Povečanje produktivnosti v računovodskem servisu

Še veliko bolj ključna pa je, če se kot računovodja želite od rutinskih opravil z nizko dodano vrednostjo premakniti proti svetovalni dejavnosti.

produktívnost -i ž (ȋ) kar je določeno s količino izdelkov, stvari, narejenih v časovni enoti, proizvodnost

Lahko si jo razlagamo tudi kot to, da “naredite čim več s čim manj vložka”. Avtomatizacija je seveda eden od načinov, da dosežete ta cilj.

Zavedati se je potrebno tudi, da je učinkovitost nekaj povsem drugega od zaposlenosti. Medtem ko prva pomeni produktivno delo, ki vodi do konkretnih rezultatov, pa je zaposlenost (ang. “busy-work”) delo, ki je samo sebi namen – vzame vam čas, a ne prinaša pomembnejših rezultatov.

O učinkovitem delu smo že večkrat pisali, predlagamo pa predvsem branje našega zapisa Kako povečati produktivnost?, ki vsebuje marsikateri zanimiv nasvet in trik, ki vam bo pomagal pri vsakdanjem delu.

Zakaj odlašamo z delom?

V začarani krog neproduktivnega dela najpogosteje pademo, ker odlašamo s tistimi nalogami, ki so zares pomembne. Prvi korak, da to spremenimo je, da se tega zavemo in razmislimo o razlogih, ki so nas lahko pripeljali do te točke.

Je delo, ki nas čaka, premalo zanimivo? Ocenjujemo, da nimamo dovolj znanja? Kaj bi potrebovali (ali morali vedeti), da bi ga lahko opravili? Ali nam primanjkuje časa in energije? Mislimo, da “nagrada” za opravljeno delo ne opravičuje napora?

Nasveti za povečanje produktivnosti v računovodskem servisu

Oblikujte si seznam opravil (angl. “to-do list”) in pri delu izhajajte iz tega

Tako boste vsak dan in vsak trenutek vedeli, kaj vas čaka, ne pa da to ugotavljate sproti. Seveda se vedno pojavijo nepričakovana opravila, a tudi teh se lažje lotimo, če jih umestimo v kontekst ostalih nalog.Nasvet: Oblikujte si t.i. 1–3–5 seznam. To pomeni, da si za vsak dan definirate:

• 1 ključno (“must do”) nalogo, ki jo morate opraviti – tudi če v dnevu opravite samo to, bi lahko delovnik ocenili kot uspešen,
• 3 srednje pomembnih nalog, ki se jih lotite, ko zaključite s ključno nalogo dneva,
• 5 opcijskih (“nice to have”) nalog, ki niso bistvenega pomena, vseeno pa bi bilo dobro, če bi jih ta dan zaključili.

Na spletni strani The Muse so pripravili priročen vzorec, ki ga lahko prenesete in uporabite za ta namen: 1–3–5 seznam nalog.

Pri definiranju nalog in prioritet uporabljajte glagole in bodite karseda specifični

Tako vam bo hitreje jasno, katera je naslednja aktivnost, ki je potrebna za zaključek naloge. Namesto “knjiženje” naj se naloga glasi “poknjiži račune za Podjetje, d.o.o. za mesec maj”.

“V času, ko imamo res največ dela in bi vsi želeli vse naenkrat, opažam predvsem to, da ob gužvi kar na enkrat postaneš dosti bolj skoncentriran in narediš veliko več kot si sploh lahko misliš… Torej meni že gužva prinese več koncentracije.

Največkrat začnem dan tako, da si napišem seznam kaj imam vse za naredit in potem obkrožim tisto kar je nujno za tisti dan. Če naredim še kaj več, je to samo plus. Odkar delam sama, res nič ne delam tik pred zdajci, vedno poskušam imeti nekaj rezerve… Strankam težim za papirje že zelo zgodaj. Vmes, če postane preveč monotono, naredim kakšno drugo stvar, pa kakšen odmor tudi paše :)”

HELENA TOMŠIČ
vodja računovodstva in financ
TE-CAD, inovativne tehnološke rešitve, d.o.o.

Bodite namerni pri porabi svojega časa

Veste, kdaj ste najbolj učinkoviti? Zjutraj, popoldne? Takrat se lotite najpomembnejših nalog, stvari z nižjimi prioritetami pa prihranite za čas, ko imate manj energije oz. ko pričakujete več motenj dela.

Opravljanje več stvari hkrati je mit

Pravijo, da so ženske bolj uspešne pri izvajanju več stvari hkrati… a raziskave so pokazale, da t.i. “multitasking” sploh ne obstaja. Gre le za hitro menjavanje izvajanja različnih opravil (torej “task-switching”), kar pa z vidika učinkovitosti ni dobra ideja. Veliko bolj produktivni boste, če vso svojo pozornost namenite eni nalogi.

Omejite število (neproduktivnih) sestankov

65 % vprašanih vodij pravi, da jim sestanki preprečujejo opravljanje dela. Kar 71 % pa se jih strinja, da so sestanki večinoma neučinkoviti in neproduktivni. Res pa je tudi, da so sestanki nujno zlo poslovanja. In, če se jih torej ne moremo izogniti, je naša naloga, da jih vsaj optimiziramo.

Nasvete za vodenje učinkovitih računovodskih sestankov smo sicer zbrali v posebnem vodiču, ki ga lahko brezplačno prenesete s klikom tukaj.

Bodite zaščitniški do svojega časa

Če boste prioritete jasno definirali, potem boste lažje rekli “ne” manj pomembnim nalogam, posledično pa boste bolj učinkovito planirali svoje aktivnosti. Ščitite torej čas za ključne stvari, kot da je od tega odvisno vaše življenje – posel sigurno je.

Izboljšajte komunikacijo znotraj ekipe

Ne puščajte si nalog na listkih ali si med seboj pošiljati email sporočil. Za aktivnosti in sporočila, ki so vezana na stranke, si lahko pomagate s CRM orodjem, za učinkovitejšo interno komunikacijo pa se lahko poslužite rešitve Teams, ki je del Office 365 orodij.

“Nekaj nasvetov o produktivnosti iz prve roke:

• vsi zaposleni imajo dva ekrana,
• veliko izobraževanj in zbiranja znanja,
• veliko pogovorov / usmerjanja na skupinskih sestankih in ena na ena,
• definiran interni pravilnik z usmeritvami,
• veliko dela na klimi (če ljudje ostajajo, je s časom produktivnost vedno večja, saj svoje stranke vedno bolj poznajo),
• delo v skupinah,
• možnost dela od doma.”

INGRID DROZG
direktorica
Zeus davki in računovodstvo d.o.o.

Ne preživite delovnika v email predalu

Zavedajte se, da je elektronska pošta način, s katerim drugi ljudje razpolagajo z vašim časom. Prejeta sporočila niso vaša agenda, so agenda nekoga drugega. Obstaja velika verjetnost, da takrat, ko odgovarjate na elektronsko pošto, ne opravljate dela, zaradi katerega vam stranke vsak mesec poravnajo izdani račun.

Nasvete za učinkovito delo z elektronsko pošto smo zbrali v kratkem vodiču, ki ga lahko brezplačno prenesete tukaj.

Sprejmite in izkoristite priložnosti, ki jih ponuja avtomatizacija

Preveč računovodij se namreč ukvarja z razmišljanjem o tem, ali jih bodo “roboti” in avtomatizacija spravili ob delo – namesto, da bi delali na tem, da bi svoje podjetje naredili čim bolj učinkovito, povečali svojo vrednost in nepogrešljivost za stranke in posledično ta strah odpravili.

Bodite pozorni na to, kar NE deluje in tega počnite manj

Kateri procesi, orodja in navade so se izkazale kot ovire? Hitro se namreč lahko ujamemo v neproduktivne rutine in opravila, ki poslu škodujejo. Prvi korak je, da se tovrstnega početja zaveste – nato pa sprejmete odločitve, ki ga bodo omejile.

Cilj produktivnosti pa je tudi bolj uravnoteženo življenje, ki ga skrb za stranke in težave in izzivi ne določajo in oblikujejo v vsakem trenutku.

Delo (in življenje nasploh) je namreč veliko lažje, če se ukvarjate s stvarmi, ki so vam v veselje. Verjemite mi, posel in splošno počutje vam bosta hvaležna, če boste zavestno iskali “prave” stranke. V dokumentu na spodnji povezavi smo pripravili nekaj predlogov in nasvetov, kako se tega lotiti.