Od samostojnega podjetnika do vodje
Na začetku podjetniške poti nam je povsem jasno, da bomo večino stvari morali opraviti sami.
Morda najamemo računovodski servis za vodenje knjig, ostalo ostane na naših plečih: iskanje strank, izvajanje storitev, nabava, skrb za stranke in podpora, kup administracije, …
To ima določene prednosti. Imamo popoln nadzor na strankami, poslovne odločitve pa lahko sprejemamo hitro in brez nepotrebnega usklajevanja.
Ko pa podjetje raste in dodajamo zaposlene, se naša vloga spreminja. Pojavijo se prvi testi delegiranja.
Strah pred izgubo nadzora je realen izziv, s katerim se soočajo številni podjetniki. Redko se kaže kot očiten problem z egom – “nihče tega ne zna narediti tako dobro kot jaz.” Pogosteje se skriva v vsakdanjih situacijah: ko raje sami opravimo nalogo, namesto da bi jo zaupali sodelavcu, čeprav bi nam to sprostilo čas za pomembnejše stvari.
Glavni izziv se skriva v tem, da moramo prepoznati aktivnosti, kjer najbolj blestimo. In se zavedati, da se množica opravil, kjer smo dobri, ne prekriva vedno z množico stvari, ki jih radi počnemo.
Najtežje je delegirati naloge, ki jih radi izvajamo, ampak bi jih nekdo drug lahko opravil bolje.
Pasti nepogrešljivosti
Če torej določenih opravil ne prepustimo sodelavcem, postanemo ozko grlo in ovira za napredek podjetja.
Odločitve čakajo na nas, v naši odsotnosti projektni stojijo, ekipa pa postane pasivna. Z mikromanagementom vzgajamo kulturo odvisnosti, kar zaposlene demotivira.
Poleg negativnega vpliva na podjetje, nas tovrsten pristop tudi izčrpava in vodi proti izgorelosti.
Test nepogrešljivosti
Pred iskanjem učinkovite rešitve moramo najprej postaviti diagnozo. V naslednjem tednu ali dveh bodite pozorni na aktivnosti, ki jih izvajate. Opazujte, na katerih točkah se sodelavcem delo zatakne in dokumentirajte klice in vprašanja, ki jih prejmete.
Ali se stranke obračajo neposredno na vas?
Kako se znajde ekipa? So samoiniciativni? Prevzamejo odgovornost?
Kje ekipi zmanjka znanja ali pooblastil?
Ali se kateri od procesov povsem ustavi?
Kar odpove, potrebuje vašo pozornost in popravek, redefinicijo procesa in/ali vzpostavitev sistema.
Kako doseči, da ni vse odvisno od nas?
Če želimo svobodo, potem moramo določene stvari izpustiti, sistematizirati, avtomatizirati. Marsikateri koristen nasvet smo zbrali v prispevku na temo produktivnosti, a pri oblikovanju večje neodvisnosti se rešitev ne skriva v prijemih za večjo učinkovitost.
Pomagajo pa naslednji trije sklopi nasvetov.
Sistematizacija procesov:
- dokumentiramo ključne postopke,
- ustvarimo kontrolne sezname (angl. checklist) in predloge,
- definiramo jasna pooblastila zaposlenim (npr. odločitve s potencialnim stroškom do 100€ lahko sprejmejo brez odobritve nadrejenega).
Razvoj ekipe:
- vlagamo v izobraževanje,
- delegiramo z jasnimi navodili, pričakovanji in cilji,
- smo razumevajoči do napak in jih smatramo kot del procesa.
Fokus na strateško in vodstveno vlogo:
- oblikovanje vizije in dolgoročnih ciljev,
- razvoj poslovnih odnosov,
- iskanje inovacij in novih poslovnih priložnosti.
Primanjkovanje časa ni znak pomembnosti
To, da “nimamo časa” in smo nenehno zaposleni ni dobra stvar. Pomeni, da smo:
a: neproduktivni, ali
b: preobremenjeni.
(Obstaja tudi opcija c: nesposobni ali neusposobljeni, ampak to je debata za kdaj drugič.)
Najboljši vodja je tisti, ki ga podjetje ne potrebuje za vsakodnevno delovanje. Kot orkester in dirigent – deluje brez, potrebuje pa smernice.
Poleg procesnih sprememb je avtomatizacija eden od načinov, da se rešite rutinskih nalog, ki zahtevajo čas (ne prispevajo pa k rasti podjetja). Če npr. še vedno ročno pripravljate račune, ali pa terjatve neplačanih faktur izvajate po telefonu, je AccountingBox opcija, ki bi vam prihranila obilico časa.
Nasveti za učinkovito planiranje dela
V današnjem času imamo vsi več dela, kot ga lahko opravimo v enem dnevu. Zato je izredno pomembno, da znamo razporediti svoj čas in ga porabiti na način, ki nam bo omogočal največ možnosti za uspeh.
