v kakšni vlogi? Zunanji svetovalci se tega koraka najpogosteje lotijo z intervjuvanjem zaposlenih, ki opišejo svoje naloge. Cilj je, da dobite celovito in realno sliko trenutnega stanja, ki je dovolj podrobna, da vam omogoča izboljšave.
  3. Analizirajte stanje: Na podlagi popisanih opravil identificirajte ozka grla. Zakaj prihaja do težav in neučinkovitosti? Kaj bi lahko spremenili, da bi bil proces dela hitrejši, cenejši ali rezultat kvalitetnejši?
  4. Definirajte izboljšave: Postavite si t.i. SMART cilje, ki vam bodo določali smer, hkrati pa omogočali sledenje napredka.
  5. Pomagajte si z orodji: Kateri pripomočki in orodja vam lahko pomagajo pri doseganju ciljev? Katere dele procesov lahko z njimi optimizirate (ali celo povsem avtomatizirate)? Odgovor na vprašanje je odvisen od področja poslovanja, ki se mu želite posvetiti – na področju trženja je to lahko t.i. marketing automation sistem (npr. ActiveCampaign), pri prodaji CRM rešitev (npr. Intrix), pri vodenju poslovanja in računovodstvu pa sodoben ERP sistem (npr. AccountingBox).
  6. Sledenje napredka in izboljšave: Vestno in redno spremljajte KPI (Key performance indicator), ki ste jih definirali v 4. koraku. Učinkoviti poslovni procesi niso projekt, temveč pristop, ki mora postati vrednota podjetja. Z rastjo in zrelostjo organizacije se namreč spreminjajo in kar je delovalo pred nekaj leti, danes (in jutri) ne bo več imelo istega učinka.

Od optimizacije do avtomatizacije poslovnih procesov

Avtomatizacija je pomemben del in “sveti gral” učinkovitih poslovnih procesov. Pomeni absoluten prihranek časa (ki ga lahko porabite nekje drugje), hkrati pa zmanjšuje možnost človeških napak in omogoča hitrejšo rast.

Kaj pa avtomatizacija sploh pomeni? SSKJ “avtomatizacijo” opredeljuje kot uvedbo avtomatov, ki so “naprave, ki opravljajo delo brez človekovega sodelovanja”.

V kontekstu poslovanja je avtomatizacija vsaj v zadnjih letih neločljivo povezana z digitalizacijo. Slednja ni le več trend, ampak dejstvo, ki se dogaja – z nami ali brez nas. Slovenija tudi sicer zaostaja pri vlaganju v IKT in je med članicami OECD na drugem mestu glede tveganj in ogroženosti delovnih mest – rešitev torej ni v še večji previdnosti (ki je za nas že sicer značilna), pač pa v spremembi.

Prav zato avtomatizacija prinaša toliko koristi. Za primer vzemimo proces vodenja poslovanja in administracije. Med rutinska opravila, ki jih lahko prevzame avtomatizacija spadajo:

  • sprejem in organizacija (npr. označevanje, evidentiranje in arhiv) prejete pošte,
  • ročno potrjevanje in prenos dokumentov med odgovornimi osebami v podjetju,
  • pretipkavanje računov v računovodski program,
  • priprava poročil o stanju podjetja,
  • posredovanje oz. dostava dokumentacije v računovodski servis,
  • iskanje dokumentacije v arhivu,
  • izdelava in pošiljanje računov strankam,
  • terjatve neplačanih računov pri strankah.

Seveda je pogoj predhoden razmislek o procesih, a tudi pri tem vam lahko pomagamo strokovnjaki. Če vas zanima na kakšen način bi tudi v vašem specifičnem primeru prišli do zgoraj omenjenih koristi, se lahko dogovorimo za informativen pogovor – ali pa kar sami preizkusite AccountingBox.

Brezplačno preizkusite AccountingBox

Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.

Brezplačni prenos vodiča

Najnovejši prispevki