Povečanje produktivnosti v računovodskem servisu

Še veliko bolj ključna pa je, če se kot računovodja želite od rutinskih opravil z nizko dodano vrednostjo premakniti proti svetovalni dejavnosti.

produktívnost -i ž (ȋ) kar je določeno s količino izdelkov, stvari, narejenih v časovni enoti, proizvodnost

Lahko si jo razlagamo tudi kot to, da “naredite čim več s čim manj vložka”. Avtomatizacija je seveda eden od načinov, da dosežete ta cilj.

Zavedati se je potrebno tudi, da je učinkovitost nekaj povsem drugega od zaposlenosti. Medtem ko prva pomeni produktivno delo, ki vodi do konkretnih rezultatov, pa je zaposlenost (ang. “busy-work”) delo, ki je samo sebi namen – vzame vam čas, a ne prinaša pomembnejših rezultatov.

O učinkovitem delu smo že večkrat pisali, predlagamo pa predvsem branje našega zapisa Kako povečati produktivnost?, ki vsebuje marsikateri zanimiv nasvet in trik, ki vam bo pomagal pri vsakdanjem delu.

Zakaj odlašamo z delom?

V začarani krog neproduktivnega dela najpogosteje pademo, ker odlašamo s tistimi nalogami, ki so zares pomembne. Prvi korak, da to spremenimo je, da se tega zavemo in razmislimo o razlogih, ki so nas lahko pripeljali do te točke.

Je delo, ki nas čaka, premalo zanimivo? Ocenjujemo, da nimamo dovolj znanja? Kaj bi potrebovali (ali morali vedeti), da bi ga lahko opravili? Ali nam primanjkuje časa in energije? Mislimo, da “nagrada” za opravljeno delo ne opravičuje napora?

Nasveti za povečanje produktivnosti v računovodskem servisu

Oblikujte si seznam opravil (angl. “to-do list”) in pri delu izhajajte iz tega

Tako boste vsak dan in vsak trenutek vedeli, kaj vas čaka, ne pa da to ugotavljate sproti. Seveda se vedno pojavijo nepričakovana opravila, a tudi teh se lažje lotimo, če jih umestimo v kontekst ostalih nalog. Nasvet: oblikujte si t.i. 1–3–5 seznam. To pomeni, da si za vsak dan definirate:

• 1 ključno (“must do”) nalogo, ki jo morate opraviti – tudi če v dnevu opravite samo to, bi lahko delovnik ocenili kot uspešen,
• 3 srednje pomembne naloge, ki se jih lotite, ko zaključite s ključno nalogo dneva,
• 5 opcijske (“nice to have”) naloge, ki niso bistvenega pomena, vseeno pa bi bilo dobro, če bi jih ta dan zaključili.

Na spletni strani The Muse so pripravili priročen vzorec, ki ga lahko prenesete in uporabite za ta namen: 1–3–5 seznam nalog.

Pri definiranju nalog in prioritet uporabljajte glagole in bodite karseda specifični

Tako vam bo hitreje jasno, katera je naslednja aktivnost, ki je potrebna za zaključek naloge. Namesto “knjiženje” naj se naloga glasi “poknjiži račune za Podjetje, d.o.o. za mesec maj”.

“V času, ko imamo res največ dela in bi vsi želeli vse naenkrat, opažam predvsem to, da ob gužvi kar na enkrat postaneš dosti bolj skoncentriran in narediš veliko več kot si sploh lahko misliš… Torej meni že gužva prinese več koncentracije.

Največkrat začnem dan tako, da si napišem seznam kaj imam vse za naredit in potem obkrožim tisto kar je nujno za tisti dan. Če naredim še kaj več, je to samo plus. Odkar delam sama, res nič ne delam tik pred zdajci, vedno poskušam imeti nekaj rezerve… Strankam težim za papirje že zelo zgodaj. Vmes, če postane preveč monotono, naredim kakšno drugo stvar, pa kakšen odmor tudi paše :)”

HELENA TOMŠIČ
vodja računovodstva in financ
TE-CAD, inovativne tehnološke rešitve, d.o.o.

Bodite namerni pri porabi svojega časa

Veste, kdaj ste najbolj učinkoviti? Zjutraj, popoldne? Takrat se lotite najpomembnejših nalog, stvari z nižjimi prioritetami pa prihranite za čas, ko imate manj energije oz. ko pričakujete več motenj dela.

Opravljanje več stvari hkrati je mit

Pravijo, da so ženske bolj uspešne pri izvajanju več stvari hkrati… a raziskave so pokazale, da t.i. “multitasking” sploh ne obstaja. Gre le za hitro menjavanje izvajanja različnih opravil (torej “task-switching”), kar pa z vidika učinkovitosti ni dobra ideja. Veliko bolj produktivni boste, če vso svojo pozornost namenite eni nalogi.

“Zaposlenost” namreč ni isto kot “učinkovitost”. Vsak lahko izgleda izredno zaposlen, a hkrati ne opravi nobenega omembe vrednega dela. Veliko težje je dajati vtis, da časa ne primanjkuje, obenem pa pomesti z vsem, kar imate pred sabo 😉

Omejite število (neproduktivnih) sestankov

65 % vprašanih vodij pravi, da jim sestanki preprečujejo opravljanje dela. Kar 71 % pa se jih strinja, da so sestanki večinoma neučinkoviti in neproduktivni. Res pa je tudi, da so sestanki nujno zlo poslovanja. In, če se jih torej ne moremo izogniti, je naša naloga, da jih vsaj optimiziramo.

Nasvete za vodenje učinkovitih računovodskih sestankov smo sicer zbrali v posebnem vodiču, ki ga lahko brezplačno prenesete s klikom tukaj.

Bodite zaščitniški do svojega časa

Če boste prioritete jasno definirali, potem boste lažje rekli “ne” manj pomembnim nalogam, posledično pa boste bolj učinkovito planirali svoje aktivnosti. Ščitite torej čas za ključne stvari, kot da je od tega odvisno vaše življenje – posel sigurno je.

Pri marsikateri zadevi vam lahko pomagajo tudi vaši sodelavci. Delegiranje nalog je veščina, kjer nas ima večina še nekaj rezerve. Ekipa namreč obstaja zato, da si pomaga – in zaupati jim morate, da bodo delo opravili kvalitetno.

Izboljšajte komunikacijo znotraj ekipe

Ne puščajte si nalog na listkih ali si med seboj pošiljati email sporočil. Za aktivnosti in sporočila, ki so vezana na stranke, si lahko pomagate s CRM orodjem, za učinkovitejšo interno komunikacijo pa se lahko poslužite rešitve Teams, ki je del Office 365 orodij.

“Nekaj nasvetov o produktivnosti iz prve roke:

• vsi zaposleni imajo dva ekrana,
• veliko izobraževanj in zbiranja znanja,
• veliko pogovorov / usmerjanja na skupinskih sestankih in ena na ena,
• definiran interni pravilnik z usmeritvami,
• veliko dela na klimi (če ljudje ostajajo, je s časom produktivnost vedno večja, saj svoje stranke vedno bolj poznajo),
• delo v skupinah,
• možnost dela od doma.”

INGRID DROZG
direktorica
Zeus davki in računovodstvo d.o.o.

Ne preživite delovnika v email predalu

Raziskave kažejo, da v povprečju pošto preverimo vsakih 6 minut. V poštnem predalu preživimo 2 uri in pol dnevno.

Zavedajte se, da je elektronska pošta način, s katerim drugi ljudje razpolagajo z vašim časom. Prejeta sporočila niso vaša agenda, so agenda nekoga drugega. Obstaja velika verjetnost, da takrat, ko odgovarjate na elektronsko pošto, ne opravljate dela, zaradi katerega vam stranke vsak mesec poravnajo izdani račun.

Tudi nasvete za učinkovito delo z elektronsko pošto smo zbrali v kratkem vodiču, ki ga lahko brezplačno prenesete tukaj.

Sprejmite in izkoristite priložnosti, ki jih ponuja avtomatizacija

Preveč računovodij se namreč ukvarja z razmišljanjem o tem, ali jih bodo “roboti” in avtomatizacija spravili ob delo – namesto, da bi delali na tem, da bi svoje podjetje naredili čim bolj učinkovito, povečali svojo vrednost in nepogrešljivost za stranke in posledično ta strah odpravili.

Bodite pozorni na to, kar NE deluje in tega počnite manj

Kateri procesi, orodja in navade so se izkazale kot ovire? Hitro se namreč lahko ujamemo v neproduktivne rutine in opravila, ki poslu škodujejo. Prvi korak je, da se tovrstnega početja zaveste – nato pa sprejmete odločitve, ki ga bodo omejile.

Primer so npr. poročila, ki jih pripravljate za svoje stranke – od preprostih poizvedb (“koliko mi je dolžno to podjetje?”), do priprav obsežnejših pregledov, izpisov in poročil. In pa izmenjava informacij – pretipkavanje, pošiljanje po e-pošti, klicanje in neskončne prošnje za dostavo dokumentacije … Dobra novica je, da oba od naštetih problemov elegantno rešuje uporaba ustrezne tehnologije.

Cilj produktivnosti pa je tudi bolj uravnoteženo življenje, ki ga skrb za stranke in težave in izzivi ne določajo in oblikujejo v vsakem trenutku.

Delo (in življenje nasploh) je namreč veliko lažje, če se ukvarjate s stvarmi, ki so vam v veselje. Verjemite nam, posel in splošno počutje vam bosta hvaležna, če boste zavestno iskali “prave” stranke. V dokumentu na tej povezavi smo pripravili nekaj predlogov in nasvetov, kako se tega lotiti.

Kaj sestavlja produktivno delovno okolje računovodje?

• 2 monitorja (ali pa en res velik): danes se večino računovodskega dela opravi na računalniku, velikost zaslona pa zato predstavlja vašo “delovno površino”.
• Udoben stol: pisarniška dela pač pomenijo veliko sedenja in ker presedimo konkreten delež življenja, tu ne velja skopariti. Za stol torej velja enaka logika, kot za posteljo – ne varčujte pri stvareh, kjer preživite tretjino svojega življenja.
• Kvalitetna miška in tipkovnica: kot rečeno, življenje bo veliko lažje, če investirate v stvari, ki jih največ uporabljate – in ker ste večji del delovnega časa v kontaktu z miško in tipkovnico, to velja tudi za tovrstna orodja. Izberite ergonomske opcije, kot je npr. Logitech MX Master 3 ali Logitech MX Vertical, ter mehanske tipkovnice z numeričnim delom.
• Stoječa miza: raziskave kažejo, da že nekaj manj sedenja prinaša nezanemarljive zdravstvene koristi. Z dvižno mizo to dosežete, hkrati pa zato tudi delo ne bo trpelo – celo nasprotno, če stojite med pisanjem e-mailov, vam to lahko da nekaj dodatnega zagona.
• Kamera, predvsem pa kvalitetne slušalke z mikrofonom: online sestanki so nova norma in nekaj let po izbruhu covid epidemije (ki nas je vse prisilila v Zoom srečanja) ni razloga, da bi naši sogovorniki trpeli slabo kvalitetno zvoka. Slušalke pa so uporabne tudi za poslušanje glasbe/radia/podcastov, brez, da bi s tem motili sodelavce.
• Kvaliteten računovodski program: najpomembnejše orodje sodobnega računovodje pa je kvaliteten računovodski program. Tak, ki avtomatizira ponavljajoča opravila (npr. pretipkavanje računov) in vam omogoča, da se posvetite strankam in opravilom, ki jim prinašajo dodano vrednost. Mi smo prepričani, da je AccountingBox najboljša opcija za to 😉
• Osvežitev: skodelica kave ali čaja, voda, (zdravi) prigrizki – da se ne izgubite povsem v številkah. Osvežitev vam bo dala moči in izboljšala vaš fokus. Hrana (predvsem pa pijača) pa vas bo tudi prisilila, da občasno vstanete od mize in se sprehodite (kamor gre še cesar peš).
• Predmet, ki okolju dodaja osebnost: to je lahko slika družine (ali domačih ljubljenčkov), najljubša knjiga, igrača, rastlina, ki doda nekaj življenja,… Osebni predmeti ustvarjajo varne prostore in dajejo motivacije v trenutkih, ko delo ne teče najbolj gladko. Kako to v praksi izgleda pri nas, si lahko ogledate v spodnji Facebook objavi 👇