Ukrepi za boljši denarni tok, ki bi jih moral poznati vsak podjetnik

Na letalu potniki pred vzletom dobimo jasna navodila: v primeru spremembe tlaka, masko s kisikom najprej namestimo sebi, šele nato ostalim.

To ni sebično – če želiš pomagati drugim, moraš najprej zagotoviti lastno preživetje.

Najpogostejši razlog za propad podjetij je negativen denarni tok. Zato je ključno, da podjetnik dobro pozna stanje – v nasprotnem primeru se njegova podjetniška pot lahko hitro konča, plemenito poslanstvo pa bo ostalo neizpolnjeno.

Razumevanje denarnega toka

Denarni tok ni enako kot dobiček.

Denarni tok (angl. cash flow) je finančni kazalnik, ki prikazuje razliko med prejetimi in izdanimi denarnimi sredstvi v določenem časovnem obdobju.

Čeprav se zdi kontradiktorno, podjetje lahko posluje z dobičkom, a se vseeno srečuje z likvidnostnimi težavami. Neustrezen denarni tok namreč lahko pomeni, da med posameznimi prilivi podjetje nima dovolj sredstev za plačilo svojih obveznosti.

Primer: razvijate super izdelek, ki bo vsak čas pripravljen na prodajo – svoje zaposlene pa morate plačati ne glede na to, ali izdelek že prinaša prihodke ali ne. 

Na webinarju, ki smo ga izvedli skupaj z Vizija računovodstvom, je poslovna direktorica Katarina Ložar predstavila še en primer, ki je pogosta frustracija podjetnikov: za stranko opravite storitev v vrednosti DDV (11.000 €). Račun izdate januarja, ker gre za res dobro stranko, pa rok plačila določite na 90 dni. Kljub temu, da bo strankin denar prišel šele marca ali aprila, morate DDV za januar morate poravnati do konca februarja. To pomeni, da morate 11.000 € za DDV sami založiti, kar pa lahko vodi do likvidnostnih težav. 

Kje se skriva vaš denar?

Ni torej pomembno zgolj, da denar dobite – pomembno je tudi kdaj ga dobite. Vrstni red šteje in denarja ni pametno zapravljati, preden ga sploh prejmete na račun.

Katarina je opozorila tudi, da denar ni samo tisto, kar vidite na tekočem računu. Informacijo o denarnem toku lahko najdete v računovodskih izkazih, “skriva” pa se na več mestih:

• Terjatve do kupcev: Račun ste izdali, delo opravili, a plačila še ni. Tipičen primer: dobite odlično stranko, ki določi rok plačila 90 dni. Vi pa morate svoje obveznosti do dobaviteljev poravnati v 30 dneh. 60 dni morate razliko morate pokriti sami.
• Zaloge: Dogovorili ste posel, nakupili material … potem pa naročilo pade v vodo. Vaš denar sedaj stoji v skladišču v obliki zaloge in ga ne morete uporabiti za druge namene. Ravno zato mnoga podjetja stremijo k čim manjšim zalogam.
• Krediti in leasingi: Kupite stroj za 10.000 €, ki ga morate odplačati v 2 letih. Računovodsko se stroj amortizira v 5 letih – torej je mesečni strošek 166 €. Vi pa plačujete obrok 416 € mesečno. Zato je dobiček na papirju videti lepše, kot pa stanje na računu.

Vestno spremljanje prihodkov, odhodkov in obetov omogoča pokrivanje vsakodnevnih operativnih stroškov, investicije v rast in razvoj, ter spoprijemanje s spremembami na trgu.

Je pogoj za sprejemanje informiranih strateških odločitev.

S spremljanjem denarnega toka boste bolje razumeli stroške oz. investicije, ki si jih lahko privoščite in koliko zaledja imate za morebitne pretrese in presenečenja na trgu (npr. zamude pri dobavi, nesreče, …).

Opazili boste sezonska nihanja in trende, kar lahko reši podjetje. Dobra analiza denarnega toka je namreč usmerjena v prihodnost.

Katarina svetuje, da podjetniki redno spremljate bilanco stanja skupaj z izkazom poslovnega izida. Konkretno to pomeni, da poznate starostno strukturo svojih terjatev, primerjate roke plačil kupcev in dobaviteljev, spremljate trende zalog in si pripravite pregled prilivov in odlivov za celotno leto.

Denarni tok pa je tudi pomemben indikator (finančnega) zdravja podjetja – podatek, ki bo zanimal direktorje, lastnike in investitorje.

Kako izboljšati denarni tok v podjetju?

Prvi korak je izogibanje nekaterim najpogostejšim napakam pri vodenju denarnega toka, ki jih je omenila Katarina. To so:

• rast prihodkov brez nadzora nad terjatvami,
• (pre)dolgi plačilni roki kupcem,
• prehitro plačevanje dobaviteljem,
• zaloge “za vsak slučaj”,
• investicije brez projekcije denarnega toka.

Mislimo, da ni potrebno posebej poudarjati, da je v današnjih časih ročna priprava tovrstnih poročil nepotrebna izguba časa. Poleg tega, da je izredno zahtevna, obstaja tudi nemalo priložnosti za napake. Zbrati je namreč potrebno vse relevantne dokumente in jih ovrednotiti glede na pozitiven ali negativen vpliv na obdobje.

Tovrstno poročilo hitro zastara in ob ročnem delu zahteva nenehen vložek časa.

Na drugi strani pa je v programih za vodenje poslovanja to standardno poročilo. Podatki so že v sistemu, kar odpravlja ponoven vnos in možnost napak. Poročilo je pripravljeno neprimerno hitreje in vedno odraža trenutno stanje.

Če želite izboljšati denarni tok, imate na izbiro več pristopov, ki si jih bomo podrobneje pogledali v nadaljevanju.

Izboljšanje prilivov

Prvi korak naj bo povezan z izdanimi računi – naredite vse, kar je v vaši moči, da bodo poravnani čim prej oz. najkasneje do roka plačila. Za to obstaja več ukrepov, med katerimi nekatere lahko sprejmete pred izdajo računa, druge pa po tem, ko so računi že izdani. O tem smo že pisali, naših 12 nasvetov si lahko preberete na tej povezavi (članek je bil odlično sprejet, res priporočamo branje).

Pomagate pa si lahko tudi s strateškimi ukrepi na nivoju podjetja – prilagodite lahko:

• cenovno politiko (npr. večji delež predplačila ob velikih naročilih, večje marže, ipd.),
• ponudbo (združite več izdelkov ali storitev v nov produkt z večjo dodano vrednostjo),
• politiko popustov (kadar je to mogoče, naj imajo popusti strateško vlogo, ne zgolj za tekmovanje s konkurenco),
• spremenite poslovni model (ponudite mesečni najem namesto enkratnega stroška).

Zmanjšanje odhodkov

Na drugi strani pa se lahko z dobavitelji poskušate dogovoriti za ugodnejše plačilne pogoje – od daljših rokov, ki vam bodo pomagali pri izboljšanju lastnega denarnega toka, pa do popustov v primeru predčasnega plačila.

Občasno se ozrite tudi po trgu … morda se je v zadnjem času pojavil nov ponudnik, s katerim bi se lahko dogovorili za (ugodnejše) sodelovanje. Ali pa pri enem partnerju pokrijete več svojih potreb in tako zmanjšate stroške (ter se rešite sodelovanja s prevelikim številom podjetij).

Pri izboljšanju denarnega toka vam bo izredno koristilo poznavanje poslovanja, predvsem datumov, ko zapadejo vaše terjatve in obveznosti. Z nekaj spretnosti (in sodobnim programom za vodenje poslovanja), lahko svoja plačila strateško razporedite, tako da bodo predstavljala čim manjšo obremenitev za denarni tok.

Kakšne stroške oz. obremenitev za vaše poslovanje prestavljajo zaloge? Situacijo lahko izboljšate z uporabo naprednih sistemov za blagovno poslovanje in ustreznih metodologij za upravljanje z zalogami, pa tudi periodičnimi dogovori in pogajanji z dobavitelji glede pogojev sodelovanja.

Tudi pregled in optimizacija stroškov vas lahko osvobodi nekaj skrbi. Preglejte prejete račune in razmislite, kateri od teh stroškov so dejansko nujni. Čemu bi se morda lahko odpovedali, brez, da bi to bistveno vplivalo na vaše poslovanje?

Razmislek o trajnostnem poslovanju in uporaba energijsko učinkovitejših opcij vam lahko prihrani nekaj evrov, kar se bo odražalo tudi v denarnem toku. Tudi predaja nekritičnih dejavnosti zunanjim izvajalcem je način, da prihranite.

V primeru investicij pa opravite analizo, če se vam morda bolj kot nakup opreme izplača najem (ki vključuje tudi vzdrževanje in posodobitve) – izkušnje kažejo, da to na marsikaterem področju drži.

Finančne strategije na nivoju podjetja

Za finančne nasvete, ki so najbolj relevantni za vaše podjetje, se obrnite na svojo računovodjo in/ali davčne oz. finančne svetovalce.

Nedvomno je dobra praksa, da imate v podjetju vedno na zalogi dovolj denarja, da lahko pokrijete 3-6 mesecev operativnih stroškov. To je relativno dobra varovalka, ki bo podjetju pomagala preživeti v primeru nepričakovanih pretresov na trgu, izpadov dobave, proizvodnje, ipd.

V določenih primerih je morda smiseln razmislek o kratkoročnih posojilih, ki vam lahko pomagajo pri premostitvi primanjkljajev v denarnem toku.

Tudi uporaba najemov ali obročnih odplačevanj je za denarni tok veliko prijaznejše, kot visoki enkratni zneski (razen v primeru, da jih načrtujete dlje v prihodnost).

Spoznajte se z davki … besedne zveze “davčna optimizacija” se drži negativen prizvok, a to ne pomeni, da je o tem prepovedano razmišljati. V sodelovanju z računovodjo in/ali davčnim svetovalcem lahko ugotovite, kdaj se vam določeni nakupi oz. investicije bolj izplačajo.

Uporaba tehnologije in izboljšanje poslovnih procesov

Če se zagotavljanje ustreznega denarnega toka zdi naporno delo, pa je v tolažbo dejstvo, da vam tudi na tem področju na pomoč lahko priskoči tehnologija.

Pomembno vlogo igra pri zagotavljanju pravočasnih plačil, npr. z avtomatizacijo izdaje faktur in opominjanja strank na plačilo.

Veliko časa lahko prihranite tudi s povezavo različnih podpornih sistemov, npr. CRM rešitve s programom za izdajo računov, povezave evidence delovnega časa s sistemom za obračun plač, ipd.

Nasploh velja, da bo denarnemu toku koristil vsak ukrep, ki bo vaš fokus iz administracije preusmeril na aktivnosti z višjo dodano vrednostjo. To vključuje poenostavitev procesov potrjevanja oz. podpisovanja dokumentov, avtomatizacijo različnih poslovnih poročil, spremljanje KPI, digitalizacijo upravljanja z zalogami, popisa in optimizacije poslovnih procesov ter priprave definiranih postopkov za opravljanje različnih nalog, ipd.

Kako zmanjšati tveganja?

Poleg vsega omenjenega pa lahko tveganja za svoj denarni tok zmanjšate še z nekaj pristopi:

• redno spremljajte plačilno sposobnost in bonitetno oceno svojih najpomembnejših strank: tako boste zmanjšali verjetnost, da vas preseneti njihova insolventnost oz. lahko pravočasno prekinete sodelovanje,
• seznanite se s trendi v panogi: večino informacij lahko dobite preko pogovorov z dobavitelji in ostalimi partnerji (npr. računovodskim servisom), pa tudi s konkurenco,
• razpršite tveganja: splošna modrost pravi, da je nevarno vsa jajca nositi v eni košari – če bo vaše poslovanje odvisno zgolj od enega dobavitelja/stranke/panoge/izdelka, bo vsaka nepričakovana sprememba lahko pomenila resen pretres za vaše poslovanje.

Nasveti za računovodje

Računovodja, ki za svoje stranke želi storiti več, kot zgolj knjižiti pretekle poslovne dogodke, bo veliko pozornosti posvetil tudi proaktivnem obveščanju in nasvetom za vzdrževanje zdravega denarnega toka.

Pomembno je, da pogovor o denarnem toku proaktivno začnete vi; naj bo redni del komunikacije s strankami. Razložite jim njegovo pomembnost – lahko jim posredujete kar ta članek, da se seznanijo s konceptom in kako se kaže v praksi.

Prihodki in dobiček so teorija, edina realnost je denar na računu. Prihodki, rast, obrat zalog, marže, … vse to so koristni kazalci, ki pa ne povedo celotne zgodbe.

Kaj lahko svetujete strankam za izboljšanje denarnega toka:

• Redno spremljanje poročil in izkazov: to ni koristno le za denarni tok, ampak nasploh za spoznavanje s finančno sliko podjetja. To vam bo olajšalo vaše računovodsko delo, stranke pa naredilo boljše sogovornike.
• Fokus na marže, ne prihodke: če poslovni pogoji niso ustrezno postavljeni, lahko vsak nov posel denarni tok še poslabša. Stranke se v želji po izboljšanju denarnega toka pogosto zatečejo k iskanju novih poslov in projektov, kar pa jih lahko spravi v čedalje težjo situacijo.
• Poudarek na dobrih praksah pri izdaji računov: popusti na predčasna plačila, spremljanje povprečnega roka plačila računov, pravočasne terjatve in ostali pristopi, ki bodo pomagali, da bodo njihovi računi plačani pravočasno.
• Poznavanje svojih obveznosti: ne le do strank, ampak tudi do države. Napačno planiranje denarnega toka lahko vodi do plačilne nesposobnosti.

Kako se lotiti sprememb?

Z informacijami o pomembnosti denarnega toka in pristopov za izboljšanje, je naslednji korak uvedba v prakso. Seveda vsaka sprememba predstavlja izziv, a nič takega, česar ne bi zmogli. V pomoč vam je lahko brezplačni vodič, ki smo ga pripravili na to temo.

Predlagali smo kar nekaj konkrektnih ukrepov, ki vam lahko pomagajo. Vaša naloga pa je, da na podlagi poznavanja lastnega poslovanja ugotovite, kateri pristopi so za vas najbolj primerni, približno kakšen učinek si od njih lahko obetate, v kakšnem časovnem roku jih boste lahko dosegli in kako jih boste merili.

Dejstvo je, da lahko z ustreznim spremljanjem denarnega toka in implementacijo preprostih izboljšav svoje podjetje usmerite proti bolj stabilni in trajnostni prihodnosti.

Pri marsikaterem od korakov vam lahko pomagamo – veste, kje nas najdete 😉