8 problemov, ki jih ustvarja administracija

Žal je eden od sindromov podjetništva, da delamo vse … do te mere, da ostane zelo malo časa za tisto, kjer smo najboljši. Pomislite – kaj je vaše najpomembnejše delo in koliko procentov svojega časa mu dejansko namenite?

Zelo verjetno je, da vas pri tem najbolj ovira administrativno delo.

Ali je administracija res tako slaba?

Administracija je del posla. ”Nujno zlo.” A preden jo označimo kot nebodigatreba, si moramo priznati, da bi brez nje vladal kaos. Administracija je kot prometni predpisi – brez nje bi šlo hitreje, a tudi z veliko več nesrečami.

Problem nastane, ko iz podporne prevzame glavno vlogo. Obstaja namreč razlika med administracijo in birokracijskim balastom. Prvo poskušamo omejiti, drugega odpraviti. Nenazadnje je velik del administracije vezan na zakonske zahteve; ampak tudi znotraj teh omejitev lahko spremenite in izboljšate marsikaj.

Povsem pa je ne boste mogli odpraviti. V interesu vsakega podjetnika bi torej moralo biti, da so opravila čim bolj avtomatizirana in da potekajo v ozadju ključnih delovnih procesov.

Gordon Ramsey res ne pomiva posode, a tudi kuha ne brez čistih krožnikov.

Problemi, ki jih prinaša administracija

• Izguba časa: izpolnjevanje obrazcev, iskanje dokumentov, čakanje na odobritve, priprava poročil, … vse to terja čas, ki se hitro nabere.
• Visoki stroški: so vezani predvsem na čas, ki ga zaposleni porabijo za administrativna opravila – kot tudi stroški papirja in z njim povezanega fizičnega arhiva.
• Počasnost procesov: administrativne ovire pri zbiranju informacij in pooblastil vodijo do zamud pri izdaji in plačilu računov, počasnejši pa smo tudi pri odzivu na zahteve in prošnje strank.
• Napake in nenatančnost: kompleksni in dolgotrajni procesi vodijo do izgubljenih dokumentov, podvajanja dela, neažurnih verzij in zastarelih informacij. Ročno delo (npr. vnos podatkov v računalniške sisteme) pa vodi do napak.
• Demotivirani zaposleni: administracija veseli redke ljudi. Če ji morajo zaposleni posvetiti preveč časa, lahko dobijo občutek, da njihovo delo ni pomembno in da ne prispevajo dovolj k uspehu podjetja.
• Slaba uporabniška izkušnja strank: čakanje, zamude, slaba komunikacija, … vse to so negativne posledice administracije, ki jih neposredno občutijo tudi stranke.
• Nefleksibilnost: adminstrativni postopki so togi in ovirajo podjetja pri hitrem prilagajanju na spremembe (hkrati pa ustvarjajo odpor do sprememb pri ekipi, saj vedo, da bo po spremembi ponovno potreba vzpostaviti tudi vse te postopke).
• Vpliv na okolje: administracija je v velikem delu vezana na delo s papirjem.

S fokusom preko administrativnih ovir

Vedno znova se izkaže, da velja Paretovo (80/20) pravilo. 20 % ključnih aktivnosti prinese 80 % prihodkov.

Ključ je torej identifikacija najpomembnejših stvari in osredotočenost na njihovo dosledno izvajanje. Ne smemo torej dovoliti, da nas zapeljejo aktivnosti, ki kradejo fokus z najpomembnejših opravil.

Poslovni svet je poln ostankov podjetij, ki so popustila skušnjavi. Kodak pogosto služi kot primer podjetja, ki se je prepočasi prilagodilo digitalni revoluciji, a krivda za propad se v enaki meri skriva v njihovem širokem portfelju in pomanjkanju fokusa. Nenazadnje so prav oni razvili prvi digitalni fotoaparat – vendar so se ukvarjali še s printerji, filmskimi trakovi, digitalnimi foto okvirji, medicinsko opremo, itd.

Marsikateri podjetnik misli, da je njegovo podjetje premajhno, da bi se lahko usmerilo bolj ozko – a prav njihova majhnost je tista, ki jim omogoča prilagodljivost in odzivnost, ki za večja podjetja (npr. Kodak) predstavljajo večje tveganje.

Fokus torej ni luksuz; je nuja in predpogoj za rast. Da pa bi ga lahko dosegli, moramo čim bolj omejiti čas, ki nam ga poskušajo vzeti administrativna opravila.

Koraki za zmanjšanje administracije

Nič se ne zgodi čez noč.

Za začetek morate poznati delovne procese v svojem podjetju. Lahko popišete vsa administrativna opravila, na podlagi katerih nato pripravite shemo delotoka. Ali pa imejte naslednjih nekaj dni ob sebi list papirja, na katerega zapišete stvari, ki jih opravite.

Potem pa lahko sprejmete informirano odločitev o tem, katere stvari bi želeli spremeniti, avtomatizirati, poenostaviti ali črtati.

Najpametneje je začeti postopoma. Izberite nalogo, ki vam vzame preveč časa (in jo neradi opravljate). Na kakšen način jo lahko spremenite, da bo manjša ovira?

Rešitve, ki jih prinaša tehnologija

Ko torej procese v svojem podjetju spoznate, se znebite odvečnih in prilagodite nekatere druge, vam bo ostalo še nekaj tistih najbolj togih. Slednji so najpogosteje vezani na zakonsko regulativo in ostale zunanje deležnike – pri teh vam nedvomno lahko pomaga tehnologija.

Omenili smo 8 problemov, ki jih prinaša administracija in spodobi se, da poskušamo najti tudi odgovore:

• Izguba časa: z vzpostavitvijo elektronskega arhiva dokumentov boste bistveno tako skrajšali iskanje, kot tudi celoten proces potrjevanja – dosegli boste boljši pregled nad celotnim življenjskim ciklom dokumentov.
• Visoki stroški: čas je denar in vsaka minuta, ki jo prihranite se na koncu sešteje. Poleg posrednih prihrankov digitalizacija odpravlja tudi stroške papirja in (nerodnega, dragega in neustrezno varovanega) fizičnega arhiva.
• Počasnost procesov: elektronsko potrjevanje (likvidacija) dokumentov poveča preglednost procesa in ga bistveno pohitri – nič več prenašanja papirja po pisarnah! Najrazličnejše avtomatizacije (npr. vnosa podatkov v sistem) prihranijo ure dnevno, k večji učinkovitosti pa primorejo tudi poročila, ki so v sodobnih sistemih na voljo na klik.
• Napake in nenatančnost: z avtomatskim zajemom podatkov iz dokumentov se znebite ročnega vnašanja, kar pomeni manj napak. Tudi različne validacije in kontrole pri vnosu imajo enak učinek. Nasploh pa vse informacije na enem mestu pomenijo, da obstaja samo ena “resnica” – ne pa več različnih verzij istega dokumenta, ipd.
• Demotivirani zaposleni: tehnologija bistveno poenostavi (oz. celo odpravi) številne dolgočasne in rutinske naloge. Hkrati pa omogoča bolj fleksibilno delo, saj so rešitve v oblaku dostopne kjerkoli in kadarkoli.
• Slaba uporabniška izkušnja strank: vsako podjetje potrebuje evidenco strank in tudi Excel tabela je bolje kot nič. Če pa želite (poleg prodaje) izboljšati tudi uporabniško izkušnjo, potem je investicija v CRM sistem edina prava odločitev in pogoj za uspeh na tem področju.
• Nefleksibilnost: poleg prednosti, ki jih omogoča oblak, uporaba tovrstnih rešitev za vodenje poslovanja vključuje tudi kup standardiziranih procesov in dobrih praks, ki vam pomagajo pri sprejemanju odločitev. Dejstvo, da za programsko opremo v celoti skrbi ponudnik, vam v večjem delu odpravi tudi skrb za strojno opremo.
• Vpliv na okolje: digitalizacija zmanjša porabo papirja, s tem pa prispeva k trajnostnem poslovanju podjetja.

Področja, kjer lahko zmanjšate administracijo

Vsaka minuta, ki jo prihranite pri administrativnih opravilih, je minuta, ki jo lahko namenite stvarem, ki dejansko prinašajo rezultate.

V nadaljevanju smo zbrali nekaj področij poslovanja, kjer je administracija največja ovira in kjer najpogosteje obstaja prostor za izboljšave.

Finance

• Pretipkavanje in vnašanje prejetih računov v računovodski program: dokler bodo računi prihajali na papirju in/ali kot PDF priloge, bo na proces prejema računa vezan proces prejema in prenašanja podatkov v računovodski program. Prava digitalizacija pomeni avtomatična obdelava dokumentov oz. prehod na uporabo eRačunov.
• Priprava in izdaja računov: ponavljajoče delo, ki zahteva veliko časa in pozornosti. Še posebej, če račune izdajate z Microsoft Excelom ali Wordom. Bistveno je, da skrbite za pravočasno in kvalitetno dobavo izdelka ali storitve, ne pa vsega, kar sledi (administracija, vezana na izdajo računov in terjatve).
• Terjatve zapadlih računov: (ponavljajoče) obveščanje strank, da zamujajo s plačili po elektronski pošti, s telefonskimi klici, pošiljanje opominov, ipd. Obveščanje o (bližajočih in preklih) plačilnih rokih lahko prevzame tehnologija, ki vam tako prihrani ogromno časa in neprijetnega dela.
• Dostava dokumentacije v računovodski servis: “Ročna” predaja dokumentacije računovodskemu servisu je zamudno opravilo, kjer je prijetna zgolj kava, ki jo popijete z računovodjo. Danes lahko tovrstne predaje izvedete elektronsko – na kavi pa se oglasite ker to želite, ne ker je pogojena z dostavo računov.

Prodaja

• Priprava in pošiljanje ponudb: Iskanje potencialnih strank je že samo po sebi delo, ki zahteva veliko časa in napora. Škoda je, da bi dragocene ure vsak teden izgubljali z ročno pripravo ponudb, če vam jih lahko z le nekaj kliki pripravi CRM sistem.
• Podpisovanje pogodb: Certificirani digitalni podpisi odpravljajo vsakršno tiskanje, pošiljanje po pošti in fizično podpisovanje dokumentov – in tako prihrani obilico časa (in poveča varnost in preglednost celotnega procesa).

Nabava in zalog

• Obdelava naročil: Če od strank prejemate naročila, je veliko bolj učinkovito, če vsa pridejo preko istega kanala in v enaki strukturi (ne pa, da nekatera pridejo po elektronski pošti, druga pa po telefonu ali celo SMS sporočilih). Spletni portali za oddajo naročil bistveno poenostavijo proces in vam prihranijo kup časa in energije.
• Sledenje zalogam in usklajevanje s spletno trgovino: Če spletna trgovina ne prikazuje realnega stanja zalog, to vodi v izredno neprijetne situacije – zato na tem področju ni prostora za kakršnokoli ročno delo.

Delo z dokumenti

• Prejem in potrjevanje dokumentov: Mape s prejeto pošto, ki potujejo po pisarnah od enega podpisnika do drugega so (oz. bi morale biti) stvar preteklosti. Elektronski proces likvidacije dokumentov je veliko hitrejši, preglednejši in varnejši.
• Arhiviranje in iskanje dokumentov: Ni treba posebej poudarjati, da omare s fascikli niso najbolj optimalen način shranjevanja dokumentov, če jih želite najti v le nekaj sekundah. Niti ni pretirano varen. Celotna administracija številčenja, urejanja in shranjevanja papirnih dokumentov je v dobi elektronskega poslovanja čista izguba časa.

Bistveno za vaš dolgoročen uspeh je, da se ne ujamete v past prepričanja, da nimate več prostora za izboljšave. Da nima smisla, da bi spreminjali svoj način dela.

Zato predlagamo, da nekajkrat na leto (npr. vsak kvartal) pregledate aktivnosti, ki jih redno izvajate. Ali odražajo vaše cilje? Vsake toliko časa morate dvigniti pogled, da vidite, kam greste …

Videli smo, da je (tudi) tehnologija tista, ki vam omogoča fokus na stvari, ki zares štejejo. Če vas zanima, kako vam pri tem lahko pomagamo, smo vam z veseljem na voljo 😉