4 področja poslovanja, ki potrebujejo podporne sisteme

Ali pač?

V poplavi najrazličnejših opravil v podjetju je ključno, da poslovne procese optimiziramo, hkrati pa združimo tiste stvari, ki se jih združiti da. Katera so tista področja, ki potrebujejo podporne sisteme (ne pa nujno ločenih rešitev)?

Izdajanje računov

Poleg procesov, ki omogočajo izvajanje dejavnosti podjetja, je izdajanje računov tisto, kar omogoča obstoj organizaciji.

Izdaje računov se podjetje lahko loteva na različne načine – lahko ročno na papir, lahko tudi v orodjih kot sta Microsoft Word in Excel. Pomembno je zgolj, da račun vsebuje vse obvezne podatke.

Zgodba pa se nekoliko bolj zakomplicira, če plačila prejemate v gotovini, ali pa v primeru, da enak znesek zaračunavate istim strankam vsak mesec posebej. Vse to pomeni obilico dodatnega dela in nadzora, ampak nič, kar izjemno organiziran podjetnik ne bi uspel v nekaj urah tedensko.

Kako to rešuje AccountingBox?

AccountingBox omogoča enostavno in hitro izdelavo računov s profesionalnim izgledom, vključuje pa tudi davčno blagajno za avtomatično potrjevanje gotovinskih računov ter možnost periodičnega fakturiranja (tj. avtomatično kreiranje ponavljajočih računov) in direktnih bremenitev.

Arhiviranje dokumentacije

Poslovanje ustvari gore dokumentacije: pogodbe, prejete in izdane račune, naročilnice, dobavnice, …

Več kot je dokumentacije, bolj administracija duši podjetje – obdelava, potrjevanje, prestavljanje oz. posredovanje, arhiviranje postanejo obvezna (in zamudna) opravila.

Vsi ti procesi lahko potekajo fizično (v mapah, fasciklih in omarah), ali pa v elektronski obliki. Pomembno je predvsem, da je pot dokumentov skozi podjetje učinkovita in sledljiva, arhiviranje varno, iskanje pa hitro in enostavno.

Kako to rešuje AccountingBox?

Dokumenti so lahko za podjetje breme, ali pa konkurenčna prednost. AccountingBox poskrbi, da se vsi dokumenti pretvorijo v elektronsko obliko že takoj ob prejetju (brez ročnega pretipkavanja), omogoča tudi elektronsko potrjevanje (celo certificirano podpisovanje) in obveščanje, posledično pa tudi popolno sledljivost dokumentov. Poenostavlja in pohitri iskanje podatkov ter za njihovo varno shranjevanje, olajša pa tudi proces posredovanja v računovodski servis.

Izboljšanje plačil kupcev

Slaba plačilna disciplina je je pogost razlog za težave (in propad) podjetij. V Sloveniji se s tem spopadamo že tradicionalno, situacija pa se v zadnjem času s COVID ni prav nič izboljšala.

Slaba plačilna disciplina strank za vas pomeni, da:

• trpi denarni tok v vašem podjetju,
• trošite čas za terjatve,
• odpirate novo področje administracije, ki ga morate slediti,
• zaradi neprijetnega dela nastaja slaba volja (pri vas in pri stranki).

Pri zagotavljanju pravočasnih plačil najbolj pomaga doslednost in pravočasno terjanje, ki pa zahteva energijo in čas – s tem pa jemlje pozornost od aktivnosti, ki podjetju ustvarjajo prihodke.

Kako to rešuje AccountingBox?

Storitev ReminderBox, ki je del AccountingBox, omogoča avtomatizacijo opominjanja na zapadle račune. Uporabnik enostavno nastavi frekvenco opozoril, vse ostalo se izvede samodejno.

Sistem lahko avtomatično pošilja opozorila strankam določeno število dni pred, na ali po zapadlosti računov. Opozorilo vsebuje vse relevantne podatke (številka, znesek, datum), v prilogi pa vključuje tudi sam račun. Izgovora “računa nismo prejeli” torej ne boste več slišali.

Za še večjo učinkovitost lahko izkoristite tudi možnost obveščanja preko SMS, ki imajo več kot 95 % stopnjo prebranosti.

Poročila in pregled poslovanja

Jasna slika o poslovanju je pogoj za sprejemanje informiranih odločitev in uspešnost. Seveda ima posel številna področja, zato je na enem mestu potrebno zbrati vse ključne podatke – podjetnik ne sme izgubljati dragocenega časa z iskanjem in organizacijo informacij.

To je mogoče preko učinkovite komunikacije z računovodskim servisom, ki pripravlja oz. posreduje kartice strank, sezname in različna poročila. Tudi podjetje lahko samo vodi določene evidence, ki pomagajo pri razumevanju poslovne situacije.

Kako to rešuje AccountingBox?

Različne funkcionalnosti in avtomatizacije znotraj AccountingBox zagotavljajo ažurnost podatkov, s preglednimi kazalniki pa omogoča hiter in temeljit pregled. Uporabnik lahko dnevno prejema avtomatična poročila z izbranimi podatki (npr. denarni tok, najpomembnejšimi kupci, odprtimi terjatvami, učinkovitostjo stroškovnih mest, …).

Pri pregledu različnih ponudb ne spreglejte tudi možnosti izdelave potnih nalogov (v AccountingBox se razdalja poti izračuna avtomatično) in poštenega cenika (AccountingBox naprednih funkcionalnosti ne pogojuje z dražjimi paketi). Predvsem pa se vprašajte še nekaj ključnih vprašanj, na katere morate pomisliti pred izbiro poslovnega sistema.