Kakšna je pot dokumenta skozi podjetje?

Posebno pozornost pa velja nameniti tudi dokumentom. Morda o tem ne razmišljamo pogosto, a vsa poslovna dokumentacija gre skozi različne faze – od nastanka, do končnega arhiviranja oz. uničenja.

Na njegovi poti se pojavljajo številne priložnosti za optimizacijo procesa, s tem pa prihranke in povečanje učinkovitosti dela celotne organizacije.

Faze življenjskega cikla dokumenta

Obstaja več različnih definicij faz, skozi katere gre vsak dokument v poslovnem okolju.

Najbolj preprosta ima štiri korake: nastanek dokumenta, deljenje, arhiv in uničenje. Drugi modeli pot spremljajo podrobneje, skozi več faz, npr.: nastanek, odobritev, distribucija, arhiv, iskanje, nadzor nad spremembami, zastarelost in uničenje.

V praksi vemo, da je proces veliko bolj razvejan in pogosto nestandardiziran. “Dokument ustvari prodajnik, in ga pošlje stranki … razen, če gre za ponudbo v znesku nad 2.000 € – v tem primeru najprej potrebuje odobritev vodje prodaje.”

Ste kdaj pomislili, kako ta pot izgleda v vašem podjetju? Koliko časa traja, da se dokument prebije do arhiva?

Kako tehnologija spreminja delo z dokumenti

Delo z dokumenti je tako osnoven proces v podjetju, da ne sme priti do priložnosti za nikakršne nejasnosti in napake.

Čeprav imamo morda občutek, da je je ponarejanje dokumentov v digitalni obliki lažja, pa to ne drži. Ko se namreč dokument v sistemu digitalno podpiše (z ustreznim certifikatom), se prepreči kakršno koli nadaljnje urejanje vsebine. To pomeni, da je podpisani digitalni dokument bolj verodostojen od navadnega, papirnega.

Podpis dokumenta kaže podatke o času podpisa in veljavnosti certifikata

Tradicionalno delo s papirnimi dokumenti in moderni pristopi imajo predvsem eno pomembno razliko. Če pri papirju nastanku dokumenta sledi aktivna uporaba podatkov in nato arhiv, pa se z digitalizacijo logika nekoliko obrne. V tem primeru gre dokument v shrambo takoj po nastanku, zaposleni pa kljub temu lahko kadarkoli dostopajo do podatkov.

Pri papirju se pojavlja kup vprašanj … Kje se dokument trenutno nahaja? Je to zadnja verzija? Kdo ga sme videti? Je že potrjen in odobren? Je varno shranjen? Kdaj ga lahko vržemo stran? Digitalizacija dokumentov oz. celotnega procesa pa odpravlja številne neučinkovitosti.

Kaj se dogaja, ko podjetje prejme dokument v papirnati obliki?

1. Nekdo v podjetju pošto prevzame (najpogosteje je to tajništvo).
2. Pošto razvrstijo glede na to, komu je namenjen (določijo mu torej ciljni oddelek oz. prejemnika, po potrebi tudi prioriteto).
3. Dokument fizično dostavijo do odgovorne osebe.
4. Odgovorna oseba dokument pregleda in določi naslednje korake, npr. v primeru, da potrebuje še potrditev s strani drugih oseb.
5. Sledi obdelava – podpis in po potrebi vrnitev dokumenta pošiljatelju (v tem primeru se dokument ponovno dostavi v tajništvo, ki uredi pošiljanje).
6. Dokument se nato arhivira (tj. vstavi v fascikel in pospravi v omaro).

Omenjeni proces ima kar nekaj rezerv. Glavni problem je sledljivost in nadzor – kje se dokument ta trenutek nahaja in koliko časa potrebuje, da se ga podpiše? Kako vpliva na situacijo, če obstaja več kopij istega dokumenta?

Veliko je ročnega prenašanja od ene do druge osebe in posledično tudi večja verjetnost, da se dokument založi.

V primeru digitaliziranega procesa pa se že v prvem koraku pošta poskenira, celoten proces pa se potem izvede digitalno.

Pot dokumenta skozi podjetje

To ima kup prednosti v primerjavi z delom s papirjem:

• večja varnost: za omrebitno zlorabo je potreben dostop do uporabniškega računa odgovorne osebe, ne le do poslovnih prostorov,
• hitrost: dokument potuje elektronsko in je takoj na voljo vsem vpletenim, tudi celotna komunikacija in usklajevanje lahko poteka znotraj dokumentnega sistema,
• manjša verjetnost za napake: dokument se ne more založiti in v vsakem trenutku se ve, kdo je odgovoren zanj,
• povezljivost z ostalimi procesi: ko je dokument enkrat digitalen, se ga lažje prenese tudi v druge procese, npr. posredovanje računov v računovodski servis,
• učinkovitejši arhiv: za iskanje se porabi veliko manj časa, za hrambo pa veliko manj prostora (saj fizične dokumente lahko zavržete).

Kako se torej primerja delo s papirjem z delom z digitalnimi dokumenti?

Dodatne prednosti vključujejo tudi možnost optične prepoznave znakov (OCR), kar še dodatno pohitri proces oz. odpravi možnost napak v primeru, da bi določene podatke iz dokumentov morali zapisati v (računovodski) program.

Uporaba dokumentnega sistema torej ne vpliva bistveno na sam življenjski cikel dokumenta, ga pa naredi veliko bolj transparentnega in učinkovitega. Prepričani smo, da uporaba prinaša koristi prav vsakemu podjetju. O prednostih, tipih in načinu implementacije smo že pisali, če pa bi se želeli pogovoriti o vaši specifični situaciji, pa vas vabimo na pogovor ob skodelici kave.