Kako se pripraviti na obvezne e-račune?

Če so nas izkušnje česa naučile, je to, da večina čaka do zadnjega trenutka … potem pa jih prevzame panika in zajame stres.

Zato smo na enem mestu zbrali prihajajoče spremembe, zakaj so v resnici koristne in kako se lahko prehoda lotite mirno, korak za korakom.

Kaj se spremeni s 1. januarjem 2028?

E-računi v Sloveniji niso novost. Pri poslovanju z javnim sektorjem (z občinami, šolami, javnimi zavodi) so obvezni že od leta 2015. Z letom 2028 se ista obveznost razširi še na poslovanje med podjetji (B2B) in na fizične osebe, ki opravljajo dejavnost: samostojne podjetnike, popoldanske s.p.-je, normirance in dopolnilne dejavnosti.

Obveznost velja ne glede na to, ali ste zavezanec za DDV. Edina izjema je klasično poslovanje s potrošniki (B2C). A tudi, če kupec kot fizična oseba e-račun izrecno zahteva, ga morate izdati kot takšnega.

Ključna sprememba je v obliki in poti računa:

• PDF, poslan po elektronski pošti, ne bo več zadoščal. Tudi na papirju ne.
• Račun mora biti strukturiran – v obliki, ki jo program samodejno prebere in obdela (standard e-SLOG 2.0).
• Poslati ga morate po varni elektronski poti prek ustreznega ponudnika.

Slovenija pri tem ni izjema. Podobne spremembe so že uvedle ali jih uvajajo Hrvaška, Italija, Romunija, Poljska, Srbija, Francija, Makedonija, … Najprej gre za obvezno izmenjavo znotraj posamezne države, predvidoma od leta 2030 pa naj bi se razširila tudi na čezmejno poslovanje znotraj EU.

Na e-račun ne glejte kot na novo obveznost

Marsikdo bo prehod doživljal kot nujno zlo. Škoda, ker gre za način dela, ki podjetju prihrani čas in denar.

Situacijo bodo najbolj izkoristila podjetja, ki bodo razmišljala o načinih, na katere jim e-računi lahko optimizirajo poslovanje. Najslabše pa jo bodo odnesli tisti, ki bodo odlašali in razmišljali o tem, kako čim ceneje izpolniti zakon (ali pa se mu celo izogniti).

Kakšne prednosti prinaša uporaba e-računov?

• Hitrejša obdelava brez napak. Nič več odpiranja in pošiljanja kuvert, nič več pretipkavanja podatkov v računovodske programe. Ker je vsak podatek strukturirano zapisan, ga program prebere sam – brez možnosti za tipkarske napake.
• Varnejše pošiljanje. Po e-pošti poslan PDF je skoraj povsem nezaščiten. Poznamo več primerov, ko je nekdo prestregel elektronsko pošto, na računu spremenil podatek o TRR, kupec pa je nato plačilo (tudi do 20.000 €) nakazal napačnemu prejemniku. Strukturiran račun po varni poti tovrstno zlorabo prepreči.
• Popolna sledljivost. V vsakem trenutku vidite, kaj se z računom dogaja. Sistem deluje podobno kot priporočena pošiljka s povratnico: veste, kdaj je bil račun oddan, kdaj dostavljen in kdaj ga je prejemnik prevzel. Pri papirju ali PDF te sledi ni – in zato občasno slišite “tega računa nismo dobili”.
• Dostop kjerkoli in kadarkoli, saj vse poteka elektronsko.
• Nižji strošek. Očiten je v primerjavi s papirjem (odpadejo tiskanje, kuverte, znamke, ipd.), a e-račun je cenejši tudi od pošiljanja PDF računov po elektronski pošti. Samo pošiljanje PDF je sicer brezplačno, a za pošteno primerjavo moramo pogledati celoten življenjski cikel računa.

Sama tehnologija je robustna in dodobro preverjena v praksi, izmenjava dokumentov preko bizBox pa deluje že več kot 15 let.

Kaj nas uči hrvaška izkušnja?

Učenje na tujih napakah je bistveno manj boleče in v primeru e-računov lahko pomembne nauke vidimo v izkušnjah sosedov – Hrvaška je obvezne e-račune uvedla s 1. januarjem 2026.

Podjetja se ob sprejetju zakona niso bistveno zganila, tik pred rokom pa so bili ponudniki pod velikim pritiskom – poskočilo je število klicev, vprašanj in usklajevanj med podjetji. Pri bizBox, vodilni platformi za e-račune pri nas, ki so prisotni tudi na Hrvaškem, so v konicah obravnavali po 200 zahtevkov za podporo na dan.

Če boste z uvedbo začeli decembra 2027, boste delali pod pritiskom, odzivnost podpore vseh ponudnikov pa bo takrat slabša. Če začnete danes bo to lahko miren in načrtovan projekt.

Dobra novica je, da prehod na uporabo e-računov tehnološko sploh ni kompleksen.

Prehod v šestih korakih

Prehod je preprostejši, kot si večina predstavlja. Razdelili smo ga v šest korakov – od brezplačne registracije do prvih poslanih računov:

1. Registrirajte se na portalu bizBox.eu. Prejemanje e-računov imate že s tem korakom urejeno.
2. Povežite bizBox s svojim programom za vodenje poslovanja. V primeru AccountingBox to uredite z nekaj kliki – to pomeni, da boste vse račune prejeli neposredno v program.
3. Preverite katere stranke in dobavitelji e-račune že uporabljajo. To lahko storite preko imenika na bizBox.eu ali neposredno v AccountingBox. S podjetji, ki so v sistem že vključena, lahko e-račune začnete izmenjavati takoj.
4. Pošljite prve e-račune in se prepričajte, da vse teče, kot mora.
5. Naredite analizo kupcev in dobaviteljev. S katerimi podjetji izmenjate največ računov? Učinek bo največji pri sodelovanju z najbližjimi poslovnimi partnerji.
6. Stranke obvestite o prehodu na e-račune.

Pomembno je, da s prehodom ne čakate na zakonski rok. Nekatere večje organizacije imajo namreč občasno posebne zahteve glede podatkov na računu. 31. 12. 2027 bo prepozno, da bi urejali tovrstne izjeme.

Edino tveganje je čakanje

Rok prehoda na obvezno uporabo e-računov ni ključna stvar. Ključna je razlika med podjetji, ki bodo prehod izpeljala mirno in načrtovano (in tak vtis pustila tudi pri strankah), in tistimi, ki bodo panično lovili zadnje trenutke … in tak vtis pustili tudi pri strankah.

Zakon torej zgolj pospešuje premik, ki se podjetjem izplača že desetletje.

Začnite z najlažjim, brezplačnim korakom – prejemom e-računov. AccountingBox lahko 30 dni brezplačno preizkusite, registracija na bizBox pa je prav tako brezplačna. Ob registraciji do konca junija prejmete še 20 brezplačnih poslanih računov (prejeti računi pa so, kot rečeno, vedno brezplačni).

Če imate vprašanja ali pa bi pri procesu potrebovali pomoč, smo vam z veseljem na voljo. Pišite nam na info@pronet-kr.si ali pa izpolnite obrazec na spletni strani.