Kako izbrati pravi računovodski program?

V današnjem računovodstvu učinkovitost ni več izbira, temveč nuja. Le tako namreč lahko osvobodite dovolj časa za uspeh na vseh frontah: vse višja pričakovanja strank na eni, vse večji kadrovski in tehnološki izzivi na drugi strani.

Zakaj je učinkovitost pomembna za računovodski servis?

Podjetniki med svojimi željami v prvi vrsti izpostavljajo doseganje zakonske skladnosti in pravočasna finančna poročila, na podlagi katerih lahko sprejemajo odločitve.

Sledijo še:

• proaktivni nasveti za davčno optimizacijo,
• ustrezna komunikacija in razpoložljivost,
• zanesljivost in ažurnost,
• uporaba kvalitetnih in sodobnih tehnoloških orodij, itd.

Kadarkoli slišite, da je strankam pomembna hitrost, odzivnost in ažurnost, to pomeni, da mora biti vam pomembna učinkovitost.

Učinkovitost lahko dosežete na dva načina – z optimizacijo procesov in avtomatizacijo.

Optimizacija procesov

“Optimizacija poslovnih procesov” pomeni, da spremenite način dela. Za začetek bodite nekaj dni pozorni na to, kako se lotevate posameznih opravil. Če npr. prejmete povpraševanje, kako poteka vaš odziv?

Procese lahko tudi zapišete in tako pridete do t.i. “kot-je” stanja – torej pregleda trenutnega načina dela. Naslednji korak je, da razmislite o mogočih izboljšavah. Kje v procesu pride do ozkih grl, kje se torej kopiči delo in zakaj? K tej temi se bomo v nadaljevanju še vrnili.

Kaj lahko storite?

• standardizirajte postopke: oblikujete lahko vzorce dokumentov in sezname opravil, ki vam bodo prihranili čas in pomagali pri konsistentnem načinu dela,
• izboljšajte komunikacijo s strankami: npr. z vnaprej definiranim postopkom ob začetku dela z novo stranko boste prihranili veliko časa in se izognili morebitnim nesporazumom,
• bolje razdelite delo in/ali izobrazite ekipo: kadrovski izzivi so na računovodskem področju pogosti in če ne dobite dovolj (in dobrega) kadra, boste primorani iz obstoječih virov iztisniti največ,
• poiščete zunanje izvajalce: delo, ki nima visoke dodane vrednosti lahko predate zunanjim izvajalcem in si na ta način sprostite čas za opravila, ki je pomembnejše za uspeh vašega podjetja,
• uvedete redne preglede procesov: poslovanje je živa in spreminjajoča stvar, ljudje pa se radi vračamo k starim navadam – zato je smiselno, da občasno preverite, če je vaše delo še vedno optimalno glede na nove okoliščine.

Avtomatizacija dela

Avtomatizacija je tesno povezana z optimizacijo. Najprej moramo razmisliti o najboljšem načinu oz. poteku dela, potem pa lahko uporabimo tehnologijo za hitrejše opravljanje teh nalog.

Izbira orodij, ki vam bodo pomagala pri delu, je pomemben korak. Napačna odločitev in izbira orodja, ki ni optimalno in učinkovito (oz. je celo ovira), vas postavlja v ranljiv položaj na trgu in bolj boste dovzetni za različne napade konkurence.

V računovodski panogi seveda najpomembnejšo vlogo igra računovodski program.

Nekaj primerov, ko se pokaže vrednost naprednega programa:

• Izziv: Stranke pričakujejo ažurnost in natančnost.
• Rešitev: Sodobni računovodski program omogoča hitro generiranje poročil (oz. omogoča stranki neposreden dostop do informacij.

• Izziv: Na trgu manjka dobrega računovodskega kadra, zato morate z manjšim številom zaposlenih opraviti več dela.
• Rešitev: Avtomatizacija rutinskih opravil (kot je pretipkavanje računov in opominjanje na dostavo dokumentacije) vam omogoča, da zmanjšate obremenitev ekipe.

• Izziv: Želeli bi več strank, ampak jih z razpoložljivimi viri ne morete sprejeti.
• Rešitev: Z učinkovitim programom lahko podprete več strank (brez dodatnega zaposlovanja), kar vam omogoča rast prihodkov.

Posledice izbire pravega računovodskega programa

Izbira ustrezne rešitve za vašo situacijo torej prinaša številne koristi.

Poleg povečanja učinkovitosti lahko pričakujete tudi:

• izboljšanje sodelovanja s strankami: zaradi boljšega pretoka informacij,
• prihranek: čas je denar in če ste pri delu hitrejši, si tako lahko zmanjšate stroške,
• večjo fleksibilnost: dostop do podatkov kjerkoli in kadarkoli,
• izboljšanje varnosti: rešitve v oblaku so bistveno varnejše od tradicionalnih programov,
• zakonsko skladnost: kvalitetni računovodski programi so pogosto posodobljeni in v vsakem trenutku odražajo zakonske zahteve in predpise (in tako zmanjšajo možnost, da bi se znašli v prekršku),
• kredibilnost pri (potencialnih) strankah: eden od pomembnih sestavnih delov grajenja zaupanja pri strankah je tudi, da ste seznanjeni z najnovejšimi tehnologijami – in jih tudi uporabljate za zagotavljanje višjega nivoja storitve.

Predvsem na tehnološkem področju prihaja do hitrega razvoja, na trgu računovodskih programov pa je ogromno ponudbe. Kaj v resnici sploh potrebujete?

Kaj računovodski program naredi dober?

“Pa niso vsi računovodski programi enaki?”

Da in ne.

Res je, da jih večina pokriva vse funkcionalne zahteve računovodskega posla – torej omogočajo knjigovodenje, bistvena poročila, obračun plač, ipd.

Na tem mestu pa se podobnost pogosto konča. Priporočamo, da imate pri tako pomembni odločitvi, kot je izbira računovodskega programa, visoke standarde.

Pri izbiri bodite pozorni na, da:

• je program enostaven za uporabo (ima pregleden vmesnik, prilagodljive poglede, ipd., kar je pomembno tudi pri hitrem uvajanju novih zaposlenih),
• je nameščen “v oblaku” (pomeni, da je dostopen kjerkoli in kadarkoli, posodobitve pa so hitre in brezplačne),
• lahko raste z vami in je prilagodljiv (program bo v tem primeru ustrezen tudi, če se spremenijo vaše okoliščine, npr. povečate (ali zmanjšate) obseg poslovanja, začnete poslovati s strankami v tujini, ipd.),
• vam pomaga pri učinkovitem delu (torej poenostavi delo in avtomatizira ponavljajoča opravila),
• je cenovno dostopen s transparentnim cenikom (podpora uporabnikom se ne zaračunava dodatno, cena programa pa ne narašča s številom strank, ki jih dodate),
• postavlja varnost na prvo mesto (poslovni podatki so občutljivi, zato pri njihovem hranjenju in varovanju ne sme biti kompromisov – morebitna zloraba lahko pokoplje vaš ugled, ki ste ga gradili leta),
• ponudnik zagotavlja ustrezno podporo (tj. ima razumljiva navodila za uporabo, možnost izobraževanja uporabnikov, brezplačno in dostopno tehnično podporo oz. svetovanje – tudi po telefonu),
• isti program lahko uporabljajo tudi vaše stranke (podatke se v sistem vnese samo enkrat, zmanjša se možnost napak, pohitri pa izmenjava informacij).

Če zgornji seznam uporabite kot “checklist” in ste kljukice lahko dodelili vsaki vrstici, potem lahko govorimo o kvalitetnem računovodskem programu in o odločitvi, ki jo ne boste obžalovali.

Nasveti pri izbiri računovodskega programa: od analize do implementacije

Izbira računovodskega programa se morda zdi kompleksen, celo nemogoč projekt. Dela s trenutno rešitvijo ste namreč navajeni in vsaka misel o spremembi, ne glede na koristi, ki bi jih prinesla, je skoraj boleča.

Ampak v resnici sprememba ni tako grozna. In sigurno ne boli.

Le vedeti morate, kako se projekta lotiti.

1. Analiza trenutnega stanja in priprava seznama zahtev

Prvi korak zajema popis vseh pomembnejših delovnih procesov in njihove pogostosti (torej ali ga opravljate dnevno, tedensko, mesečno ali letno).

Omenili smo potrebo po optimizaciji poslovnih procesov in razmisleku o pristopu k posameznim opravilom – to je predpogoj tudi za izbiro ustreznega računovodskega programa.

Če boste nekaj časa spremljali svoje delo, boste hitro ugotovili koliko časa vam vzame posamezna aktivnost, kje so ozka grla in pri katerih opravilih nastaja največ frustracij.

Rezultat prvega koraka bo seznam zahtev. Brez česa ne morete živeti in katere funkcionalnosti računovodskega programa so zgolj dobrodošel bonus?

Morda imate pri poslovanju določene posebnosti, ali pa imajo specifične zahteve in/ali potrebe vaše stranke. Brez česa torej pri računovodskemu programu ne morete živeti?

Lahko ste tudi bolj specifični in definirate tehnične zahteve – je pomembno, da program deluje v Windows okolju, ali bi bilo bolje, da je neodvisen od platforme (torej deluje v oblaku in do njega dostopate iz brskalnika na katerikoli napravi)? Kakšen proračun ste pripravljeni nameniti novi rešitvi in kakšen bo časovni okvir implementacije.

Priporočamo, da si za to fazo vzamete 1-2 tedna časa.

2. Raziskava trga

Sledi čas, da se ozrete po trgu ponudnikov. Kaj obstaja? Preverite tudi pri računovodskih kolegih – kaj uporabljajo oni in ali so zadovoljni? Kaj pogrešajo? Nad čim so najbolj navdušeni in kaj bi spremenili?

Preverite tudi reference ponudnikov. Prepoznate katero od podjetij na seznamu? Pozorni bodite, da pokrivajo računovodske servise različnih velikosti in specializacij. Tako se boste prepričali, da bo računovodski program ostal uporaben tudi v primeru, če se spremeni obseg vašega poslovanja.

V tej fazi lahko izveste še marsikaj koristnega. Na primer kako pogoste so posodobitve programa, kakšna je cenovna politika, ipd. Predvsem pa se prepričajte o kvaliteti podpore. Program je lahko najboljši, a bo za vas neuporaben, če ga ne boste znali uporabljati, na drugi strani pa ne boste imeli sogovornika, ki bi vas ustrezno usmeril in izobrazil.

Pomembno je, da tega koraka ne preskočite. Znanka vam lahko iskreno priporoča nek računovodski program, a to še ne pomeni, da bo najprimernejši tudi za vas. Ne hitite, vzemite si vsaj teden časa, da pregledate ponudbo na trgu in zberete vtise.

3. Preverite ponudnike

Kako številčna je njihova ekipa in kako kvalitetno podporo uporabnikom nudijo? Kako hitro lahko rešujejo težave? To je pomembno tako za lažji začetek, kot tudi za tekoče delo kasneje.

Imate enake vrednote? Kakšna je kemija, ki jo čutite z njimi? Kako veliko podjetje so, ali so v slovenski lasti, koliko in kakšne stranke imajo? Kakšne reference imajo, kaj o njih povedo uporabniki njihovih rešitev?

Kako hitro lahko sistem vzpostavijo in kdaj bi lahko začeli z delom?

4. Testiranje rešitev

Vsi (resni) računovodski programi omogočajo brezplačen preizkus. Izkoristite ga. V vašem interesu je namreč, da zberete kar največ informacij, preden sprejmete odločitev. Tako, kot pred nakupom avtomobila s prodajalcem dogovorite testno vožnjo, si enako vzemite tudi čas za test računovodskega programa.

Pripravite si testne scenarije z realnimi podatki. Če ste sledili korakom, ste v prvi točki pripravili seznam konkretnih procesov za testiranje.

Vključite tudi ostale zaposlene, prevzamejo naj aktivno vlogo pri testiranju in podajo naj svojo povratno informacijo. Pri tem ne pozabite, da ljudje spremembam nismo naklonjeni in da bo ideja o menjavi morda naletela na nekaj odpora. Vaša naloga je, da znate odločitev za menjavo sistema argumentirati in predstaviti koristi, ki jih bo prinesla.

Večina ponudnikov ponuja brezplačen preizkus, ki traja 30 dni. Čeprav seveda ni nujno, da testu namenite toliko časa, pa vztrajajte vsaj tako dolgo, da se prepričate o vseh procesih in funkcionalnostih, ki so vam pomembne. Če se vam med preizkusnem obdobju pojavijo vprašanja, se brez zadržkov obrnite na ponudnika.

AccountingBox lahko brez omejitev brezplačno preizkusite na tej povezavi.

5. Ocena in izbira

Strnite vtise, preverite zapiske in primerjajte kako so se programi odrezali. Kontaktirajte ponudnike in pridobite ponudbe.

Analizirajte stroške in bodite pozorni na drobni tisk. Stroški namreč lahko hitro narastejo, če morate osnovnem ceniku dodajati posebne (plačljive) module za vsako dodatno funkcionalnost. Pogosto cena računovodskih programov naraste tudi, ko povečujete število strank (npr. nekaj evrov za vsako novo stranko, ki ji vodite knjige). Cena, ki ste jo torej zasledili v ceniku na spletni strani, na koncu ne odraža realnega stanja …

Pri AccountingBox stavimo na transparentnost. Za eno ceno lahko vodite neomejeno število podjetij, niti ne pogojujemo funkcionalnosti.

Ko boste na podlagi vsega naštetega izbrali računovodski program in ponudnika, uskladite še pogodbene in plačilne pogoje.

Za oceno in razmislek si 1-2 tedna.

6. Načrt uvedbe sistema

Z izbranim ponudnikom določite časovnico implementacije. Plan mora vključevati pripravo okolja v novem programu, strategijo prenosa podatkov, pa tudi usposabljanje zaposlenih. Prav je, da ima vsaka faza definirane mejnike in kontrolne točke. Vsak partner mora določiti osebo, ki bo skrbela za nemoten potek projekta.

Pogosto bo vse našteto že del pogajanja s ponudnikom oz. končne verzije ponudbe ali pogodbe.

Če ste se odločili prav, vas bodo vaši novi partnerji spretno vodili skozi naslednje korake.

Računovodski program je pospeševalec uspeha

Pravi računovodski program ni edini pogoj za uspeh, lahko pa je razlog, da za enake rezultate delate več, kot bi bilo treba.

Rešitev, ki bi odgovarjala vsem, ne obstaja. Obstaja pa rešitev, ki je najprimernejša za vašo situacijo. Kot dobri gospodarji dolgujete svojemu podjetju, da naredite vse, kar je v vaši moči, da jo najdete.

Morda je to prav AccountingBox. Če bi se želeli prepričati, ga lahko brezplačno preizkusite tukaj, ali pa se dogovorimo za informativen pogovor, na katerem odgovorimo na vaša vprašanja.