Posebno pozornost pa velja nameniti tudi dokumentom. Morda o tem ne razmišljamo pogosto, a vsa poslovna dokumentacija gre skozi različne faze – od nastanka, do končnega arhiviranja oz. uničenja.
Na njegovi poti se pojavljajo številne priložnosti za optimizacijo procesa, s tem pa prihranke in povečanje učinkovitosti dela celotne organizacije.
Faze življenjskega cikla dokumenta
Obstaja več različnih definicij faz, skozi katere gre vsak dokument v poslovnem okolju.
Najbolj preprosta ima štiri korake: nastanek dokumenta, deljenje, arhiv in uničenje. Drugi modeli pot spremljajo podrobneje, skozi več faz, npr.: nastanek, odobritev, distribucija, arhiv, iskanje, nadzor nad spremembami, zastarelost in uničenje.
V praksi vemo, da je proces veliko bolj razvejan in pogosto nestandardiziran. “Dokument ustvari prodajnik, in ga pošlje stranki … razen, če gre za ponudbo v znesku nad 2.000 € – v tem primeru najprej potrebuje odobritev vodje prodaje.”
Ste kdaj pomislili, kako ta pot izgleda v vašem podjetju? Koliko časa traja, da se dokument prebije do arhiva?
Kako tehnologija spreminja delo z dokumenti
Delo z dokumenti je tako osnoven proces v podjetju, da ne sme priti do priložnosti za nikakršne nejasnosti in napake.
Čeprav imamo morda občutek, da je je manipulacija z dokumenti v digitalni obliki lažja, pa to ne drži. Ko se namreč dokument v sistemu digitalno podpiše (z ustreznim certifikatom), se prepreči kakršno koli nadaljnje urejanje vsebine. To pomeni, da je podpisani digitalni dokument bolj verodostojen od navadnega, papirnega.
Podpis dokumenta kaže podatke o času podpisa in veljavnosti certifikata
Tradicionalno delo s papirnimi dokumenti in moderni pristopi imajo predvsem eno pomembno razliko. Če pri papirju nastanku dokumenta sledi aktivna uporaba podatkov in nato arhiv, pa se z digitalizacijo logika nekoliko obrne. V tem primeru gre dokument v shrambo takoj po nastanku, zaposleni pa kljub temu lahko kadarkoli dostopajo do podatkov.
Pri papirju se pojavlja kup vprašanj … Kje se dokument trenutno nahaja? Je to zadnja verzija? Kdo ga sme videti? Je že potrjen in odobren? Je varno shranjen? Kdaj ga lahko vržemo stran? Digitalizacija dokumentov oz. celotnega procesa pa odpravlja številne neučinkovitosti.
| Primer: kako se spreminja lokacija papirnega prejetega računa? | papirni dokument | digitalizacija |
|---|---|---|
| Nastanek | tajništvo | tajništvo |
| Klasifikacija | tajništvo | dokumentni sistem |
| Potrjevalec 1 | miza zaposlenega 1 | dokumentni sistem |
| Potrjevalec 2 | miza zaposlenega 2 | dokumentni sistem |
| Prenos do računovodskega servisa | kuverta | dokumentni sistem |
| Knjiženje | računovodski servis | dokumentni sistem |
| Arhiv | fascikel v omari | dokumentni sistem |
| Uničenje | tajništvo | dokumentni sistem |
Uporaba dokumentnega sistema torej ne vpliva bistveno na sam življenjski cikel dokumenta, ga pa naredi veliko bolj transparentnega in učinkovitega. Prepričani smo, da uporaba prinaša koristi prav vsakemu podjetju. O prednostih, tipih in načinu implementacije smo že pisali, če pa bi se želeli pogovoriti o vaši specifični situaciji, pa vas vabimo na pogovor ob skodelici kave.
Kako dobiti stranke, ki si jih res želite
Redko pomislimo na to, da na našo uspešnost vpliva tudi izbira strank, s katerimi sodelujemo. V kratkem vodiču ponujamo nekaj konkretnih korakov, ki vam bodo pomagali oceniti obstoječe partnerje in praktične nasvete, s katerimi lahko najdete več sanjskih strank.
