Kako tehnologija rešuje 6 največjih težav računovodskih servisov

Anže Računovodje

V današnjih časih se nešteto stvari bori za vašo pozornost. Poln predal elektronske pošte vas vleče v eno stran, cingljanje aplikacij na telefonu v drugo. Da smo pri delu lahko karseda učinkoviti pa je pomembno, da ne menjamo delovnih kontekstov in da torej čim manj segamo po različnih pripomočkih in motilcih.

Računovodstvo namreč vsebuje številne izzive… V malo poklicih je natančnost tako pomembna, hkrati pa delovni proces vključuje različne partnerje in dokumentacijo – vse to pod pritiskom časovnih rokov in budnim očesom različnih inšpektoratov in uradov.

Zato je smiselno, da tudi računovodski program pod eno streho združuje področja in funkcionalnosti, ki vam bodo pomagale pri delu in vas naredile kar najbolj učinkovite.

Zamude pri dostavljanju dokumentacije

Verjetno ne obstaja računovodski servis, ki se ne bi srečal s tem problemom. Kljub temu, da so roki za oddajo dokumentacije in poročil jasni, morate računovodje pogosto zadnji trenutek svoje stranke prositi, da vam posredujejo potrebno dokumentacijo.

Izvor težave se skriva v tem, da je zadeva izven rok računovodstva in jo torej z lastnimi procesi težko rešujete. Podjetjem pač pravočasna dostava papirjev ni prioriteta – to jim ne ustvarja prihodkov in je bolj breme, kot kaj drugega. Posledično opravilo dajo iz glave in nanj pozabijo.

Pomislite – kolikokrat morate svoje stranke spomniti na roke dostave? Pisati maile, klicati, ipd. In poleg tega še spremljati, kdo je dokumente že posredoval (in kdo ne). Koliko časa vam to vzame?

Kako to rešuje AccountingBox?

Sistem sam in avtomatsko skrbi za izvedbo aktivnosti, ki ste jih doslej morali opravljati zaposleni v računovodskem servisu. AccountingBox vključuje funkcionalnost, ki to delo opravi namesto vas in samodejno opozori vaše izbrane stranke, da vam posredujejo vso dokumentacijo za preteklo obdobje. Pri tem upošteva različne tipe davčnih zavezancev, omogoča pa tudi nastavitev pogostosti opomnikov.

Vse to prinaša bistveno zmanjšan obseg klicanja in ustnega opominjanja strank, hkrati pa jih »vzgaja« v smeri pravočasne dostave dokumentacije. Za računovodstvo to pomeni ogromen prihranek časa (denarja) in manj panike pri lovljenju rokov.

Ročno pretipkavanje računov

V današnjem poslovnem svetu pretipkavanje prejetih računov za vaše stranke ni več dodana vrednost, poleg tega gre za izredno zamudno (in monotono) opravilo. Z avtomatizacijo lahko prihranite do 80 % časa, prihranjen čas pa porabite drugače, bolj produktivno.

Na to temo osmo že veliko pisali, predlagamo dva od prispevkov:

Kako to rešuje AccountingBox?

Del AccountingBox je tudi storitev DocumentBox, ki odpravlja potrebo po ročnem pretipkavanju prejetih računov. Vse, kar morate narediti je, da dokument slikate ali poskenirate ter pošljete na elektronski naslov (ali pa to stori že vaša stranka) – kmalu se bo pojavil v vašem programu, brez da bi morali podatke vnesti sami.

Mimogrede, uporaba AccountingBox ni pogoj, če želite izkoristiti prednosti, ki jih ponuja DocumentBox, saj je ta povezljiv z večino računovodskih programov v Sloveniji. Tukaj lahko preverite, če tudi z vašim.

Arhiv dokumentov

Poslovanje ustvarja veliko “papirja” oz. dokumentov – marsikaterega izmed njih si morata v delovnem procesu računovodstvo in podjetje izmenjati. Pogosto gre za dokaj neurejen proces, ki vključuje dostave, pošiljke ali (v najboljšem primeru) elektronsko pošto.

V današnjem svetu so informacije ključnega pomena, a so povsem neuporabne, če niso na voljo ob pravem trenutku ali pa da zahtevajo prevelik napor, da pridemo do njih.

Kako to rešuje AccountingBox?

Podjetnik in računovodja imata v AccountingBox dostop do skupnega arhiva dokumentov. Tako partnerja naredita ogromen korak k optimizaciji procesa, saj ustvarita enotno zbirno mesto vseh dokumentov – to olajša kakršno koli iskanje, usklajevanje in potrjevanje.

Ažurna poročila

Če so izpolnjeni določeni pogoji (predvsem pravočasno dostavljena dokumentacija in vnos računov v računovodski program), potem stranka lahko dobi povsem ažurna poročila o odprtih postavkah, zapadlih računih, dolžnikih, ipd.

Danes računovodje nemalo časa vlagate v pripravo različnih poročil po specifikaciji strank – tudi ta proces pa je mogoče v veliki meri avtomatizirati.

Kako to rešuje AccountingBox?

Uporabniki AccountingBox lahko različne grafe, tabele in kazalnike avtomatično dobijo na email. Na ta način jih vsako jutro pričakajo sveže in ažurne informacije, ki jim omogočajo sprejemanje boljših poslovnih odločitev.

Še več, če bi stranka želela podrobnejšo sliko o poslovanju, za to ni več treba klicati (in motiti) računovodje. Preko posebnega vmesnika v AccountingBox lahko v naravnem jeziku vpišejo svoje vprašanje, aplikacija pa jim prikaže iskane podatke – brez tega, da bi uporabnik moral poznati aplikacijo in vedeti, v katerem meniju se želeno poročilo nahaja. Dovolj je npr. že, da virtualno asistentko v AccountingBox vprašajo “Kakšen je strošek plač?” ali pa “Kdo so moji največji dolžniki?” in v nekaj sekundah bodo imeli pred seboj želene informacije.

Pravočasna plačila računov

Kot vsa podjetja, se seveda tudi računovodski servisi srečujete z neplačanimi računi svojih strank. Terjatve so postale povsem običajno (in skoraj vsakodnevno) opravilo.

Računovodje poleg vpogleda v poslovanje svojih strank odlikujejo tudi nekatere lastnosti (kot so doslednost in natančnost), ki vam lahko pomagajo pri napovedi in pravočasnem zaznavanju neplačil. A pri zagotavljanju pravočasno plačanih računov je pogosto ključno predvsem zgodnje opozarjanje strank na roke. Kar pa vseeno pomeni kar nekaj ročnega dela in spremljanja. Ali pač?

Kako to rešuje AccountingBox?

AccountingBox vključuje posebno funkcionalnost, ki omogoča avtomatično pošiljanje opozoril strankam določeno število dni po (ali pa pred) zapadlosti računov. Opozorilo vsebuje vse relevantne podatke (številka, znesek, datum), v prilogi pa vključuje tudi sam račun. Izgovora “računa nismo prejeli” torej ne boste več slišali.

V praksi se najbolje izkaže sledeči sistem avtomatičnih opozoril:
1. opozorilo na dan roka plačila,
2. opozorilo 7 dni po zapadlosti,
3. opozorilo 15 dni po zapadlosti
4. opozorilo 30 dni po zapadlosti.

Za še večjo učinkovitost lahko izkoristite tudi možnost obveščanja preko SMS, ki imajo (za razliko od elektronske pošte) več kot 95 % stopnjo prebranosti.

Celovit pogled na stranko

Vsako podjetje (tudi računovodstvo) podatke o svojih strankah zbira na različnih mestih. Tudi, če ima vse podatke v svojem računovodskem programu pa so le-ti pogosto razkropljeni po aplikaciji, v različnih modulih, zavihkih in poročilih.

Računovodja si lahko ustvari rutino pregleda podatkov v aplikaciji in si karseda optimizira število klikov v aplikaciji, da pride do želenih informacij. Ali pa si pomagate z oblikovanjem lastne “nadzorne plošče” preko izvozov podatkov v Excelove tabele.

Kako to rešuje AccountingBox?

AccountingBox vključuje delovno tablo, ki na enem mestu zbira vse ključne podatke, ne glede na to, kje v aplikaciji se nahajajo. Brez dodatnih iskanj, pregledov in poročil na enem zaslonu zbira odprte postavke, vse izdane dokumente, vse prejete dokumente, vse naročilnice, potne naloge, izvedene opomnike, ipd.

Če torej želite slediti aktivnosti na poljubnem poslovnem partnerju ali se pripraviti na sestanek ali zgolj preveriti poslovno dokumentacijo, ki ste si jo s partnerjem izmenjali, lahko ta funkcionalnost pomeni bistven prihranek časa in energije.


AccountingBox lahko brezplačno preizkusite ali pa se dogovorimo za kratek informativen pogovor in skupaj ugotovimo, kako vam lahko pomaga pri delu.

Brezplačen preizkus AccountingBox

Računovodstvo je že skozi vso zgodovino močno odvisno od tehnologije in se skupaj z njo razvija. Če vam za vsakdanja opravila primanjkuje časa, je morda pravi trenutek, da začnete k delu pristopati drugače.

Brezplačni prenos dokumenta