Od samostojnosti do sijajne ekipe: kako povečati računovodski servis

Časa hitro zmanjka tudi za dodatna izobraževanja in specializacijo. In pri srcu nas stisne, ko pomislimo, kaj bi se s podjetjem in strankam naredilo v primeru nepričakovane daljše odsotnosti.

Ironično je, da se pot do večje svobode pogosto skriva v povečanju podjetja. Zakaj, kdaj in kako se tega lotiti?

Najprej – ste prepričani, da želite zrasti?

Včasih se zmedemo in pozabimo kaj je “dovolj”. Mislimo, da se rešitev skriva v “več”, pri tem pa pozabimo, da “več” prinaša odgovornost in stres. Kot Tom Hanks v filmu “Velik”.

Najprej morate torej biti prepričani, da zares želite povečati svoje podjetje. Svoje težave morda lahko rešite že s spremembo kakšnega procesa, s pomočjo zunanjega izvajalca, ali pa da se odpoveste nekaj najbolj zahtevnim strankam.

Kako veste, kdaj je čas za rast?

Kot pri marsikateri stvari v življenju, se čakanje na “pravi” čas ne obnese. Vedno boste našli razloge, da še niste pripravljeni in da čas ni pravi.

V prvi vrsti morate razmisliti o svoji viziji za podjetje. Kakšna je vaša strategija? Je rast vaš cilj?

V naslednjem koraku pa pomaga, če si pri sprejetju te pomembne odločitve pomagate z naslednjimi vprašanji:

• Ali smo v preteklem letu konsistentno pridobivali nove stranke in imamo pozitiven prirastek (torej več strank pridobimo, kot pa jih odide)?
• Ali moramo zavračati sodelovanje z novimi strankami, ker nimamo dovolj časa, da bi jih sprejeli?
• Ali nenehno delujete na vrhu svojih (časovnih) zmožnosti?
• Ali nam operativno izvajanje opravil (kot je sledenje nalog, statusov in rokov) predstavlja breme in težavo?
• Ali ste sposobni sprejeti več strank? Si tega želite?
• Ali prejemate več povpraševanj po naprednejših računovodskih storitvah (kot so različna svetovanja, ipd.)?
• Ali občutimo več stresa in obremenjenosti?

Predvsem je pomembno, da imate za rast objektivne razloge. To, da sem vam zazdi, da bi bilo fino imeti asistenta pri delu, ni zadosten izgovor. Če želite prihraniti čas, ali pa zaslužiti več (ter na večji del zgornjih vprašanj odgovorite z “da”), potem je trenutek verjetno pravi.

Začnite z oceno trenutne situacije

Kakšna je finančna situacija in stabilnost podjetja? Imate vire za investicijo v rast?

Za začetek morate poznati svoje stranke. Kako dolgo ponavadi ostanejo z vami? Kakšen prihodek vam prinese povprečna stranka?

Kot “rast” si morda predstavljamo različne stvari, zato je pomembno, da ustvarite svojo definicijo glede na cilje, ki jih imate za podjetje.

Razvijte strategijo za rast

Načeloma lahko rast razdelimo na dve področji – rast prihodkov in rast števila zaposlenih. Kriterija sta lahko medsebojno povezana in odvisna, ni pa nujno.

Rast prihodkov

Če rast pomeni povečanje prihodkov, se tega lahko lotite na več načinov. Lahko dobite več strank, ali pa poglobite sodelovanje z obstoječimi in jim prodate več.

Na to temo smo napisali nekaj prispevkov, ki vam bodo morda koristili:

• Kako naj se (uspešno) trži računovodski servis? (brezplačni vodič)
• Kako dobiti stranke, ki si jih res želite
• Pomembnost priporočil v računovodstvu

Rast števila zaposlenih

Zaposlovanje je tisti način rasti, na katerega verjetno najprej pomislimo. Več zaposlenih = sprejmemo lahko več strank. Poleg več razpoložljivih moči pa ponuja priložnost tudi za razširitev ponudbe. Če zaposlite sodelavca, ki je specializiran za določeno področje računovodstva, se vam tako odpre dostop do novih trgov

Prvi koraki

Kot marsikatero drugo področje v življenju, je tudi pri načrtovanju rasti in zaposlovanju novih zaposlenih najbolje začeti postopoma.

Michael E. Gerber v svojem delu Mit o podjetniku (angl. The E-myth Revisited) predlaga, da za vsako delovno mesto oz. vlogo v podjetju oblikujete pogodbo o zaposlitvi – tudi, če jih več prevzamete sami. Tako boste lažje dobili predstavo o zadolžitvah in obveznostih, ki jih želite predati nekomu drugemu.

Predlagamo, da začnete z delegacijo nalog, do katerih imate največji odpor. Najpogosteje so to administrativna opravila. V praksi to pomeni, da najdete pomočnika za administracijo, na začetku celo za polovični delovni čas. To vam bo omogočilo, da se osredotočite na delo, ki ga lahko zaračunavate strankam. Sproti pa boste ugotavljali, kaj vse lahko predate novemu sodelavcu.

Predpogoj, da se sploh lahko poslužite nasveta g. Gerberja pa je, da dobro (s)poznate svoje poslovne procese. Se rezerve skrivajo v optimizaciji? Koliko časa porabite za pretipkavanje podatkov z računov? Koliko za opozarjanje strank za dostavo dokumentov? Kako izgleda proces začetka sodelovanja z novo stranko? Kaj od tega lahko naredite bolj učinkovito ali celo avtomatizirate (tudi s pomočjo tehnologije)?

Rast podjetja

Če torej vse našteto prenesemo v prakso.

1. Spoznajte svoje delovne procese in trenuten način dela.
2. Kaj lahko optimizirate in avtomatizirate s pomočjo tehnologije?
3. Ali lahko opravila, ki niso del vaše ponudbe za stranke, predate zunanjim izvajalcem (npr. skrb za računovodski program, varnost podatkov, ipd.)?
4. Katera administrativna opravila lahko predate sodelavcu, ki bi ga zaposlili za polovični delovni čas?
5. Imate dovolj virov in dela, da lahko zaposlite novega člana ekipe?
6. Katera znanja bi morali imeti nov sodelavec na področju računovodstva, da bi vam s tem odprl nove priložnosti in potencialne stranke?

Oblika rasti o kateri sicer ne slišimo pogosto (a je na področju računovodskih servisov izredno pogosta) pa je prevzem oz. združitev z drugim ponudnikom. Na ta način lahko pridobite tako izkušene zaposlene, kot tudi njihove stranke, ki pa jim z združitvijo podjetij in dobrih praks lahko ponudite tudi boljšo storitev.

Zaposlovanje

Ne glede na to, za kakšen pristop k rasti računovodskega servisa se odločite, se morate zavedati, da je zaposlovanje ena najtežjih nalog v podjetništvu.

Izredno pomembno je, da se pri tem ne zmotite. Bolje imeti več dela, kot pa zaposlene, ki škodijo poslovanju

In ravno zato, ker proces ni lahek, prinaša največje koristi. Čeprav je predaja dela zunanjim izvajalcem bolj fleksibilna, pa zaposlovanje doda večjo stabilnost in zanesljivost.

Spremeni celotno dinamiko podjetja, saj poveča odgovornost vodje oz. lastnika podjetja. Naenkrat niste več odgovorni samo zase in odvisni samo od sebe.

Predvsem pa pri zaposlovanju upoštevajte svojo vizijo glede sestave ekipe – kako bo izgledala ekipa, kakšni profili jo bodo sestavljali, kako si delite delo, ipd.

Soočanje z izzivi rasti

Rast pa ima tudi svoje izzive. Poleg že omenjenih (možnost napake pri izbiri kadra, spremenjena kultura in način delovanja podjetja, ipd.) pa velja izpostaviti še:

Vsaka večja sprememba povsem na začetku prinese padec produktivnosti. Uvajanje in mentorstvo novih zaposlenih terja nemalo vložka v obliki časa in energije. Zmotno je pričakovati, da bo nova sodelavka v zgolj enem mesecu povsem nadomestila delo, ki ste ga pred tem opravljali vi. Potrebna je potrpežljivost in vztrajnost. In pa tudi komunikacija s strankami – če pa boste sposobni zagotoviti enak nivo storitve, vam ne bodo zamerili (pa čeprav bo na začetku morda trajalo nekoliko dlje).

Jih bo pa morda nekoliko težje navaditi na to, da se ne obračajo več neposredno na vas. A ko bodo tudi v praksi dobili potrditev, da so vaši sodelavci enako sposobni, bo tudi ta ovira premagana.

Čeprav nove moči najverjetneje iščeta zato, da bi se razbremenili, pa se vam lahko zgodi prav nasprotno. Dodatni zaposleni lahko prinesejo tudi nekaj nepričakovanih posledic v obliki dodatne administracije, povečanja števila sestankov in večjega obsega komunikacije. Z vsem tem pa raste tudi vaša obremenitev in stres.

Spodbuda za konec

Zapisa ne bomo zaključili s spodbudo k rasti. Spodbujamo pa k premisleku – kako lahko delo optimizirate s pomočjo sodobnih orodij in računovodskega programa, kje izgubljate največ časa, česa stranke ne cenijo, kaj bi lahko predali zunanjim izvajalcem, kakšen profil sodelavca bi najbolj potrebovali, … ?

In vsaj pri nekaterih od teh vprašanj vam lahko pomagamo priti do odgovora.