Kako izboljšati pregled nad poslovanjem? 

Pogosto je prisoten občutek, da nenehno gasimo požare in se ukvarjamo z nujnimi stvarmi, zmanjka pa časa za razvoj posla.

Vsako iskanje podatkov in ustvarjanje širše slike o poslu je presenetljivo zamudno in naporno. Poleg tega sledenje različnim številkam in izvajanje pregledov in analiz ni najbolj privlačen del podjetništva – marže, odprte terjatve in denarni tok povprečnemu podjetniku ne narišejo nasmeška na obrazu.

Pa vendar moramo poznati preteklost, da bi lahko razumeli sedanjost in pričakovali (ter zagotovili) prihodnost.

Če spremljamo prave stvari, bomo lahko marsikateri požar opazili pravočasno in preprečili, da bi zrasel v resen problem.

Zakaj je pomembno, da spremljate poslovanje?

Pri pregledu poslovanja ni treba v detajle, fokus podjetja vseeno mora ostati na osrednji dejavnosti in ustvarjanju dodane vrednosti. Potrebujemo pa širšo sliko in pogled od daleč, da lahko sprejemamo prave poslovne odločitve.

Da bi lahko sprejemali prave odločitve, morate v vsakem trenutku poznati smer in dolgoročne cilje. Le tako lahko ocenite in izkoristite poslovne priložnosti na trgu.

Še posebej je to pomembno v fazi rasti podjetja, ko se povečuje število zaposlenih, oblikuje več oddelkov, ipd.

S sledenjem ključnih kazalnikov poslovanja (angl. KPI, Key Performance Indicator) lahko hitro ugotovite, kje zaostajate za konkurenco oz. povprečjem panoge, katera področja si zaslužijo več pozornosti in posodobitve, ipd. Vidite, kaj ima večjo dodano vrednost in kaj kliče po avtomatizaciji.

Omogoča pa tudi, da se izognete pastem in napakam, ki so jih storili drugi in pravočasno opazite, če ste usmerjeni v napačno smer.

Ne pravijo zaman, da so podatki najpomembnejša surovina 21. stoletja …

Kaj morate spremljati?

Prvo in najpomembnejše vprašanje se glasi: “Kaj želite doseči?” Želite pridobiti nove stranke, izboljšati zadovoljstvo obstoječih, vstopiti na nove trge, povečati število zaposlenih, povečati prodajo, zmanjšati stroške, izboljšati učinkovitost, povečati tržni delež, … ?

Naslednji korak je, da identificirate KPI, ki bodo kazali prave informacije – kazalniki naj torej ne bodo sami sebi namen, pač pa izhodišča, pa podlagi katerih lahko sprejmete prave odločitve in nadaljnje poteze. “Podatki” namreč postanejo “informacije” šele, ko jih osmislimo. Pomembno je torej, da so nam na voljo ko in kjer jih potrebujemo.

Ločimo med kazalci z zamikom (angl. lag measure) in vzročnimi kazalci (angl. lead measure). Medtem ko prvi kažejo rezultate, ki so posledica določenih aktivnosti (in beležijo preteklost), pa z vzročnimi kazalci lahko sledimo aktivnostim samim (in z njihovo pomočjo napovedujemo prihodnost).

Primer kazalca z zamikom: obseg prodaje v mesecu marcu
Primer vzročnega kazalca: število prodajnih sestankov v mesecu februarju

Kje podatke o poslovanju najdete?

Za celovito sliko stanja podjetja morate spremljati podatke iz različnih področij in faz – od prodaje, dobave in plačil, pa vse do po-prodajnih aktivnosti in zadovoljstva strank.

Kje vse se podatki nahajajo? Marsikaj zgolj v glavah podjetnikov, v e-poštnih predalih, v raznih Excelovih tabelah, ipd. Zaradi njihove različne narave in izvorov, je težko vse podatke zbrati na enem mestu, lahko pa jih spremljate znotraj posameznih kontekstov.

Za pregled informacij o prodaji je najbolj primeren CRM sistem. Nekaj možnih kazalcev, ki jih lahko spremljate: število prodajnih aktivnosti, nove prodajne priložnosti, porabljen čas za prodajo, (utežena) vrednost odprtih prodajnih priložnosti, razlogi za zavrnitve, število sestankov, ipd.

Finančni podatki pa so doma v ERP sistemu oz. rešitvi za vodenje poslovanja. Glede na vaše cilje, so najkoristnejši kazalci lahko: odprte terjatve, največji dolžniki, denarni tok, odprte obveznosti, plačilna sposobnost in različni indeksi.

Nekatere od najpomembnejših kazalnikov si bomo pobližje pogledali v nadaljevanju.

Kako najbolj učinkovito spremljati kazalce poslovanja?

Koncept nadzorne oz. delovne table nam je dobro poznan. Bistveno zanjo je, da na enem mestu zbira najpomembnejše podatke in jih prikaže na način, da so hitro razumljivi – z uporabo grafov, indeksov in kratkih seznamov.

Med najbolj koristnimi kazalniki na delovni tabli so npr.:

• seznam prejetih in izdanih računov v preteklih 7 dneh
• seznam plačil preteklega dne
• fakturirana realizacija po mesecih
• stanje na tekočih računih
• odprte in zapadle terjatve do kupcev
• odprte in zapadle obveznosti do dobaviteljev
• denarni tok

Dobra novica je, da v AccountingBox za pregled delovne table sploh ni potrebna prijava v program. Izbrane kazalnike lahko uporabniki enostavno dobijo vsak dan v svoj e-poštni predal v obliki PDF datoteke.

Delovna tabla pa ni pravo mesto za pregled kompleksnejših izpisov – temu služijo poročila.

Podjetja pogosto največ koristi najdejo v naslednjih poročilih:

• Prihodki/Odhodki, kjer podjetnik na eni strani lahko vidi gibanje stroškov in prihodkov po mesecih
• Letna poročila, izkaz poslovanja, kjer podjetnik z enim klikom vidi trenutno stanje poslovne  bilance, stroške, prihodke in seveda razmerje med dobičkom in izgubo.
• Kumulativa PRFC/Projektov, kjer podjetnik z enim klikom vidi stanje oz. dodano vrednost na posameznem stroškovnem mestu, produktu, skupini produktov ali posameznem projektu. Na poročilih je mogoče z raziskovanjem v globino analizirati stanje prihodkov in stroškov na posamezni skupini artiklov ali na posameznem projektu.

V podjetjih, kjer je zelo pomemben denarni tok, pa lahko podjetnik preko pregleda denarnega toka po dnevih, predvidi bodoče prihodke in stroške, ki so posledica vnesenih gotovih transakcij ali pogodbenih transakcij (pri slednjih poslovnega dogodka še ni v finančnem programu).

Vsako podjetje ima vse potrebne podatke za svoje uspešno delovanje. Razlikujejo pa se v tem, da se nekatera ne zavedajo pomembnosti tovrstnih informacij, ali pa do njih sploh nimajo dostopa.

Kako pogosto moramo pregledovati ključne kazalnike poslovanja?

Enoznačnega odgovora ni – večina nas ne deluje v tako dinamičnih panogah, da bi se s tem morali ukvarjati dnevno. Najbolj nujne številke torej pregledamo tedensko, ostale mesečno. Vsak kvartal pa naredimo nekoliko bolj poglobljen pregled. Pregled bilance poslovanja enkrat letno je nedvomno premalo, da bi lahko dobro poznali situacijo v podjetju. V prispevku bomo zato pri vsakemu kazalniku navedli približno oceno oz. najboljšo prakso glede pogostosti spremljanja, ki je najširše sprejemljiva.

Primeri ključnih kazalnikov uspešnosti

Dobiček / izguba

Je nedvomno najboljši pokazatelj, če podjetje ustvarja dovolj vrednosti oz. opravičuje svoj obstoj. Izgubo je sicer možno upravičiti, a na dolgi rok je nevzdržna.

Kako pogosto? Mesečno.

Prihodki

prihódek -dka m (ọ̑) nav. mn.

1. vsota, ki jo kdo v določenem obdobju prejme za svoje delo, od premoženja: njegovi prihodki so bili vsako leto večji; ima majhne prihodke; letni prihodki; prihodki od zemlje
2. ekon. prodajna vrednost prodanih proizvodov, opravljenih storitev, ki vpliva na finančni izid delovne organizacije: izračunati prihodke in odhodke / celotni prihodek vsota vseh prihodkov v delovni organizaciji; skupni prihodek vsota prihodkov, ki jih ustvari več organizacij zaradi skupne proizvodnje, skupnega poslovanja

Pomembno je poznavanje prihodkov po mesecih, da lahko pričakujete slabše mesece, ko je prihodkov manj – in se na njih ustrezno pripravite.

Koliko mesečnih prihodkov je ponavljajočih (npr. članarine, naročnine, redne dobave, ipd.), koliko pa posledica enkratnih poslov?

Kako pogosto? Mesečno.

Stroški

So lahko fiksni ali variabilni. Povejo, kam gre denar. Ustrezno spremljanje stroškov vam lahko pove za katere kategorije porabite največ denarja, kar vam izboljša predstavo in omogoča optimizacijo poslovanja. Kakšni so stroški dela, najemov, različnih materialov, ipd.?

Kako pogosto? Vsaj mesečno, lahko tedensko.

Odprte terjatve

Neplačani računi so razlog, da se podjetja znajdejo v krizi. In slaba plačilna disciplina je prav vsem dobro poznana. Zato – kakšen odstotek planiranih prihodkov predstavljajo zapadli računi? Koliko dni je v povpreču odprt vsak račun oz. kako hitro so računi plačani?

Na srečo obstajajo določeni pristopi in orodja, ki vam omogočajo, da so vaši računi plačani hitreje.

Kako pogosto? Tedensko.

Največji dolžniki

Sicer ni številka, je pa pomemben seznam podjetij. S poznavanjem največjih dolžnikov se boste izognili (ponovnim) napakam – in se odpovedali novim poslom s strankami, ki ne izpolnjujejo svojih obveznosti.

Kako pogosto? Tedensko.

Prihodki po strankah / izdelkih oz. storitvah

Na ta način boste vedeli, katerim strankam in področjem poslovanja se najbolj posvetiti. Ponavadi se tudi na tem področju potrdi t.i. Paretovo načelo 80/20, kar pomeni, da vam 20 % strank (ali izdelkov) prinese 80 % prihodkov. In obratno, 80 % strank (ponudbe) prinese zgolj 20 % prihodkov. Zato ne izgubljajte preveč časa z osredotočanjem na tiste dele poslovanja, ki na koncu ne prispevajo bistveno k vašem uspehu.

Kako pogosto? Mesečno.

Denarni tok

Problemi z denarnim tokom so glavni razlog za propad podjetij.

Je odgovor na vprašanje “koliko denarja nam je na voljo na začetku obdobja in koliko na koncu?” Poslujete lahko z dobičkom, a imate vseeno problem z denarnim tokom – to najverjetneje pomeni, da morate skrajšati svoje plačilne roke (in pregledati dinamiko stroškov).

Razmislite: kakšne fluktuacije v toku prihodkov in odhodkov obstajajo? Ali v vašem poslu prihaja do sezonskih nihanj? Lahko pričakujete obdobje višjih stroškov? Ali pa prihodkov? Kako hitro lahko stroške (npr. nakup materiala) spremenite v prihodke?

Zagotoviti morate, da imate dovolj denarja na zalogi tudi v primeru nepričakovanih dogodkov, npr. izpad proizvodnje, zamuda pri plačilu večjih računov, zamude pri projektih, ipd.).

Kako pogosto? Tedensko.

Stanje zalog

Pozorni morate biti na to, da se zaloge ne povečujejo. To bi lahko kazalo na problem pri prodaji. (Pre)velike zaloge vas namreč stanejo – tako v stroških skladiščenja, kot tudi v morebitnih pokvarjenih izdelkih.

Kako pogosto? Tedensko.

Prodajne številke

Koliko prodajnih priložnosti se nahaja v vsaki fazi prodajnega lijaka? Koliko imate potencialnih strank, koliko kontaktov ste vzpostavili, koliko potencialnih kupcev kvalificirali kot aktualne, koliko sestankov ali predstavitev ste izvedli, koliko pogodb podpisali? Kakšen odstotek prodajnih priložnosti uspešno pripeljete do konca? Kakšna je povprečna vrednost posla? Koliko imate novih, stalnih in izgubljenih strank v določenem obdobju?

Vse to so vprašanja, na katere je dobro imeti odgovore, če vam je mar za dobrobit podjetja in bi radi v poslu ostali tudi v prihodnosti.

Kako pogosto? Vsaj tedensko.

Zadovoljstvo strank

Spremljate lahko na več različnih načinov oz. z različnimi kazalniki. Najbolj razširjen je verjetno NPS (Net Promoter Score), ki ga izveste tako, da:

1. Stranke prosite, da vam z oceno 1-10 odgovorijo na vprašanje “Kako verjetno bi nas priporočili svojim prijateljem?”
2. Preštejte odzive – koliko imate ocen 9 in 10 (promotorji), koliko pa 0-6 (nasprotniki)?
3. Odstotku promotorjev odštejte odstotek nasprotnikov. Rezultat nad 0 je v redu, nad 50 pa odličen.

Pri tem pa bodite pozorni – izmerjeno zadovoljstvo strank kaže preteklo stanje (je torej kazalec z zamikom). Je rezultat, končno stanje, ki ne omogoča veliko manevrskega prostora za izboljšave.

Bolje bi bilo meriti število kontaktov s stranko v določenem obdobju, število zavrnjenih računov, ipd.

V odnosu s stranko morate prevzeti odgovornost in proaktivnost – vi ste tisti, ki mora poskrbeti za zdrav in dolgoročen odnos.

Kako pogosto? Sproti oz. najmanj vsakih 6 mesecev.

Produktivnost zaposlenih

Učinkovitost zaposlenih lahko spremljate preko različnih kazalnikov, ki pa so odvisni od narave njihovega dela. Lahko je to število predstavitev, ki jih izvedejo, število opravljenih klicev, rešenih težav, količina ur za neposredno delo s strankami, vrstic kode, ipd.

Zanimivo je spremljati tudi različna razmerja, npr. koliko strank na zaposlenega imate, koliko prihodkov? Tudi dodana vrednost na zaposlenega je lahko eden od kriterijev za ocenjevanje produktivnosti.

Kako pogosto? Mesečno.

Ne le pregled preteklega poslovanja

Podatki, če jih torej uporabljamo pravilno in spremenimo v informacije, niso zgolj vzvratno ogledalo. Lahko so veliko več in igrajo ključno vlogo v procesu sprejemanja pravih poslovnih odločitev. Omogočajo sledenje napredka podjetja, dovolj zgodnjo identifikacijo problemov in pripravljajo teren za prilagodljivost in hitro odzivnost celotne organizacije. To pa je danes bistveno za uspeh.

Upamo, da smo vam uspeli pokazati in dokazati pomembnost ažurnega spremljanja podatkov o poslovanju – pomagamo pa vam lahko tudi pri dostopu do njih. O tem se lahko prepričate sami s prijavo na brezplačni 30 dnevni preizkus AccountingBox, ali pa izpolnite obrazec na tej povezavi.