Poznavanje zakonskih zahtev (npr. glede podatkov, ki jih račun mora vsebovati) je dober začetek, uporaba eRačuna pa končni cilj in trenutek, ko ste glede oblike in dostave dokumenta lahko povsem mirni.
Kaj mora vsebovati vsak račun?
- Naziv in naslov podjetja, ki račun izdaja
- Registrski organ pri katerem je družba vpisana
- Znesek osnovnega kapitala (v primeru d.o.o. in d.d.)
- Davčna številka (v primeru zavezancev za DDV)
- Podatek o tekočem računu (TRR) sicer ni obvezen, je pa priporočljivo, da ga vključite, saj bo bistveno olajšal proces plačila vašega računa.
- Datum izdaje računa
- Datum opravljene storitve oz. dobave blaga
- Datum zapadlosti
- Zaporedna številka računa
- Naziv in naslov prejemnika računa
- ID za DDV kupca
- Količina oz. vrsta dobavljenega blaga ali opravljene storitve
- Davčna osnova po posamezni stopnji
- Davčna stopnja
- Znesek DDV
Na to temo smo pred kratkim pripravili tudi spletni seminar – posnetek si lahko ogledate spodaj.
Kaj pa eRačun?
“eRačun je formalen strukturiran elektronski dokument, izdan v skladu s standardi in nacionalnimi priporočili ter zakonsko skladno dostavljen preko varnih ePoti.”
Kar se sliši dokaj kompleksno, a v resnici sploh ni tako. Tudi eRačune namreč lahko izdajate iz svojega programa za izdajo računov – na povsem enak način, kot že danes pripravite katerikoli račun. Če za izdajo uporabljate Word ali Excel … so takemu načinu dela šteti dnevi in prihajajoča zakonodaja in obvezna uporaba eRačuna bo imela za vas še dodatne koristi.
Prednosti eRačuna
Pri delu s papirjem izdaja računa vključuje tisk, kuvertiranje in pošiljanje; na drugi strani pa prejemnik mora račun sprejeti, ustrezno razporediti, pridobiti interna potrdila, pretipkati v sistem, plačati in arhivirati.
Račun torej pripravimo na računalniku (torej v elektronski obliki), potem ga natisnemo na papir, pošljemo, prejemnik pa ga ponovno (najpogosteje ročno) pretipka v računalniški program. 🙃
V primerjavi s tem uporaba eRačuna bistveno poenostavi proces na obeh straneh.
eRačun pomeni, da račun skozi svoj celoten življenjski cikel ne spreminja oblike in ostane v elektronskem formatu. Na ta način se zmanjša možnost za napake (saj ne vključuje pretipkavanja), zmanjša stroške (prihrani veliko časa, pa tudi papirja, črnila, kuvert in znamk). Obenem pa olajša delovni proces prejemniku, ki ima s tem manj dela in posledično lahko račun hitreje poravna.
Omogoča pa tudi lokacijsko neodvisno delo. eRačun podjetnik lahko pošlje ali sprejme ne glede na to, kje se najaha – zato ni potrebna bližina poštnega nabiralnika ali prisotnost na sedežu podjetja. Tudi pregled arhiva je hitrejši in enostavnejši, elektronski arhiv pa bistveno varnejši od fizične hrambe v fasciklih.
Kakšna je razlika med eRačunom in PDF računom?
“Ampak račune že izdajamo elektronsko, v PDF obliki!”
Tehnično drži. Ni pa to eRačun in ima posledično še vedno določene pomankljivosti.
Glavna je na področju varnosti. Znane so zgodbe, ko nepridipravi prestrežejo elektronsko pošto s priloženim PDF računom, ga spremenijo (zamenjajo TRR za plačilo) in posredujejo naprej kupcu. Če je slednji nepozoren, račun poravna in denar izgine na napačni TRR.
Na drugi strani pa eRačuni potujejo preko certificiranih “elektronskih poštarjev“, ki zagotavljajo, da eRačun do prejemnika pride nespremenjen.
Hkrati pa račun v PDF obliki še vedno ne rešuje neučinkovitosti procesa. Še vedno ga je namreč potrebno pretipkati v računovodski program (ali pa uporabiti storitev, kot je DocumentBox. In žal se zavoljo tega račun pogosto natisne – s tem pa se izničijo kakršnekoli koristi za okolje, ki smo si jih morda obetali z elektronskim poslovanjem.
Spletni seminar na temo eRačunov
Pred kratkim smo v sodelovanju s partnerskim podjetjem ZZI pripravili webinar, kjer smo se dotaknili naslednjih tem:
- Kaj sploh je eRačun in kakšne so glavne koristi uporabe?
- Kakšni so stroški uproabe v primerjavi s papirjem?
- Kakšne so najpogostejše zmote na tem področju?
- Stanje eRačuna v Sloveniji (prihajajoča zakonodaja) in situacija v tujini
- Zakaj se to področje splača urediti čim prej?
- Kako začeti z uporabo in kako prejem ter izdaja eRačuna izgleda v AccountingBox?
Posnetek si lahko ogledate spodaj.
eRačuni so obvezni že danes … če vam je mar za učinkovito poslovanje
Obstajajo torej jasne prednosti uporabe eRačunov še preden postanejo zakonsko obvezni. Eden od naukov preteklih tovrstnih sprememb je tudi to, da se velika večina podjetij za spremembe odloči šele, ko so v to prisiljeni z zakonom in roki. Takrat pa se odločijo vsi naenkrat. Kar ima dve posledici:
- Takrat uporaba tovrstnih tehnologij ne mora biti več konkurenčna prednost.
- Zakonski roki pomenijo velik naval na ponudnike storitev, čakalne vrste in nepotreben stres.
Nič torej ne pridobite s tem, da čakate na zadnji trenutek. Uporaba eRačunov je smiselna že danes – edina skrb bo potem zagotavljanje (pravočasnih) plačil vaših računov. Tudi tu vam lahko pomagamo – z rešitvijo, ki stranke avtomatično opominja na neplačane račune.
Hitri vodič do učinkovitega uvajanja sprememb
“Spremembe so edina stalnica” – to še kako velja tudi v poslu. Preživijo namreč samo tista podjetja, ki so se sposobna hitro in neboleče prilagoditi spremenjenim zahtevam kupcev in trgu. Vemo pa, da to ni enostavno in da dolgoročno uspe le najboljšim.
