11 kazalnikov, ki jih morate poznati

Pa vendar moramo poznati preteklost, da bi lahko razumeli sedanjost in pričakovali (ter zagotovili) prihodnost.

Pri pregledu poslovanja ni treba v detajle, fokus podjetja vseeno mora ostati na osrednji dejavnosti in ustvarjanju dodane vrednosti. Potrebujemo pa širšo sliko in pogled od daleč, da lahko sprejemamo prave poslovne odločitve.

Kako pogosto moramo pregledovati ključne kazalnike poslovanja?

Enoznačnega odgovora ni – večina nas ne deluje v tako dinamičnih panogah, da bi se s tem morali ukvarjati dnevno. Najbolj nujne številke torej pregledamo tedensko, ostale mesečno. Vsak kvartal pa naredimo nekoliko bolj poglobljen pregled. Pregled bilance poslovanja enkrat letno je nedvomno premalo, da bi lahko dobro poznali situacijo v podjetju. V prispevku bomo zato pri vsakemu kazalniku navedli približno oceno oz. najboljšo prakso glede pogostosti spremljanja, ki je najširše sprejemljiva.

Katere številke moramo spremljati v poslu?

Dobiček / izguba

Je nedvomno najboljši pokazatelj, če podjetje ustvarja dovolj vrednosti oz. opravičuje svoj obstoj. Izgubo je sicer možno upravičiti, a na dolgi rok je nevzdržna.

Kako pogosto? Mesečno.

Prihodki

prihódek -dka m (ọ̑) nav. mn.

1. vsota, ki jo kdo v določenem obdobju prejme za svoje delo, od premoženja: njegovi prihodki so bili vsako leto večji; ima majhne prihodke; letni prihodki; prihodki od zemlje
2. ekon. prodajna vrednost prodanih proizvodov, opravljenih storitev, ki vpliva na finančni izid delovne organizacije: izračunati prihodke in odhodke / celotni prihodek vsota vseh prihodkov v delovni organizaciji; skupni prihodek vsota prihodkov, ki jih ustvari več organizacij zaradi skupne proizvodnje, skupnega poslovanja

Pomembno je poznavanje prihodkov po mesecih, da lahko pričakujete slabše mesece, ko je prihodkov manj – in se na njih ustrezno pripravite.

Koliko mesečnih prihodkov je ponavljajočih (npr. članarine, naročnine, redne dobave, ipd.), koliko pa posledica enkratnih poslov?

Kako pogosto? Mesečno.

Stroški

So lahko fiksni ali variabilni. Povejo, kam gre denar. Ustrezno spremljanje stroškov vam lahko pove za katere kategorije porabite največ denarja, kar vam izboljša predstavo in omogoča optimizacijo poslovanja. Kakšni so stroški dela, najemov, različnih materialov, ipd.?

Kako pogosto? Vsaj mesečno, lahko tedensko.

Odprte terjatve

Neplačani računi so razlog, da se podjetja znajdejo v krizi. In slaba plačilna disciplina je prav vsem dobro poznana. Zato – kakšen odstotek planiranih prihodkov predstavljajo zapadli računi? Koliko dni je v povpreču odprt vsak račun oz. kako hitro so računi plačani?

Na srečo obstajajo določeni pristopi in orodja, ki vam omogočajo, da so vaši računi plačani hitreje.

Kako pogosto? Tedensko.

Največji dolžniki

Sicer ni številka, je pa pomemben seznam podjetij. S poznavanjem največjih dolžnikov se boste izognili (ponovnim) napakam – in se odpovedali novim poslom s strankami, ki ne izpolnjujejo svojih obveznosti.

Kako pogosto? Tedensko.

Prihodki po strankah / izdelkih oz. storitvah

Na ta način boste vedeli, katerim strankam in področjem poslovanja se najbolj posvetiti. Ponavadi se tudi na tem področju potrdi t.i. Paretovo načelo 80/20, kar pomeni, da vam 20 % strank (ali izdelkov) prinese 80 % prihodkov. In obratno, 80 % strank (ponudbe) prinese zgolj 20 % prihodkov. Zato ne izgubljajte preveč časa z osredotočanjem na tiste dele poslovanja, ki na koncu ne prispevajo bistveno k vašem uspehu.

Kako pogosto? Mesečno.

Denarni tok

Je odgovor na vprašanje “koliko denarja nam je na voljo na začetku obdobja in koliko na koncu?” Poslujete lahko z dobičkom, a imate vseeno problem z denarnim tokom – to najverjetneje pomeni, da morate skrajšati svoje plačilne roke (in pregledati dinamiko stroškov).

Kako pogosto? Tedensko.

Stanje zalog

Pozorni morate biti na to, da se zaloge ne povečujejo. To bi lahko kazalo na problem pri prodaji. (Pre)velike zaloge vas namreč stanejo – tako v stroških skladiščenja, kot tudi v morebitnih pokvarjenih izdelkih.

Kako pogosto? Tedensko.

Prodajne številke

Koliko prodajnih priložnosti se nahaja v vsaki fazi prodajnega lijaka? Koliko imate potencialnih strank, koliko kontaktov ste vzpostavili, koliko potencialnih kupcev kvalificirali kot aktualne, koliko sestankov ali predstavitev ste izvedli, koliko pogodb podpisali? Kakšen odstotek prodajnih priložnosti uspešno pripeljete do konca? Kakšna je povprečna vrednost posla? Koliko imate novih, stalnih in izgubljenih strank v določenem obdobju?

Vse to so vprašanja, na katere je dobro imeti odgovore, če vam je mar za dobrobit podjetja in bi radi v poslu ostali tudi v prihodnosti.

Kako pogosto? Vsaj tedensko.

Zadovoljstvo strank

Spremljate lahko na več različnih načinov oz. z različnimi kazalniki. Najbolj razširjen je verjetno NPS (Net Promoter Score), ki ga izveste tako, da:

1. Stranke prosite, da vam z oceno 1-10 odgovorijo na vprašanje “Kako verjetno bi nas priporočili svojim prijateljem?”
2. Preštejte odzive – koliko imate ocen 9 in 10 (promotorji), koliko pa 0-6 (nasprotniki)?
3. Odstotku promotorjev odštejte odstotek nasprotnikov. Rezultat nad 0 je v redu, nad 50 pa odličen.

Kako pogosto? Sproti oz. najmanj vsakih 6 mesecev.

Produktivnost zaposlenih

Učinkovitost zaposlenih lahko spremljate preko različnih kazalnikov, ki pa so odvisni od narave njihovega dela. Lahko je to število predstavitev, ki jih izvedejo, število opravljenih klicev, rešenih težav, količina ur za neposredno delo s strankami, vrstic kode, ipd.

Zanimivo je spremljati tudi različna razmerja, npr. koliko strank na zaposlenega imate, koliko prihodkov? Tudi dodana vrednost na zaposlenega je lahko eden od kriterijev za ocenjevanje produktivnosti.

Kako pogosto? Mesečno.

Ne le pregled preteklega poslovanja

Podatki, če jih torej uporabljamo pravilno in spremenimo v informacije, niso zgolj vzvratno ogledalo. Lahko so veliko več in igrajo ključno vlogo v procesu sprejemanja pravih poslovnih odločitev. Omogočajo sledenje napredka podjetja, dovolj zgodnjo identifikacijo problemov in pripravljajo teren za prilagodljivost in hitro odzivnost celotne organizacije. To pa je danes bistveno za uspeh.