Ena glavnih nevarnosti, ki se na področju informatike pojavlja že od samega začetka, je oblikovaje informacijskih “otočkov” oz. silosov, tj. medsebojno nepovezanih skupin podatkov.
To pomeni, da se podatki najverjetneje hranijo na več mestih hkrati, so zastareli in je dostop do njih omejen. Primer je npr. Excel tabela na računalniku zaposlenega. Samo on lahko dostopa do nje, izmenjuje pa se po neoptimalnih kanalih (npr. elektronski pošti). Posledično je tudi težko vedeti, katera verzija datoteke je zadnja.
Vse to povzroča zmedo, neažurne informacije, podvajanje dela in napake. Kar pa pomeni poslovno škodo.
Zakaj so otočki podatkov slaba ideja za podjetje?
- podjetje sprejema slabše odločitve: zaradi nepovezanosti podatkov imajo podjetniki slabše informacije, saj pred seboj nimajo celovite slike o poslovanju – to lahko pomeni zamujene priložnosti in ostale drage napake;
- slabša komunikacija: če vsi v podjetju ne operirajo z istimi informacijami, lahko pride do nesporazumov in konfliktov (pa čeprav imajo vsi pred seboj isti cilj);
- nezadovoljstvo zaposlenih: neučinkoviti procesi in podvajanje dela ter napake zaradi neustrezne organiziranosti vodijo v nezadovoljstvo in pripomorejo k delovnem okolju, ki ustvarja frustracije vseh vpletenih (posledično pa tudi pri strankah);
- težavno sprejemanje sprememb: podjetje izgubi na fleksibilnosti pri odzivu na trg, saj je poslovanje nepovezano in se ne odziva kot celota – zato pa za prilagoditve potrebuje več dela in truda, kot bi ga sicer.
Zakaj je povezanost podpornih sistemov pomembna?
- povezani poslovni procesi, brez odvečnih nalog in podvajanja dela,
- sprejemanje boljših odločitev na podlagi ažurnih informacij, brez iskanja podatkov na več lokacijah in preverjanja, če (še vedno) držijo,
- nižji stroški, saj se vsak podatek vnese samo enkrat, kar prihrani obseg dela (pa tudi napake, ki prav tako stanejo),
- boljše sodelovanje, ker delo lahko poteka vzporedno, torej z manj čakanja, da nekdo zaključi svoj del,
- opravlja napake, omenjene v prejšnjem poglavju.
Vloga in povezave rešitve za vodenje poslovanja (ERP)
ERP oz. rešitev za vodenje poslovanja ne sme bite eden od otočkov, kjer se odvija zgolj izdaja računov. Gre za ključen sistem, ki najpogosteje vsebuje tudi podatke o plačilih, doseganju prodajnega plana, dolžnikih in obveznostih, pogodbah in ostalih dogovorih, …
Največjo vrednost ERP sistem torej pokaže, ko je povezan tudi z ostalimi podpornimi sistemi.
Spletna trgovina. Platforme, ki omogočajo spletno prodajno pogosto ne vključujejo vseh funkcionalnosti, ki so (tudi z zakonskega vidika) pri nas obvezne. To vključuje izdajo in davčno potrjevanje računov, upravljanje s skladišči in zalogami, itd.
CRM. Rešitev za upravljanje odnosov s strankami že sama po sebi predstavlja pomemben podporen sistem, kjer se nahajajo podatki o (potencialnih) strankah, naročilih in dogovorih, prodajnih priložnostih, reklamacijah in ostalih podpornih zahtevkih. Pomemben del celovitega (t.i. 360-stopinjskega) pogleda na stranko pa so tudi informacija o odprtih postavkah, doseganja prodajnega plana (in različni prodajni indeksi).
BI. V programu za vodenje poslovanja je kup pomembnih in zanimivih podatkov, ki so lahko odlično izhodišče za napredno analitiko in poročila. Ta vključujejo primerjavo različnih segmentov, obdobij, prodajnega osebja, geografskih področij, ipd.
Arhiv. Certificiran arhiv je ena od možnosti, ki vam omogoča, da papirnato dokumentacijo vržete stran in dejansko poslujete brezpapirno.
Zato se podporni sistemi načeloma ne implementirajo vsi hkrati, ampak postopoma – tako, kot se kažejo in razvijajo poslovne potrebe. Seveda pa se pri tem upošteva tudi obstoječ način dela.
Ključno je upoštevanje vašega delovnega procesa
Težko boste našli švicarski nož, ki bi pokril vsa področja poslovanja – lahko pa jih pod eno streho združite preko povezav. Dobra novica je, da je dandanes možno povezati praktično karkoli – če ne z vnaprej pripravljenimi povezavami, pa preko razvoja (še posebej, če rešitve izbirate pri slovenskih ponudnikih).
Tudi zato nam je pri razvoju AccountingBox izredno pomembno, da rešitev oblikujemo na način, ki bo omogočal čim lažje povezovanje s čim več rešitvami. Podpira več različnih platform za spletno prodajo in je edina slovenska ERP rešitev, ki je integrirana s platformo Zapier – na ta način pa povezljiva s tisoči drugih svetovnih rešitev.
AccountingBox lahko brezplačno preskusite na tej povezavi, ali pa nam interes sporočite preko tega obrazca in dogovorili se bomo za informativen pogovor o vaši specifični situaciji.
Hitri vodič do učinkovitega uvajanja sprememb
“Spremembe so edina stalnica” – to še kako velja tudi v poslu. Preživijo namreč samo tista podjetja, ki so se sposobna hitro in neboleče prilagoditi spremenjenim zahtevam kupcev in trgu. Vemo pa, da to ni enostavno in da dolgoročno uspe le najboljšim.
