AccountingBox in smernice za prehod v Industrijo 4.0

slavko Podjetja, Računovodje

Ob prenovi spletne strani PRONET, Kranj, d.o.o. objavljamo prispevek na temo prehoda v t.i. Industrijo 4.0, kot vodilo našemu podjetju in nasvet vsem ostalim, ki želijo biti uspešni tudi v prihodnosti.

Z optimizacijo poslovnih procesov bodo ti, še bolj kot doslej, usmerjeni v zadovoljevanje potreb kupca. Že naše deklarirano poslanstvo, ki ga imamo zapisanega v internih aktih, stremi k temu, da so naše storitve in rešitve, res rešitve za vse deležnike v nekem ekosistemu – »s pomočjo sodobne informacijske tehnologije, graditi inovativne in edinstvene poslovne modele«.

Vse naše delovanje usmerja uporabnike storitev k elektronskemu poslovanju, k odpravi ročnih in ponavljajočih se aktivnosti, k temu, da podatke »prepisuje« stroj in ne človek. Zatorej so že naše rešitve usmerjene k spremenjeni vlogi zaposlenih v podjetjih naših kupcev, ki se bolj kot kadarkoli doslej, seznanjajo s prehodom in večjo dodano vrednostjo zaposlenih v informacijski družbi.

Vsekakor bo sprememba procesov pomenila še večji korak k ključnim komponentam Industrije 4.0

Usmerjenost h kupcu

Usmerjenost k kupcu je eno glavnih vodil v Industriji 4.0. Zavedamo se, da v tem primeru ne gre samo za tehnološke spremembe, temveč gre predvsem za organizacijske in psihološke spremembe. Gre za spremembo izvedbe storitev, gre za spremembo programskih rešitev, ki jih naše podjetje generira in gre za spremembo procesov, ki te aktivnosti generirajo. Že sedaj se, kot vsako odgovorno podjetje, zavedamo, da naših rešitev ne proizvajamo po lastnih kriterijih, temveč po kriterijih, ki jih potrebuje trg in jih potrebujejo kupci.

Elektronsko poslovanje in digitalizacija internih procesov

Uvedba elektronskega poslovanja pomeni sama po sebi proces. Pomeni najprej zagotavljanja ustrezne klime v podjetju. To pomeni, da so ljudje s spremembami seznanjeni, da so del teh sprememb in da lahko do določene mere vplivajo na spremembe. Istočasno morajo ljudje biti seznanjeni s posledicami, če se tovrstna sprememba ne uvede.

Vse to je mogoče samo, če vodstvo podjetja trdno verjame v potrebo po spremembah in tem aktivnostim daje ustrezno visoko prioritet. Vodstvo mora zagotoviti ustrezno vodenje projekta, zagotoviti prave sodelavce na pravih delovnih mestih in mora biti vključeno v spremljanje projektnih ciljev in nalog.

Sledi namreč popis obstoječega stanja, analiza podatkovnih tokov in opis vseh dejavnosti v kronološkem vrstnem redu. Tako je mogoče odkriti anomalije v obstoječih procesih in predvsem meriti učinke uvedbe elektronskega poslovanja.
Na podlagi natančnega posnetka stanja, sledi prilagoditev procesov, sledi morebiti potrebna reorganizacija in sledi postavitev procesov, ki so izključno usmerjeni k potrebam kupca.

Sledi vzgoja kupcev in dobaviteljev. Zagotovitev digitalizacije internih procesov bo sicer za povečanje učinkovitosti podjetja nujna in potrebna, pravi učinek pa bo dosegla, če uspe podjetje v elektronsko poslovanje vključiti tudi ostale deležnike trga – predvsem kupce in dobavitelje.

Povezovanje kupcev in dobaviteljev

Vsaka sprememba, če želimo da doseže učinek, mora vključevati čim večje število deležnikov nekega ekosistema. Zatorej bomo s spremembo internih procesov, posegli tudi na trg naših kupcev in dobaviteljev. Z lastnim zgledom in prepričanostjo, da je prehod in usmerjenost procesov v Industrija 4.0. nujen. In predvsem, da pomeni skrajšanje procesov, povečanje učinkovitosti in avtomatizacijo nekaterih ročnih opravil.

Pri dobaviteljih to pomeni, da bomo vsi sodelavci, ki smo v podjetju vključeni v proces naročanja storitev in blaga, delovali odgovorno in skladno s smernicami. To pomeni:

  • da se vsak podatek vnese samo enkrat,
  • da je naročanje v celoti elektronsko,
  • da elektronsko naročilo pomeni hkrati dobavnico ali račun dobavitelja do našega podjetja, kar pomeni, da mora biti dobavitelj sposoben vključiti v svoje procese elektronske oblike naših dokumentov,
  • da so vključene v popis procesa tudi reklamacije, vračila, ipd,
  • da dobavitelj do nas posluje izključno elektronsko (e-račun).

Povezovanje internega in zunanjega računovodstva

S spremembo poslovnih procesov in uvedbo interne digitalizacije želimo poseči tudi, ali pa še najbolj, na področje izmenjave podatkov in dokumentov z zunanjim računovodstvom. Izmenjava dokumentacije z zunanjim računovodskim servisom je namreč, po številu aktivnosti, daleč največja in zato digitalizacija teh procesov predstavlja po deležu tudi največji učinek.

Obvladovanje velike količine podatkov ter dokumentov, ki so zaradi spletne tehnologije dostopne kadarkoli in kjerkoli. 

Z uporabo spletne tehnologije in medsebojne delitve spletnih mest, želimo, skladno s smernicami Industrije 4.0., še bolj kot doslej, v osrednji del našega informacijskega sistema postaviti informacijo. To pomeni, da postane uporabna informacija glavni razvojni vir našega poslovanja, ki pa mora biti dostopna od kjerkoli in kadarkoli jo potrebujemo. S spremembo procesov, bomo temu sledili. Spremenili bomo namreč dostop do informacij in spremenili bomo odnos do informacij. To pomeni, da bomo najprej izpolnili tehnične možnosti, ki jih ponujajo sodobne telekomunikacijske storitve, temu pa bo sledil še izpopolnjen informacijski sistem, ki bo koristno informacijo pri poslovanju postavil v središče.

Resda je za upravljanje velike količine podatkov, ki lahko zagotovijo ustrezne in pravilne informacije, ključna tehnologija, vendar pa brez prave organizacije procesov, ta ne pomeni veliko. Za deležnike, ki bodo nastopali v teh procesih, je namreč pomembno, da bodo to tehnologijo znali upravljati na način, da bo dala uporabne informacije v točno pravem trenutku.


V luči omenjenih sprememb in izzivov, ki prihajajo z digitalizacijo, smo pripravili kratek vodič, ki vam bo v 7 korakih pomagal razumeti in izvesti aktivnosti, ki so potrebne za uspešno poslovanje v svetu 4. industrijske revolucije.