Zakaj je to pomembno?
- Papir je eden od glavnih razlogov za neučinkovitost na delovnem mestu. Zahteva ročno obdelavo in urejanje, popravki so težavni, pomeni nižjo stopnjo varnosti podatkov, poleg tega pa pogosto konča v smeteh, kar pomeni, da je v svoji življenjski dobi dvojno prispeval k slabšemu okolju (manj dreves, več smeti).
- V času pametnih telefonov, tablic in 30-inčnih zaslonov ter aplikacij, kot so Dropbox, OneDrive in DocumentBox, 27 % zaposlenih še vedno natisne dokument samo zato, da ga lažje pregledajo.
- Velika večina dokumentov danes nastane z uporabo računalnikov, zato je presenetljivo, da 58 % podjetij dokumente še vedno ročno podpisuje − to pomeni, da dokument v elektronski obliki natisnejo, podpišejo, poskenirajo nazaj v elektronsko obliko in odpošljejo. O časovni učinkovitosti tovrstnega postopka (v času elektronskih podpisov) ni potrebno izgubljati besed.
- Podjetja, ki so že uvedla brezpapirno poslovanje, kot glavne razloge za to navajajo enostavno uporabo (71 %) in nižje stroške (20 %).
- 68 % uporabnikov navaja, da njegova uvedba zagotavlja tudi večjo učinkovitost.
Ali ste pripravljeni na uvedbo e-poslovanja?
Včasih je bila “informatika” oddelek v večjih podjetjih, ki so ga sestavljali inženirji, ki so cele dneve skrbeli za to, da je v podjetju vse v povezavi z računalniki teklo po načrtih. “Prenova informacijskega sistema” je bil kompleksen projekt, ki je bil pogojen z usklajenim delom več oseb znotraj podjetja in zunanjih strokovnjakov.
Od tedaj se je marsikaj spremenilo. Informacijska podpora ne pomeni več nujno, da nekje v podjetju stoji omara s strežnikom, na plačilni listi pa imamo informatika, ki skrbi za vzdrževanje strojne in programske opreme. Pojav računalništva v oblaku je prinesel mnogo koristi − poleg tega, da je zagotovil mobilnost uporabnikov in nižje stroške informatike, pomeni tudi, da posodobitve, menjave in vpeljave niso več večmesečni procesi z nešteto pastmi.
Kako naprej?
Če torej verjamete, da je prihodnost v brezpapirnem poslovanju v oblaku (in vse kaže, da je temu res tako), morate odgovoriti na naslednja vprašanja:
- Ali ste pripravljeni uvesti spremembe?
- Ali ste si pripravljeni vzeti čas in o teh spremembah spregovoriti tudi z zaposlenimi?
- Ali ste prepričani, da boste lahko »prevzgojili svoje stranke«. Ali imate plan B za primer, če se stranke ne bodo strinjale z novim poslovanjem?
- Ali imate jasno zastavljene cilje, kaj želite s spremembo doseči in čemu ste se pripravljeni odreči?
Pri odločitvi vam lahko pomaga tudi ocena stroškov (oz. ROI):
- Koliko časa porabite za ročno pretipkavanje računov?
- Kakšen je strošek tiskanega dokumenta (tiskalnik, črnilo, papir)?
- Kakšni so stroški nakupa registratorjev in arhiviranja dokumentov?
- Koliko časa potrebujete, da najdete dokument?
- Kako poteka prenos informacij, če kateri od zaposlenih zboli ali je dlje časa odsoten?
Na drugi strani pa:
- Koliko časa porabite za skeniranje/fotografiranje prejetih računov?
- Kakšen je strošek elektronskega arhiva?
- Koliko časa potrebujete, da v njem najdete dokument?
- Kdaj se naložba povrne in kakšne so ostale (nematerialne) koristi?
Da vam prihranimo nekaj časa − izračun smo naredili že mi, rezultati in nadaljevanje dokumenta pa so na voljo tukaj.
7 korakov do uvedbe e-poslovanja v podjetju
Digitalizacija, poslovanje v oblaku, spletna aplikacija ipd. so izrazi, ki jih dandanes slišimo praktično vsak dan. Strokovnjaki so si enaki v napovedih sprememb – te so pred vrati in bodo drastično vplivale na podjetja in gospodarstvo nasploh.
