Kaj je ERP? Celovit vodič za mala in srednje velika podjetja

V članku bomo definicijo ERP naredili splošno razumljivo, hkrati pa prikazali, kako sistem deluje v praksi.

Pregledali bomo osnove ERP sistemov, kakšne so njihove funkcionalnosti in kako se razlikujejo od ostalih podpornih sistemov, kakšne so koristi uporabe, kako izbrati pravo rešitev in kako jo vpeljati v svoje podjetje. Pogledali bomo tudi proti njihovi prihodnosti in odgovorili na nekaj najpogostejših vprašanj.

Kazalo:

1. Osnove ERP
2. Kakšne so prednosti uporabe ERP?
3. Kako izbrati in vzpostaviti novo ERP rešitev?
4. Trendi: kaj pričakovati od ERP v prihodnosti?
5. Najpogosteje zastavljena vprašanja (FAQ) v povezavi z ERP rešitvami
6. ERP kot temelj uspešnega poslovanja

ERP sistemi za mala in srednje velika podjetja (MSP)

Stoletja nazaj, ko so bila ustanovljena prva podjetja, za delovanje niso potrebovala kompleksnih sistemov in rešitev. Njihovo poslovanje je bilo enostavnejše in manj regulirano, ampak tudi danes najmodernejša tehnologija ni pogoj za uspeh.

V preteklosti je pogosto veljalo, da so si najboljše podporne sisteme za poslovanje lahko privoščila zgolj največja in najuspešnejša podjetja. Z napredovanjem tehnologije in porastom spletnih rešitev, pa je do demokratizacije prišlo tudi na tem področju. Danes so praktično tudi najnaprednejše rešitve na voljo tudi manjšim in srednje velikim podjetjem.

In seveda je v njihovem interesu, da jih čim bolj izkoristijo.

Dostop do ažurnih informacij je ključen za (hitro) sprejemanje pravih poslovnih odločitev – in ERP sistem je tisti, ki tovrstne informacije zagotavlja. Poleg tega pa prihrani tudi ogromno časa, izboljša učinkovitost, avtomatizira procese, ipd.

Osnove ERP

Predstavljajte si simfonični orkester brez dirigenta – vsak glasbenik igra po svojem tempu, brez prave usklajenosti. Podobno je podjetje brez sistema ERP; vsak oddelek sicer dela po svojih najboljših močeh, a brez prave harmonije.

Raziskave kažejo, da podjetja po uspešni implementaciji ERP sistema v povprečju izboljšajo svojo produktivnost za 22%, pri čemer se operativni stroški znižajo za 17%.

Kaj je ERP?

Glavna ideja ERP sistema je, da podjetje na enem mestu zbere in upravlja z vsemi podatki, ki so ključni za nemoteno poslovanje. Praviloma ga torej sestavljajo različni moduli, ki so lahko bolj ali manj povezani med sabo:

• računovodstvo in finance,
• človeški viri,
• blagovno poslovanje,
• proizvodnja.

V svojem bistvu je ERP torej programska oprema, ki povezuje vse ključne poslovne procese na enem mestu. To ne pomeni le manj administrativnega dela, temveč tudi boljši pregled nad celotnim poslovanjem in možnost sprejemanja odločitev na podlagi točnih in ažurnih informacij.

Tako kot naše telo potrebuje učinkovito povezavo med vsemi organi, tudi podjetje potrebuje nemoten pretok informacij med vsemi procesi in oddelki.

Uporaba ERP sistema v eni od njegovih oblik za podjetja že dolgo ni opcijska. Vsi seveda ne potrebujemo modula za planiranje in nadzor proizvodnje, prav vsako podjetje pa mora biti sposobno vsaj izdajati račune.

V nadaljevanju si bomo podrobneje ogledali ključne koristi in funkcionalnosti ERP sistema, kakšni so koraki za izbiro najprimernejšega orodja ter kako se lotiti uvedbe oz. implementacije.

Zgodovina in razvoj ERP

O pojavu prvega predhodnika ERP sistemov lahko govorimo v šestdesetih letih prejšnjega stoletja. Tako imenovani MRP sistemi (angl. Material Requirements Planning) so se osredotočali na upravljanje proizvodnjih procesov in zalog.

Z razvojem informatike (tako tehničnih zmožnosti, kot tudi razširjenosti), so se razvijali tudi sistemi za podporo proizvodnje in v 1980-ih so se MRP sistemi razvili v MRP II. Kratica je v tem primeru pomenila Manufacturing Resource Planning in je vključevala številne dodatne module, vključno s finančnim načrtovanjem, urniki proizvodnje, načrtovanjem virov, ipd.

Konec 1980-ih je prodaja MRP II sistemov predstavljala približno tretjino vse prodane programske opreme.

Izraz ERP se je prvič pojavil v začetku 90-ih let, uporabljal pa se je za opis programske opreme, ki je povezovala vse bistvene poslovne procese (finance, HR, nabavna veriga, proizvodnja, ipd.) v enoten sistem. To je bil čas, ko so bili tovrstni sistemi privilegijih večjih podjetij, saj je implementacija zahtevala ogromne investicije (tudi) v infrastrukturo.

V zadnjih 20 letih so se ERP sistemi preselili v oblak, s tem pa postali bistveno dostopnejši tudi manjšim podjetjem. Njihova modularna zasnova pomeni, da so izredno prilagodljivi in lahko pokrijejo tudi specifične oz. specializirane potrebe najrazličnejših organizac

Razlika med ERP in ostalimi orodji

Čeprav ERP sistemi torej pokrivajo izredno širok nabor področij in oddelkov v podjetju, pa kljub temu ne odgovarjajo povsem na vse potrebe podjetij.

Sistemi, ki spremljajo ERP orodja (niso pa del njih) so najpogosteje:

• sistem za upravljanje odnosov s strankami (CRM, angl. Customer Relationship Management): orodja za trženje, prodajo in podporo strankam so najpogosteje predmet CRM sistemov,
• poslovna analitika (BI, angl. Business Intelligence): ERP sistemi sicer vključujejo najrazličnejša poročila in analitiko, a podjetja se za naprednejše analize poslovanja poslužujejo BI rešitev,
• sistemi za upravljanje oskrbovalne verige (SCM, angl. Supply Chain Management): orodja, ki so namenjena logistiki in naprednemu upravljanju zalog in skladišč,
• vodenje projektov: upravljanje z nalogami, roki in razpoložljivostjo virov, vezanih na projekte,
• specializirane rešitve: specifične za posamezno panogo: npr. zdravstvo, gradbeništvo, ipd.

Vrste ERP sistemov za SME

Z vidika uporabljene tehnologije obstaja več vrst ERP sistemov. Potrebe podjetij so različne, zato je pomembno, da razumete prednosti in izzive različnih vrst postavitev.

Lokalni ERP za popoln nadzor

Lokalna postavitev je tradicionalni pristop in pomeni, da je programska rešitev nameščena na strojni opremi in lokaciji uporabnika.

Kaj to pomeni v praksi?

• boljši nadzor nad podatki,
• možnost obsežnejših prilagoditev vašim zahtevam,
• neodvisnost od internetne povezave.

Tovrstna postavitev je najprimernejša, če imate posebne zahteve glede varovanja podatkov (in ste prepričani, da jih lahko zagotovite sami), potrebujete izredno prilagojen sistem in/ali že imate vzpostavljeno ustrezno IT infrastrukturo.

ERP v oblaku za fleksibilnost in nižje stroške

“Oblak” ni nič novega in rešitve, ki delujejo na ta način najdemo na vseh področjih življenja. Seveda tudi v poslu.

Take rešitve uporabljajo najnovejše tehnologije, kar prinaša nekaj prednosti, med katerimi izstopajo:

• nižji začetni stroški (brez potrebe po nakupu drage strojne opreme in licenc) in cenejše vzdrževanje (ki ne zahteva lastnega IT osebja),
• avtomatske posodobitve sistema (npr. ob zakonskih spremembah),
• visok nivo varnosti (ponudniki oblačnih storitev morajo zagotoviti standardom varnosti, ki so povprečnim podjetjem povsem nedosegljivi),
• dostop do podatkov kjerkoli in kadarkoli (pogoj je zgolj spletni brskalnik in dostop do interneta),
• hitrejša implementacija sistema.

Postavitev v oblaku bo torej prava odločitev, če imate omejene vire (tako finančne, kot tudi z vidika osebja in infrastrukture), vam je pomembna fleksibilnost in mobilnost, ali pa da želite hitro vzpostavitev in začetek dela.

Hibridni ERP za kombinacijo obeh načinov

V teoriji hibridna postavitev pomeni združitev najboljšega obeh svetov. Omogoča, da določene module in podatke hranite lokalno, druge pa v oblaku.

V praksi je hibridni ERP večkrat posledica ponudnikov, ki so v fazi menjave tehnologije pri svojih rešitvah. Nekatere module že ponujajo v oblaku, za ostale pa izvedejo lokalno postavitev pri naročniku. Posledica je kompleksnejša implementacija sistema, zahtevnejše pa je tudi kasnejše upravljanje in posodabljanje.

Tovrstne postavitve se uporabljajo v primeru, ko je za določen segment ključna odzivnost sistema (npr. gotovinske blagajne), ali pa naročnik za določen segment poslovanja podatke želi hraniti sam.

Kakšne so prednosti uporabe ERP?

Glavni cilj tehnologije je, da nam poenostavi življenje. Zaradi napredka v tehnologiji nam (večini) ni treba trpeti na soncu ob obdelovanju polj, elegantno lahko potujemo v oddaljene kraje, če nam ponagaja zdravje pa se lahko zanesemo na napredno medicino.

Enako morajo tudi poslovne programske rešitve svoj obstoj upravičiti z izboljšanjem učinkovitosti dela in/ali omogočati stvari, ki prej niso bile mogoče.

Koristi ERP rešitve

Ključne koristi, ki si jih lahko obetate od (moderne) ERP rešitve so predvsem:

• Prihranek časa: optimizacija procesov pomeni spremembo načina dela na način, ki je bolj učinkovito. To že samo po sebi pomeni, da vam bo vzelo manj časa – če pa vam pri delu pomaga še ustrezno orodje (in določena opravila avtomatizira), so prihranki še bolj drastični.
• Sprejemanje boljših odločitev: z dostopom do ažurnih podatkov se postavite v bistveno boljši položaj za sprejemanje pravih poslovnih odločitev (predstavljajte si vsa napredna poročila, napovedovanje denarnega toka, ipd.).
• Zmanjšanje stroškov: t.i. “digitalna preobrazba” poleg povečanja učinkovitosti obljublja tudi nižje stroške. Odpade namreč delo s papirjem (nakup, fascikli in prostor za arhiv), še večja korist pa se pokaže ob uporabi spletnih rešitev – nič več stroškov za vzdrževanje strojne opreme in skrbi za varnost!
• Povečanje prilagodljivosti: najboljše poslovne rešitve so tiste, ki vaše poslovanje podprejo ne glede na obseg poslovanja. Tako v primeru, da vstopite na nov trg, kot tudi, da se vam zaradi nepričakovanih okoliščin zmanjša promet. S prilagodljivo ERP rešitvijo tovrstne spremembe ne bodo vplivale na kvaliteto storitev, ki jih lahko nudite strankam.

Ali vaše podjetje potrebuje ERP program?

Problem usklajevanja različnih poslovnih procesov in vodenja poslovanja rešujete že danes – ne glede na to, ali vam pri tem pomaga neka programska oprema, ali pa se zadeve lotevate ročno.

Kakšni so najpogostejši znaki, ki kažejo na to, da potrebujete ERP rešitev?

• nepovezani podatki in razpršeni sistemi: za celotno sliko o poslovanju morate informacije iskati na več mestih (npr. pri računovodji, v elektronski pošti in v Excelovi tabeli, kamor vpisujete prodajne priložnosti),
• ročno vnašanje podatkov in napake: če podatkovne baze niso povezane, to najverjetneje pomeni, da morate podatke vpisati večkrat – kar je povsem nepotrebno, hkrati pa odpira vrata za morebitne napake pri vnosih,
• zapletena (finančna) poročanja: priprava poročil je časovno zahtevna in zapletena zaradi ročnega zbiranja podatkov iz različnih virov (rezultat pa je omejen vpogled v poslovanje, ki hitro zastara),
• težave ob rasti podjetja: ročni sistemi postanejo kompleksni in zamudni, če pride do povečanja poslovanja,
• izzivi z zakonsko skladnostjo: zakoni in predpisi se spreminjajo, sledenje spremembam in vpeljava le-teh v prakso pa predstavlja nepotrebno birokracijo, ki jemlje čas in energijo,
• neučinkovito upravljanje zalog: brez ustreznega sistema je težko slediti stanjem zaloge, trendom, rokom uporabe izdelkov in dobavnim rokom,
• visoki stroški: iskanje informacij in usklajevanje delovnih procesov zahteva veliko časa, še posebej, če je potrebno sodelovanje več zaposlenih – to pa je drago.

ERP rešitev torej potrebujete, ko:

• čutite potrebo po boljšem nadzoru in preglednosti poslovanja,
• želite zmanjšati stroške,
• izgubljate čas z administrativnimi opravili,
• potrebujete orodje za pomoč pri sprejemanju odločitev,
• podjetje raste in postaja kompleksnejše.

Ključne funkcionalnosti ERP rešitve za MSP

Kot smo ugotovili, je izraz “ERP” izredno širok in združuje številna različna področja in funkcionalne module rešitev. Sigurno ne potrebujete vseh. Številni izmed njih so lahko izredno specifični in vezani na poslovne procese (npr. načrtovanje in upravljanje proizvodnje) ali celo točno določeno panogo (npr. zdravstvo ali odvetniške pisarne).

Računovodstvo in finance

Finančni modul je srce vsakega ERP sistema, saj se vanj stekajo vsi poslovni dogodki podjetja. Ko prodajalec izda račun, nabavnik naroči material, ali vodja projekta zabeleži ure – vse te aktivnosti se na koncu odražajo v finančnih podatkih.

Osnovno poslovanje:

• izdaja računov (predračuni, gotovinski računi in davčna blagajna, e-računi, avansni računi, ponavljajoči računi, opomini, dobropisi),
• prejeti računi (evidenca plačil, kompenzacije, arhiv, …),
• potni nalogi (obračun potnih stroškov – kilometrina, dnevnice in ostali potni stroški).

Računovodske evidence:

• glavna knjiga (kontni plan, saldakonti kupcev in dobaviteljev, stroškovna mesta, knjiženja, davčne evidence, ipd.),
• plače (obračun plač, plačilne liste, bolniške odsotnosti in dopusti, regres in ostala izplačila),
• zakonsko poročanje (DDV evidence in obračuni, FURS, AJPES, bilance in letna poročila, …).

Poročanje in analize:

• finančna poročila (od bilance stanja do najrazličnejših poročil po meri),
• analiza poslovanja (npr. pregled prodaje po kupcih/artiklih/regijah/poslovnih enotah, analiza stroškov po kategorijah ali stroškovnih mestih, ipd.),
• denarni tok in likvidnostne projekcije (stanje sredstev, projekcije prilivov in odlivov, sezonska nihanja, analiza zamud plačil),
• kazalniki poslovanja (ROI, EBITDA, povprečna vrednost posla, vrednost odprtih terjatev, koeficient obračanja zalog, ipd.).

Človeški viri

Zaposleni so hrbtenica vsakega podjetja, zato je učinkovit sistem za upravljanje človeških virov (HRM, angl. Human Resource Management) ključnega pomena. Kot del ERP sistema omogoča enostavno spremljanje kadrovskih podatkov, obračun plač ter skladnost z zakonodajo.

Upravljanje zaposlenih:

• kadrovska evidenca (osebni podatki, izobrazba, delovne izkušnje, pogodbe o zaposlitvi),
• upravljanje delovnega časa (evidence prisotnosti, nadure, odsotnosti, letni dopusti),
• upravljanje talentov (razvojni pogovori, karierne poti, načrtovanje nasledstev),
• digitalizacija dokumentacije (elektronske mape zaposlenih: pogodbe, aneksi, potrdila).

Obračun plač:

• avtomatiziran obračun plač z upoštevanjem prisotnosti in dodatkov,
• izračun prispevkov in davkov ter priprava izplačil,
• zakonsko usklajena poročila (REK obrazci, M4 obrazci, AJPES poročanje),
• povezava s finančnim modulom za knjiženje stroškov dela.

Procesi razvoja in motiviranja:

• upravljanje izobraževanj (plan izobraževanj, sledenje usposabljanjem, certificiranja),
• ocenjevanje delovne uspešnosti (postavljanje ciljev, periodične ocene, nagrajevanje),
• načrtovanje plač in ugodnosti (sistemizacija delovnih mest, napredovanja, variabilni del plače),
• interna komunikacija in team buildingi.

Upravljanje zalog in dobavne verige

Če prodajate izdelke, potem je pomemben del ERP rešitve tudi upravljanje zalog. Vemo, da stranke pričakujejo praktično takojšnjo dobavo in prav ustrezen podporni sistem je tisti, ki vam bo omogočil miren spanec.

Kako torej pomaga ERP rešitev?:

• avtomatsko spremljanje zalog v realnem času,
• napovedovanje potreb po zalogi,
• optimizacija naročil in zmanjšanje stroškov skladiščenja,
• sledenje serijskim številkam in roku uporabe,
• upravljanje več lokacij skladiščenja,
• integracija z e-trgovino.

Proizvodnja

Za proizvodna podjetja je ERP rešitev ključna za spremljanje proizvodnih procesov, zalog surovin ter optimizacijo stroškov in časa izdelave.

Načrtovanje proizvodnje:

• specifikacije izdelkov (tehnološki postopki, recepture, specifikacije materiala),
• spremljanje povpraševanja in planiranje kapacitet,
• razporejanje delovnih nalogov in virov,
• avtomatizacija naročil surovin na podlagi stanja zalog,
• optimizacija proizvodnih procesov za zmanjšanje odpadkov in stroškov.

Izvajanje in nadzor:

• sledenje proizvodnim operacijam v realnem času,
• beleženje porabe materialov in delovnih ur,
• kontrola kakovosti in sledljivost izdelkov,
• analiza izmetov in optimizacija proizvodnje,
• povezovanje z drugimi moduli (nabava, prodaja, skladišče).

Stroški in analiza:

• kalkulacija stroškov izdelave in marž,
• primerjava načrtovanih in dejanskih stroškov,
• analiza učinkovitosti proizvodnih linij,
• napredne proizvodne statistike in KPI-ji.

Kaj ne spada med funkcionalnosti ERP?

Pogosto prihaja do zmotnega prepričanja, da ERP sistem lahko nadomesti vse ostale poslovne aplikacije. Kar pa žal ne drži. Omenili smo, da ERP sistem ni:

• specializirana CRM rešitev za kompleksno upravljanje odnosov s strankami,
• napredna analitična platforma za podatkovno rudarjenje,
• sistem za upravljanje dokumentov,
• specializirana rešitev za projektno vodenje,
• platforma za spletno trgovino.

Čeprav lahko ERP rešitev vsebuje osnovne funkcionalnosti teh področij, ne more nadomestiti specializiranih orodij.

Kako funkcionalnost ERP sistemov rešujejo specifične izzive?

Izguba časa zaradi neučinkovitega izdajanja računov

Če moramo vsak račun ročno pripraviti, preveriti in poslati stranki, to lahko povzroči kasnejša plačila, hkrati pa povečuje verjetnost, da bomo naredili napako in si tako podvojili delo (in hkrati povzročili še nekaj slabe volje pri strankah).

Rešitev z ERP sistemom:

• avtomatsko generiranje računov (npr. periodični računi),
• oblikovanje računa z nekaj kliki (brez ročnega vpisovanja postavk, ipd.),
• pošiljanje računov strankam na način, ki jim najbolj odgovarja (email, eRačun ali po pošti),
• avtomatično opozarjanje strank na neplačane račune.

Na ta način ne le poenostavite proces izdajanja računov, ampak tudi izboljšate denarni tok podjetja in zmanjšate obremenitev zaposlenih z rutinskimi opravili.

Zamudna priprava poročil in pomanjkljiv vpogled v poslovanje

Tudi pri najmanjših podjetjih so poročila o poslovanju nepogrešljiva. Vsaka izgubljena minuta šteje in nima smisla, da jih vedno znova vlagate v pripravo pregledov poslovanja.

Najpomembnejši kazalniki in poročila morajo biti dostopni v trenutku, na klik. Na ta način se izognete sprejemanju odločitev na podlagi zastarelih informacij. Vsak uporabnik ima lahko delovno tablo prilagojeno za prikaz podatkov, ki so relevantni zanj.

Podvajanje dela in dvojno vnašanje podatkov

Ne glede na to, ali imate računovodski oddelek v svojem podjetju, ali pa sodelujete z računovodskim servisom, podvajanje dela ni nikoli dobra ideja.

Nihče ne bi smel izgubljati časa z ročnim vnašanjem podatkov v program. Avtomatski zajem prejetih računov poskrbi za strojno obdelavo dokumentov (in posledično zmanjšanje količine napak) tudi v primeru, da račune dobite v papirnati obliki.

Nepredvidljive zaloge ter neusklajenost spletne in fizične trgovine

Delo z zalogami je zahtevno in težko je v vsakem trenutku natančno vedeti kakšna je prava količina. Prevelika zaloga je strošek, premajhna pa pomeni, da izgubljate posel. Dodaten izziv so različna sezonska nihanja in trendi, ki otežujejo natančno napovedovanje potrebnega materiala.

Če prodajate po spletu, to pomeni še dodaten nivo kompleksnosti. Kako boste zagotovili, da je na spletni strani informacija o razpoložljivosti izdelkov v vsakem trenutku točna?

ERP to rešuje z:

• ažurnim in centraliziranim spremljanjem zalog,
• opozorili ali avtomatskim naročanjem ob dosegu minimalne zaloge,
• optimizacijo zalog med poslovalnicami ali skladišči,
• sinhroniziranjem zalog med skladiščem in spletno trgovino v realnem času,
• avtomatskim posodabljanjem cen in akcij.

Kako izbrati in vzpostaviti novo ERP rešitev?

Izbira in implementacija ERP sistema je strateška odločitev, ki lahko močno vpliva na učinkovitost podjetja. Pred izbiro morate razumeti kako izbrati rešitev, ki bo ustrezala vašim specifičnim potrebam, pa tudi kakšen je postopek uvedbe in na kaj morate biti pozorni pri stroških in podpori uporabnikom.

Pravilna priprava in načrtovanje sta ključna za uspešno integracijo ERP sistema in dolgoročne koristi za poslovanje.

Kako izbrati pravi ERP za vaše podjetje?

Izbira pravega ERP sistema zahteva temeljit premislek o potrebah podjetja, proračunu in dolgoročnih ciljih. Pri tem predlagamo naslednje korake:

1. Analizirajte trenutno stanje in razmislite o potrebah

Kaj je primarni razlog za uvedbo ERP rešitve? Če si boste postavili jasne cilje, boste med uvajanjem lažje sprejemali odločitve, saj boste imeli pred seboj celotno sliko in želen rezultat.

Če želite procese izboljšati, jih morate najprej dobro poznati. O tem smo že govorili v enem od preteklih člankov.

Popišite poslovne procese in poiščite ozka grla – kaj vam vzame največ časa, kje se delo nabira? Katera so tista področja, kjer trenutno izgubljate denar in energijo? Če boste nekaj časa spremljali svoje delo, boste hitro dobili predstavo o tem.

Pogovorite se tudi s sodelavci in zberite njihove povratne informacije o izzivih.

Načeloma vas čakajo naslednji koraki:

1. Opredelite ključne procese: računovodstvo in finance, prodaja in trženje, nabava in logistika, …
2. Razčlenite procese na podprocese in posamezne korake: kaj sproži proces, katera opravila vključuje, katera orodja pri tem uporabljate, kakšen je rezultat procesa, itd.
3. Zberite informacije in opise dela: preko intervjujev z zaposlenimi, z opazovanjem dela v praksi, pregledom dokumentacije, ipd.
4. Pripravite vizualizacijo procesov: ustvarite si jasen pregled poteka dela, ki ga razumejo vsi vpleteni.

Popis poslovnih procesov je prvi korak, s katerim si ustvarite sliko o trenutnem stanju (angl. as-is). Katera področja poslovanja želite pokirti in kateri so tisti procesi, ki jih želite optimizirati?

Sledi razmislek o tem, kaj in kako bi lahko spremenili, da bi bili pri delu bolj učinkoviti (angl. to-be). Kje prihaja do ozkih grl, katere aktivnosti se podvajajo, kaj bi lahko avtomatizirali? Katere funkcionalnosti sistema so pri tem za vas ključne? Kaj pogrešate pri trenutnem načinu dela?

Oblikujte seznam želja oz. zahtev, ki jih bo nova rešitev morala zadovoljiti. Kaj je nujno (“must-have”), kaj dobrodošlo (“nice-to-have”)? Katera vrsta ERP vam najbolj ustreza – lokalna postavitev, oblak ali hibrid?

2. Definirajte proračun in časovni okvir

V projekt morate iti z vsaj okvirno idejo o finančni investiciji, ki ste jo pripravljeni (in sposobni) izvesti.

Poslovni model ponudnikov je najpogosteje vezan na vrsto rešitve, ki jo ponujajo:

• lokalne postavitve pomenijo višjo začetno investicijo za odkup licenc in različne prilagoditve, kasneje pa plačujete predvsem nadgradnje, posodobitve in podporo uporabnikom;
• ERP v oblaku deluje po modelu najema, torej za dostop do rešitve plačujete mesečno (ali letno), v ceno pa so že vključene posodobitve in podpora, začetni stroški pa so načeloma bistveno nižji;
• hibridni sistem pa, tako kot tehnološko, pomeni tudi kombinacijo obeh poslovnih modelov.

Kdaj bi želeli začeti z uporabo? Trajanje projekta je močno povezano z njegovim obsegom in vašimi pričakovanji. Enostavnejše postavitve so lahko zaključene v le nekaj dneh, kompleksnejše pa lahko trajajo tudi leto in več.

3. Raziščite trg in ponudnike

Kakšni ERP sistemi obstajajo na trgu? Katere od vaših želja pokrivajo? So v vašem cenovnem rangu? Kdo jih ponuja?

V tem koraku na vrsto pridejo tudi prvi sestanki in predstavitve. Na ta način boste izvedeli marsikaj, kar na spletnih straneh ne piše. Prepričate se lahko tudi o ponudnikih – postali bodo vaš pomemben poslovni partner, zato tega vidika ne zanemarite. Kako kvalitetno podporo nudijo uporabnikom, kako hitro rešujejo težave?

Kakšne so njihove vrednote? Kako veliko podjetje so, ali so v slovenski lasti, kaj se je z njimi dogajalo v zadnjih letih, koliko in kakšne stranke imajo? Kakšne so njihove reference? Poznate katero od podjetij, ki jih omenjajo? Je katero izmed njih primerljivo za vami – po panogi, prometu, številu zaposlenih? Lahko jih kontaktirate in povprašate po izkušnji.

Predlagamo še nekaj vprašanj, ki jih zastavite izbranim ponudnikom:

• Kakšna je vaša vizija razvoja produkta?
• Koliko uspešnih implementacij imate v naši panogi?
• Kako implementacija poteka?
• Kako zagotavljate varnost podatkov?
• Kakšni so pogoji in postopeki prekinitve sodelovanja?

4. Testirajte rešitve in zberite ponudbe

Vsi (resni) ERP sistemi za manjša in srednje velika podjetja omogočajo brezplačen preizkus. Pri rešitvah, ki so postavljene lokalno je to sicer lahko nekoliko kompleksnejši proces, a test je kljub temu dobra ideja.

Pripravite si scenarije in uporabite realne podatke. Če ste sledili tem korakom, svoje potrebe dobro poznate in vedeli boste tudi, katere funkcionalnosti morate preizkusiti. V test vključite več zaposlenih, uvedba novega ERP se bo dotaknila vseh. Če bodo v odločitev vključeni, boste imeli bistveno manj težav kasneje v procesu, ko boste sistem uvajali in bodo morali spremeniti način dela.

Od najustreznejših ponudnikov pridobite ponudbe. Kakšni so celotni stroški vsake rešitve? To vključuje licence, vzdrževanje, stroške implementacije in morebitnih prilagoditev ter povezav, izobraževanje uporabnikov, ipd.

Pri tem ne pozabite, da najceneje ni vedno tudi najbolj ugodno. Vzdrževanje, posodobitve, izobraževanje in pomoč uporabnikom, strojna oprema, … vse to so stroški, ki se skozi leta naberejo in lahko “najcenejšo” opcijo spremenijo v izredno drago rešitev.

5. Izberite ERP rešitev in ponudnika

Ko zberete vse ustrezne informacije, končno napoči trenutek, da sprejmete odločitev. S ponudnikom definirajte vsebino projekta, dogovorite roke in podpišite pogodbo.

Če vas je v podjetju zaposlenih več, je dobra praksa, da z načrtovanimi spremembami seznanite celotno ekipo. Sprejemanje sprememb je pogosto težavno, vendar z jasnimi argumenti in pričakovanimi koristmi ekipe ni težko prepričati.

Pazite se še nekaterih pasti, v katere se podjetja najpogosteje ujamejo:

• Ne izberite prezahtevnega sistema za vaše potrebe. Če je nekaj tehnično mogoče, to še ne pomeni, da to tudi potrebujete.
• Ne podcenjujte pomembnosti uporabniške izkušnje. S sistemom boste imeli opravka vsak dan, zato mora biti vmesnik intuitiven in odziven. Izgubljene sekunde se tekom leta hitro naberejo.
• Ne spreglejte skritih stroškov. Nekateri ponudniki podporo uporabnikom (drago) zaračunavajo, tako kot tudi nadgradnje in posodobitve sistema.
• Ne zanemarite pomena podpore in vzdrževanja. Ne le stroškovno, tudi z vidika odzivnosti in kvalitete.
• Ne pozabite na prihodnjo rast in razvoj podjetja. Vaše podjetje bo čez nekaj let morda bistveno drugačno kot danes. Nerodno bi bilo, če bi takrat ugotovili, da ste prerasli svojo ERP rešitev.

Postopek uvedbe ERP rešitve

Rešitev stestirana, ponudnik izbran, pogodba podpisana. Kako pa poteka implementacija v praksi?

Če ste izbrali kvalitetnega ponudnika, potem imajo z implementacijami veliko izkušenj in preverjene procese in postopke. V varnih rokah boste.

Bolj kot so obsežni in kompleksni vaši poslovni procesi (in želje), bolj kompleksen bo tudi projekt vpeljave rešitve. V vsakem primeru pa je dobra ideja, da implementacijo skrbno načrtujete in zagotovite usklajeno sodelovanje s ponudnikom.

Uspešen projekt mora vključevati naslednje korake:

1. Priprava in načrtovanje projekta

Začne se z določitvijo projektne ekipe.

Ponudnik bo imenoval vodjo projekta, enako pa morate storiti tudi na svoji strani – vsaj do te mere, da bodo na strani ponudnika imeli določeno osebo, na katero se lahko obrnejo v primeru vprašanj in usklajevanj.

Pri obširnejših implementacijah je pomembno, da v projektno ekipo vključite predstavnike različnih oddelkov.

To je tudi korak, kjer morate jasno opredeliti, kaj želite doseči z uvedbo ERP sistema. Avtomatizacija procesov, boljši vpogled v poslovanje, … ta pričakovanja morate skomunicirati s ponudnikom, saj bodo le tako lahko vedeli, kakšni so vaši cilji.

Projektni načrt vključuje časovnico in opredelitev mejnikov za vsako fazo implementacije (po potrebi z oceno potrebnih virov in proračunom). Dobrodošla je tudi analiza tveganj in priprava ukrepov za njihovo zmanjševanje.

2. Nastavitev in prilagoditev sistema

Iz teorije v prakso – z osnovno konfiguracijo ERP rešitve se postavi sistemsko okolje, osnovne nastavitve, različni šifranti, uporabniške vloge in pravice.

Če implementacija zahteva dodatne prilagoditve in razvoj, se ponudnik tega najpogosteje loti v tej fazi. Glede na pomembnost in/ali zahtevnost prilagoditev, se lahko alternativno počaka tudi zaključek osnovne postavitve, s prilagoditvami pa nadaljuje, ko je nov način dela že utečen.

Prilagoditve vključujejo razvoj posebnih funkcionalnosti, kompleksnejše integracije z drugimi podpornimi sistemi v podjetju, prilagoditev poročil, različna testiranja, ipd.

3. Priprava in prenos podatkov

Razen v primeru, da gre za novoustanovljeno podjetje, verjetno obstaja kup podatkov in zgodovine, ki je nastala z njegovim delovanjem – izdani in prejeti računi, podatki o strankah in dobaviteljih, zalogah, ipd. Smiselno je, da se vsaj del teh podatkov prenese v nov sistem.

To pomeni, da jih je potrebno pregledati in pripraviti za migracijo, tj. izvoziti iz obstoječih programov, jih prečistiti (odstraniti morebitne nepravilnosti) in jih pripraviti v obliki, ki omogoča uvoz v novo ERP rešitev.

4. Izobraževanje uporabnikov in testiranje ERP rešitve

Tudi najnovejša oprema pa vam ne bo koristila, če je ne boste znali uporabljati. Zato je ključen sestavni del projekta implementacije tudi izobraževanje uporabnikov za delo z rešitvijo. Prilagojeno mora biti za vaše potrebe:

• torej na vsebinske module, ki jih boste uporabljali,
• šolanje se izvaja na praktičnih primerih iz vsakdanjega dela in na vaših testnih podatkih.

Dobra ideja je, da že v fazi izbire ponudnika preverite, da ponuja kvalitetno usposabljanje, jasna in pregledna navodila (v pisni in video obliki) ter odzivno tehnično pomoč in svetovanje.

Šolanje uporabnikov je hkrati tudi priložnost za testiranje delovanja rešitve. Tu morate biti temeljiti in preveriti vse – od posameznih funkcionalnosti rešitve, do povezav z drugimi sistemi in pretoka podatkov.

5. Prehod in začetek uporabe nove ERP rešitve

Tako kot za vse korake do te točke, tudi začetek dejanske uporabe zahteva načrt.

Najprej se morate odločiti ali želite, da prehod poteka fazno, ali pa naenkrat. Fazni pristop zmanjša tveganje za neuspeh in napake, a podaljša proces. Celovit prehod (t.i. ”big bang” pristop) je veliko hitrejši, zahteva pa skrbnejše načrtovanje in podporo.

Za kritične poslovne procese je dobra ideja, da se v prehodnem obdobju vzporedno uporablja staro in novo rešitev. To omogoča konkreten test in primerjavo, identifikacijo potencialnih nepopolnosti in sprotno odpravljanje težav.

Vsekakor skupaj s ponudnikom dobro opredelite datumske roke prehoda. Pri tem bodite pozorni na optimalen čas z vidika obremenjenosti sistema – morda ni slaba ideja, da prehod izvedete, ko imate pri poslovanju nekaj zatišja (npr. izven vrhunca sezone).

Ponudnik naj v času prehoda zagotovi še boljšo razpoložljivost, da vam lahko v primeru težav nemudoma priskoči na pomoč in vas usmeri pri delu ali odpravi napako. Pričakujte, da boste ob začetku dela odkrili določene izzive in pomanjkljivosti – to je sestavni del procesa in le tako boste dobili rešitev, ki je resnično prilagojena vašim procesom.

V vsakem primeru pa morate ob samem začetku pričakovati tudi manjši upad produktivnosti. To planirajte in sprejmite ustrezne ukrepe, da v tem času ne boste razočarali svojih strank in poslovnih partnerjev.

Zgornja slika prikazuje začeten upad produktivnosti, ki nastopi zaradi spremembe načina dela in neutečenih procesov. Pomembno je, da ne izgubite motivacije, da vztrajate in da (s pomočjo ponudnika) premagate morebitne težave – trud bo kmalu poplačan.

Kakšne so pasti implementacije in kako se jim lahko izognete?

Najmanj boli, če se lahko učite na napakah drugih. V splošnem velja, da največ projektov implementacije ERP rešitev na težave naleti na naslednjih področjih.

Pomanjkljiva podpora vodstva

Problem: vodstvo ni aktivno vključeno v projekt in/ali ne razume njegove pomembnosti.

Predlog rešitve:

• vsem udeleženim (tudi vodstvu) morajo biti jasne poslovne koristi menjave rešitve in povrnitev investicije,
• vodstvu redno poročajte o napredku,
• vključujte jih v ključne odločitve.

Nepopolna analiza poslovnih procesov

Problem: slabo razumevanje delovanja podjetja postavi napačne smernice in cilje pri implementaciji rešitve.

Predlog rešitve:

• ne zanemarjajte koraka analize procesov v fazi priprave na projekt,
• organizirajte delavnice s ključnimi deležniki iz vsakega oddelka (pomagajo naj pri oblikovanju popisa procesa, ki bo odražal realno stanje),
• definirajte cilje in želene izboljšave že pred začetkom projekta.

Preveliko prilagajanje nove rešitve

Problem: novo rešitev prilagodite do te mere, da izključite dobre prakse, ki jih vsebuje in jo izkoristite, da podpre tudi vaše manj optimalne navade in procese.

Predlog rešitve:

• postavite jasne prioritete glede ciljev, ki jih želite doseči (nekatere prilagoditve lahko počakajo tudi na kasnejše faze),
• izberite ponudnika rešitve, ki ima dovolj izkušenj pri podobnih postavitvah in upoštevajte njihove nasvete,
• pretehtajte stroške in koristi vsake prilagoditve.

Podcenjevanje kompleksnosti projekta

Problem: če se projekta lotite z levo roko, bo do vodilo v nezadostno testiranje, pomanjkljivo migracijo podatkov in slabo izobraževanje uporabnikov za delo z rešitvijo.

Predlog rešitve:

• podatke pred prenosom ustrezno pripravite in prečistite,
• pripravite načrt testiranja – razmislite o vsebinskih sklopih, vključenih sodelavcih in časovnem planu,
• če za to obstaja potreba, se odločite za dodatne praktične delavnice s ponudnikom sistema, kjer bodo uporabnike ustrezno izobrazili za delo z novo rešitvijo.

Izbira neustreznega ponudnika in/ali rešitve

Problem: vaš novi poslovni partner je neodziven ali nestrokoven, rešitev pa ne izpolnjuje pričakovanj in obljub.

Predlog rešitve:

• v procesu izbire ponudnika in rešitve bodite še posebej pozorni na reference,
• jasno definirajte pogodbene obveznosti (tudi glede odzivnih časov in razpoložljivosti),
• zavedajte se, da je malo odločitev z življenju zares dokončnih – vedno se lahko premislite in zamenjate ponudnika oz. rešitev … morda bo naporno in drago, a na dolgi rok bo to najboljša odločitev.

Kako varni so vaši podatki, če se odločite za ERP v oblaku?

Strahovi, ki so pred leti veljali v povezavi z uporabo storitev v oblaku danes v veliki večini niso več relevantni. Seveda še vedno velja, da morate biti previdni in tehtni pri izbiri ponudnika, a zadržki do koncepta računalništva v oblaku so se že davno izkazali za neutemeljene.

Če se profesionalno ne ukvarjate s strežniki, enkripcijo in varnostnimi kopijami, potem sami verjetno niste sposobni zagotoviti varnosti podatkov na nivoju, ki ga ponuja povprečen ponudnik storitev v oblaku. In s tem ni nič narobe – to ni del vašega posla. Sigurno imate pomembnejša opravila kot skrb za strojno opremo, upravljanje z varnostnimi kopijami na večih lokacijah in administracijo uporabniških dostopov ter revizijskih sledi.

Če imate v povezavi s tem pomisleke in ocenjujete, da ERP v oblaku za vas ni prava izbira, vam priporočamo branje dveh zapisov, ki bosta morda odgovorila na kakšno odprto vprašanje:

• Kako vem, če je rešitev v oblaku prava zame? (o slabostih in prednostih oblaka, kdaj je boljša odločitev za nakup in kdaj za oblak),
• Kako zagotoviti varnost podatkov, čeprav niste strokovnjaki? (odgovarja na glavne pomisleke v povezavi z varnostjo).

Podpora uporabnikom tudi po zaključku projekta implementacije ERP

Projekt uvedbe ima morda res datum zaključka, a to ne pomeni, da se s tem konča tudi skrb za učinkovito delo in nadaljnji razvoj. S ponudnikom ste namreč vstopili v dolgoročen odnos.

Skozi celotno sodelovanje morajo namreč zagotoviti ustrezno podporo za vaše nemoteno poslovanje, kar vključuje razumljiva navodila za uporabo, možnost naknadnega izobraževanja (dodatnih) uporabnikov oz. novih zaposlenih, ter brezplačno in dostopno tehnično svetovanje za reševanje težav – tudi po telefonu.

Koliko vas bo ERP rešitev stala?

Ceno ERP programa lahko razdelimo na dva dela: stroške implementacije, ter stroške vzdrževanja.

Lokalna postavitev

V primeru, da bi se odločili za lokalno postavitev ERP rešitve, je začetna investicija bistveno višja. Poleg stroška vzpostavitve sistema (priprave okolja, uporabniških računov in pravic, šifrantov, ipd.) boste morali nezanemarljiv znesek odšteti za odkup programskih licenc, ki se najpogosteje obračunajo za vsakega uporabnika. Ker gre za inštalacijo na vaši strojni opremi, to tudi v primeru izredno enostavnih poslovnih procesov pomeni, da boste morali ponudniku plačati še namestitev programa (in potne stroške).

Od ponudnika je odvisno, ali vam bo zaračunaval mesečni znesek za vzdrževanje in tehnično podporo. Glede na to, da ste licence odkupili, je program sedaj vaš in na ponudnika niste več vezani. Vsaj v teoriji. V praksi seveda pride do zakonskih sprememb, ki zahtevajo prilagoditve v programu – to ne bo zastonj. Ali pa boste potrebovali pomoč – tudi vsako minuto svetovanja vam bodo zaračunali.

Nekateri ponudniki zato ponujajo opcijo plačevanja mesečnega zneska, ki vključuje dopolnitve delovanja programa in določen obseg pomoči uporabnikom pri delu z rešitvijo.

ERP v oblaku

Pri rešitvah v oblaku je struktura stroškov in cena ERP drugačna. V tem primeru plačujete fiksni mesečni znesek oz. “najem” aplikacije. To pomeni, da vam ni potrebno kupovati licenc, s tem pa si bistveno znižate začetno investicijo.

Čeprav poslovno aplikacijo najemate, pa je potrebno poudariti, da so podatki vedno vaši. To pomeni, da imate pravico do:

• nadzora nad podatki (kako bodo podatki uporabljeni, kdo ima dostop do njih in ali jih lahko izbriše),
• prenosljivosti podatkov (kadarkoli lahko zahtevate kopijo svojih podatkov v obliki, ki je berljiva),
• varnosti in zasebnosti (ponudnik mora zagotoviti varnost podatkov, ki torej brez vašega soglasja ne smejo biti dosegljivi drugim osebam oz. se uporabljati za druge namene.

Pri rešitvah v oblaku aplikacija teče na strežnikih ponudnika, zato vam dostope lahko uredijo brez obiskov. Pri tovrstnih postavitvah je najpogosteje manj različnih prilagoditev funkcionalnosti, tako da je strošek bolj vzdržen tudi iz tega vidika.

Pozorni bodite na to, da mesečni najem vsaj v omejenem obsegu vključuje tudi pomoč uporabnikom. Nekateri ponudniki ponujajo zgolj podporo po e-pošti, telefonsko pa zaračunavajo dodatno (in štopajo vsako porabljeno minuto).

Ponudnika povprašajte o poslovnem modelu že v fazi izbire rešitve, saj si lahko v nasprotnem primeru sestavite povsem zmotno sliko o stroških.

Trendi: kaj pričakovati od ERP v prihodnosti?

Tehnologija se neprestano razvija. Tudi pri ERP rešitvah. V nadaljevanju smo zbrali nekaj najbolj trendov in smeri razvoja, ki so trenutno že jasni.

Vključevanje umetne inteligence (AI) v ERP rešitve

Danes je težko preživeti cel dan, brez, da bi ujeli omembo umetne inteligence. Ni čudno, da vse bolj najde pot tudi v poslovne programe.

Kako se to odraža v ERP sistemih?

Vključevanje AI v ERP rešitve pomeni, da omogočajo številne napredne funkcionalnosti, kot je predvidevanje povpraševanj, optimizacijo zalog in avtomatizacijo rutinskih nalog.

S pomočjo AI bo ERP rešitev lahko samodejno prilagodila plačilne pogoje za stranke, ki so v preteklosti zamujali s plačili, avtomatično izvedla naročila pri dobaviteljih v pričakovanju povečanih povpraševanj glede na trende, hkrati pa bo AI bistveno pa izboljšala tudi napovedno analitiko in poročila.

Nadaljevanje selitve v oblak

Že dolgo je jasen trend selitev ERP rešitev iz lokalnih postavitev v oblak. Motiv obstaja tako na strani ponudnikov (lažje vzdrževanje sistema, hitrejši razvoj, ipd.), kot tudi na strani strank (nižji stroški, mobilnost, ipd.).

Nič ne kaže, da bi se to v prihodnosti spremenilo, saj so koristi enostavno prevelike. V zadnjih letih so tudi vsi največji globalni ponudniki ponudili različice svojih ERP rešitev v oblaku – vključno s SAP, Oracle in Microsoftom.

Mobilnost

Svet postaja vse manjši, zato je vse bolj pomembno, da podjetja oz. uporabniki za opravljanje svojih dejavnosti niso vezani na točno določeno lokacijo.

Delo na terenu, poslovna potovanja, delo od doma, fleksibilni delovniki – vse to so razlogi, da je mobilnost vse pomembnejša funkcionalnost ERP sistemov. Še več, sodobni podjetniki pričakujejo, da bodo svoje poslovanje lahko v celoti upravljali z mobilnega telefona. To bo postal nov standard.

Prilagodljivost in modularnost ERP sistemov

Težko je pričakovati, da bi enotna rešitev z enakimi funkcionalnostmi do enake mere koristila vsakemu podjetju. Z razvojem tehnologije in spletnih platform bo vse več rešitev ponujalo vklop (in izklop) posameznih funkcionalnih modulov.

Zakaj bi namreč uporabniki v ERP sistemu gledali menijske točke in dele programa, ki za njih niso relevantni, slabšajo uporabniško izkušnjo in potencialno komplicirajo delo z rešitvijo. Če se ukvarjate z video produkcijo, potem verjetno nimate potrebe po modulu za blagovno poslovanje in spletno trgovino …

Tako bodo rešitve v prihodnosti postale še bolj prilagodljive, manjši pa bodo stroški in kompleksnost sistemov (tako da implementacijo in vzdrževanje, kot tudi za uporabo).

Specializirane ERP rešitve

V svojem bistvu so si poslovni modeli vseh podjetij dokaj podobni. Nabava materiala, proizvodnja izdelka, prodaja. Ponudba, opravljena storitev, račun.

Zato večina rešitev lahko pokrije večino poslovnih procesov. Seveda pa obstajajo izjeme.

Za panoge, ki jih dodatno uravnava zakonodaja ali imajo določene industrijske standarde, veljajo nekoliko drugačna pravila. Za tovrstna podjetja bodo vse bolj razširjene prilagojene rešitve za vsako specifično branžo – npr. za zdravstvo, logistiko, kmetijstvo, ipd.

Rešitve bodo že vnaprej prilagojene posameznim industrijam in zato bodo lahko hitreje implementirane, vključevale pa bodo že preverjene dobre prakse dela, posledično pa imele za podjetja še višjo vrednost od “standardne” ponudbe rešitev.

Ostali trendi

Internet stvari (angl. Internet of Things, IoT)

Gre za povezovanje naprav z internetom, da lahko med seboj komunicirajo in delujejo pametneje – v kontekstu ERP rešitev to najpogosteje pomeni povezovanje s:

• proizvodno opremo (za sporočanje zaloge materiala, proizvedenih izdelkov, izmeta, ipd.),
• senzorji v skladiščih (za spremljanje zalog izdelkov v realnem času – in samodejno naročanje novih),
• voznim parkom (za spremljanje porabe goriva, optimizacijo poti in napovedovanje potreb po servisih),
• kmetijskimi stroji (za izračunavanje pridelka, izkoristka površin, ipd.),
• in še mnogo drugimi sistemi.

Poslovna inteligenca (angl. Business Intelligence, BI)

ERP sistemi bodo postali še bolj analitično usmerjeni. Povezljivi bodo z naprednimi sistemi za poslovno analitiko, ki bodo omogočali vizualizacijo podatkov in napovedovanje trendov – ali pa bodo tovrstne zmogljivosti vključevali že sami.

Tovrstni vpogledi bodo podjetjem omogočali hitrejše in bolj informirano sprejemanje odločitev.

Najpogosteje zastavljena vprašanja (FAQ) v povezavi z ERP rešitvami

Kaj pomeni kratica ERP? Kaj je ERP sistem?

ERP je angleška kratica za “enterprise resource planning“. Gre torej za programsko opremo, ki podjetju pomaga pri načrtovanju virov in upravljanju poslovanja. To lahko vključuje od izdaje računov, obračuna plač in vodenja zalog izdelkov, pa vse do planiranja proizvodnje.

Podrobnejšo razlago najdete v prvem delu zapisa, v poglavju Osnove ERP.

Za kaj se ERP uporablja?

ERP pomaga pri različnih procesih v podjetju in od vsakega podjetja je odvisno, kateremu področju želi nameniti največ pozornosti.

Podjetja, ki se ukvarjajo s prodajo storitev najpogosteje izkoristijo finančno-računovodski del – torej izdajajo račune, organizirajo elektronski arhiv dokumentacije, vodijo računovodstvo, obračunavajo plače, ter koristijo številna različna finančna poročila, ki jim pomagajo pri sprejemanju odločitev.

Če prodajate izdelke, potem lahko ERP rešitev prevzame širšo vlogo – od spremljanja zalog v skladiščih in rokov uporabe, pa vse do naročil pri dobaviteljih in povezave s spletno trgovino.

ERP torej na enem mestu združuje funkcionalnosti, ki podjetje delajo bistveno bolj učinkovito. Več informacij najdete v poglavju Ključne funkcionalnosti ERP rešitve za MSP

Ali so ERP rešitve drage?

Na to vprašanje je težko odgovoriti. Drage v primerjavi s čim? Izgubljanjem časa z ročnim delom? Napakam, ki so lahko posledica nezbranosti ali nenatančnosti?

Vsako podjetje, ne glede na velikost ali kompleksnost poslovanja, za učinkovito delo potrebuje ERP rešitev. Ta je lahko obširna in pokriva več področij, ali pa preprostejša, npr. s fokusom zgolj na izdaji računov.

V splošnem velja, da je cena povezana z vrsto ERP rešitve – lokalna postavitev je dražja od ERP v oblaku. Na podlagi poznavanja lastnega poslovanja in potreb lahko ocenite kako draga bo ERP rešitev za vas. Izdaja računov s programom v oblaku je izredno ugodna, lokalna postavitev s številnimi prilagoditvami pa dražja opcija.

O stroškovni analizi si več lahko preberete v poglavju Koliko vas bo ERP reštiev stala?

Zakaj uvedba ERP rešitve ne uspe vedno?

Ker projekt nima zadostne podpore vodstva, podjetje premalo pozornosti nameni analizi poslovnih procesov pred začetkom implementacije, ker želijo izbrano rešitev že na začetku povsem prilagoditi vsaki mali posebnosti svojega poslovanja, ker podcenjujejo kompleksnost projekta uvedbe ERP rešitve, ali pa ker izberejo neustreznega ponudnika oz. rešitev.

O vseh teh razlogih za neuspeh (in kako se jim izogniti) smo več napisali v poglavju Kakšne so pasti implementacije in kako se jim lahko izognite?

Kateri ERP sistem je najboljši?

Odgovor na to vprašanje je odvisen od vaših potreb. Mi smo seveda prepričani, da je najboljša rešitev AccountingBox, saj vsak dan posvečamo temu cilju.

Kar pa ne pomeni, da je AccountingBox najbolj primerna rešitev prav za vsako podjetje. In s tem nimamo težav – če skupaj ugotovimo, da na trgu obstaja primernejša rešitev za vas, vas bomo brez zadržkov napotili v pravo smer.

ERP kot temelj uspešnega poslovanja

Vse na enem mestu

ERP sistemi so danes ključno orodje za podjetja vseh velikosti. Združujejo ključne poslovne procese – od računovodstva in človeških virov, do upravljanja zalog in proizvodnje – v eno celovito platformo. To omogoča boljši nadzor nad poslovanjem, večjo učinkovitost in hitrejše sprejemanje odločitev.

Poleg prednosti pri operativnem poslovanju (prihranek časa in zmanjšanje stroškov) dobra ERP rešitev prinaša tudi strateške prednosti: odločanje na podlagi ažurnih podatkov ter povečano prilagodljivost v hitro spreminjajočem poslovnem okolju.

Za mala in srednje velika podjetja so danes tudi najnaprednejši ERP sistemi dostopnejši kot kdajkoli prej, predvsem zaradi razširjenosti rešitev v oblaku, ki znižajo začetne stroške in posodobitve sistema.

Potreben skrben premislek pri izbiri

Kljub temu izbira in implementacija ERP sistema zahtevata skrbno načrtovanje. Podjetja se morajo izogniti nekaterim pastem, kot je slaba analiza poslovnih procesov, prekomerno prilagajanje sistema in podcenjevanje kompleksnosti projekta.

Skratka, izbira kvalitetne ERP rešitve ni le investicija v tehnologijo, temveč tudi v trajnostno konkurenčnost in rast podjetja. Uspešna uvedba zahteva jasne cilje, sodelovanje vseh deležnikov in izbiro rešitve, ki ustreza specifičnim potrebam organizacije.

In da upoštevamo lastne nasvete glede procesa uvedbe ERP rešitve, vam na pomoč lahko priskočimo ne glede na to, v kateri fazi se nahajate:

• če analizirate trenutno stanje v podjetju – na pomoč vam lahko priskočimo z izkušnjami in nasveti,
• če raziskujete trg in ponudnike – o AccountingBox lahko preberete tukaj ali pa nas kontaktirajte za predstavitev,
• če testirate različne rešitve – omogočamo vam brezplačen 30 dnevni preizkus rešitve AccountingBox,
• če že izbirate rešitev in ponudnika – na sestanku se pogovorimo o vaših specifičnih željah in potrebah in pripravimo ponudbo, ki vam bo ustrezala.

Če se soočate z neučinkovitostjo, razpršenimi podatki ali težavami pri rasti, je zdaj pravi čas, da razmislite o izbiri sodobnega ERP sistema. Kakšen bo vaš naslednji korak?