Nič več ročnega opominjanja stranke na dostavo dokumentacije

Anže Računovodje

Kako pogosto se slišite s posamezno stranko? Raziskave so pokazale, da je reden kontakt bistvenega pomena za dolgotrajno uspešno sodelovanje. A strank imate veliko, zato je čas treba pametno razdeliti, komunikacija pa mora biti karseda učinkovita.

Zavedajte se, da mora biti stranka vedno na prvem mestu – v vsakem pogovoru namignite na koristi za njih in nikakor jim ne dovolite, da dobijo občutek, da jih silite v nekaj zato, da bo vaše delo lažje.

Različni kanali zahtevajo različne pristope

Že ob začetku sodelovanja ugotovite, kateri tip komunikacije stranki najbolj odgovarja. Se najbolje počutijo na sestankih v živo, ob telefonskih klicih, ali pa najraje komunicirajo preko epošte?

Dokaj kmalu boste dobili tudi občutek glede njihove ažurnosti oz. kako pogosto jih morate opominjati na določene zadeve ter kaj pri tem najbolje zaleže.

V komunikaciji med računovodskim servisom in stranko so najbolj pogosti opomniki za dostavo dokumentacije. Računovodja mora torej izbrati med tem, da tovrstne opomnike izvaja ročno in jih vključi v svojo delovni proces, ali pa prihrani ter poveča učinkovitost s tem, da jih avtomatizira.

Pravilo št. 1: Pomagajte

Ko pride do zamud, je prva reakcija najpogosteje razočaranje in jeza. Veliko težje se je poskušati iz situacije nekaj naučiti. Računovodski servisi, ki imajo pri čakanju dokumentacije najmanj težav so tisti, ki proaktivno pristopijo k reševanju težave. Vprašajo se kakšni so lahko razlogi za zamudo pri dostavi dokumentacije. Ali lahko kaj sami naredijo, da te ovire odpravijo? Lahko stranki predlagajo bolj optimalen proces? Kaj lahko avtomatizirajo na svoji strani, da bo delo čim manj stresno in zamudno?

V računovodstvu niste zato, da bi čas tratili za sledenje in lovljenje rokov. Še manj pa, da bi lovili stranke in jih prosjačili, da opravijo svoj del dogovora. Koliko časa porabite za pisanje obvestil in klice z opomniki na roke za dostavo podjetniške dokumentacije? Dnevno, tedensko, mesečno, … letno?

Povečajte svojo vrednost za stranke

Realnost je najpogosteje taka, da so opominjanja na roke in prošnje za dokumentacijo pač sestavni del računovodskega posla. Nimajo pa velike dodane vrednosti za stranke. Zato je najbolj smotrna poteza, da se proces v čim večji meri avtomatizira.

Sistemi, ki to omogočajo tudi upoštevajo različne tipe davčnih zavezancev, nastavite pa lahko tudi pogostosti opomnikov.

Vse to prinaša bistveno zmanjšan obseg klicanja in ustnega opominjanja strank, hkrati pa jih “vzgaja” v smeri pravočasne dostave dokumentacije. Za računovodstvo to pomeni ogromen prihranek časa (denarja) in manj panike pri lovljenju rokov.

O neplačanih računih in plačilni disciplini

Opomniki so koristna stvar. Nasploh naši možgani niso namenjeni temu, da bi hranili ogromne količine operativnih podatkov in zato je vsakršna predaja nalog zunanjim in avtomatiziranim sistemom izredno dobrodošla.

ReminderBox zato poleg opozarjanja strank na dostavo dokumentov omogoča še eno koristno stvar – vaše stranke lahko opomni tudi na neporavnana račune. Tako vam prihrani ogromno časa pri terjatvah, hkrati pa bistveno poveča količino računov, ki bodo plačani na rok.

Hkrati pa lahko to funkcionalnost ponudite tudi vsem svojim strankam. Podjetniki namreč znajo pogosto potarnati nad obsegom zapadlih terjatev in z ReminderBox ste v položaju, ko jim pri tem lahko pomagate.

Bonus nasvet

Opomniki (takšni in drugačni) pa marsikdaj rezultirajo v dogovoru. “Sem ravno na poti, račune za zadnji mesec pošljem do torka.” Računovodja si mora tovrstne komentarje zapisati in slediti.

Obstaja seveda nevarnost, da se sporočilo izgubi, »založi« oz. se prelaga od ene na drugo osebo. Beležka deluje, tudi namizni koledarji se obnesejo. Najboljša praksa pa je, da si tovrstne dogovore zapišete tja, ker so najbolj relevantni – v računovodski program. Sploh v primeru, ko imate s strankami vzpostavljenih več načinov komunikacije in težko sledite v kakšni fazi je določena aktivnost in komu v podjetju je dodeljena.

Tudi za to področje imamo nekaj idej – če vas zanima, kako vam lahko pomagamo, se z veseljem dogovorimo za kratek pogovor. Svoj interes nam lahko sporočite preko spodnjega gumba.

Računovodstvo je že skozi vso zgodovino močno odvisno od tehnologije in se skupaj z njo razvija. Če vam za vsakdanja opravila primanjkuje časa, je morda pravi trenutek, da začnete k delu pristopati drugače.

Brezplačni prenos dokumenta