Preden pa vržete puško v koruzo in se sprijaznite s trenutnim načinom dela, morate razumeti ključno stvar: Ljudje v resnici ne sovražimo sprememb. Sovražimo občutek, da nimamo nadzora.
Kot računovodja to dvojno občutite – ne le pri sebi, ampak tudi pri svojih strankah.
Dober primer je menjava računovodskega programa. Recimo, da ste se soočili s potrebo, naredili vso potrebno analizo in izbrali novo rešitev (verjetno AccountingBox ;)), potem pa vas morda nekoliko ustavi misel: “Kako pa bodo na to reagirale moje stranke?”
Zakaj računovodski servisi oklevajo?
Številni računovodski servisi komunikacijo s strankami omejujejo le na najbolj nujne izmenjave, saj se bojijo, da bi jih z napačno potezo preveč razburili in spodbudili k menjavi računovodskega servisa. Ali pa ne vedo, kako bi tovrstne dodatne storitve “zapakirali”.
In zato potrpijo, čeprav se dobro zavedajo, da bi lahko uporabljali orodja, ki bi jim omogočala učinkovitejše poslovanje (in boljšo storitev za stranke).
Rečejo si, da ne morejo vplivati na svoje stranke in jih “prisiliti” v menjavo programa.
A podcenjujejo svoj vpliv.
Začnite pri sebi
Prvi korak je, da dosežete interni konsenz. To pomeni, da še pred pogovori s strankami vsi v računovodskem servisu zagovarjate isto stališče – torej se prepričate, da si delite vrednote, vizijo in se strinjate, da je menjava računovodskega programa prava poteza.
Če bodo stranke zaznale, da glede tega niste povsem prepričani, bodo pri svojem nasprotovanju veliko bolj neomajne.
Najpomembnejše pri pridobivanju soglasja ekipe je, da jih vključite že v fazi izbire rešitve oz. da ste pri procesu izredno transparentni. Vključite jih v testiranje, zbirajte povratne informacije, na koncu pa sprejmite odločitev, ki jo boste znali argumentirati.
Zakaj stranke nočejo zamenjati programa za izdajo računov?
Razlogov je lahko več, najpogosteje pa se pojavljajo naslednji (v različnih kombinacijah):
- bojijo se spremembe obstoječih procesov,
- imajo pomisleke glede varnosti (npr. v povezavi z oblakom),
- ne zavedajo se neučinkovitosti ročnega dela,
- bojijo se izgube nadzora nad občutljivimi finančnimi podatki,
- nove rešitve vidijo kot kompleksne (v primerjavi s tistimi, ki jih že poznajo),
- ne želijo dodatnih stroškov; pričakujejo, da bo menjava in nova rešitev draga.
Del pričakovanih koristi vašega novega računovodskega programa seveda izhaja iz predpostavke, da bo nov način dela sprejela večina vaših strank – ne pa da boste imeli dodatno delo zaradi nepovezljivosti in zamudnega prenašanja podatkov med ločenimi sistemi. Zato je v vašem interesu, da uporabo novega programa čim bolj pospešite tudi pri strankah.
Za vsako bolezen rož’ca raste
Prav vsakega od ugovorov lahko naslovite z močnimi argumenti, če ste na to pripravljeni. Najbolje je, če pri komunikaciji prevzamete pobudo in pomirite morebitne vzhajajoče dvome še preden se zares vzpostavijo.
Prikažite koristi uporabe v praksi – koliko časa in denarja jim bo nova rešitev prihranila? Pri tem si lahko pomagate tudi s študijami primerov, ki jih pripravljajo ponudniki računovodskih programov.
Stranke izobrazite o prednostih in trendih na področju digitalizacije.
Kot pri internem usklajevanju, lahko tudi stranke (ne)posredno vključite v izbiro nove rešitve. Jim je pomembna mobilnost? Enostavnost uporabe? Cena? Strokovna podpora? Če dobite odgovore na ta vprašanja, boste vedeli katere koristi novo izbrane rešitve poudariti posamezni stranki.
Poudarite varnost sodobnih rešitev. Čeprav še vedno obstajajo določeni zadržki glede uporabe rešitev v oblaku, se je že davno izkazalo, da je prav varnost ena glavnih prednosti tovrstnih rešitev.
Da zmanjšate šok ob menjavi, se lahko dogovorite za postopen prehod oz. določite prehodno obdobje, ko bodo pri strankah vzporedno uporabljali obe rešitvi. Na ta način se bodo skozi prakso spoznali z morebitnim spremenjenim načinom dela, hkrati pa lahko zagotovite, da boste v tem obdobju še bolj na razpolago v primeru vprašanj. Večjo dosegljivost lahko dogovorite tudi s ponudnikom programske opreme, tako da bo strahu zaradi zastojev pri delu še manj.
O sprejemanju sprememb
Da bi bolje razumeli, kako različno se stranke odzivajo na spremembe, nam lahko pomaga teorija difuzije inovacij, ki jo je leta 1962 objavil Everett Rogers. Ta razkriva ključ do uspešnega uvajanja novosti.
Iz teorije …
Poznamo 5 kategorij oseb glede na njihovo (ne)naklonjenost spremembam:
- Inovatorji: prvi preizkusijo vse, kar je zanimivo in novo. Radi tvegajo in imajo dovolj denarja, da pokrijejo morebitne zgrešene poskuse. So družabni in na tekočem s tehnološkimi novostmi.
- Prvi sprejemalci: so previdni, a še vedno hitri pri sprejemanju novosti. Drugi jih sprašujejo za nasvete, zato imajo močan vpliv na trende.
- Zgodnja večina: pragmatiki – počakajo, da novost stestirajo inovatorji in prvi sprejemalci, ter da se dokaže kot uporabna in zanesljiva. Odločitev tehtno premislijo.
- Pozna večina: so skeptični in previdni. Novost sprejmejo šele, ko jo večina že uporablja in potrebujejo veliko dokazov. Bojijo se morebitnih težav, ki bi prišle s spremembo.
- Zamudniki: oklepajo se starega načina dela in se otepajo novosti. Pogosto jih sprejmejo šele, ko nimajo druge izbire.
… v prakso
K vsaki skupini strank pristopite drugače. Uporabite te preizkušene taktike:
| Ključna strategija | Taktike | |
|---|---|---|
| Inovatorji | pokažite napredne funkcije | – predstavite zajem besedila z računov brez pretipkavanja in avtomatično grajenje arhiva dokumentacije – omogočte jim dostop do naprednih API povezav za integracije (Zapier, spletne trgovine, ipd.) |
| Prvi sprejemalci | poudarite konkurenčno prednost in učinkovitost | – “z računovodstvom v realnem času boste korak pred konkurenco” – direktorju pokažite nadzorno tablo s kazalniki poslovanja |
| Zgodnja večina | dokažite zanesljivost in praktično uporabnost | – predstavite jim procente, evre in številke – kako se je sprememba obrestovala ostalim strankam? – ponudite jim 3-mesečno vzporedno vodenje na obeh sistemih – povežite jih s prvimi sprejemalci, torej vašimi strankami, ki so že upoštevali nasvet in zamenjali program (ali pa jim predstavite njihove referenčne izjave) |
| Pozna večina | zmanjšajte strah pred spremembo | – predstavite statistiko – koliko podjetij v njihovi branži (ali pa vaših strank) je menjavo že naredilo? – zagotovite jim uvajanje za uporabo rešitve– osredotočite se na podobnosti s trenutnim programom |
| Zamudniki | ustvarite občutek nujnosti | – ponudite jim, da računovodsko storitev v prehodnem obdobju opravljate na njihovi lokaciji (v določenem obsegu ur na teden oz. mesec)– zagotovite jim telefonsko podporo in garancijo za nakup (skupaj s ponudnikom) – “mlajši računovodje ne znajo več delati s starimi programi” |
Sprememba je priložnost, ne ovira
Upoštevanje tehnoloških novosti in uporaba sodobnega računovodskega programa je nujna investicija v prihodnost vašega servisa in dolgoročno zadovoljstvo strank.
Ko bo nastopil čas, da menjavo programa omenite strankam, se spomnite, da ljudje spremembe sprejemamo različno hitro. Pričakovanje, da bodo vsi takoj in z veseljem sprejeli spremembo, je nerealistično. V prvem koraku je vaša naloga predvsem razumeti njihove pomisleke in jim ponuditi rešitve in argumente, ki so prilagojeni njihovemu načinu razmišljanja.
Če ste izbrali pravi računovodski program, bodo koristi govorile same od sebe. Postavite se v vlogo podjetnika in nagovorite njihove potrebe.
Pomembno je, da pristopite premišljeno – z jasnimi argumenti, pripravljenimi odgovori in z razumevanjem, da gre za proces.
Če svoje stranke resnično poznate, jih boste znali razporediti med omenjenih 5 kategorij in vedeli boste, kako pristopiti k njim.
A še pred tem morate izbrati kvaliteten računovodski program. AccountingBox lahko brezplačno in brez omejitev preizkusite na tej povezavi.
Hitri vodič do učinkovitega uvajanja sprememb
“Spremembe so edina stalnica” – to še kako velja tudi v poslu. Preživijo namreč samo tista podjetja, ki so se sposobna hitro in neboleče prilagoditi spremenjenim zahtevam kupcev in trgu. Vemo pa, da to ni enostavno in da dolgoročno uspe le najboljšim.
