Učinkovito delo z elektronsko pošto

Anže Podjetja, Računovodje

Elektronska sporočila so od svojega pojava leta 1971 postala eden najpogostejših načinov komunikacije. Skupaj vsak dan pošljemo 112,5 MILIJARD poslovnih emailov. V povprečju vsak uporabnik prejme 88 sporočil, pošlje pa jih 34. Ni čudno, da je ena najpogostejših pritožb v moderni pisarni vezana na količino čakajočih neprebranih sporočil.

Del problema izhaja iz tega, da smo glede dela z emaili prepuščeni sami sebi. Seveda, tudi izven delovnega okolja smo imeli opravka z elektronsko pošto, vendar nas nič ni pripravilo na obseg in način dela, ki ga email zahteva v poslovnem svetu.

Profesionalno usposabljanje na področju dela z elektronsko pošto v veliki večini
sestavljata 2 koraka:

  1. “Tukaj sta tvoj email naslov in geslo za dostop” in
  2. “Veselo na delo!”

Posledično nastopi situacija, ko prav vsak izmed nas razvije svoj lasten sistem za spopadanje in obdelavo elektronske pošte. Seveda jo imamo nenehno odprto v ozadju – da lahko čim hitreje dostopamo do nje in preverimo, če nas čaka kakšno novo sporočilo. Če šefu odgovorimo v naslednji minuti, bo videl, da smo res vestni in pridno delamo!

S poplavo sporočil se spopadamo na različne načine, znaki preobremenjenosti poštnega predala pa so univerzalni. Sporočila se berejo površno, izgubljajo se podrobnosti nalog, nanje pozabimo, v najboljšem primeru pa se spregleda kakšna trivialna informacija.

Ob vsem tem pa seveda pričakujemo tudi hitre odgovore. Če je ključen hiter odziv, potem elektronska pošta pač ni pravi kanal za tako vrsto komunikacije. Tako pa se email uporablja (zlorablja) za interno komunikacijo brez konca, ki pogosto nadomešča telefonske pogovore in sestanke.

Vloga elektronske pošte v 21. stoletju

Za učinkovito delo z elektronsko pošto je potrebno določiti nekaj pravil, tako na osebnem nivoju, kot tudi na ravni celotne organizacije.

Za začetek se je potrebno zavedati, da je elektronska pošta način, s katerim drugi ljudje razpolagajo z vašim časom. Prejeta sporočila niso vaša agenda, so agenda nekoga drugega. Nihče ni zaposlen zato, da bi odgovarjal na emaile (z nekaterimi izjemami). Obstaja velika verjetnost, da takrat, ko odgovarjate na elektronsko pošto, ne opravljate dela, zaradi katerega vam podjetje vsak mesec nakaže plačo.

Predlagam nekaj smernic oz. priporočil, ki vam bodo olajšale življenje v povezavi z elektronsko pošto.

Elektronski pošti odstranite vse “napredne funkcionalnosti”

Verjetno ne bi kupili sesalca, s katerim lahko tudi zvrtate luknjo v steno in si zmešate smoothie. Zato, ker nobene od teh nalog ne bi naredil boljše od orodij, ki so namenjena vsakemu od teh opravil. Enako pa smo iz elektronske pošte uspeli ustvariti Frankensteinovo pošast, ki je komunikacijsko orodje, arhiv, seznam nalog, beležka,…

Če želite z elektronsko pošto preživeti čim manj časa, jo oskubite vseh “naprednih” funkcionalnosti in jo uporabljajte za kar je bila namenjena – izmenjavo elektronskih sporočil. To pomeni nobenih kategorij, zastavic, filtrov, ipd.

Izklopite opozorila o novo prispelih sporočilih

Kolikokrat na dan vas v mapo prejete pošte pripelje zvočni signal o novem sporočilu? “Samo na hitro pogledam, če je slučajno kaj nujnega”? Že tovrstna kratka motnja je dovolj, da izgubite fokus pri nalogi, ki ste jo sicer opravljali. Raziskave kažejo, da ljudje potrebujemo v povprečju 23 minut, da se ponovno osredotočimo na prvotno nalogo. Zato si naredite uslugo in izklopite vsa opozorila odjemalca elektronske pošte.

Če uporabljate Microsoft Outlook, to storite tako, da med nastavitvami v razdelku Pošta – Dostava sporočil odstranite vse kljukice.

Ne pozabite pa tudi na opozorila na mobilnem telefonu. Vse utišajte. Elektronsko pošto boste pogledali takrat, ko bo za to pravi čas.

Elektronsko pošto preglejte nekajkrat na dan, ob točno določenem terminu

Seveda je to pravilo potrebno prilagoditi glede na konkretno situacijo in delovne naloge. Za večino je verjetno najbolj realen cilj, da bi poštni predal pogledali dvakrat na dan. Če narava posla tega ne dovoljuje, je morda dovolj, da pošto pogledate štirikrat na dan? Vsako uro? Kakorkoli, pravilo naj bo, da pošto pogledate čim manjkrat, vmes pa se osredotočite na naloge z visoko dodano vrednostjo.

Vsako sporočilo odprite le enkrat

Ste že kdaj odprli svoj nabiralnik za “klasično” pošto, pregledali pisma, račune, reklame in ostalo prejeto pošto, potem pa vse skupaj odložili nazaj v nabiralnik? In potem vsako uro šli pogledati, če je prispela še kakšna nova pošiljka?

Verjetno ne. Vseeno pa to vsak dan počnemo z elektronsko pošto. Sporočilo preberemo, se seznanimo s tem kaj od nas zahteva, odločimo se, da bomo odgovorili kasneje, ga označimo kot neprebrano in odpremo naslednje sporočilo. Vse, kar smo s tem dosegli je, da bomo čez nekaj časa to sporočilo ponovno odprli, ga ponovno prebrali in ponovno začeli razmišljati, kaj z njim narediti. Po vsej verjetnosti pa smo se nanj spomnili tudi v vmesnem času.

Zato se moramo že ob prvem stiku s sporočilom odločiti, kaj bomo z njim naredili. Dobra praksa je, da sporočil ne puščate v mapi “Prejeto”, ampak jih po obdelavi premaknete v drugo mapo (npr. “Arhiv” ali “Končano”).

Sporočil ne organizirajte v mape

Če sporočila razporejate po mapah, potem čas izgubljate trikrat:

  • pri iskanju – študije po pokazale, da sporočilo najhitreje najdemo z iskalnikom, ne z brskanjem po mapah;
  • pri odločanju – za vsako sporočilo morate sprejeti odločitev, kam ga boste uvrstili;
  • pri razporejanju – fizično razporejanje (drag&drop) sporočil v ustrezne mape je odvečno opravilo.

In ne, tudi avtomatični filtri oz. pravila za razporejanje prejetih sporočil zadeve ne rešujejo – nasprotno, saj to pomeni, da imate naenkrat prejeto pošto razdrobljeno na več mest.

Definirajte proces obdelave sporočil

  1. Odprite odjemalec za elektronsko pošto.
  2. Odprite najstarejše sporočilo v mapi “Prejeto”.
  3. Odločite se, kaj boste z njim naredili.

Za vsako sporočilo se vprašajte, če od vas zahteva kakšen odziv. Če ne, potem sporočilo arhivirajte ali izbrišite; če vsebuje informacije, ki jih boste morda potrebovali kdaj v prihodnosti, pa sporočilo shranite med koristno vsebino (referenca).

V primeru, da sporočilo zahteva neko aktivnost v točno določenem terminu (npr. sestanek), jo vpišite v koledar.


Če sporočilo zahteva vaš neposreden odziv, potem si zastavite vprašanje: “Ali lahko nalogo opravim v 2 minutah?” Če je odgovor pritrdilen, potem to naredite takoj. Če ne, potem aktivnost zapišite na seznam nalog, sporočilo premaknite v arhiv in se lotite obdelave naslednjega sporočila.


Pripravili smo kratek vodič, ki zgodnje koncepte nadgrajuje tudi s praktičnimi orodji, ki vam bodo pomagala pri učinkovitem delu z elektronsko pošto. Dokument si lahko brezplačno prenesete s klikom na spodnjo povezavo.

Preberite nadaljevanje prispevka v brezplačnem hitrem vodiču, ki vključuje tudi 4 priporočila za različna orodja, ki vam lahko pri tem pomagajo!

Prenesite dokument

Najnovejši prispevki