Izziv
Agencija je kot posredni proračunski uporabnik zavezana k upoštevanju predpisov, ki veljajo na področju javno proračunskih uporabnikov. Tako mora nujno upoštevati nekatera pravila/zakonska določila, ki se jih za gospodarstvo ne predvideva. Za primer naj naštejemo: varni elektronski podpisi, elektronsko shranjevanje dokumentov, možnost izpisa elektronsko podpisane dokumentacije, elektronsko likvidaturo, ipd.
Velik izziv pa za agencijo predstavlja uvedba procesa samega, torej varnih elektronskih poti namesto utečenih ročnih postopkov, kar sicer predstavlja bolj organizacijski izziv, katerega pa je z ustrezno tehnologijo mogoče učinkovito obvladati.
Razlogi
Poslujejo z več kot 10.000 različnimi artikli, kar pomeni, da je ob ročnem delu spremljanje, nadzor in vnašanje naročil izjemno zamuden proces. Kupci naročil ne oddajajo na enak način – nekateri naročila sporočajo po elektronski pošti, drugi pošiljajo Excel tabele, ipd. Predvsem večje stranke pa pogosto niso dovzetne za spremembe in prilagoditve načina komunikacije.
Potrebe in rešitev
Vse tri izzive smo predstavili svetovalcem podjetja PRONET, s katerim sodelujemo že vrsto let. Po posnetku stanja in analizi naših poslovnih procesov in obstoječe organiziranosti, smo se dogovorili za postopnost. To pomeni, da smo posamezne segmente Dokumentnega sistema vključevali z časovno dinamiko, s katero smo lahko poleg uvedbe sodobne tehnologije v naš informacijski sistem, uspeli ustrezno spremeniti tudi procese in organizacijsko kulturo. Tako smo do danes veliko delovnih procesov avtomatizirali in uvedli brezpapirno poslovanje. Pri spremembi odnosa do elektronskega poslovanja je zelo veliko prispeval tudi uporabniški vmesnik sistema AccountingBox, ki s primerljivimi, pomeni veliko boljšo uporabniško izkušnjo in zato prijaznejši dostop do podatkov in dokumentov. Spletna tehnologija, ki jo sistem uporablja, pa kvaliteto uporabniške izkušnje samo še dodatno dvigne.
Osnovne komponente uvedbe Dokumentega sistema:
- zajem prejetih računov iz UJPNeta in posredovanje dokumentov v finančno računovodski sistem,
- elektronsko potrjevanje (likvidatura) prejetih računov,
- uvedba ceritificiranega podpisovanja prejetih računov in ostalih lastnih dokumentov,
- uvedba avtomatizacije internega naročanja in elektronskega potrjevanja naročil,
- prenos potrjenih, elektronsko podpisanih dokumentov v dokumenti sistem,
- vključitev strojnega (OCR) branja podatkov za tipske dokumente (pogodbe, sklepi),
- prenos ostale potrjene poslovne dokumentacije v dokumentni sistem,
- elektronsko odobravanje službenih poti zaposlenim,
- izmenjava dokumentov z elektronskim arhivom.
Nekaj izzivov smo ohranili še za prihodnje obdobje. V vsakem primeru pa lahko rečemo, da smo s pomočjo sodelavcev podjetja PRONET in rešitve AccountingBox avtomatizacijo elektronskega upravljanja z dokumenti dvignili na zavidljivo raven.
Rezultat
- Zaradi spletne tehnologije je sistem, z ustrezno trinivojsko zaščito, dostopen kjerkoli in kadarkoli in ni odvisnosti od delovnega mesta,
- zaradi vključenosti sodobne tehnologije, uporabljamo strojno branje podatkov, ki optimizira čas branja,
- zaradi uvedbe elektronskega potrjevanja dokumentacije, je čas od zajema do odobritve skrajšan za vsaj 3x,
- nadzor nad dokumentacijo je veliko večji in preglednejši,
- v vsakem trenutku je zagotovljeno 100% sledenje dokumentacije,
- čas, katerega so sodelavci v preteklosti porabili za ročne postopke (prepisovanje, prenašanje, fotokopiranje, ipd) sedaj v celoti odpade,
- krajši in učinkovitejši procesi, so vidni tudi pri finančnih učinkih.
