Zakaj računovodstvo nikoli več ne bo enako

Prav v računovodstvu se namreč dogajajo tehnološki napredki, ki na eni strani avtomatizirajo rutinska opravila, pri tem pa ne ogrožajo samega računovodskega dela (in delovnih mest). Kar je edinstvena priložnost, če jo le znate izkoristiti.

Področja računovodstva, ki jih avtomatizacija pokriva

Ročno pretipkavanje in arhiviranje dokumentov

Kar zajeten delež računovodskega dela predstavlja pretipkavanje računov in ostalih dokumentov v računovodski program. Nekateri do vas prispejo v papirnati obliki (npr. mesečno v škatli), drugi v obliki PDF in ostalih elektronskih datotek.

Sledi torej pretipkavanje posameznih računov v sistem, kjer dokument obdelate (poknjižite), nato pa original dokumenta arhivirate (najpogosteje v registrator, ki ga nato pospravite v omaro).

Opisan proces kar kliče po optimizaciji in na srečo računovodij je na tem področju možen izjemen korak naprej. Konkretno: račun na papirju lahko enostavno poskenirate in posredujete na dogovorjen epoštni naslov (ali pa to stori kar stranka). In to je vse. Dokument vas bo pričakal v vašem izbranem računovodskem programu, brez da bi morali z njega ročno pretipkati en sam podatek. Hkrati pa se shrani tudi v elektronski arhiv, ki je vam in stranki vedno in povsod dostopen.

Opominjanje strank na dostavo dokumentacije

Poleg zamudnega ročnega pretipkavanja je nepravočasna dostava dokumentov izziv, ki ga računovodje najpogosteje izpostavljate. V praksi se to kaže predvsem v neprestanem opominjanju strank na to, da morajo dostaviti dokumente za aktualno obdobje – po epošti, telefonu in na morebitnih osebnih srečanjih.

Kar je v 21. stoletju izguba časa, saj za to lahko poskrbijo avtomatizirani sistemi. Z rešitvijo kot je ReminderBox lahko za vsakega partnerja enostavno nastavite frekvenco opomnikov in sistem jih bo avtomatično opozoril na to, da svoje obveznosti še niso opravili. Z uporabo tovrstnega pristopa računovodski servisi poročajo o (v povprečju) 54 % izboljšanju doslednosti strank pri dostavi dokumentacije – brez, da bi vložili minuto časa v opominjanje.

Komunikacija s strankami

Računovodje storitve ne opravljate zgolj za eno stranko. V resnici je številka bistveno višja. Kar pa poleg kupa dokumentov pomeni tudi ogromno komunikacije z različnimi ljudmi z različnimi pričakovanji in navadami.

To prinaša kar nekaj izzivov, predvsem pa vse težavnejše beleženje ter planiranje opravil ter pregled nad njihovimi statusi. V kateri fazi je določena aktivnost, do kdaj mora biti opravljena, kaj ste se nazadnje dogovorili s stranko, koliko časa ste za njih porabili v zadnjem mesecu, katere storitve imate v pavšalu in kakšen del storitev se obračuna dodatno, katere storitve morate mesečno izvesti za vsako od svojih strank, ipd.

Tudi tu pa lahko priskoči na pomoč tehnologija. Sistemi za upravljanje odnosov s strankami (CRM) ali rešitve znotraj vašega računovodskega programa (CustomerBox) omogočajo prav to – evidenco storitev za določeno stranko v izbranem časovnem obdobju in pregled porabe časa, obveščanje več strank hkrati (npr. sporočilo za vse direktorje), ipd.

Transparentnost je ena ključnih vrednot, ki jo stranke iščejo in uporaba tehnologije lahko na ta način tudi povečuje njihovo zadovoljstvo, zmanjšuje nesporazume in utrjuje vaš poslovni odnos z njimi.

Poročila in analize

Marsikatero podjetje (in vse več njih) želi ažuren vpogled v stanje svojega poslovanja – ne zgolj odprtih terjatev in obveznosti, ampak tudi različne kazalnike, grafe in trende. Za računovodjo to v praksi predstavlja več klicev in (ponavljajočih) vprašanj, odgovori in priprava ustreznih poročil pa seveda zahtevajo nekaj časa.

Moderne računovodske rešitve se težave lotevajo na več načinov. Prvič, stranka lahko dobi vpogled v svoje podatke, tako da jih lahko sami preverijo kadarkoli želijo. In drugič, nastavijo si lahko avtomatična poročila, ki jih bodo prejeli v želenem intervalu in preko katerih bodo prišli do vseh želenih informacij.

Odprava skrbi

Opravljanje računovodskih storitev nehote s seboj prinese tudi določena opravila, ki s tem nimajo nobene povezave (povzročajo pa stroške in skrbi). Med njimi je na primer skrb za strojno opremo (nakup, vzdrževanje, posodobitve), varnost podatkov, ipd.

Hkrati računovodstvo zaznamujejo tudi številne zakonske spremembe, ki pa se morajo odražati tudi v hitrih nadgradnjah računovodskih programov. Vse to je veliko lažje, če uporabljate moderno rešitev v oblaku, saj so vse posodobitve samodejne, zagotovljena pa je tudi varnost podatkov po najvišjih standardih – brez skritih stroškov vzdrževanja.

Tudi zato je smotrno sledenje trendom razvoja in izkoristiti prednosti, ki jih prinaša tehnologija. Računovodstvo je torej v 21. stoletju lahko enak izziv, kot je bil pred 50 leti – lahko pa je bistveno učinkovitejša panoga, ki enake (in boljše) rezultate dosega s pomočjo tehnologije in avtomatizacij.