Brezpapirno poslovanje: vse kar morate vedeti

Zaradi vse hitrejše digitalizacije mnogi napovedujejo, da so tudi papirju šteti dnevi. Za izginotje toaletnega papirja se nam (še) ni treba bati, vseeno pa se lahko strinjamo, da za marsikatero nalogo papir ni več najboljša izbira.

Podjetja seveda že uporabljajo računovodske in ostale programe, zaradi česar morda prevladuje občutek, da se ne zanašajo na ročno obdelavo dokumentov. Ob nekoliko bližjem pregledu pa ugotovimo, da to pogosto ne drži.

Slabosti dela s papirjem

Ko nekaj počnemo iz navade oz. ker je najbolj enostavno, je to ponavadi signal, da moramo razmisliti o smiselnosti tega početja. Tiskanje dokumentov, prenašanje iz enega na drugo mesto, pospravljanje v fascikle, … vse to so opravila, ki spadajo v to kategorijo.

Poglejmo si razloge, zakaj je delo s papirjem neučinkovito.

Zahteva veliko ročnega dela (in čas stane)

Vsak izdani račun je treba natisniti, zložiti v kuverto, opremiti z znamko in odposlati. Prejeti račun morate vzeti iz kuverte in ga obdelati skladno s postopkom v podjetju (npr. odnesti odgovornemu za potrjevanje, pretipkati, vložiti, …). Stroški dela zato pri tem niso zanemarljivi.

Iskanje in arhiviranje dokumentov je nerodno in zamudno

Ko dokument opravi svoj namen (račun plačan, pogodba podpisana, ipd.), ga je potrebno arhivirati. Tu nastopijo nove težave:

• Kako zagotoviti varnost arhiva? Katere certifikate in priporočila upoštevamo?
• Kako hitro lahko najdemo dokument, ko se za to pojavi potreba?
• Kakšni so pogoji za dostop do dokumenta v arhivu? Kdo ga je sposoben najti? Kje se dokument fizično nahaja?

Spenjanje in ločevanje dokumentov, plastične “srajčke”, nalepke in oznake, fascikli in omare. Obstajajo enostavnejši načini organizacije dokumentov. V arhivu bi se moral znajti vsakdo, ne le skrbnik arhiva.

Povprečno podjetje je nenehno v stiku s tisoči dokumentov, hkrati pa je za učinkovito poslovanje pomembno, da iskanje kateregakoli dokumenta ne traja več kot 10 sekund. S papirjem je to nemogoče – še posebej, če upoštevamo tudi vse bolj razširjeno delo od doma in fleksibilne delovnike.

Fizičnim dokumentom je težko slediti – hitro se izgubijo ali vložijo na napačno mesto, brez, da bi to kdo opazil. Dostop je težko omejiti (še posebej znotraj podjetja) in na voljo nimamo nobene revizijske sledi – razen, če se beleži ročno, kar pa je dodatno delo, ki se ga hitro pozabi oz. naredi površno ali neustrezno.

Dodatno pomanjkljivost predstavlja dejstvo, da papir gori, ne prenaša dobro vode in ga ni težko odnesti. Varnost dokumentacije bi torej morala biti prioriteta vsakega podjetja. Si predstavljate, da bi jutri ostali brez vseh papirjev?

Papir je drag

1-2 EUR za 100 listov pisarniškega papirja je strošek, ki ga ponavadi spregledamo in ne razmišljamo o njem. Pisarniškemu papirju pa pozabimo dodati še kuverte, znamke, kartuše za tisk, ne nazadnje tudi amortizacijo tiskalnika. Ob večji količini dokumentov se tudi to nabere in neposredni stroški lahko kmalu predstavljajo pomembno postavko v končni bilanci.

Drag pa je tudi prostor, ki ga hranjenje dokumentov najpogosteje zahteva. Marsikatera pisarna bi bila lahko manjša, če ne bi gostila tudi omar, polnih fasciklov z različnimi računi, pogodbami in ostalimi dokumenti.

Omenili smo že stroške časa, ki ga zaposleni porabijo za iskanje dokumentov. Škoda pa je še večja, če se dokument izgubi – ta se meri predvsem v času in energiji, lahko pa tudi v obliki finančnih sankcij.

Neučinkoviti delovni procesi

“Zakaj tega računa še nismo plačali?”
“Kje je shranjena pogodba?”
“Mi lahko prosim še enkrat pošljete račun?”

Dejstvo je, da dokumenti v vsako podjetje prihajajo po različnih kanalih in težko je imeti nadzor nad vsemi ter jih tudi ažurno obdelati. Dokumenti lahko pridejo po pošti, faksu, emailu ali drugih elektronskih poteh in hitro se zgodi, da se določen dokument izgubi. Še posebej, če ga mora pregledati več ljudi v podjetju …

Prejmemo npr. račun dobavitelja za nakup materiala v vrednosti 700 €. Tajnica odpre kuverto z računom, ga vloži v mapo s prejeto pošto za vodjo nabave, ter mu jo odnese. Ker račun nekoliko odstopa od dogovora in je višji od 500 €, mora vodja nabave pridobiti še potrditev direktorice – zato ji račun (skupaj s komentarjem) posreduje. Potem ga pogleda ona, ga potrdi, in vrne nazaj, …

Če dokument potuje med različnimi osebami v podjetju to lahko pripelje do situacije, ko nismo povsem prepričani, pri kom se v danem trenutku nahaja. Poleg tega tovrstno prenašanje bistveno podaljša proces in odzivni čas do partnerjev.

Kaj je “brezpapirno poslovanje”?

Koncept brezpapirnega poslovanja je prisoten že skoraj 50 let. Strnemo ga lahko v kratko in jedrnato definicijo:

brezpapírni pridevnik

ki poteka v elektronski obliki, brez izdajanja in hranjenja dokumentov, dokumentacije v fizični obliki

Gre torej za dokaj drastično spremembo v načinu poslovanja – zato morajo zanjo obstajati močni argumenti.

Koristi brezpapirnega poslovanja

Hitrejše delo in manj napak

Z digitalnimi dokumenti je bistveno lažje ravnati (ustvariti, deliti, spreminjati, arhivirati, zaščititi) kot s papirjem.

To lahko pozitivno vpliva tudi na odnose z vašimi strankami. Svet se namreč premika vse hitreje in vsi pričakujemo hitre odzive, točne informacije, pri tem pa tudi osebno obdelavo – predpogoj, da to strankam lahko ponudimo je zadostna hitrost pretoka informacij, ki pa jo je s prelaganjem papirja težko doseči.

Centralizacija

Pomembno je, da za vsak dokument veste, kje ga iskati – nič več razmišljanja o pisalnih mizah, fasciklih in omarah. Dokumenti so na enem mestu, dostopni ne glede na vašo lokacijo. Rešuje tudi vprašanje sočasnega dela na dokumentih, verzioniranje, ipd.

Pri tem dostop do dokumentov ne sme biti pogojen s fizično bližino; informacije morajo biti dostopne vedno in povsod.

Varnost

Digitalne dokumente je veliko lažje zaščititi pred nepooblaščenim dostopom, hkrati pa so tudi bistveno manj občutljivi in ranljivi v primeru nesreč – od polite kave do poplav in požarov.

Podjetja so pogosto nezaupljiva do rešitev v oblaku, a jasno je, da so v 21. stoletju tovrstni strahovi povsem odveč. O tem pričajo številne raziskave, članki in zgodbe iz prakse. Tudi mi smo o tem že večkrat pisali.

Na kratko – ponudniki elektronskih arhivov morajo po definiciji poskrbeti za varnost podatkov na najvišji ravni. Izdelujejo varnostne kopije, kriptirajo podatke, omejujejo dostope, vodijo revizijske sledi, ipd. Večina podjetij, katerih posel ni povezan z informatiko in varnostjo, tovrstnih pogojev pač ne more zagotoviti.

Predvsem zato, ker so najpogosteje zlorabe podatkov posledica internih napak. Dejstvo je, da je veliko lažje izmakniti dokument iz direktorjeve mize, kot pa ga trajno izbrisati iz elektronskega dokumentnega sistema (kjer se beleži kdo je do dokumenta dostopal, je omejen s pravicami dostopa in varnostno kopiran).

Dostop do digitalnih dokumentov torej lahko določate na nivoju dokumenta, uporabnika ali celotnega sistema. Obstajajo varnostne kopije, enkripcija podatkov, dvostopenjska avtentikacija in številni ostali pristopi, ki preprečujejo zlorabo podatkov.

Nižji stroški

Če smo v prvem delu govorili o visokih stroških poslovanja s papirjem, je prav, da na tem mestu omenimo na kakšen način digitalizacija vpliva na stroške.

Izračuni iz prakse kažejo, da lahko z digitalizacijo dokumentov podjetje prihrani tisoče evrov letno. Večja kot je organizacija, več dela z dokumenti ima in posledično so večje tudi možnosti za prihranek.

Pomislite, koliko časa dnevno porabite za iskanje dokumentov. Koliko časa jih urejate? Koliko časa to predstavlja na tedenski, mesečni in letni ravni? Koliko kopij naredite na printerju? Koliko prostora vam zavzamejo registratorji in koliko stanejo registratorji sami?

Zanimivo je, da si le malokatero podjetje vzame čas, da razmisli in izračuna, kakšni so stroški dela s papirnimi dokumenti. Priporočamo, da se tega lotite – in upoštevate tudi čas, ki ga zaposleni porabi, da vstane s stola, odpre omaro in poišče določeno pogodbo.

Poslovni svet sloni na odločitvah, ki jih morate sprejemati v hipu

Razmere na trgu se danes spreminjajo z veliko hitrostjo, vse večjo veljavo pa imajo informacije o finančnem stanju vašega podjetja, do katerih lahko takoj dostopate in jih uporabite za boljše poslovanje.

In informacije se pogosto začnejo na dokumentih – zato je smiselna izbira rešitve, ki nudi enostaven pregled nad poslovanjem in plačili ter omogoča hiter dostop do zadnje različice vsakega dokumenta. Najbolj dovršene rešitve vam poleg omenjenega zagotovijo, da so vsi dokumenti, ki jih prejme podjetje, takoj vidni tudi računovodskemu servisu, ki jih ustrezno obdela.

Brezpapirno poslovanje torej olajša pretok informacij – ni več potrebno fizično prenašanje dokumentov od enega do drugega človeka, izboljša se sledljivost, več ljudi lahko dela na dokumentu istočasno in ni potrebno kopiranje in ustvarjanje večih kopij (kar potem otežuje sledenje spremembam in zadnje verzije).

Tudi vaše stranke bodo opazile večjo odzivnost in hitrost.

Trajnostno poslovanje

16 milijonov (16.000.000!) dreves na dan se porabi zgolj za papir. S takim tempom bi našo zeleno deželico v manj kot 3 mesecih spremenili v golo puščavo brez enega samega drevesa.

Hkrati pa papir predstavlja 70 % odpadkov, ki jih pridelajo podjetja. Na to žalostno statistiko lahko neposredno vplivate, če pri poslovanju zmanjšate porabo papirja.

Če smo včasih v podpise v elektronski pošti dodajali “Preden to sporočilo natisnete, pomislite na okolje./Think green before printing./Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie dieses E-Mail ausdrucken.”, potem danes velja, da pomislite na okolje tudi, preden natisnete naslednjo fakturo.

Nekaj časa je trajalo, vendar marsikatero podjetje pri izbiri načina dela končno v premislek vzame tudi vpliv na okolje. Trajnost in zeleno poslovanje bo vse močneje prisoten trend in zahteva strank.

Arhiviranje in zakonske zahteve

Poleg vseh omenjenih dejavnikov pri učinkovitem shranjevanju dokumentov pa pomemben vidik predstavljajo tudi zakonske uredbe shranjevanja dokumentacije.

Zanemarljive niso niti posredne koristi elektronske obdelave dokumentov. Le-ti so namreč v tem primeru ustrezno organizirani in arhivirani, kar pomeni, da niti ob obisku inšpektorja (ali revizorja) ne bo prišlo do izpada produktivnosti v takšnem obsegu, kot če bi iskali in prekladali papirne dokumente in fascikle iz zaprašenih sob.

Certificiran arhiv

Uvajanje brezpapirnega poslovanja je skladno z vso veljavno zakonodajo in podkrepljeno s prevzemom namenskih, vzorčnih notranjih pravil, katerih ustreznost je potrdil Arhiv RS.

Za uporabnike AccountingBox uvajanje poteka skupinsko in pod strokovnim vodstvom našega partnerja (Logitus d.o.o.).

Povezava med AccountingBox-om in eHrambo Logitus omogoča, da se zajem dokumentov izvede brez podrobnega poznavanja elektronskega arhiva, in to bistveno hitreje kot bi bilo potrebno za hrambo in urejanje dokumentacije v papirni obliki. Ob zajemu dokumenta se določi tudi klasifikacijski znak (glede na vrsto dokumenta) in rok hrambe.

Na podlagi avtorizacije je omogočeno dodeljevanje pravic za vpoglede v podatke in za izvajanje posameznih aktivnosti. Tako je omogočena revizijska sled vseh dostopov in sprememb tako v sistemu, kot tudi na pripeti dokumentaciji.

Podatki v elektronski hrambi so hranjeni na večih varnih lokacijah v Sloveniji. Hramba pri certificiranem ponudniku se letno redno preverja s strani Arhiva RS, s čimer se zagotavlja izpolnjevanje najvišjih standardov varovanja podatkov.

Na kratko – z uporabo certificiranega elektronskega arhiva je končno jasen odgovor na vprašanje “Ali lahko ta papir vržem stran?” Lahko!

Zakaj digitalni dokumentni sistem?

Raziskave ugotavljajo, da je produktivnost podjetij približno 21 % nižja v primeru, da se ukvarjajo pretežno z dokumenti na papirju (v primerjavi z digitalnimi dokumenti).

Kot smo videli, so poleg tega dokumenti v elektronskem dokumentnem sistemu bolj varni, hitreje dostopni, zavzamejo manj prostora, so lažje prenosljivi med udeleženci v procesu, bolj sledljivi in omogočajo bolj pregledne komentarje.

Elektronski dokumentni sistem pa ne pomeni zgolj digitalnega odložišča dokumentov. To namreč še ne rešuje problemov – in nekatere celo ustvari. Odpira vrata za nekonsistentno poimenovanje dokumentov, izgubo časa z iskanjem založenih dokumentov, vprašanje varnosti, …

Nekaj kar deluje za hrambo slik z oddiha na morju, ni nujno najboljša opcija tudi za pogodbe in račune

V primerjavi s tem so dokumentni sistemi bolj prilagojeni poslovnim procesom in zaradi boljše organiziranosti omogočajo veliko lažje iskanje dokumentov.

Bistvo dokumentnega sistema je torej, da dokument ne potuje med deležniki v procesu, temveč ga postavimo v središče procesa, vsi vpleteni pa do dokumenta samo dostopajo (z različnimi avtorizacijami).

Tipi dokumentnih sistemov

Tudi, če se odločite za elektronsko delo z dokumenti, pa obstaja nekaj področij in odločitev, ki jih morate sprejeti. Za začetek lahko teče na vaših strežnikih, ali pa v oblaku zunanjega ponudnika. Oba scenarija imata nekaj prednosti in koristi.

Lokalna postavitev pri vas:

• dober pregled kje in kako so dokumenti hranjeni,
• offline dostop do dokumentov,
• visoki stroški investicije in (skriti) stroški vzdrževanja,
• omejen oddaljen dostop,
• slabša varnost (nepooblaščen dostop, naravne nesreče, ipd.).

Oblak:

• enostavna vzpostavitev in vzdrževanje,
• transparentni stroški in posledično lažje finančno planiranje,
• podpora oddaljenim dostopom in fleksibilnemu delu,
• dobra varnost,
• strojna oprema ni v vaši lasti,
• za dostop potrebujete internetno povezavo.

V splošnem velja, da je za povprečno (malo in srednje veliko) podjetje boljša izbira dokumentni sistem v oblaku. Že zaradi nižjih stroškov in samega dejstva, da z najemom storitve ne potrebujejo lastnih strokovnjakov in informatikov, pač pa to prepustijo zunanjim izvajalcem – sami pa se lahko osredotočijo na opravljanje posla.

Koraki do uvedbe brezpapirnega poslovanja

Kljub temu, da je elektronski dokumentni sistem ključen korak in pogoj za brezpapirno poslovanje, pa je dobra novica, da je sistem dokaj enostaven za implementacijo.

Ideje za zmanjšanje porabe papirja (brez drastičnih sprememb)

Z optimizacijo interne komunikacije

• Ne tiskajte elektronske pošte. V podpisu emailov že več kot desetletje gledamo pripis “Pomislite, preden natisnete!”, kljub temu pa tiskalniki vsak dan natisnejo milijone emailov.
• Za prebiranje ne tiskajte člankov, dokumentacije za razpise, seznamov opravil in agend sestankov. Programska oprema danes omogoča celovito delo z elektronskimi dokumenti, vključno s komentiranjem, posredovanjem, verzioniranjem, arhiviranjem, ipd.
• Vso interno komunikacijo preselite na splet. Nobenega razloga ni več, da bi sodelavcem sporočila puščali na samolepilnih listkih. Slack, Skype in podobna orodja (tudi elektronska pošta) rešujejo iste težave, s tem da so hitrejša, se ne izgubijo in ne uničujejo dreves.

Z optimizacijo tiskalnika

• Spodbujajte varčno vedenje zaposlenih tako, da ob tiskalniku postavite opomnik ali opozorilo. Morda bo ravno to sodelavca spomnilo, da tiskanje ali kopiranje v njegovem primeru dejansko ni nujno potrebno.
• Sodobni tiskalniki omogočajo štetje kopij tudi za posameznega uporabnika – nagradite zaposlenega, ki je v zadnjem mesecu natisnil najmanj strani.
• Če že morate tiskati, dokumente tiskajte obojestransko.
• Pri pripravi na tisk poskušajte čim več vsebine spraviti na eno stran. To lahko dosežete z manjšo velikostjo pisave, manjšimi robovi ali razmiki med vrsticami, ipd.
• Uporabljajte tanjši papir. Dodaten bonus je tudi to, da je tak papir cenejši.

Z optimizacijo poslovanja podjetja

• Marsikatero podjetje promocijske letake tiska zgolj iz navade – kljub temu, da so se njihove stranke že zdavnaj preselile na splet. Vprašajte se, če je tiskan letak še vedno najboljši kanal za doseg potencialnih strank.
• Črtajte nepotrebna poročila ali pa jih skrajšajte. Naj ne bodo sama sebi namen. Jih sploh kdo pregleda in pomembneje, jih uporabljate za sprejemanje poslovnih odločitev?
• Spremenite način sodelovanje z računovodjem oz. računovodskim servisom. Veliko papirja se porabi z ustvarjanjem kopij računov za arhiv – enega za podjetje, drugega za računovodstvo. Z elektronskim arhivom, do katerega imata dostop obe strani, se nepotrebno kopiranje računov povsem odpravi.
• Svoje dobavitelje prosite, da vam račune posredujejo v elektronski obliki. To je učinkoviteje tako za tistega, ki jih izdaja (brez tiskanja, kuvertiranja in pošiljanja preko pošte; poleg tega so elektronski računi v povprečju poravnani hitreje), kot tudi za tistega, ki jih prejme (brez odpiranja kuvert, razvrščanja, potrjevanja, hranjenja, ipd.).
• V povezavi s prejšnjo točko – tudi vi ne izdajajte papirnatih računov.
• Papir čim prej po tem, ko ga prejmete, pretvorite v elektronsko obliko: Realno se dotoka papirnih dokumentov v podjetje še ne bomo kmalu rešili. Zato je bistvenega pomena, da digitalizacijo vzamete v svoje roke in vse prejete dokumente takoj ob prispetju pretvorite v elektronsko obliko – na ta način boste prišli do vseh koristi, ki smo jih omenili. Prejete tiskane račune npr. enostavno poslikajte s pametnim telefonom ali poskenirajte s skenerjem in ga po e-pošti pošljite v vaš poslovno računovodski program. Račun se bo tako takoj znašel pri računovodstvu in bo na voljo za nadaljno knjiženje.
• Avtomatizirajte čim več opravil. Časa imamo vsi enako in vsem ga primanjkuje. Aktualni so pogovori o samovozečih avtomobilih, podjetja pa še vedno ročno prenašajo in pretipkavajo dokumentacijo. Večino opravkov s papirjem in z njimi povezanih opravil v podjetju je danes mogoče avtomatizirati ter s tem prihraniti ogromno časa in zmanjšati (odpraviti!) možnost napak.

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe.

Kako se lotiti implementacije dokumentnega sistema?

Čeprav ne gre za izjemno kompleksen proces, pa digitalizacija vseeno zahteva nekaj napora, strateških odločitev, usposabljanja zaposlenih, potrpljenja in vztrajnosti. A na drugi strani prinaša bistveno boljšo učinkovitost, višji nivo storitve, večjo fleksibilnost in odzivnost, več prostora, ipd.

Sam proces implementacije dokumentnega sistema je sestavljen iz več korakov, ki pa se bistveno ne razlikujejo od uvedbe večine ostalih programskih rešitev v podjetju.

V grobem lahko govorimo o naslednjih sedmih korakih:

1. Postavite si cilje
2. Pridobite soglasje ekipe
3. Raziščite tehnične potrebe
4. Izberite ponudnika
5. Usposobite uporabnike za delo s sistemom
6. Izvedite prehod na nov sistem
7. Nenehno izboljšujte procese

Kakšna organizacija želite postati? Kakšen je vaš idealen posloven proces po uvedbi sprememb? Je glavni cilj:

• Izboljšano sledenje dokumentov, učinkovitejša hramba?
• Črtanje nepotrebnih opravil in prihranek časa?
• Inovacije novih izdelkov oz. storitev s pomočjo sodobne tehnologije?
• Kaj drugega? Vse od naštetega?

Za enostavnejšo uvedbo e-poslovanja (vključno z dokumentnim sistemom) smo pripravili tudi hitri vodič, ki ga lahko brezplačno prenesete na tej povezavi, ali pa se dogovorimo za pogovor o vaši specifični situaciji.

Usposabljanje ekipe

Prav vsi v podjetju morajo razumeti nov način dela in kako ga izvajati – tako širšo sliko podjetja, kot tudi konkretne spremembne procesa pri njihovem delu. Morda se delovni proces ne bo bistveno spremenil, drugačen pa bo način njegovega izvajanja.

Ko so izpolnjene tehnične zahteve po delovanju dokumentnih sistemov, na vrsto pride zaupanje uporabnikov vanje. Ključno pri tem je, da lahko zaupajo točnosti informacij, ki so jim na voljo prek sistema, in so hkrati lahko prepričani, da imajo pred seboj najnovejšo verzijo dokumenta.

Eden pomembnejših dejavnikov uspeha je torej opolnomočenje zaposlenih. Z zadostnimi pooblastili za sprejemanje odločitev in podporo informacijske tehnologije, je njihovo delo lahko enostavnejše, hitrejše in kvalitetnejše.

Kot ob vsakih spremembah v načinu dela je tudi ob uvedbi dokumentnega sistema najpomembneje, da pri končnih uporabnikih ne naletimo na odpor. Ta bo večji, če so spremembe bolj korenite, saj se uporabniki bojijo, da bo njihovo delo manj pomembno, celo nadomestljivo. Bojazni so načeloma odveč, sprejetje nove rešitve pa je mogoče spodbuditi z dobrim obveščanjem in predvsem treningom zaposlenih, hkrati pa mora biti sistem razumljiv in uporaben za končne uporabnike z različnimi stopnjami informacijske pismenosti.

Vodenje projekta

Ker vključuje celotno podjetje, poleg sodelovanja zaposlenih zahteva tudi aktivno vlogo vodstva. Do sprememb in izboljšane učinkovitosti ne bo prišlo (samo) zato, ker so zaposleni začeli uporabljati drugo programsko rešitev. Informacijska tehnologija je namreč zgolj orodje, ki omogoča učinkovitejšo izvedbo poslovnih priložnosti in procesov. Njena naloga ni, da jih ustvarja.

Vodja procesa mora biti nekdo, ki ima dovolj zagona in motivacije, da projekt ne bo propadel ob prvih ovirah in odporih zaposlenih. Mora biti vlečni konj sprememb, trdno prepričan o koristih in pomembnosti rezultatov, ki so cilj projekta.

Zunanji strokovnjaki vam bodo lahko pomagali, a brez trdnega zaveznika bodo tudi oni brez moči in obsojeni na neuspeh.

Vprašanje varnosti

Kako prepričani ste, da so fascikli najboljša rešitev in kako navezani ste na njih? To sta namreč dve ločeni vprašanji in medtem ko vam na prvo lahko odgovorimo (“niso”), boste do zaključka glede drugega vprašanja morali priti sami.

Hkrati razmislite tudi o vrsti hrambe – se boste zanašali na digiatalni arhiv dokumentacije, ali pa boste morda izkoristili tudi možnost certificiranega arhiva? Kakšne so vaše potrebe na tem področju?

Kako izgleda brezpapirno poslovanje v praksi?

1. Prvi korak digitalizacije pomeni zajem vhodne (ali izhodne) pošte. Ne glede na obliko dokumenta (papir, slika, PDF, XML, ipd.) je rezultat zajema dokument v elektronski obliki. Z uporabo [inteligentnih sistemov za zajem podatkov](https://accbox.net/documentbox/) se npr. z računov prenesejo tudi vsi pomembni podatki, tako da odpade kakršnokoli ročno vnašanje dokumentov v računovodski program.
2. V primeru uporabe certificiranega elektronskega arhiva lahko nato originalne papirnate dokumente enostavno vržete proč!
3. Sledi kvalifikacija dokumenta, torej določitev njegovega tipa – gre za prejeti ali izdani račun, pogodbo, naročilnico, ipd.?
4. Naslednji korak je likvidacija dokumenta – dokument v elektronski obliki potuje do oseb, ki ga morajo pregledati in potrditi. Hkrati se vedno ve, kje se dokument nahaja, beleži pa se tudi zgodovina njegove poti in morebitni komentarji odgovornih oseb. V procesu potrjevanja dokumenta se lahko poslužite podpisovanja s kvalificiranimi digitalnimi certifikati.
5. Dokument se skozi celoten proces nahaja na istem mestu, v elektronskem arhivu. Če ima uporabnik zadostne pravice, lahko kadarkoli dostopa do njega, najde pa ga lahko z iskanjem po kateremkoli od njegovih lastnosti (tip, datum, pravna oseba, znesek, idr.).

Digitalizacija torej pomeni izboljšanje delovnih procesov, hkrati pa tudi spremljanje dokumenta skozi njegov celoten življenjski cikel, od nastanka in zajema, pa do potrjevanja in (dolgoročne) hrambe.

Kako izgleda “digitalno transformirano” podjetje?

Vidimo, da je digitalna transformacija veliko več kot samo nova tehnologija. Ni projekt z določenim rokom zaključka in ni uvedba ene same rešitve, projekta ali cilja – je proces, ki se nenehno izvaja. Gre za ustvarjanje prilagodljivih poslovnih procesov, ki bodo odporni na spremembe tudi v prihodnosti (tako tehnološke, kot nihanja na trgu). Ni torej dejanje z opredeljenim koncem, ampak stanje nenehne pripravljenosti na spremembe.

Gre za eno izmed tistih opravil, kjer še kako velja nasvet Abrahama Lincolna: “Če mi naročite, naj v 6 urah podrem drevo, bom prve 4 ure porabil za brušenje sekrie.”

Torej – ne podcenjujte pomembnosti priprav!

Tudi zato vam predlagamo, da pri projektu poiščete pomoč. Z veseljem bi kakšen nasvet z vami delili tudi na kratkem pogovoru ob kavi. Če pa bi prve korake na tej poti raje naredili sami, vam za začetek predlagamo branje kratkega priročnika, ki vam bo na poti lahko v pomoč.