Najpogosteje spregledan del prehoda na spletni računovodski program

Vemo namreč, da vsaka večja sprememba prinaša pretres. Vzemimo primer uvedbe nove tehnologije v poslovanje podjetja, ki omogoča brezpapirno poslovanje. Koristi so jasne, neštetokrat preverjene in dokazljive … pa vendar pri številnih podjetjih obstajajo zadržki. Včasih znižanje stroškov, povečanje varnosti, fleksibilnejše delo in učinkovitejši poslovni procesi ne odtehtajo tega, da bi morali za odtenek spremeniti svoje delovne navade.

In s tem ni nič narobe. Ljudje imamo v življenju in poklicni poti različne ambicije in način razmišljanja (podjetja pa različno življenjsko dobo). Dejstvo je, da je uvedba ali menjava poslovnega sistema nekoliko kompleksnejši proces od menjave žarnice.

Potrebno se je namreč zavedati, da pri tem lahko pride do določenih situacij, ki kratkoročno negativno vplivajo na poslovanje. Tako prilagodimo svoja pričakovanja in posledično tudi preprečimo marsikatero težavo.

V nadaljevanju si bomo pogledali nekaj možnih negativnih učinkov, ki vas lahko presenetijo, če se na njih ustrezno ne pripravite.

Začasen upad produktivnosti

Uporaba novega računovodskega programa zahteva investicijo časa v spoznavanje sistema in izobraževanje uporabnikov. Kakorkoli se tega lotite, je bistveno, da ob prehodu zaupate novi rešitvi in da na presečni datum brez obotavljanja in samozavestno začnete z delom.

Da to lahko dosežete, je pomembno, da si izberete kvalificiranega in strokovnega partnerja, ki vam bo pomagal pri spremembi delovnih procesov in načina dela, ki jih tovrsten projekt zahteva.

(Začetni) stroški

Računovodjem, ki so navajeni program kupiti (z visoko začetno investicijo), potem pa plačevati le vzdrževanje in občasne nadgradnje in dopolnitve, bo poslovni model najema nekoliko tuj.

Računovodski programi v oblaku se namreč najpogosteje plačujejo z mesečnim (ali letnim) najemom, kar pomeni, da je dinamika plačevanja nekoliko drugačna.

Najem vključuje uporabo, strežniški prostor, varnostne kopije, svetovanje in pomoč pri uporabi, ter samodejne nadgradnje z novimi funkcionalnostmi in zakonskimi spremembami. Vse to pomeni, da vam ni več treba skrbeti za varnost podatkov, napredno strojno opremo, ipd. Potrebujete zgolj računalnik in internetno povezavo, za vse ostalo pa je poskrbljeno.

Prinaša pa tudi večjo fleksibilnost pri delu, npr. pri spremembi števila uporabnikov ali prenehanju uporabe. Tako dejansko (monetarno), kot tudi psihološko – če na začetku investirate več tisoč evrov v programsko in strojno opremo, boste rešitev težje menjali, tudi v primeru, če z njo ne boste povsem zadovoljni.

Odpor do sprememb

Kot smo govorili v samem uvodu, na splošno ljudje ne maramo sprememb. Če imate v računovodskem servisu več sodelavcev, je zato ključno, da spremembe vnaprej skomunicirate, argumentirate in dobite soglasje. Prehod v oblak je nova in razburljiva stvar, ki bo izboljšala vašo učinkovitost in vas postavila v boljši položaj na trgu – a le, če bo celotna ekipa vlekla v isto smer.

Odlašanje z odločitvijo

“Tudi, če odločitve ne sprejmete, ste s tem sprejeli odločitev.” – William James

Najhujše posledice pa nedvomno prinaša zatiskanje oči. Zgodovina je polna odmevnih primerov podjetij, ki so bila prepričana, da se jim ni treba prilagajati tehnološkim napredkom. “Zakaj bi se spreminjali, če pa poslujemo tako uspešno?” Vprašanje, na katerega so Kodak, Nokia, Yahoo in številni drugi dobili zelo direkten (in krut) odgovor.

Če smo torej o čem lahko prepričani, je to, da je tok napredka neustavljiv. Spremembam se ne moremo izogniti, prej ali slej gre svet naprej – z nami ali brez nas.

Dobra novica pa je, da si pri procesu spopadanja s spremembami lahko pomagate s strokovnjaki, ki imajo za seboj številne implementacije in obilico izkušenj iz prakse. Če vas zanima, kako vam lahko pri tem pomagamo mi, nam to sporočite preko obrazca na tej povezavi in dogovorili se bomo za kratek neobvezujoč pogovor o vaši specifični situaciji.