Kako lahko podjetje prispeva k produktivnemu odnosu z računovodskim servisom?

Kaj morate vedeti o računovodstvu, da lahko uspešno sodelujete z računovodskim servisom?

Katere koncepte morate poznati?

1. Denarni tok

Za uspeh podjetja je ključno poznavanje pritokov in odtokov denarja. Pogosto in proaktivno spremljanje ter planiranje omogoča sprejemanje informiranih odločitev in izogib težavam.

V sodelovanju z računovodstvom lahko ustvarite kazalnike, ki vam bodo hitro orisali stanje denarnega toka v podjetju – in pa način, na katerega boste lahko sami dostopali do te informacije (brez, da bi za to morali čakati na odziv računovodje).

2. Načrtovanje

Spremljanje odhodkov vam sicer pove za kaj se denar zapravi, ni pa proaktivna dejavnost – oblikovanje proračuna je tisto, ki vam pomaga, da prevzamete nadzor nad njimi. Z načrtovanjem lahko določite prioritete in zagotovite, da vam bo ostalo dovolj denarja za kritje stroškov.

Jasen načrt za vaše računovodstvo pomeni manj presenečenj in kampanjskega dela, tako pa jim omogoči, da svoj čas namenijo aktivnostim, ki imajo za vas višjo dodano vrednost (npr. svetovanje).

3. Davki

Čeprav se morda z njihovo višino ne strinjate, pa je prav, da veste, kaj in zakaj plačujete. Poleg tega so pomembni tudi z njimi povezani roki, da ne pride do zamud in kazni.

Bolje kot poznate to področje, manj časa bo vaše računovodstvo potrebovalo, da vam razloži različne davke – posledično pa bo vaš pogovor bolj konstruktiven. Ni bolje, če se z računovodstvom (namesto o definicijah in pravilih) pogovarjate o olajšavah?

4. Bilanca stanja

Priprava letne bilance ni le strošek na koncu leta. Gre za koristno poročilo, ki vsebuje kup pomembnih informacij glede finančnega stanja podjetja. Mimogrede, bilanco stanja lahko spremljate sproti, tudi med letom. Ni potrebe (niti ni najpametneje), da se z njo srečate le enkrat letno.

Obdobje nemudoma po oddaji letnih poročil pa izkoristite za pogovor s svojim računovodskim servisom. Na podlagi svojih izkušenj vam bodo lahko podali marsikateri uporaben nasvet glede ukrepov, ki jih lahko sprejmete, da finančno stanje do naslednjega leta še izboljšate.

Kaj lahko naredite, da izboljšate sodelovanje z računovodskim servisom?

Doslednost pri dostavi dokumentacije

Računovodsko delo je v veliki meri odvisno od podatkov (dokumentov), ki jih prejmejo od svojih strank. Pri svojem delu so vezani na časovne roke, kar pa pomeni, da zamude s strani podjetij pri dostavi dokumentacije povzročajo stres in obilico kampanjskega dela.

Dostavo dokumentov do računovodskega servisa si lahko olajšate z uporabo elektronske izmenjave oz. z rešitvijo, kot je DocumentBox. Tovrstna izmenjava je hitrejša, varnejša in odpravlja potrebo po fizični dostavi papirja v računovodstvo.

Uporaba sodobne tehnologije

Optimizacija procesov je lažja, če obe strani uporabljata najnovejšo tehnologijo. To poenostavi delo in dostope obeh partnerjev – računovodski servis lažje dostopa do podatkov, podjetnik pa lahko brez pomoči računovodje pride do vseh informacij in kazalnikov – kjerkoli in kadarkoli.

Sodobni računovodski programi že v svoji osnovi upoštevajo številne svetovne najboljše prakse pri delu, hitre posodobitve pa omogočajo, da ste vedno v stiku z najnovejšimi napredki tehnologije na tem področju.

Redna komunikacija

Kot rečeno, računovodski servis je eden pomembnejših poslovnih partnerjev vsakega podjetja. Škoda bi bila, če ne bi izkoristili vseh koristnih informacij, ki jih lahko ponudi za uspešno plovbo po nepredvidljivih podjetniških vodah.

Pogoj za to pa je dobra komunikacija. Ta omogoča, da pridete do informacij, nasvetov in usmeritev, hkrati pa olajša delo servisa, saj so tako pravočasno obveščeni o različnih dogodkih.

Olajšajte jim delo

Kot stranka vplivate na tip in kompleksnost dela, ki ga za vas opravlja računovodski servis – posledično pa na dodano vrednost, ki jo imajo za vaše podjetje. Če jim prejete račune dostavljate enkrat mesečno v škatli za čevlje, s tem njihov čas (in svoj denar) vsaj delno namenite prepisovanju podatkov iz papirnatih dokumentov v računovodski program. Če si dokumente izmenjujete digitalno, računovodji ostane več časa za svetovanje …

Morda vsak računovodski servis te transformacije v bolj svetovalno vlogo ne bo pripravljen ali želel izvesti. Tovrstna sprememba namreč zahteva tudi veliko truda na njihovi strani. A trendi na tem področju so jasni in svetovanje in usmerjanje postaja vse pomembnejša računovodska vloga. Ena od podjetniških odgovornosti pa je tudi izbira ustreznih in kvalitetnih partnerjev.