Kako postati boljši računovodski servis?

Kaj stranke želijo od računovodje?

Vsako podjetje je zgodba zase in najbolj točen odgovor na vprašanje boste dobili preprosto tako, da se z njimi pogovorite. Načeloma pa gre za naslednjih 5 zadev.

Dostopnost do ažurnih podatkov in sodelovanje v realnem času

Današnji poslovni svet zaznamuje velika hitrost poslovnih dogodkov in sprejemanja odločitev. Podjetja si za odločitve pogosto ne morejo vzeti ogromno časa – in npr. počakati cel dan, da od računovodstva prejmejo sveže podatke o odprtih terjatvah. Potrebujejo takojšen dostop do informacij, ne glede kdaj in kje jih potrebujejo.

Marsikatero neizraženo pričakovanje pa lahko razberete tudi iz načina komunikacije stranke – ali je vedno na telefonu in na e-pošto odgovori v le nekaj minutah? Potem obstaja velika verjetnost, da hitro komunikacijo pričakuje tudi od vas …

Izkušnje, poglobljeno znanje in poznavanje poslovanja (predvsem specifik njihove panoge)

Podjetniki rečejo, da iščejo “dobro računovodjo”. V resnici želijo odgovor na probleme, s katerimi se srečujejo pri poslovanju. Zato boste v veliko boljšem položaju, če jih boste znali pomiriti in jim pokazati, da razumete njihov posel. Bonus točke si boste pridobili, če lahko pomahate tudi s kakšno relevantno referenco in izkušnjami s podjetjem, s katerim se bodo lahko poistovetili.

V to področje sodi tudi poznavanje zakonskih sprememb in svetovanje, ki izhaja iz tega – kako bodo spremembe vplivale na posel, na kaj je potrebno biti pozoren, ipd.

Računovodja namreč že dolgo ne opravlja zgolj knjigovodskih poslov, pač pa poleg računovodenja in svetovalne vloge vse bolj prevzema tudi vlogo mentorja in zaupnika. Tu do izraza pridejo še nekatere druge lastnosti, kot sta mirnost in sproščenost – to se bo preneslo tudi na stranko, ki bo dobila občutek, da je v dobrih rokah. Posledično se bo lahko osredotočila na svojo osredno dejavnost, nadzor financ pa bo prepustila vam.

Tehnološka pismenost

Podjetniki so vse bolj moderni in enak pogled na tehnologijo pričakujejo tudi od svojih poslovnih partnerjev. Premik s papirja na “elektronsko” že dolgo ni dovolj. Na take stranke boste veliko boljši vtis naredili z jasnim stališčem do uporabe Word in Excel orodij za izdajo računov, če vam sestanki na daljavo z uporabo Zoom-a in podobnih orodij niso tuji in če za delo uporabljate najnovejši računovodski program v oblaku (ne pa rešitev, ki jo poganja več desetletij stara tehnologija).

Stranke se namreč zavedajo, da bo sodobnost vaše rešitve tudi njim prinesla številne koristi. Prav z uporabo modernih rešitev lahko strankam omogočite takojšen dostop do podatkov, kazalnikov in poročil, s tem pa povečate njihovo učinkovitost in mobilnost.

Predvsem za novo generacijo podjetnikov velja, da je uporaba sodobne tehnologije eden od kriterijev, na podlagi katerega izbirajo svoje poslovne partnerje. Zavedajo se namreč, da tehnologija pomeni vašo večjo učinkovitost, od svojega računovodskega servisa pa seveda pričakujejo, da bo čas porabil za stvari, ki imajo za njih največjo vrednost.

Varno hranjenje podatkov o njihovem poslovanju

Vprašanje varnosti podatkov je aktualno vedno, ko je govora o informacijah, ki bi koristile tretji osebi. V tem pogledu tematika niti ni povezana z informacijskimi sistemi in podatkih v digitalni obliki – enak strah obstaja tudi pri ščitenju papirnih arhivov. A iz nekega razloga nam dokumenti v fizični obliki dajejo občutek varnosti (kot, da teh ni mogoče krasti, kopirati ali uničiti) …

Dobra novica je, da (večina) sodobnih računovodskih rešitev za varnost skrbi na veliko višjem nivoju, kot ga lahko zagotovimo sami – vključuje namreč revizijske sledi dostopov do podatkov in sprememb, varnostne kopije, ter številne ostale pristope, ki jih papirnat arhiv pač ne omogoča.

Ustrezna cena

Ne glede na to, kakšno ceno postavite svojim storitvam, marsikaj upraviči že transparentnost. Zaupanje se izgubi, ko pride do prevelikega razhoda med pričakovanji in realnim stanjem – in skriti stroški so korak v napačno smer. Bodite odkriti o stroških in zanje imejte prepričljive argumente.

Seveda določena podjetja pri izbiri računovodstva iščejo tudi (oz. predvsem) nizko ceno, a tako sodelovanje si lahko privoščite samo v primeru, da imate vzpostavljen sistem, ki optimizira in avtomatizira ključne naloge. Tako boste manj časa izgubljali s ponavljajočimi opravili z nizko dodano vrednostjo.

Zakaj podjetja zamenjajo računovodski servis?

Slaba odzivnost

Je nedvomno med najpogostejšimi razlogi za menjavo računovodskega servisa. Čeprav bi lahko sklepali, da razlog tiči v (ne)aktivnosti računovodstva, pa je vzrok bolj verjetno v neusklajenih pričakovanjih. Ta se (eksplicitno ali implicitno) oblikujejo povsem na začetku sodelovanja in morebitna odstopanja se v praksi lahko hitro pokažejo v obliki obtožb o slabi odzivnosti računovodje (ali pa nedoslednosti podjetnika).

Pomanjkanje strokovnega znanja in poznavanja panoge

In posledične napake … To je še en v vrsti argumentov, ki govorijo v prid specializaciji – bolj kot se usmerite v določeno branžo, bolj specifična znanja in izkušnje si boste nabrali, posledično pa postali nepogrešljiv partner za svoje stranke.

Reagiranje na dogodke, brez proaktivnega pristopa

Čeprav je računovodstvo (oz. natančneje “knjigovodstvo”) usmerjeno v pretekle dogodke, pa je pasiven pristop, ki je omejen zgolj na popisovanje in kategorizacijo, izredno nevarna past.

Prava dodana vrednost računovodje se pokaže, ko ta prevzame (tudi) vlogo svetovalca in stranki pomaga do informiranih odločitev, ki vodijo do uspešnejšega poslovanja. Da nasvete torej deli, ko nekaj opazi; ne le ko stranka prosi za mnenje.

Priporočilo drugega ponudnika

Ljudje smo izredno dovzetni za priporočila nekoga, ki mu zaupamo. Na tem temelji celoten “influencerski” poslovni model. A “vplivneži” obstajajo tudi izven Instagrama, in veliko večji vpliv imajo. Če vam nekaj priporoči najboljša prijateljica, boste njenemu mnenju pripisali veliko večjo težo kot reklami, ki jo vidite na spletu.

Zato je posvečanje pozornosti priporočilom še toliko večjega pomena. Naj bodo priporočila vaših storitev razlog, da stranke pridobivate (in naj ne bodo priporočila konkurence razlog, da jih izgubljate).

Kako torej računovodja pokaže svojo vrednost za stranke?

1. Osredotočite se na kvalitetno storitev

Če bi štela samo ena stvar, je to kvaliteta. Cena je pomembna, ampak napake v računovodstvu so drage in podjetniki bi hitro doumeli, da je kvaliteta pomembnejša (in na dolgi rok cenejša).

Razumeti morate tudi njihove prioritete – iz njih lahko izluščite informacijo o tem, katere računovodske storitve bodo najbolj cenili. In ko enkrat poznate pričakovanja svojih strank (oz. ste jih pomagali oblikovati), naredite vse kar je v vaši moči, da jih presežete.

2. Razumevanje strank – postavite se v njihove čevlje

Vsi imamo občutek, da smo posebni in da je naša situacija unikatna. Zato bodo podjetja najbolj dovzetna za vašo ponudbo, če jim boste uspeli pokazati, da jim lahko pomagate pri njihovi specifični situaciji. (S)poznati morate njihove izzive, hkrati pa se zavedati, da se bodo ti skozi čas spreminjali.

Pazite se t.i. prekletstva znanja. Gre za pojav, ko strokovnjak težko razume kako je biti nekdo, ki tega znanja nima. Predstavljajte si šahovskega mojstra, ki razlaga svoj miselni proces: “Na začetku sem šel v Sicilijanko, ampak ker je nasprotnik zamenjal na d4, sem prešel v Scheveningensko varianto. Potem sem šel s konjem na f3, da ustvarim pritisk na e5 in pripravim fianchetto na kraljevi strani.”

Strokovnjak tovrstne opise razume, za laika pa so popolnoma nerazumljivi. In v enako past se lahko ujamete tudi kot računovodja, če svojim strankam omenjate ROA, EBITDA in konte razreda 4.

Če s strankami ne komuniciramo na ustrezen način, če poudarjamo napačne stvari in če nas ne razumejo … potem je povsem logično, da se bodo osredotočile na tisto, kar razumejo – ceno.

Stopite korak nazaj, pomislite kaj je pomembno strankam in jih nagovorite na ustrezen način.

3. Gradite svojo kredibilnost

Računovodja je eden najpomembnejših poslovnih partnerjev vsakega podjetja. A to mesto si je potrebno zaslužiti. Osredotočenje na tržno nišo, kjer ste strokovnjaki, pri tem nedvomno pomaga.

Z dobrim poznavanjem tehnologije lahko postanete tudi svetovalci na tem področju – strankam pomagate pri izbiri najprimernejšega orodja in jim na ta način pomagate do učinkovitejšega poslovanja.

Če boste (potencialne) stranke zares dobro spoznali, boste razumeli tudi njihove vrednote. Predvsem mladi podjetniki se čutijo bolj odgovorne do okolja, zato so bolj naklonjeni trajnostnim in dobrodelnim pobudam. Če si te vrednote delite, tega ne pozabite izpostaviti. Pokažete lahko tudi z dejanji – brezpapirnim poslovanjem, sponzorstvom lokalnim pobudam in zavodom, prostovoljstvom in pomočjo neprofitnim organizacijam, ipd.

4. Pozorni bodite na uporabniško izkušnjo svojih strank

Če je kvaliteta in cena storitve enaka, bo pri primerjavi dveh računovodskih servisov zmagal tisti, pri katerem se stranke bolje počutijo. Torej tisti, ki bo vlagal v odnos od prvega stika, spoznal potrebe, uskladil pričakovanja, ustrezno komuniciral, proaktivno delil nasvete in vse to temeljil na transparentnosti, razumevanju in prijaznosti.

Strankam pokažite, da jim lahko pomagate pri rasti prihodkov, planiranju proračuna, spopadanju z davki, upravljanju tveganj, ipd. Ob vsem tem pa jim redno priskrbite tudi relevantna poročila s pregledom dogovorjenih kazalnikov. Predvsem pa jim s proaktivnostjo pokažite, da lahko skrb za številke in pravilnost evidentiranja poslovnih dogodkov prepustijo vam, oni pa se posvetijo svoji osnovni dejavnosti.

Računovodja naj bo torej odziven, proaktiven, komunikativen, strokoven, strateško usmerjen in pozoren na vzhajajoče trende. V podjetnikih morate vzbuditi občutek, da je sodelovanje z vami dobra naložba.

Tako kot je dobra naložba kvaliteten in sodoben računovodski program. O tem marsikaj vemo in z veseljem z vami delimo nekaj izkušenj in nasvetov.