Virtualno računovodstvo in njegove prednosti

Za začetek velja pregledati izzive, s katerimi se računovodstvo srečuje v zadnjih letih. Med njimi so najbolj razširjeni:

• digitalizacija,
• pritisk na cene,
• pomanjkanje kvalitetnega kadra.

Z njimi se servisi lahko spopadajo na različne načine. Mislimo, da se najboljši recept skriva v kombinaciji specializacije, poudarka na svetovalnih storitvah in izkoristku prednosti moderne tehnologije.

O specializaciji in svetovanju si več lahko preberete na teh povezavah:

• Ključ do uspeha za računovodski servis
• Kako postati računovodski svetovalec?

Tudi o tehnologiji pogosto pišemo. Zanimivo pa je razmisliti o neposredni povezavi med tehnologijo in poslovnimi modeli, ki jih le-ta omogoča računovodskim servisom.

Tradicionalno ali virtualno?

Novi poslovni modeli na krilih sodobne tehnologije

Na eni strani lahko govorimo o “tradicionalnem računovodstvu”. Ta svojo dodano vrednost išče v knjiženju in pripravi poročil za različne državne institucije. Delo izvaja v profesionalni pisarni, kjer večina interakcij s strankami poteka v živo (sestanki, izmenjava dokumentov, ipd.) .

Na drugi strani pa je vse pristojnejši “virtualni računovodski servis”. Upošteva Covid nauk o delu na daljavo in ga pretvarja v poslovni model. Za razliko od tradicionalnega računovodskega servisa uporablja računovodski program v oblaku.

Na ta način pa si ustvarja določene priložnosti, ki jih tradicionalni računovodski servisi zamujajo.

Tehnologija je pogoj za koristi, ki jih prinaša virtualno računovodstvo

Prva tovrstna prednost je izvajanje računovodskih storitev ne glede na to, kje ste (ali kje je stranka). To je namreč mogoče le z uporabo moderne tehnologije.

Tradicionalno je bil računovodski servis vezan na stranke, ki so bile kratko vožnjo stran, saj je večina interakcij in izmenjav informacij oz. dokumentov potekala v živo.

Tudi, če je dostava dokumentov potekala elektronsko (npr. s pošiljanjem po mailu … pa na tem mestu ne bomo izgubljali besed o varnosti tovrstne izmenjave), je to še vedno pomenilo, da:

1. je računovodski servis moral dokumente ročno vnesti v svoj računovodski program,
2. je podjetje najpogosteje vodilo lastno evidenco dokumentacije,
3. sta se ustvarjali (vsaj) dve bazi podatkov, ki med seboj nista bili povezani.

Stranke so se sprijaznile tako s to neučinkovitostjo, kot tudi s ponudbo računovodskih servisov, ki so bili pač v neposredni bližini.

Danes ni več tako.

Prednosti virtualnega računovodstva

Sodoben način dela pa poleg neodvisnosti od lokacije prinaša še druge koristi:

• nižji stroški: stroški najema/nakupa poslovnega prostora postanejo opcijski, tako kot tudi nakup papirja in ostalega pisarniškega materiala, strežnikov in vzdrževanja strojne opreme;
• izboljšano razmerje med delom in prostim časom: večja fleksibilnost se odraža v mobilnosti in prilagodljivem urniku;
• povečana produktivnost: boljši nadzor nad motilci dela pomeni več tišine in miru, s tem pa priložnost za fokusirano delo;
• kvalitetnejše storitve: računovodski programi, ki omogočajo virtualno računovodstvo, odpirajo tudi vrata avtomatizaciji in s tem prihranku časa, ki ga lahko porabite za opravila z višjo dodano vrednostjo za stranke (npr. svetovanje) – računovodstvo tako postane storitev, ki je strankam razumljivejša in priročnejša;
• boljša varnost podatkov: pri tradicionalnem načinu dela in lokalni postavitvi računovodskega programa mora računovodski servis sam prevzeti skrb za varnost podatkov; v primeru uporabe programa v oblaku, pa je za varnost odgovoren ponudnik;
• izboljšano sodelovanje: tako s sodelavci, kot tudi s strankami – vsi vpleteni namreč delajo z istimi podatki na isti bazi, kar bistveno zmanjša možnost za nesporazume;
• večji trg potencialnih strank: ko redni sestanki v živo niso več pogoj za sodelovanje, geografske omejitve pri iskanju strank povsem izginejo;
• trajnostno poslovanje: manj vožnje z avtomobilom (za vas in vaše stranke) in manjša poraba papirja bosta pozitivno vplivala tudi na okolje.

Kaj pa pogled iz druge strani?

Noben odnos se ne obnese na dolgi rok, če so sodelovanja nimata koristi obe strani. Zato se morate pri razmišljanju o svojem poslu in ponudbi vedno postaviti tudi v vlogo svojih (potencialnih) strank.

Kako vaše odločitve vplivajo na kvaliteto storitev oz. kaj pomenijo za stranke?

Koristi, ki jih stranke lahko pričakujejo od sodelovanja z virtualnim računovodstvom vključujejo:

• dostop do kvalitetnih storitev (tudi, če so daleč),
• hitrejši odgovori na vprašanja,
• ažurne informacije in takojšen dostop do podatkov in poročil,
• manj vložka časa (pot),
• fokus na koristne informacije (ne pa standardna nepersonalizirana poročila).

Če te prednosti poznate in jih znate predstaviti strankam, boste lahko vsaj delno oblažili pritisk na cene, ki ga je sicer zaznati na trgu računovodskih storitev.

Virtualni pristop vam lahko pomaga tudi pri pridobivanju kvalitetnega kadra

Omenili smo, da je iskanje kvalitetnih računovodij eden glavnih izzivov, s katerimi se v zadnjem času spopadajo računovodski servisi.

Morda na to ne bi takoj pomislili, ampak tudi pri tem lahko ključno vlogo odigra tehnologija in sodobni pristopi, ki jih omogoča.

Dejstvo je namreč, da lahko z vstopom nove generacije v delovno silo v vseh panogah opazimo povečano pričakovanje po fleksibilnosti.

Poglejmo zgolj nekaj ugotovitev raziskav:

• 61 % vprašanih bi se bolj verjetno prijavilo na razpisano prosto delovno mesto, če bi ponujalo možnost dela od doma,
• 95 % jih želi neko obliko dela od doma (v celoti ali vsaj kot možnost nekaj dni na teden),
• 99 % se strinja, da je delo od doma boljše za mentalno zdravje (zmanjša stres, izboljša spanje, ponuja boljše ravnotežje med delom in prostim časom),
• 40 % tistih, ki danes imajo možnost dela od doma, bi iskalo novo službo, če bi to opcijo izgubili.

Druga plat kovanca – nevarnosti “virtualnega” dela

Seveda ima delo od doma svoje pasti in nevarnosti. Številne smo na lastni koži izkusili v času epidemije.

Premalo smo bili zunaj na svežem zraku, težje smo postavili mejo med delom in prostim časom (in posledično delali preveč), težko smo “izklopili“, trpeli so odnosi s sodelavci in organizacijska kultura, spopadali smo se s številnimi motilci.

Zavedanje teh izzivov je prvi korak. S pravim pristopom pa so prav vsi premagljivi.

Predsodki ali praksa?

“Kdo pa ima čas za učenje še ene dodatne stvari?”
Prvi pomislek računovodij je vezan na menjavo orodja, s katerim opravljajo večino svojega dela. Seveda vsak nov računovodski program zahteva nekaj učenja, a z izbiro ustreznega ponudnika (ki zagotavlja podporo uporabnikom in ima pripravljena pregledna navodila za uporabo) to ni tako velik problem, kot si morda predstavljate.

“Podatkov strank ne zaupam oblaku!”
Predvsem v primerih, ko je govora o prehodu na računovodski program v oblaku, se pri računovodjih (ki so bili do tedaj vajeni lokalne postavitve sistema) pojavi vprašanje varnosti podatkov. O tem smo že veliko pisali, na kratko pa – podjetja, ki ponujajo rešitve v oblaku, so primorana zagotoviti vse varnostne standarde. Torej za varnost skrbijo na nivoju, kot ga je za svoje podatke sposoben zagotoviti le malokateri računovodski servis.

“Z menjavo bomo razjezili stranke.”
Nekaj zadržkov je tudi, ker računovodski servisi odpor do menjave pričakujejo pri svojih strankah. Pri tem je ključno, da jim razložite, kaj novejši računovodski program prinaša njim. Na kakšne načine jim boste sposobni nuditi kvalitetnejšo storitev (npr. bolj ažurne in relevantne informacije), in kako se bo lahko posledično izboljšalo tudi njihovo poslovanje.

Podpora ponudnika skozi celoten proces (tako pri uvedbi, kot pri vsakodnevni uporabi) je torej ključ do uspešnega prehoda v virtualno računovodstvo.

“Ne želim izgubiti stika s strankami, odnosi niso digitalni.”
Absolutno. Virtualno računovodstvo ne pomeni, da boste zanemarjali stik z njimi. Nasprotno – pomeni, da boste lahko v komunikacijo s strankami prinesli več dodane vrednosti za njih. Srečanja ne bodo več le prevzemi dokumentacije, ampak sestanki, ki bodo okrepili odnos in gradili dolgoročno sodelovanje.

Virtualno ali ne, stranke se morajo zavedati koristi, ki jih imajo od sodelovanja z vami. Zato izkoristite svoje izkušnje in jih delite z njimi, ko bo za to priložnost. Naj ne bodo edini kontakti opominjanja na dostavo računov (in 1x letno debata o bilanci).

Virtualni računovodski servis ni le tehnološka novost, ampak orodje za večjo učinkovitost in strateško vlogo računovodskega servisa.

Odločitev za računovodski program v oblaku torej računovodskemu servisu odpre vrata do virtualnega računovodstva in vseh omenjenih koristi in prednosti.

Z veseljem pa se dogovorimo za pogovor o vaših konkretnih izzivih in ciljih (ali pa ponudimo brezplačni test AccountingBox).