10 nasvetov za učinkovito delo od doma

Anže Podjetja, Računovodje

Splošna situacija in prilagoditev na “prisilno” delo od doma je razkrila marsikatero pomanjljivost Slovencev, tako pri procesih, kot tudi pri sami infrastrukturi. Že dolgo ponavljamo, da digitalizacija ni izbira, ampak pogoj za uspešno delovanje in prilagodljivost najrazličnejšim situacijam na trgu.

Delo doma je nova realnost, ki pa seveda prinaša tudi svoje izzive. Da bo šok nenadne spremembe čim manjši, smo zbrali 10 nasvetov za učinkovito delo od doma.

Mimogrede, od doma dela tudi celotna AccountingBox ekipa, a nas to niti malo ne ovira pri produktivnosti. Domače pisarne nekaterih izmed nas si lahko ogledate tukaj.

1. Oblikujte jutranjo rutino

Ljudje smo bitja navad in nepričakovano delo od doma nam lahko vzame strukturo jutra, ki smo je vajeni – budilka, kopalnica, zajtrk in kava, avto in pot v službo.

Zato je pomembno, da določeno rutino ustvarimo tudi, ko nas ne čaka pot na delovno mesto. Prvi nasvet je, da se preoblečete iz pižame. Čeprav se morda zdi super, da ta možnost obstaja, bomo lažje preklopili na “delovni način”, če se pretvarjamo, kot da bomo dejansko šli v službo.

Zato ohranite tudi nekatere ostale elemente produktivnega jutra, npr. skodelico kave, 15 minut branja zanimive knjige, ipd.

2. Pripravite si delovno okolje

Izberite si mesto, ki bo vaša domača pisarna. Ko ste tam, delate. Kavč torej odpade, postelja tudi. Če sedite za mizo v dnevni sobi, se morda usedite za drug stol, kot ga uporabljate sicer. Ključ je, da to mesto (tudi podzavestno) povezujete z delom. To je pomembno tudi ob zaključku delovnika – ko izbrano mesto zapustite, boste vedeli, da ste z delom za ta dan končali.

3. Splanirajte si dan

Koledar je vaš najboljši prijatelj. Predlagam, da načrtujete vsaj čas za svojo jutranjo rutino, sestanke, odmore, konec delovnika. Tako boste imeli dobro predstavo o tem, kateri deli dneva so bolj in manj fleksibilni.

To tudi pomaga pri tem, da veste kaj morate početi. Lažje se je zaposliti z enostavnimi stvarmi (npr. odgovarjanjem na epošto ali urejanjem namizja), a naj za to ne trpijo bolj pomembne naloge. Zaposlenost še ne pomeni uspešnosti.

Ne delajte takrat, ko ne bi smeli. Zvečer, ko je čas namenjen druženju z družino, bodite prisotni in jim namenite svojo popolno pozornost.

4. Identificirajte motilce in jih omejite

Če je doma več ljudi, postavite meje in jih upoštevajte. Znotraj dogovorjenih delovnih ur naj vas ne motijo. Če je to mogoče, zaprite vrata. Bodite pozorni na pametni telefon – lahko ga imate blizu, a naj vas ne zamikajo socialna omrežja ali “samo pet minut” igre Candy Crush.

Tudi epošta je nenehni spremljevalec našega delovnega dne. Zavedati se morate, da je poštni predal seznam nalog, na katerega vam lahko piše kdorkoli. Zato predlagam, da ga odprete čim redkeje – ne boste verjeli, kakšen vpliv ima lahko to na vašo produktivnost. O učinkovitem delu z epošto smo sicer že veliko pisali.

V času izrednih razmer še bolj kot ponavadi čutimo potrebo, da smo na tekočem z vsemi zadnjimi novicami. Nenehno preverjamo spletne portale in poslušamo poročila … A praktično nobena novica ni tako pomembna, da ne bi mogla počakati (če je, vas bo o tem sigurno nekdo obvestil).

5. Delajte samo eno stvar naenkrat

O pravi osredotočenosti lahko ogovorimo le, ko opravljamo le eno stvar hkrati. Večopravilnost (ang. “multitasking”) je mit – raziskave kažejo, da ne gre za istočasno opravljanje več nalog, ampak za hitro menjavanje med opravljanjem različnih nalog. Bistvena razlika, ki se odraža tudi na hitrosti in/ali kvaliteti dela.

Ob točki A je kvaliteta dela najvišja, dosežemo pa jo z manj večopravilnosti. Zgleda preprosto, ampak dejansko prinaša najboljše rezultate.
Na točki B pa opravljamo več stvari hkrati, a je kvaliteta najnižja. Izgledamo zaposleno, ampak v bistvu z delom predvsem izgubljamo čas.

Nasvet: Okno programa, ki ga uporabljate, razširite čez celoten ekran. Če na primer pripravljate nov račun v AccountingBox, naj v sosednjem oknu ne bo vidna epošta, ki vam bo kradla pozornost.

6. Privoščite si odmore

Ker nas pri delu od doma ne obkrožajo sodelavci, odpadejo različna kramljanja, pogovori o včerajšnjih tekmah in aktualnih nanizankah. Vseeno pa je pomembno, da si tudi doma privoščite nekaj oddiha – da pretegnete noge in se sprehodite po stanovanju, kaj pojeste in popijete, se spočijete. Odmor je lahko tudi oblika nagrade: “Če v naslednji uri pokličem teh 5 strank, bom končno odprl tablico čokolade, ki jo gledam že dva dni.”

Opomba: Vseeno pazite na to, kaj jeste. Delo od doma naj ne bo povod ali izgovor, da zaužijete preveč nekvalitetne hrane 😉

7. Ohranjajte stik

Delo od doma (sploh v času splošne karantene in omejitev gibanja) je lahko zelo osamljeno. Zato se potrudite, da ne izgubite stika z ostalimi – sodelavci, strankami, prijatelji, družino. Komunikacija v živo je sicer optimalna rešitev, a v času, ko to ni mogoče, je pogovor preko videa naslednja najboljša stvar.

Obstaja veliko rešitev, ki vam to omogočajo. Skype in Viber, Zoom in GoToMeetings. Karkoli uporabite, pomembno je predvsem, da stika ne zapostavite.

8. Ugotovite, kdaj ste najbolj zbrani

Opazujte, kdaj vam delo najbolj teče. Takoj zjutraj, tik pred kosilom, morda ob 15. uri? Če poznate samega sebe, lahko to izkoristite za povečanje svoje produktivnosti z ustreznim planiranjem dela – najpomembnejše naloge (in tiste, ki zahtevajo največ kreativnosti) načrtujte takrat, ko imate največ energije.

9. Zagotovite si dobro infrastrukturo

Dober wi-fi signal (ali žica) je ob delu od doma ključnega pomena, saj je (hiter in zanesljiv) internet vaše okno v svet in povezava s sodelavci, strankami, dobavitelji ter podatki.

Preverite tudi, da imate na voljo delujoč mikrofon. Ob delu doma ga boste potrebovali, saj je pogoj za uspešno izvajanje klicev in sestankov. Če mikrofon preverite vnaprej, se boste s tem izognili težavam, če bi to ugotovili šele ob začetku pogovora.

10. Raje delite več, kot premalo

Ko ste na delovnem mestu v službi, se s sodelavci vidite in že na ta način posredujete marsikatero informacijo. Če se ob 11. uri odpravite iz pisarne, bodo vsi lahko sklepali, da ste šli na malico. Če imate na glavi slušalke in zavzeto tipkate, bodo sodelavci razumeli, da ste osredotočeni in poglobljeni v delo. Vse to so signali, ki ob delu od doma niso vidni. Zato vestno komunicirajte, (s pomočjo koledarja) sporočite kdaj ste zasedeni, ipd. Vsem bo tako lažje, delo pa ne bo trpelo.

Ostali nasveti za povečanje produktivnosti dela od doma

Pri delu od doma še vedno veljajo vsi ostali nasveti za povečanje učinkovitosti dela. Zbrali smo jih tule. Pred kratkim smo pisali tudi o nasvetih za delo od doma z vidika delodajalca, ki so prav tako še kako aktualni. 

Nekaj nasvetov za preživljanje prostega časa v samoizolaciji

Delo od doma ne pomeni samo spremenjenega ritma in načina izvajanja delovnega procesa, temveč vpliva tudi na preživljanje prostega časa.  Da vam idej ne zmanjka, jih nekaj prispevamo še  mi.

Poglejte kakšen dober film ali nadaljevanko. Številni operaterji so svojim uporabnikom odklenili dostop do dodatnih programov, tudi Netflix je zanimiva opcija za krajšanje časa. Nekaj brezplačnih ponudb najdete tudi na spletni strani pobude Digitalna solidarnost Pri projektu sodelujemo tudi z AccountingBox in tako poskušamo omiliti posledice situacije za podjetnike in računovodje. 

Poslušajte zanimiv podcast – to je medij, ki v zadnjih letih osvaja svet. Tudi v slovenskem jeziku jih je nekaj, priporočamo oddaje iz Apparatus mreže. Recimo pogovor z igralcem, komikom in scenaristom Rokom Bohincem, ki je na zadnjem Kongresu izvajalcev računovodskih storitev izvedel AccountingBox predavanje v obliki računovodskega standupa in dodobra nasmejal vse prisotne. 

Preberite dobro knjigo. Knjižnjice omogočajo izposojo digitalnih gradiv, številne knjige pa so brezplačne na spletu. Poiščite igro Monopolija, ki se skriva v eni od omar. Družabno igro lahko izdelate tudi sami (npr. Pictionary). 

Preizkusite kakšen nov recept. Jed pripravite skupaj z družino, ali pa jih presenetite. Zanimivih receptov ne manjka 

Na spletu raziščite 5 slovenskih krajev, ki jih še niste obiskali. Pripravite si načrt izleta, ki bo pripravljen za akcijo, ko se situacija umiri. 

Naučite se nekaj novega. Preprost origami, papirnato letalo, risanje, nov jezik, programiranje. 

Poskrbite za svoj posel in čas porabite za digitalizacijo poslovne dokumentacije. Na ta način si boste zagotovili varen arhiv in dostop do vseh dokumentov kjerkoli in kadarkoli, tudi iz naslonjača doma 

digitalna solidarnost

V tem težavnem času smo pripravili digitalni paket solidarnosti brezplačnih AccountingBox spletnih rešitev in storitev, ki bodo podjetjem in računovodstvom omogočila in olajšala delo od doma, hkrati pa pomagala pri digitalizaciji poslovanja. Več informacij in prijavo najdete na tej povezavi.

AccountingBox solidarnost