Mit osamljenega računovodje: kako uspejo najboljši računovodski servisi?

Ne vidijo zgodb, ki se skrivajo za številkami. Ne opazijo zanimivih problemov, ki zahtevajo izkušnje, natančnost in kreativnost. Ne zavedajo se, da so računovodje “družinski zdravniki” podjetništva, ki s svojimi nasveti, diagnozami in zdravili podjetjem zagotavljajo dolgo življenje.

Mit o monotonosti – kakšna pa je realnost?

Bodimo iskreni: knjiženje ali oddaja DDV-ja za večino populacije ni definicija zabave. A zgolj površinski pogled ustvari izkrivljeno sliko. Vsaka bilanca je uganka – zakaj denar odteka? Kako znižati davke? Kdor ima odgovore na ta vprašanja, ni le knjigovodja, ampak pomaga pri oblikovanju strategije podjetja.

Primer Tamare, računovodkinje, ki je pri svoji stranki opazila napako pri zalogah, predlagala izboljšavo in klientu prihranila 15 % stroškov. Kar naenkrat ni več “dolgočasna”— ona je tista, ki podjetje drži pokonci.

Seveda pa drži – vsako delo, ki zahteva fokus, je do neke mere izolirano. Številke, poročila in zakonski predpisi zahtevajo koncentracijo in poglobljeno delo brez motilcev.

Še vedno pa obstajajo načini, da delo naredite bolj interaktivno in pestro.

Tehnologija in proaktivnost sta samo dve od področij, ki lahko poklic naredita zelo dinamičen in socialen.

Kako?

Izziv osamljenosti in monotonosti v računovodstvu

Nič ni narobe s tem, če imate občasno občutek, da je vaše delo umaknjeno in samotarsko. To (vsaj občasno) velja za vsako delovno mesto. Poleg tega je tudi od našega karakterja odvisno, kako dovzetni smo za tovrstna opažanja. Nekaterim je tako delo pisano na kožo, drugi se ga izogibajo.

Osredotočeno delo zahteva izoliranost

Dejstvo je, da računovodsko delo pogosto zahteva osredotočenost in mir.

Če smo nenehno dostopni drugim ali pa obkroženi z motnjami, naša pozornost postane razdrobljena. Vsaka prekinitev (obvestilo, pogovor ali hrup iz okolja) prisili naše možgane, da menjajo kontekst dela. Raziskave kažejo, da lahko traja do 23 minut, da po prekinitvi ponovno vzpostavimo popolno osredotočenost.

Omeniti velja tudi mit večopravilnosti (angl. multitasking): večopravilnost ne obstaja. Človeški možgani dejansko niso sposobni osredotočenega dela na več stvari hkrati in ko mislimo, da opravljamo več stvari, dejansko zgolj preklapljamo svojo pozornost od ene do druge stvari. In vsak tak preklop nas stane.

Koristi fokusiranega dela so torej:

• višja produktivnost,
• izboljšana natančnost in manj napak,
• manjša utrujenost in stres.

Fleksibilnost in njene pasti

K občutku izoliranosti je prispevalo tudi delo od doma, ki je dobilo pospešek v času epidemije. Tovrstna fleksibilnost ima sicer številne prednosti, zavedati pa se moramo tudi njene druge plati – v tem smislu pisarne še vedno igrajo pomembno vlogo.

Spremenjena vloga računovodje

Obseg dela, ki ga stranke pričakujejo od računovodje se je v zadnjem času spremenil. Od klasičnega poročanja (predvsem državnim institucijam), je vse več poudarka na svetovanju. To pa posledično pomeni vse večjo pomembnost tudi t.i. mehkih veščin, torej komunikacije, reševanja problemov in grajenja odnosov.

Vse to smo omenili v zapisu, kjer smo poudarjali ključne konkurenčne prednosti, ki jih lahko vzpostavi računovodski servis.

Moč povezovanja – odnosi s strankami

Trdni in dolgoročni odnosi s strankami, ki temeljijo na zaupanju, so bistven sestavni del uspešnega računovodskega posla.

Ne pridejo pa sami od sebe, ampak je v njih potrebno vlagati. Najboljši načini za to so:

• redna in proaktivna komunikacija, preverjanje stanja,
• svetovanje in odgovori na morebitna vprašanja strank,
• izobraževanje strank za njihovo boljše razumevanje poslovanja podjetja.

Svojo dodano vrednost boste najbolj oprijemljivo pokazali tako, da spoznate specifične potrebe vsake stranke, potem pa naredite vse, kar je v vaši moči, da jim pomagate pri premagovanju izzivov. Računovodje, ki k poslu pristopajo na ta način, postanejo nepogrešljiv sestavni del podjetij. Pa še delo naredi bolj razgibano.

Mreženje in širjenje poznanstev

Če želite občasno iz pisarne, so dogodki in konference odlična priložnost, da utrdite (in začnete) odnose s strankami. Tudi sodelovanje in vključenost v različna profesionalna združenja (kot je npr. Zbornica računovodskih servisov) bo povečalo vašo kredibilnost pri strankah – s tem pa zaupanje, kar bo izboljšalo vaš medsebojni odnos.

Načeloma dogodke lahko razdelite v dve kategoriji – razmislite, kateri so najpomembnejši za:

• izobraževanje in izmenjavo dobrih praks z drugimi računovodji (kot je npr. Kongres izvajalcev računovodskih storitev), in
• navezovanje stikov, grajenje prepoznavnosti in kredibilnosti pri strankah; torej na katerih dogodkih se zbirajo vaše (potencialne) stranke?

Povezovanje znotraj ekipe

Komunikacija pa ni nujno vezana samo na stranke. Enako pomembno je deljenje znanja in dobrih praks s sodelavci, kot tudi skrb za dobro moralo in motivacijo ekipe. Pogosto so ravno dobri odnosi s sodelavci tisto, kar delo naredi zanimivo in privlačno.

Dobrodošla posledica je, da bodo kvalitetnejše tudi vaše storitve za stranke.

Vrednost ekipe se torej kaže v združevanju komplementarnih znanj in sposobnosti, ki vam omogočajo spopadanje s kompleksnejšimi projekti in zahtevami strank.

Tehnologija kot most do interakcije

Tehnologija je dvorezen meč. Povezala je celoten svet in informacije imamo dobesedno na dlani. A ne gre zanikati, da nas je obenem tudi oddaljila.

Ko smo enkrat odprli Pandorina skrinjico tehnologije, je ne moremo več zapreti – lahko pa poskušamo omejiti posledice. In rešitev ni v tem, da bi tehnologijo zavračali. Ponuja namreč tudi priložnosti, da nastalo vrzeli zapolni.

Omogoča nove načine in kanale za komunikacijo in pretok informacij. V poslu to pomeni npr. sodelovanje v realnem času in delo na istih dokumentih in ažurnih podatkih. Avtomatizacije rutinskih opravil pa vam sproščajo čas, ki ga lahko porabite za grajenje odnosov s strankami.

Tehnologija tudi krajša razdalje. Online sestanki so sprejemljiv kompromis med rednim obiskovanjem strank in časom, ki ga izgubimo na cesti. Omogoča delo s strankami, ki so dlje od vas in bi bile s tradicionalnimi pristopi nedosegljive. Računovodstvo se tako lahko reši striktno lokalne narave svojega dela in ni več nujno, da bi imeli več pisarn po različnih krajih.

Strmenje v ekran je dolgočasno – dokler avtomatizacije ne prihranijo kup dela

Z modernimi rešitvami lahko podatke predstavite na različne (tudi vizualne) načine, kar jih naredi bolj dostopne in razumljive, posledično pa podjetjem tako olajšate sprejemanje poslovnih odločitev.

Predstavljajte si: v AccountingBox s podatki delate v realnem času. Pri delu opazite trend, skočite na kratek Zoom s stranko in predlagate popravek denarnega toka, še preden stranka karkoli vpraša. To ni samotarstvo – to je povezanost in proaktivnost.

Tehnologijo torej lahko uporabite za:

• izboljšanje sodelovanja: Zoom, Slack in ostala komunikacijska orodja, sodobni računovodski programi (AccountingBox),
• trženje in prodajo: socialna omrežja (predvsem LinkedIn in Facebook), platforme za pošiljanje epošte (Mailchimp, ActiveCampaign), sisteme za upravljanje odnosov s strankami oz. CRM (Intrix),
• avtomatizacijo rutinskih opravil in prihranek časa: pri pretipkavanju računov (DocumentBox), obveščanju o dostavi dokumentov (ReminderBox) in številnih ostalih opravilih (AccountingBox).

Prihodnost računovodstva

Kot rečeno, vsak poklic ima področja dela, ki so po naravi bolj osamljena oz. zahtevajo večji fokus. Ni pa treba, da to je osamljen vsak dan.

Večina kvalitet, ki odlične računovodje loči od povprečnih, je vezanih na njihovo proaktivnost, praktične izkušnje in mehke veščine. Vsa ta področja so vezana na sodelovanje in komunikacijo s strankami in katerokoli od teh področij bo vaše delo in vsakdan naredilo bolj zanimivo in pestro.

Trendi torej kažejo na vse večjo pomembnost svetovalnih storitev. Razvijajo in spreminjajo se zahteve in pričakovanja strank, kar ustvarja nove priložnosti za računovodje in priložnosti za specializacijo.

Pomembno je torej ravnovesje med fokusiranim samostojnim delom in komunikacijo s strankami. To lahko dosežete tudi s sestavo ekipe, z združevanjem komplementarnih lastnosti in ustrezno delitvijo dela.

Tehnologija ustvari čas, ki ga lahko namenite aktivnostim z večjo dodano vrednostjo. Vi pa se morate odločiti, kaj to pomeni. Je to izobraževanje in iskanje tržne niše? Pogovori s strankami in spoznavanje njihovih specifičnih situacij? Razvoj mehkih veščin in čustvene inteligence? Iskanje in pogovor s partnerji, ki vam lahko pomagajo pri uvedbi sodobnih tehnologij?

Pomembnost proaktivnosti

Računovodje, ki proaktivno vlagajo v odnose, so uspešnejši in nepogrešljivi za svoje stranke. Predvsem je pomembno, da vam proaktiven pristop predstavlja prioriteto – sicer v poplavi dela nikoli ne bo prišel na vrsto.

Razvoj pričakovanj strank in tehnologije prinaša nove priložnosti – tisti računovodski servisi, ki se bodo prilagodili, bodo imeli konkurenčno prednost. In bolj zanimivo in pestro delo.

Tako z vidika kvalitete storitve, kot tudi dosega strank. Računovodski servisi, ki uporabljajo AccountingBox imajo stranke od Portoroža do Puconcev in od Martuljka do Metlike.

Izbira računovodskega programa je torej pomembna odločitev tudi z vidika dinamičnosti računovodskega dela.

Če vas zanima, kako jim tehnologija in AccountingBox pomagata pri preganjanju monotonosti dela, se prijavite na brezplačni preizkus AccountingBox, ali pa si rezervirajte termin za pogovor na tej povezavi.