Povečanje produktivnosti v računovodskem servisu

Anže Računovodje

Računovodje morate v sklopu svojih dejavnosti opravljati kup različnih nalog. V enem samem dnevu se morda srečate s podjetnikom, ki je dostavil svoje prejete račune, pripravite obračun plač, oddate DDV, knjižite, ipd. Zaradi vseh teh številnih zadolžitev je produktivnost oz. učinkovitost pri delu ključnega pomena.

Še veliko bolj ključna pa je, če se kot računovodja želite od rutinskih opravil z nizko dodano vrednostjo premakniti proti svetovalni dejavnosti.

produktívnost -i ž (ȋ) kar je določeno s količino izdelkov, stvari, narejenih v časovni enoti, proizvodnost

Lahko si jo razlagamo tudi kot to, da “naredite čim več s čim manj vložka”. Avtomatizacija je seveda eden od načinov, da dosežete ta cilj.

Zavedati se je potrebno tudi, da je učinkovitost nekaj povsem drugega od zaposlenosti. Medtem ko prva pomeni produktivno delo, ki vodi do konkretnih rezultatov, pa je zaposlenost (ang. “busy-work”) delo, ki je samo sebi namen – vzame vam čas, a ne prinaša pomembnejših rezultatov.

Nasveti za povečanje produktivnosti v računovodskem servisu

Oblikujte si seznam opravil (angl. “to-do list”) in pri delu izhajajte iz tega

Tako boste vsak dan in vsak trenutek vedeli, kaj vas čaka, ne pa da to ugotavljate sproti. Seveda se vedno pojavijo nepričakovana opravila, a tudi teh se lažje lotimo, če jih umestimo v kontekst ostalih nalog.Nasvet: Oblikujte si t.i. 1–3–5 seznam. To pomeni, da si za vsak dan definirate:

  • 1 ključno (“must do”) nalogo, ki jo morate opraviti – tudi če v dnevu opravite samo to, bi lahko delovnik ocenili kot uspešen,
  • 3 srednje pomembnih nalog, ki se jih lotite, ko zaključite s ključno nalogo dneva,
  • 5 opcijskih (“nice to have”) nalog, ki niso bistvenega pomena, vseeno pa bi bilo dobro, če bi jih ta dan zaključili.

Na spletni strani The Muse so pripravili priročen vzorec, ki ga lahko prenesete in uporabite za ta namen: 1–3–5 seznam nalog.

Glavo uporabljate kot orodje za ustvarjanje idej in razmišljanje, ne kot arhiv.David Allen

Pri definiranju nalog in prioritet uporabljajte glagole in bodite karseda specifični

Tako vam bo hitreje jasno, katera je naslednja aktivnost, ki je potrebna za zaključek naloge. Namesto “knjiženje” naj se naloga glasi “poknjiži račune za Podjetje, d.o.o. za mesec maj”.

Bodite namerni pri porabi svojega časa

Veste, kdaj ste najbolj učinkoviti? Zjutraj, popoldne? Takrat se lotite najpomembnejših nalog, stvari z nižjimi prioritetami pa prihranite za čas, ko imate manj energije oz. ko pričakujete več motenj dela.

Bodite zaščitniški do svojega časa

Če boste prioritete jasno definirali, potem boste lažje rekli “ne” manj pomembnim nalogam, posledično pa boste bolj učinkovito planirali svoje aktivnosti. Ščitite torej čas za ključne stvari, kot da je od tega odvisno vaše življenje – posel sigurno je.

Izboljšajte komunikacijo znotraj ekipe

Ne puščajte si nalog na listkih ali si med seboj pošiljati email sporočil. Za aktivnosti in sporočila, ki so vezana na stranke, si lahko pomagate s CRM orodjem, za učinkovitejšo interno komunikacijo pa se lahko poslužite rešitve Teams, ki je del Office 365 orodij.

Ne preživite delovnika v email predalu

Zavedajte se, da je elektronska pošta način, s katerim drugi ljudje razpolagajo z vašim časom. Prejeta sporočila niso vaša agenda, so agenda nekoga drugega. Obstaja velika verjetnost, da takrat, ko odgovarjate na elektronsko pošto, ne opravljate dela, zaradi katerega vam stranke vsak mesec poravnajo izdani račun.

Sprejmite in izkoristite priložnosti, ki jih ponuja avtomatizacija

Preveč računovodij se namreč ukvarja z razmišljanjem o tem, ali jih bodo “roboti” in avtomatizacija spravili ob delo – namesto, da bi delali na tem, da bi svoje podjetje naredili čim bolj učinkovito, povečali svojo vrednost in nepogrešljivost za stranke in posledično ta strah odpravili.

Bodite pozorni na to, kar NE deluje in tega počnite manj

Kateri procesi, orodja in navade so se izkazale kot ovire? Hitro se namreč lahko ujamemo v neproduktivne rutine in opravila, ki poslu škodujejo. Prvi korak je, da se tovrstnega početja zaveste – nato pa sprejmete odločitve, ki ga bodo omejile.


Cilj produktivnosti pa je tudi bolj uravnoteženo življenje, ki ga skrb za stranke in težave in izzivi ne določajo in oblikujejo v vsakem trenutku.

Delo (in življenje nasploh) je namreč veliko lažje, če se ukvarjate s stvarmi, ki so vam v veselje. Verjemite mi, posel in splošno počutje vam bosta hvaležna, če boste zavestno iskali “prave” stranke. V dokumentu na spodnji povezavi smo pripravili nekaj predlogov in nasvetov, kako se tega lotiti.


Priporočeno branje

Redko pomislimo na to, da na našo uspešnost vpliva tudi izbira strank, s katerimi sodelujemo. V kratkem vodiču ponujamo nekaj konkretnih korakov, ki vam bodo pomagali oceniti obstoječe partnerje in praktične nasvete, s katerimi lahko najdete več sanjskih strank.

Brezplačen prenos dokumenta

Najnovejši prispevki