Kako najti računovodski servis, ki bo obogatil vaše podjetje?

Pomislite: boste belo moko kupili od Žita ali Mlinotesta? Ali pa vam je popolnoma vseeno in je pomembno zgolj, katera moka je v danem trenutku cenejša?

O katerih drugih izdelkih še razmišljamo na podoben način?

Po spletu okoliščin se je tudi računovodstvo znašlo v tej kategoriji.

Predvsem zato, ker je računovodski poklic slabo reguliran in nihče ne preverja kompetenc oseb, ki odpirajo servise. Posledično je ponudbe na trgu veliko – številni računovodski servisi tekmujejo z zniževanjem cene, kar pa vodi v nižjo cenjenost poklica in omenjeno komodizacijo.

Ne pomaga niti splošna predstava, da se ukvarjajo “samo s številkami”, beleženjem preteklih dogodkov in poročanju državi.

A potencial partnerstva z računovodjem je izjemen in lahko spodbudi rast podjetja – oz. je celo pogoj za to.

Vprašati bi se torej morali: “Ali imamo knjigovodjo ali strateškega partnerja?”

Kakšno je “mesto” računovodstva v podjetju?

“Računovodja naj knjiži, strategija je moja skrb.”

“Ne želim, da se računovodja vtika v moje poslovanje.”

“Od računovodje potrebujem samo knjiženje.”

Čeprav je res, da je strategija domena vodstva podjetja, pa je njihova dolžnost, da odločitve sprejemajo na podlagi čim bolj celovitih podatkov. In prav računovodje so tisti, ki v številkah prvi vidijo trende in priložnosti.

Sodelovanje, ki prinaša dodano vrednost

Oblikovanje sodelovanja se začne že na prvem sestanku z računovodskim servisom. Vzpostavijo se pričakovanja in želje, uskladijo zmožnosti, razpoložljivost in odzivni roki. Prosite jih za konkretne primere in reference, ki pričajo o njihovih sposobnostih in dodani vrednosti.

Seveda ni nujno, da že povsem na začetku računovodji dodelite popolna pooblastila in jo vključite na strateške sestanke. Ko pa dobite potrdilo, da kvaliteta dosega ustrezno raven, lahko sodelovanje postopoma poglobite.

Dober računovodja lahko prevzame vlogo zunanjega finančnega direktorja podjetja. To lahko izvaja v obliki mesečnega strateškega pogovora, kjer prestavijo svoj pogled na poslovanje, priložnosti in nevarnosti, ki jih vidijo. Predvsem pa jih spodbudi k proaktivni vlogi in sodelovanju.

Ključno se je torej vprašati, kaj dejansko iščete in pričakujete od svojega računovodje. Če je odgovor “čim cenejše knjigovodstvo”, potem na kakršnekoli dodatne koristi in nasvete lahko pozabite …

Razlogi, da računovodskega servisa NE vključite

“Že imam svetovalce in coache za poslovanje.”

Super, pomoč in izkušnje zunanjih svetovalcev nikoli ne škodijo. Računovodski servis pa lahko njihove nasvete podpre še s številkami.

Računovodja vam lahko pomaga tudi pri interpretaciji naprednih poročil, ki jih oblikujete s pomočjo poslovne inteligence (BI). Na ta način boste pridobili pogled na dano situacijo iz različnih zornih kotov, posledično pa boljše izhodišče za sprejemanje odločitev.

“Računovodja ne razume mojega posla.”

Računovodski servisi se pogosto specializirajo za določene panoge in imajo torej kup izkušenj s primerljivimi podjetji. Le pravi servis morate najti.

Tudi pogovor o poznavanju poslovanja podjetij iz vaše panoge mora biti sestavni del začetnih pogovorov in prvih sestankov. Če torej računovodja zares ne pozna vašega posla, je to vaša napaka. Ki pa na srečo ni nepopravljiva.

“Računovodstvo bo dražje, če nam bodo tudi svetovali.”

Verjetno res. Vprašanje, ki bi si ga morali zastaviti pa je: “Koliko je vreden računovodski nasvet, ki nam zmanjša stroške, odpre nov trg, ali omogoči pridobitev kredita pri banki ali sredstev na razpisu? Ali pa zmanjša plačilo davka?”

3 vprašanja, ki jih računovodji postavite ta teden

“Kako bi naše podjetje primerjali z drugimi v isti panogi?”

Brez, da razkrijejo konkretna podjetja, s katerimi sodelujejo, vam lahko zaupajo nekaj informacij in primerjav, na podlagi katerih boste lahko ocenili svojo učinkovitost, priložnosti za izboljšave in morebitne konkurenčne prednosti.

Nekaj konkretnih informacij, ki jih lahko pričakujete:

• “Vaši stroški marketinga so 3 % letnih prihodkov, medtem ko je povprečje v vaši panogi 7 %. Ste izredno učinkoviti pri trženju, ali pa ne izkoriščate potenciala trga.”
• “V povprečju so vaši računi plačani v 34 dneh, kar je dlje kot pri vaši konkurenci. Z ustreznimi pristopi bi ta čas lahko bistveno skrajšali.”

“Kaj bi spremenili pri našem poslovanju, da bi izboljšali denarni tok?”

Dober računovodja se ne le zaveda pomembnosti dobrega denarnega toka, ampak pozna tudi različne pristope, s katerimi bi ga lahko izboljšali.

“Kakšne priložnosti za davčno optimizacijo vidite v naslednjih 6 mesecih?”

Dober računovodja pozna zakonodajo in vaše poslovanje, posledično pa vas lahko opozori na priložnosti, da prihranite kakšen evro pri plačilu davkov. Na primer “če opremo kupite do konca leta, lahko uveljavljate X % olajšave” ali pa “glede na rast podjetja predlagam preoblikovanje v d.o.o.”

Kaj storiti z odgovori?

Če na večino vprašanj dobite nejasne ali splošne odgovore, potem ne izkoriščate potenciala računovodske storitve. To ne pomeni nujno, da morate zamenjati servis – morda le niste jasno izrazili svojih pričakovanj.

Najboljši računovodski servisi uporabljajo tudi napredna orodja, ki jim omogočajo takojšen vpogled v vaše poslovanje. Moderne rešitve kot je AccountingBox računovodjem omogočajo, da manj časa porabijo za rutinska opravila in več za strateško svetovanje.

Če vaš računovodja še vedno večino časa tipka račune, namesto da bi analiziral vaše poslovanje, morda uporablja zastarela orodja.

Pri delu z več tisočimi podjetij in računovodskimi servisi smo opazili vzorec: najuspešnejša podjetja imajo računovodje, ki tehnologijo uporabljajo za več kot le knjiženje. Koristijo napredna poročila, avtomatizacije in analize ter si tako sprostijo dovolj časa in ustvarijo ustrezne informacije za kvalitetno sodelovanje.

Če vaš računovodski servis še ne uporablja AccountingBox, mu predlagajte, naj ga preizkusi.

Kako najti računovodski servis, ki bo obogatil vaše podjetje?

Pomislite na zadnji pogovor s svojo računovodjo. Je šlo za rutinsko predajo dokumentov? Ali ste dobili kakšen uporaben nasvet, ki vam je prihranil denar ali odprl nove možnosti?

Razlika med preživetjem in uspehom podjetja je pogosto v detajlih. V tem, da pravočasno prepoznate priložnosti, se izognete pastem in sprejmete informirane odločitve.

Vaš računovodja sedi na zakladu podatkov o vašem poslovanju. Pozna vaše stroške, prihodke, trende. Ve, kdaj imate težave z denarnim tokom in kdaj si lahko privoščite investicije. Zakaj tega znanja ne bi izkoristili?

Dober računovodski partner vam ne pomaga le izpolnjevati zakonske obveznosti; postane vaš strateški zaveznik. Izpostavi stvari, ki bi jih sami spregledali. To je razlika med računovodstvom kot stroškom in računovodstvom kot investicijo.

Prvi korak

Vzemite si čas in ocenite trenutno sodelovanje z računovodskim servisom. Ali dobivate zgolj obvezna poročila ali tudi strateške vpoglede? Ali vaš računovodja proaktivno predlaga izboljšave ali le reagira na vaše zahteve?

Če ugotovite, da bi lahko bilo sodelovanje plodnejše, potem je morda čas za odkrit pogovor o tem, kako lahko sodelovanje dvignete na višjo raven. Morda je rešitev v boljših orodjih, ki bi računovodji omogočila več časa za svetovanje.

Ali pa se odločite za neposreden dostop – AccountingBox lahko uporabljate tudi sami, vzporedno z računovodskim servisom. Tako boste imeli vedno ažuren vpogled v poslovanje in boste lahko svojemu računovodji zastavljali še bolj informirana vprašanja.

V vsakem primeru pa je prvi korak, da v računovodstvu vidite partnerja za rast, ne le izvajalca obveznih storitev.

Pomagamo vam lahko tudi pri iskanju kvalitetnega računovodje. Pri svojem delu se srečamo s številnimi računovodji in pridno oblikujemo seznam tistih, za katere ocenjujemo, da so vredni zaupanja.