Pametna rast: nasveti za povečanje podjetja brez izgube nadzora

Nenadzorovana rast namreč nikoli ni dobra novica. Ne glede na to, na katerem področju se dogaja – od rasti naselij, družbenih omrežij, turizma, pa vse do celic v našem telesu.

Gre torej za dvorezen meč. Prinaša razburljive priložnosti, obenem pa tudi nove izzive. Pomaga, če jih poznamo in smo na njih pipravljeni.

Ambicioznost je pozitivna lastnost

Najprej se moramo zavedati, da “večje” ne pomeni vedno tudi “bolje”. Nekaj smo na to temo pred kratkim zapisali tudi v članku na temo rasti (ki je sicer v prvi vrsti namenjen računovodskim servisom, a tudi nasploh velja).

Na drugi strani pa obstaja ogromno dobrih razlogov za željo po rasti. Med njimi želja, da bi z izdelki ali storitvami pomagali večim ljudem, ali pa s povečanjem ekipe izboljšati življenjsko situacijo večjemu številu ljudi, povečati vrednost podjetja, povečati sposobnost inovacij in vložka v razvoj, ipd.

Ali pa dejansko nimamo izbire – obseg poslovanja moramo povečati zaradi ugodnejših mejnih donosov, ki so lahko pogoj za preživetje na trgu.

Ne glede na razlog, pa predlagamo, da se pozorni na naslednje izzive.

Več strank, več izzivov

Večje število strank pomeni tudi pestrejši nabor izzivov, ki jih morate za njih reševati. Marsikatera od njihovih potreb morda pade izven vašega področja, znanja ali sposobnosti – kar bi lahko interpretirali kot argument za dopolnitev svoje ponudbe.

Prvi predlog bi bil, da potrebe, pričakovanja in želje strank čim bolje spoznate že pred začetkom sodelovanja. Tako boste lahko najbolje ocenili, če oz. v kakšnem obsegu jim lahko pomagate, s transparentno komunikacijo pa se izognete tudi kasnejši slabi volji (na obeh straneh).

Preden sklenete sodelovanje, si torej zastavite naslednja vprašanja.

Ujemanje z vašimi zmožnostmi:

• Ali lahko stranki zagotovite vse, kar potrebuje?
• Je to v skladu z vašo obstoječo ponudbo in procesi?
• Imate potrebne resurse (ljudi, opremo, znanje)?

Finančni vidik:

• Je posel dobičkonosen ob vaših trenutnih cenah?
• Kakšni so stroški pridobitve te stranke?
• Kakšna je pričakovana življenjska vrednost stranke?
• So plačilni pogoji za vas sprejemljivi?

Strateška vrednost:

• Ali vam odpira vrata v nov, zanimiv segment?
• Lahko referenco uporabite za pridobivanje podobnih strank?
• Se od tega posla lahko kaj novega naučite?

Zahtevnost sodelovanja:

• Kako kompleksne so njihove zahteve?
• Koliko podpore bodo potrebovali?
• So njihova pričakovanja realna?
• Se njihove vrednote ujemajo z vašimi?

Bodite torej pozorni, da svojo ponudbo razširite le v primeru, da je to smiselno. Proces se začne pri poznavanju lastnega poslovanja – kakšen je vaš denarni tok, dobavni roki, zasedenost resursov, sezonska nihanja, ipd.

Kadrovski izzivi in kultura podjetja

Dodaten posel seveda pomeni večjo obremenitev za obstoječo ekipo. Tega se lahko lotite na dva načina – z optimizacijo delovnih procesov (tudi z uporabo tehnologije), ali pa z zaposlovanjem novih sodelavcev, ki prevzamejo dodatno breme.

Pravi trenutek za zaposlovanje je težko določiti – prezgodaj pomeni nepotrebne stroške, prepozno pa izgorelo ekipo in nezadovoljne stranke. Na srečo obstajajo določeni znaki, ki kažejo, da je čas za nove sodelavce.

Preobremenjenost obstoječe ekipe:

• nadure postajajo pravilo, ne izjema,
• zaposleni odlašajo z dopustom ali ga celo odpovedujejo,
• več napak pri delu zaradi utrujenosti in hitenja,
• pada kakovost dela ali storitev,
• potreba po specifičnem znanju, ki ga v ekipi še nimate
• slabša volja v pisarni, več konfliktov.

Zastoji pri delu;

• zamujate z roki ali dobavami,
• pomembne, a ne nujne naloge se konstantno prestavljajo,
• v primeru bolniške ali dopusta se delo ustavi,
• ne uspete odgovoriti na vsa povpraševanja.

Finančni kazalci:

• konstantna rast prihodkov (vsaj 6 mesecev),
• stroški nadur presegajo potencialno plačo novega zaposlenega,
• izgubljate posle, ker jih ne morete pravočasno izvesti,
• denarni tok omogoča novo zaposlitev.

Z vsako širitvijo ekipe se spremeni tudi podjetje samo. Spremenijo se kanali in način komunikacije, količina birokracije in administrativnih postopkov, investicije časa, denarja in energije v uvajanje, izobraževanje in mentoriranje sodelavcev, ipd.

Iskanje pravih ljudi je eno najtežjih opravil v podjetništvu. Utopično je pričakovati, da pri tem ne bi storili napake. To pa pomeni, da boste soočeni tudi z izzivom odpuščanja oz. nadomeščanja zaposlenih in vseh drugih posledic, ki jih prinaša povečana fluktuacija kadrov v podjetju.

Dodaten izziv je tudi ohranjanje vrednot podjetja. Z vsakim dodanim novim članom namreč nekoliko razredčite esenco organizacijske kulture, ki ste jo oblikovali do te točke. Usklajenost vrednot je tudi zato izredno pomemben element uspešne rasti.

Spremembe v načinu vodenja podjetja

Sprememba od operativnega izvajanja aktivnosti do delegiranja se za marsikaterega podjetnika izkaže kot izredno težavna.

Posledica je lahko t.i. “micromanagement”, ko vodje nadzorujejo vsako potezo svojih zaposlenih, s tem pa jim zmanjšujejo občutek avtonomnosti, sposobnosti in motivacije za delo. S tem sami postanejo ovira rasti podjetja.

Glavni namen rasti in širjenja ekipe je namreč ravno to, da se vsak lahko posveti opravilom, za katera je najbolj usposobljen in s katerimi prinaša največjo dodano vrednost podjetju.

Vodje se naj torej posvetijo predvsem oblikovanju streteških ciljev, optimizaciji delovnih procesov, razvoju ekipe in skrbi za njihovo motivaciijo in zadovoljstvo.

(Ne)prilagodljvost poslovnih procesov

Obstaja veliko definicij poslovnih procesov, v splošnem pa velja, da je proces “skupek nekih aktivnosti, ki ima na začetku enega ali več vhodov in na koncu izhod, ki lahko predstavlja izdelek ali storitev za stranko, poslovnega partnerja ali drugega deležnika znotraj organizacije same”. (Strmšek, 2011)

Primer: Od dobavitelja prejmemo račun za opravljeno storitev (vhod), ki ga odgovorna oseba v podjetju potrdi in plača (opravilo ali več povezanih opravil), nato pa ga arhiviramo med plačane račune (izhod).

Procesi se seveda ob rasti podjetja spremenijo.

Če nadaljujemo primer prejetega računa – v večjem podjetju je prejete pošte toliko, da se s tem ne ukvarja več direktor. Pošto odprejo v tajništvu, vendar pa dobaviteljev ne poznajo dovolj dobro (niti nimajo pooblastil), da bi račun tudi plačali. Zato ga posredujejo direktorju. Ta ga potrdi in preda v računovodstvo, kjer izvedejo plačilo.

Preprosto opravilo plačila računa torej sedaj vključuje več ljudi in oddelkov, kar pa pomeni, da mora imeti podjetje vzpostavljene standardizirane postopke, ki so tudi skalabilni – torej bodo delovali tudi v primeru, da se količina prejetih računov bistveno poveča.

Definirani poslovni procesi so ključni za ohranjanje konsistentnosti in kvalitete. Kako potekajo opravila, kdo je za njih odgovoren (in kdo to osebo nadomešča), kakšna so tveganja in kako jih odpravljamo, …

Tehnološki izzivi

Pri rasti podjetja je tehnologija lahko vaš najboljši prijatelj ali pa največji sovražnik. Ne sme na primer odpovedati oz. postati breme, če podjetje namesto 10 računov prejme 200 računov mesečno. Ravno nasprotno – njen prispevek in vpliv mora biti eksponenten: večji kot je obseg poslovanja, več časa nam mora prihraniti.

Odgovorno vodstvo aktivno spremlja potrebe in ozka grla, ki nastajajo pri delu. Kje se stvari največkrat zataknejo in zakaj?

Znaki, da vaša tehnologija ne sledi rasti vključujejo:

• veliko časa porabite za ročno vnašanje podatkov,
• pogosto prihaja do napak,
• iskanje dokumentov in informacij je zamudno in težavno,
• podvajanje dela med oddelki,
• počasno odzivanje na povpraševanja strank.

Vrednost tehnologije se kaže v optimizaciji in avtomatizaciji poslovnih procesov. Pomeni, da so informacije na voljo ko in kjer jih potrebujete. Da so različni podporni sistemi povezani in da ne predstavljajo t.i. informacijskih silosov.

Informacije o naročilih iz spletne trgovine pridejo do sistema za izdajo računov. Podatki o strankah iz CRM sistema v ERP za pripravo ponudb. Iz proizvodnje v sistem za vodenje zalog. Iz rešitve za projektno vodenje in/ali evidenco delovnega časa v program za obračun plač.

Z rastjo podjetja se spreminjajo tudi potrebe glede varnosti podatkov. Moderni sistemi varnosti posvečajo veliko pozornosti in predstavljajo pomemben korak v smeri mirnega spanca.

Težave z zalogami

Če prodajate izdelke, se boste ob povečanju poslovanja srečali tudi z izzivom zalog. Seveda ne želite, da bi se podaljšali vaši dobavni roki … kar pa na pomeni, da morate imeti več zalog.

Zaloge, ki stojijo v skladiščih so ne le draga investicija, glede na tip izdelkov lahko tvegate tudi pretečene roke ali izdelke, ki niso več aktualni.

V vsakem primeru je pri delu z zalogami pomembno, da poznate frekvenco naročil, sezonska nihanja in trende. Pri tem najbolj pomagajo podatki – poročila in analize, ki jih najdete v svojem ERP sistemu.

Poleg tega velja razmisliti o dobaviteljih. So sposobni zagotoviti povečan obseg dobav? Se lahko zanesete na njih, ali pa bi potrebovali več partnerjev, da bi tako razpršili svoja tveganja?

Pomembnost uporabniške izkušnje strank

Ob večjem številu strank je vse težje ohranjati osebni pristop. In eden najučinkovitejših načinov, da stranke napodite h konkurenci je, da dobijo občutek, da so zgolj številke.

Še bolj morate biti pozorni na njihove povratne informacije – kaj cenijo, kaj ste spregledali, katero področje zanemarili?

Ne čakajte, da se stranke pritožijo. Proaktivno iščite njihovo mnenje, npr. s:

• kratkimi anketami po opravljenem nakupu,
• rednimi pogovori s ključnimi strankami,
• spremljanjem komentarjev na družbenih omrežjih,
• analizo pogostih vprašanj,
• merjenjem zadovoljstva z različnimi metrikami (NPS, ipd.)

Čeprav se sliši kontraproduktivno, se rešitev skriva v avtomatizaciji. Ta namreč lahko prevzame rutinske naloge z nizko dodano vrednostjo za stranke, vam pa tako ostane več časa za ohranjanje človeškega stika tam, kjer je najbolj potreben.

Boj z novo konkurenco

Z rastjo podjetja se lahko pojavite na radarju večjih podjetij. Ta manjših konkurentov morda niti ne opazijo in se z njimi ne obremenjujejo – če pa vas zaznajo kot nevarnost, se lahko odločijo zaščititi svoj tržni delež.

Tega se lahko lotijo na več načinov. Najpogosteje se poslužijo nižanja cen (do točke, da so manjšim podjetjem nevzdržljive) in povečanjem vlaganja v trženje (ki je manjšim podjetjem nedosegljivo).

A tudi rastočim podjetjem ostaja nekaj pristopov, s katerimi se lahko spoprimejo s tovrstnimi ukrepi. Prav njihova majhnost postane prednost, saj so bolj fleksibilna in odzivna na spremembe na trgu.

Osredotočijo se lahko na tržne niše, ki so večjim podjetjem nezanimive ali nedosegljive, najdejo lahko strateške partnerje za povezavo in iskanje sinergij, s strankami pa lahko spletejo bolj osebne odnose.

Večja tveganja, a večje nagrade

Rast podjetja je kompleksen proces, ki zahteva premišljen pristop in dobro pripravo. Je maraton, ne sprint. Redke so situacije, ko bi bilo podjetje prisiljeno v hitro rast – počasnejši pristop je bistveno bolj vzdržen in varen.

Uspešna rast zahteva pogum, vztrajnost in prilagodljivost, predvsem pa jasno vizijo in strategijo za njeno uresničitev. Zahteva pa tudi učenje. Čim manj na lastnih napakah, čim več iz izkušenj drugih.

Pomagajo vam lahko knjige, pogovori in deljenje izkušenj z drugimi podjetniki, mentorji in poslovni svetovalci. Ko pa boste prišli do optimizacije poslovnih proces s tehnologijo, pa veste, kje nas najdete 🙂