Kako v 5 korakih začeti z uporabo eRačunov?

Če povzamemo: eRačuni so strukturirana in varna elektronska oblika računov, ki jih sicer vsi dobro poznamo – s tem, da je delo z njimi hitrejše, varnejše in cenejše.

To velja za celoten proces oz. življenjski cikel računa. Izdaja, tisk, pakiranje, pošiljanje, prejem, zajem, potrjevanje, plačilo in hramba.

Za eRačune veljajo enaka pravila kot za papirno njihovo verzijo. Vse od obveznih podatkov in (ne)podpisovanja, pa do hrambe oz. uničevanja. V grobem lahko delo z (e)Računi delimo na tri področja:

• izdaja,
• prejem, in
• hramba.

Izdaja eRačunov

Kot pri vsaki spremembi, je tudi v tem primeru najbolj smiselno, da se projekta lotite strukturiramo. Predlagamo naslednjih 5 korakov:

1. Registracija za uporabo eRačunov na bizBox portalu. Registracija je enostavna, hitra in brezplačna.
2. Opravite analizo kupcev. Kateri od vaših kupcev že lahko prejemajo eRačune? Tudi ta korak je povsem enostaven – podatek pridobite z uporabo eImenika, ki vam je na voljo brezplačno.
3. O spremenjeni obliki izdanih računov in prehod na elektronsko poslovanje obvestite svoje kupce. Uporabite lahko predlogo dopisa, ki smo jo pripravili za ta namen. Pridobljeno soglasje je lahko pisno (izpolnjen obrazec oz. privolitev), posredno (partner je vpisan v eImenik), ali pa “tiho” (sklepa se iz kupčevih aktivnosti, npr. plačila računa, ki ste jim ga poslali v obliki eRačuna).
4. Vaš AccountingBox skrbnik uredi povezavo med programom in vašim bizBox računom. Ob prvem pošiljanju eRačuna pa vpišete svoje bizBox podatke za dostop. Opcijsko: če želite račune podpisati z elektronskim podpisom, morate pridobiti SIGEN-CA certifikat in ga uvoziti v AccountingBox. Ta korak pa ni več obvezen, saj, kot rečeno, za eRačun veljajo enaka pravila kot za papirno verzijo.
5. Ureditev nastavitev v AccountingBox. Skupaj s skrbnikom nastavite parametre sistema, način poslovanja (obliko računa) pri kupcih, ipd.

Tako boste vse račune pripravili in pošiljali neposredno iz programa.

Pri tem se je potrebno zavedati, da je prehod na eRačune proces, ne enkraten dogodek. Ni povsem realistično, da bi že z eno prošnjo dosegli, da bi lahko vsem kupcem poslali račun v taki obliki. A nekje je potrebno začeti in z nekaj vztrajnosti boste dosegli tudi ta cilj – še preden ga zapove zakonodaja.

Ne glede na to, na kakšen način želi stranka račun prejeti (dokler možnost izbire še imajo – torej preden eRačun predpiše zakonodaja). AccountingBox bo torej račun izdal v najprimernejši obliki glede na potrebe vaših kupcev. Še vedno torej lahko račun natisnete ali pa ga posredujete kot PDF.

Prejem eRačunov

Tudi pri prejemu računov je proces zelo podoben. Dobra novica je, da je večino korakov, ki ste jih opravili v procesu priprave na izdajo računov, potrebno opraviti samo enkrat.

Na portalu bizBox ste torej že registrirani in povezava z vašim programom je urejena. Tudi analizo dobaviteljev opravite na enak način, s pomočjo eImenika.

1. Obvestite dobavitelje o prehodu na elektronsko poslovanje. Tistim, ki tega še ne počnejo, pa pošljite dopis in jih prosite, da vam v prihodnosti pošiljajo eRačune. Tudi v tem primeru lahko uporabite vzorec, ki smo ga pripravili za ta namen. Pomagate pa si lahko tudi z argumenti, ki jih najdete v tem zapisu.
2. Sprejmete račune v AccountingBox. Prevzem je namreč avtomatiziran – dokumenti se samodejno prenesejo iz vašega varnega elektronskega predala in so pripravljeni likvidaturo, knjiženje in plačilo.

Hramba eRačunov

(Ne)obveznost shranjevanja računov v elektronski obliki je tematika, ki že nekaj časa buri duhove. V nadaljevanju povzemamo interpretacijo strokovnjakov za eHrambo – govorili smo z dr. Rokom Bojancem iz ZZI, ki je ponudnik omenjene bizBox.eu platforme.

Uporaba certificirane elektronske hrambe za podjetja ni obvezna – vam pa lahko precej prihrani marsikatere skrbi, saj za varno in zanesljivo hrambo elektronskih dokumentov skrbijo certificirani ponudniki.

V primeru, da vas obišče inšpektor je pomembno predvsem, da ste sposobni račune prikazati v obliki, v kateri ste jih prejeli. Torej: račun na papirju lahko poskenirate, hranite elektronsko, potem ga pa (po potrebi oz. na zahtevo inšpektorja) ponovno natisnete. Večji problem je pri načinu dela, ko podjetje prejme eRačun, ga natisne in shrani v fascikel – tak račun pa je nekoliko težje spraviti nazaj v obliko eRačuna.

Z elektronskim arhivom lahko dokumente hranimo na način, ki nam omogoča lažje poslovanje, saj dokumente lahko hitreje najdemo, obenem pa so tudi varnejši pred morebitnimi zlorabami ali naravnimi nesrečami. Elektronski arhiv najpogosteje pomeni tudi hrambo na več lokacijah, kar še dodatno zmanjša tveganje za izgubo listin.

Zakaj pa bi potrebovali certificirano elektronsko hrambo?

Vsem dokumentom želimo za primer morebitnih kasnejših sporov (ne nujno za FURS) pripisati največjo možno težo in največjo možno pravno veljavnost. Seveda lahko veljavnost dokazujemo tudi z drugimi dokumenti, kot na primer pogodbe, naročilnice, elektronska sporočila.

Nam pa certificirana hramba zagotavlja, da bodo vsi dokumenti, ki bodo vloženi v takšen sistem zavarovani pred izgubo in nepooblaščenimi spremembami. To v praksi pomeni, da bodo ob vložitvi dokumenti opremljeni z ustreznimi časovnimi žigi, ki zagotavljajo, da je vsebina vloženega dokumenta od vložitve dalje nespremenjena.

Pogled v prihodnost

eRačun je torej realnost, ki nas čaka v zelo bližnji prihodnosti. Kar je v bistvu dobrodošlo. Tehnologija je zanesljiva in preverjena (proračunski uporabniki z eRačuni delajo že od leta 2015), in čas je, da korak naprej naredimo tudi v gospodarstvu.

Videli smo, da so tudi konkretni koraki na tej poti povsem enostavni. Če tudi sami prepoznate prednosti tovrstnega načina poslovanja in bi želeli, da vam pri prvih korakih pomagamo, smo vam z veseljem na voljo. To nam lahko sporočite tako, da izpolnite ta obrazec ali pa nas pokličete na 04 2800 800.