Kako povečati produktivnost?

1. Oblikujte jutranjo rutino

Začnite jutro zgodaj – preden vam jutro začinijo otroci in ostale neodložljive obveznosti.  Vzpostavite nakatere elemente produktivnega jutra, ki vas napolnijo z energijo, npr. skodelico kave, dober zajtrk, 15 minut branja zanimive knjige, ipd.

Vzemite si čas in preglejte nujna opravila tistega dne. V delovnik boste vstopili pripravljeni in z jasno postavljenimi nalogami in cilji. Dobra jutranja rutina vam bo olajšala vstop v nov dan.

Dejstvo je, da smo ljudje bitja navad in nepričakovane spremembe (npr. delo od doma) nam lahko vzame strukturo jutra, ki smo je vajeni – budilka, kopalnica, zajtrk in kava, avto in pot v službo.

Zato je pomembno, da določeno rutino ustvarimo tudi, ko nas ne čaka pot na delovno mesto. Prvi nasvet je, da se preoblečete iz pižame. Čeprav se morda zdi super, da ta možnost obstaja, bomo lažje preklopili na “delovni način”, če se pretvarjamo, kot da bomo dejansko šli v službo.

2. Postavite si prave prioritete

Pojejte živo žabo. Tako svetuje Bryan Tracy. In to za zajtrk. Vsekakor pa ne gre za poslastico, temveč s tem ponazarja največjo težavo ali izziv, ki vam ga dan prinaša. Zjutraj vedno začnite z reševanjem tiste težave, ki vam najbolj smrdi in vam predstavlja največjo frustracijo. To vam bo dalo zalet in motivacijo, saj bodo vse ostale naloge v dnevu kar naenkrat izgledale povesem enostavne.

3. Vzpostavite zanesljive sisteme

Koordinacija in usklajevanje zaposlenih ali sodelavcev je vedno največji kradljivec časa. Verjetno se večkrat sprašujete: »Kdo je bil zadolžen za to nalogo? Kaj je bilo narejeno? Kaj konkretno je v posameznem dokumentu spremenjeno in kje je prva in kje zadnja verzija?«

Spremljanje celotnega dogajanja je včasih nemogoče, zato je smiselno uporabljati sisteme, ki olajšajo sodelovanje.

Osnovni nabor orodij, ki vam pri tem lahko pomagajo, vključuje:

• aplikacija za sledenje delovnih nalog in projektov (npr. Asana, Trello, Todoist, ipd.),
• CRM sistem za planiranje in pregled dela s strankami (npr. Intrix),
• sistem za učinkovito delo z dokumenti (npr. AccountingBox).

4. Izkoristite moderno tehnologijo in si poenostavite poslovanje

Prednosti tehnologije je smiselno izkoristiti. Včasih ste, posebej kot izvajalci storitev, bili vajeni, da morate za stranke narediti vse. Novi časi prinašajo nove izzive, ki lahko poenostavijo poslovanje.

Nasvet za računovodje: omogočite vsem (strankam ali pa internim oddelkom), da račune skenirajo ali slikajo ter jih na tak način posredujejo v računovodstvo. Ni fasciklov, ni iskanja, ni papirologije. Naučite jih in jim predstavite orodja za preprosto skeniranje dokumentov in aplikacije za pametne telefone. Vsi tako zajeti dokumenti se lahko shranijo v skupno dokumentni sistem, do katerega lahko dostopajo vsi pooblaščeni. Brez dodatnih klikov, pošiljanja po (e)pošti in nepotrebnega besedičenja. Vam pa ni treba več zlagati in pretipkavati kupov dokumentov. Dobro, mar ne?

Nasvet za podjetnike: uporabljate sisteme, ki vam dnevno (samodejno) prikazujejo poslovanje vašega podjetja; Kakšni so kazalniki poslovanja? Bo jutranji sestanek z banko uspešen? Avtomatizirana poročila, ki jih lahko prejemate na svoj telefon, vam bodo bistveno olajšala vstop v nov dan.

Nasvet za prodajalce: s sistemom za spremljanje poslovanja svojega podjetja in prilagojenimi poročili, lahko dnevno spremljate, ali so kupci poravnali svoje dolgove in ali je računovodstvo plačalo dobaviteljem, da jih lahko pokličete. Informacije, povezane z dobrim CRM sistemom, pa še poenostavijo poslovanje in pogovore.

Novosti, ki so jih prinesli pametni telefoni in digitalizacija, je res smiselno obrniti v svojo korist. Posebej, ker pred vrati že čakajo »digitalni domorodci« (generacija Y), ki so jim tovrstne zadeve vsakdanjik. Modro se je pripraviti tudi nanje.

5. Posvetite se eni stvari naenkrat

O pravi osredotočenosti lahko ogovorimo le, ko opravljamo le eno stvar hkrati. Večopravilnost (ang. “multitasking”) je mit – raziskave kažejo, da ne gre za istočasno opravljanje več nalog, ampak za hitro menjavanje med opravljanjem različnih nalog. Bistvena razlika, ki se odraža tudi na hitrosti in/ali kvaliteti dela.

Ob točki A je kvaliteta dela najvišja, dosežemo pa jo z manj večopravilnosti. Zgleda preprosto, ampak dejansko prinaša najboljše rezultate.

Na točki B pa opravljamo več stvari hkrati, a je kvaliteta najnižja. Izgledamo zaposleno, ampak v bistvu z delom predvsem izgubljamo čas.

Nasvet: Okno programa, ki ga uporabljate, razširite čez celoten ekran. Če na primer pripravljate nov račun v AccountingBox, naj v sosednjem oknu ne bo vidna epošta, ki vam bo kradla pozornost.

6. Identificirajte motilce in jih omejite

Če vas ob delu obdaja več ljudi, postavite meje in jih upoštevajte. Znotraj dogovorjenih ur naj vas ne motijo. Če je to mogoče, zaprite vrata.

Tudi epošta je nenehni spremljevalec našega delovnega dne. Zavedati se morate, da je poštni predal seznam nalog, na katerega vam lahko piše kdorkoli. Zato predlagamo, da ga odprete čim redkeje – ne boste verjeli, kakšen vpliv ima lahko to na vašo produktivnost. O učinkovitem delu z epošto smo sicer že veliko pisali.

V času izrednih razmer še bolj kot ponavadi čutimo potrebo, da smo na tekočem z vsemi zadnjimi novicami. Nenehno preverjamo spletne portale in poslušamo poročila … A praktično nobena novica ni tako pomembna, da ne bi mogla počakati (če je, vas bo o tem sigurno nekdo obvestil).

7. Privoščite si odmor

Osredotočanje na delo in stres privedeta do upada energije in kaj kmalu se lahko zgodi, da iz visoke produktivnosti zapadete v popolno neproduktivnost. Zato je smiselno, da si vzamete odmore, s pomočjo katerih boste zmanjšali pritisk in sprostili možgane. Ugotovite, kakšno razmerje med delom in počitkom vam ustreza. V nekaterih poklicih so že ugotovili, da je smiselno oblikovati pogostejše odmore. Tako, na primer, imajo krupjeji v igralnici, ki so pod stalnim mentalnim pritiskom, 20 minut odmora na vsakih 40 minut dela.

Na podobnih usmeritvah gradi tudi tehnika »Pomodoro«, pri kateri svetujejo, da si za vsakih 25 min aktivnega dela, vzamete kratek odmor, po 4 sklopih pa daljši odmor. Vendar pozor, aktivnosti, ki jih izvajate v času trajanja naloge morajo biti skoncentrirane in brez vpliva zunanjih motilcev.

Strokovnjaki svetujejo, da občasno vstanete, se pretegnete, pogledate skozi okno nekam v daljavo, da se spočijejo tudi oči in nadaljujete z delom. Vmes popijte kozarec vode.

8. Upoštevajte modre nasvete

Paretovo pravilo 80-20

Razmerje 80-20 je pač konstanta, ki jo lahko opazimo na praktično vseh področjih v življenju – posledično tudi v poslu. Obstaja velika verjetnost, da:

• vam 80 % prihodkov prinaša 20 % strank,
• 80 % časa porabite za 20 % strank,
• 80 % stvari, ki jih počnete, prinaša zgolj 20 % rezultatov (in obratno 20 % aktivnosti je odgovornih za 80 % uspeha), ipd.

Če se tega zavedate, lahko bolje planirate delo in se lažje odločite glede dnevnih prioritet.

Nobena juha se ne poje tako vroča, kot se skuha

Vsakemu se zgodi, da zgreši. In v trenutku, ko pride do težave, je to najpomembnejša stvar na tem svetu in vas popolnoma okupira. Zdi se vam, da druge naloge ne obstajajo in da prav vsi vedo za vašo napako. Vsekakor je res; napake se ne da vedno preklicati ali popraviti. Vendar bo po prespani noči ali pogovoru napaka lažja, drugačna in predvsem rešljiva. Zato ne dovolite, da vam zaradi pretiranega sekiranja uide dan in s tem tudi prijetnejše naloge.

Iščite rešitve in ne krivca

Če se napake zgodijo, je popolnoma nesmiselno iskati krivca in se pregovarjati, zakaj kdo česa ni naredil. Napaka ali težava je tukaj. Osredotočite se raje na rešitev te težave in predvsem na izboljšanje procesov in organizacije dela tako, da bo možnost napak zmanjšana na minimum.

Seznanite se z ostalimi koncepti, ki krojijo vaš vsakdan

Pravila, kot so nepovratni stroški (do sedaj vloženi viri (denar, energija, …) ne opravičujejo tudi nadaljnjih investicij), utrujenost pri odločanju (več odločitev, ki smo jih prisiljeni sprejeti, bolj bo trpela kvaliteta sprejetih odločitev), zmote pri načrtovanju (podcenjujemo kako dolgo bo neka naloga trajala, čeprav smo jo v preteklosti že opravljali), Parkinsonov zakon (naloga bo pridobila na obsegu do te mere, da bo zapolnila ves čas, ki smo ji ga namenili), lahko bistveno vplivajo na našo učinkovitost, motivacijo in počutje.

9. Anti-seznam opravil

Ob vsem tem govoru o produktivnosti pa pozabljamo na enako pomembno vprašanje: “Česa pa NE želimo početi?”

Če je za boljšo organizacijo in planiranje pomembno, da imate oblikovan seznam nalog (t.i. to-do), torej razmislite tudi o “not-to-do” seznamu.

Čemu se želite izogniti, česa ne boste več počeli? Nekaj idej:

• Slabe stranke: stranke, ki ne spoštujejo vašega dela in truda, so nezanesljive in ne plačujejo redno, vam prinašajo predvsem stres, stroške in izgubo časa – če imate to možnost, z njimi prekinite sodelovanje in življenje bo nenadoma lažje.
• Opravili, ki jih stranke ne vidijo in ne cenijo: pretipkovanje računov, opozarjanje in opominjanje na plačilo računov ter terjatve, nepotrebna administracija, iskanje dokumentov. Vse to lahko prepustite tehnologiji in avtomatizaciji, čas pa porabite za stvari, ki zares štejejo.
• Razmišljanje o stvareh, ki so izven vašega nadzora: od vas niso odvisni proračun vaših strank, dobavni roki robaviteljev, cene konkurentov in splošno stanje na trgu – obremenjevanje s tovrstnimi zadevami povzroča stres in pa jemlje pozornost in fokus na stvari, ki so resnično pomembne in nanje lahko vplivate.
• Perfekcionizem: strmenje po popolnosti se ne izplača in tudi tu velja omenjeno Paretovo pravilo – z 20 % vloženega časa boste dosegli 80 % rezultata; preostalih 80 % časa pa bo rezultat spremenilo za največ 20 %. Premislite torej, če vam je taka matematika sprejemljiva. Poleg tega pa perfekcionizem in (pre)visoki standardi vodijo tudi v mikromanagement, ki pa vodi v neopolnomočenje in nezadovoljstvo zaposlenih.

10. Ne lovite produktivnosti za vsako ceno

Čeprav se zdi, da današnja družba slepo teče za idealom učinkovitosti, pa je pozornemu opazovalcu lahko hitro jasno, zakaj se to ne prevede vedno tudi v končni uspeh. Ogromna razlika namreč obstaja med “uspešnostjo” in “učinkovitostjo”.

“Kaj?” pred “kako?”

Učinkovitost je, da ročno žago zamenjamo z motorno in v eni uri posekamo 200 % več dreves. Uspešnost je, da se še pred sečnjo zavemo, da stojimo v napačnem gozdu …

Pri delu je najprej potrebno določiti smer (proces), šele nato pa pride na vrsto hitrost (učinkovitost). Izbira smeri pa terja premislek. Zato je “kaj?” je veliko pomembnejše vprašanje od “kako?” in “koliko?” Bolje je delati prave stvari, kot delati stvari hitro. V idealnem scenariju nam uspe oba pristopa združiti, a jasno je, kateri izmed njih je predpogoj za končni uspeh.

S slepim sledenjem ideala učinkovitosti si predvsem povečujete stres in delovne obremenitve, kar pa dolgoročno ni vzdržljivo (in zdravo). Dokaj hitro se namreč lahko začnete utapljati v poplavi malih nalog. Ogromno torej dosežete že, če identificirate in odstranite odvečne korake, naloge in umski napor (razmislek).

Cilji usmerjajo aktivnosti

Če nimate jasne definicije, kako izgleda končana naloga, potem ne boste nikoli imeli občutka, da ste jo uspešno zaključili. Zato je pomembna določitev kriterijev (KPI), ki vam bodo sporočale, če greste v pravo smer in tudi, če ste že prispeli na cilj.

Izbrani cilji bodo usmerjale vaše aktivnosti. Če bi morali na vsakem koraku vedno znova sprejeti odločitev kako naprej, bi dokaj hitro ostali brez energije in volje za nadaljevanje. Postavitev smiselnih in merljivih KPI je del priprave okolja na način, da boste sprejeli manj odločitev, te pa bodo zato kakovostnejše.

11. Uporabljajte rešitve v oblaku

Vendar ne zato, da boste še bolj privezani na delo. Temveč zato, da bo vaše delo lažje in ga boste opravljali kjerkoli in kadarkoli. Omogočajo vam spremljanje dogajanja v pisarni ali doma. Lahko vam prihranijo dodatno pot v pisarno. Lahko vam pomagajo, da neko zadevo rešite hitro in učinkovito, četudi ste ravno na kavi v sosednjem baru ali celo na morju.

Seveda, zmerna uporaba in modra razporeditev časa je tudi v tem primeru nujna. Naj se vam ne zgodi, da boste zaradi tega neprestano gledali v svoj telefon. Svet okoli vas je še vedno lep.

Če vas zanima še več o produktivnosti v poslovanju, pa vam v branje predlagamo tudi ta hitri vodič.