5 področij v računovodstvu, kjer avtomatizacija prinaša največ

Anže Računovodje

Nekaj je nedvomno res – v računovodstvo niste šli zato, da bi rokovali s škatlami računov in se ukvarjali s številčenjem, pretipkavanjem in arhiviranjem dokumentov.

A računovodski vsakdan v praksi vključuje vse to. Čeprav se skozi zgodovino računovodsko delo ni drastično spremenilo, pa se z razvojem orodij nenehno spreminja proces. Računalniki so bistveno vplivali na hitrost in preglednost dela, v zadnjih letih pa po zaslugi digitalizacije prihaja tudi do prvih večjih premikov pri računovodskih opravilih. Avtomatizacija namreč premika vložek iz ročnega dela in obdelave podatkov proti vse bolj poudarjeni in iskani svetovalni vlogi.

Cilj vsakega produktivnega in odgovornega računovodje mora biti, da si čim več časa sprosti za svetovanje strankam in analizo, ki omogoča pomenljive vpoglede v njihovo poslovanje.

Ključ je torej v avtomatizaciji opravil, ki jemljejo veliko (preveč) časa. Končni rezultat bo še vedno enak, a brez ročnega dela. To pomeni, da lahko ta čas uporabite za druge (bolj pomembne) aktivnosti – ali pa za oddih.

Področje v računovodskem servisu, kjer se izvedejo prvi koraki avtomatizacije je seveda odvisno od specifične situacije. Najpogosteje pa so cilji pri tem:

  • sprostiti čas zaposlenih,
  • odpraviti delo, ki je ponavljajoče, stresno ali na drug način demotivira zaposlene,
  • omogočanje rasti servisa, ker lahko preko optimizacije sprejme več strank (običajno se že v prvi fazi avtomatizacije sprosti vsaj 30 % kapacitet),
  • pomoč strankam, saj digitalizacija tudi njim pomaga pri prilagodljivosti in učinkovitosti.

Razmislite torej za katera opravila porabite največ časa. Med kandidati so verjetno ročni vnos podatkov v računovodski program, sestanki, svetovanje, terjanje, opominjanje za dostavo dokumentacije ipd.

“Bistvo avtomatizacije ni tehnologija, ampak koristi, ki jih ta prinese servisu, računovodji in strankam.”
Raziskave kažejo, da ročni vnos podatkov predstavlja 63 % porabe časa računovodskih servisov. In pomembno je, da se s tem delom ne odlaša, saj so podjetja primorana poslovne odločitve sprejemati hitro. Zato so ažurni podatki tako pomembni – so pogoj za učinkovito svetovanje na področju davkov, poslovnih odločitev (in investicij) ipd. Bolj kot so podatki urejeni, pregledni in dostopni, večja je njihova vrednost.

Sodelovanje je dvosmerna ulica

Pri odpravi ročnega vnosa dokumentov v sistem lahko pomagajo že stranke same in sicer tako, da nekoliko prilagodijo svoj proces dela. Uporabljajo naj e-račune, dokumente digitalizirajo na vstopni točki v podjetje, izmenjava z računovodstvom naj poteka v elektronski obliki ipd. Na ta način bodo optimizirali delo vsem vpletenim (sebi, svojim strankam in računovodstvu).

A tudi, če stranke niso pripravljene spremeniti svojega dela, to še ne pomeni, da so vrata povsem zaprta. V tem primeru pač poskušajte karseda optimizirati delo vsaj sebi (posredno pa čim več koristi ustvariti tudi za stranke). Z uporabo modernih rešitev lahko enostavno in hitro sami digitalizirate njihove prejete in izdane račune, obenem pa avtomatsko gradite tudi elektronski arhiv njihove dokumentacije – ne glede na rešitev, ki jo uporabljajo za izdajo računov.

Na ta način se stranke ne bodo obremenjevale s spremenjenimi postopki, rezultatov pa bodo vseeno veseli (in lažje bo tudi vaše delo).

Katere računovodske procese je možno avtomatizirati?

Marsikaj lahko naredite pri:

Pri vsem tem je pomembno, da se lahko na tehnologijo zanesete. Če ji namreč ne zaupate in vsak proces tudi ročno preverjate, s tem izničujete koristi in avtomatizacija bo prinesla bistveno manj prihrankov.

Avtomatizacija torej:

  • zmanjša čas in stroške ročnega vnašanja podatkov,
  • odpravi potrebo po neprijetnih in ponavljajočih opravilih, kot sta opominjanje na dostavo dokumentacijo in terjanje zapadlih računov,
  • odpravi možnost človeških napak in samodejno ustreza vsem računovodskim standardom in drugim zakonom oz. priporočilom (npr. GDPR),
  • zmanjša porabo papirja (kar ima stroškovni in naravovarstveni vidik) in
  • ustvarja pogoje za delo z več strankami.

Če vas zanima, kako bi lahko naštete prednosti vpeljali tudi v svoje podjetje, vas vabimo na informativen pogovor. Skupaj se bomo pogovorili o vaših procesih, morebitnih rezervah in predlogu izboljšav.

Računovodstvo je že skozi vso zgodovino močno odvisno od tehnologije in se skupaj z njo razvija. Če vam za vsakdanja opravila primanjkuje časa, je morda pravi trenutek, da začnete k delu pristopati drugače.

Brezplačni prenos dokumenta