Kako tehnologijo izkoristiti kot konkurenčno prednost?

O pomembnosti tehnologije

Tehnologija spreminja vse, česar se dotakne. Tudi računovodstvo. Omogoča pristope, ki so bili še nedolgo nazaj povsem nemogoči:

• delo, ki je neodvisno od lokacije,
• takojšnja izmenjava podatkov s podjetniki,
• avtomatizacija številnih postopkov oz. opravil,
• oblikovanje različnih poročil in poslovnih kazalnikov.

Iz tega izhajajo številne koristi, kot so fleksibilnost, večja produktivnost in učinkovitost procesov, večja dodana vrednost (brez višanja cen za stranke), oblikovanje novih storitev, ki jih lahko ponudite strankam ter učinkovitejši poslovni modeli.

Res pa je tudi, da so računovodje po svoji naravi dokaj nenaklonjeni tveganjem – to je nedvomno prednost pri opravljanju njihovega dela … hkrati pa slabost in nevarnost v primerjavi z drugimi panogami, ki hitreje sprejemajo tehnologijo in spremembe. Zato računovodje morda zamudijo marsikatero priložnost, da bi svojim strankam ponudili določeno dodano vrednost.

Ampak tudi to se spreminja. Če je še pred nekaj leti obstajalo ogromno “tradicionalnih” računovodij, ki so se oklepali starih načinov dela, pa se je po letu 2020 (in Covid epidemiji) močno zmanjšalo število računovodij, ki še vedno vztrajajo pri tem, da moderna tehnologija in “oblak” nista prava pot naprej.

Neizkoriščen potencial

K hitrejšim spremembam pripomore tudi dejstvo, da uporaba tehnologije postaja vse enostavnejša. Ni na primer več treba, da smo IT strokovnjaki, da v podjetje vpeljemo uporabo novega računovodskega programa.

Razmislek o uvedbi nove tehnologije je še toliko bolj privlačen, če se zavedamo vpliva, ki ga ima lahko na poslovanje – od nižjih stroškov in povečane hitrosti dela, pa do večjega potenciala za rast in izboljšanega ROI.

Skriva pa tudi past. Vse te koristi bomo namreč dosegli le, če nova orodja dodobra izkoristimo in jim prilagodimo tudi naša razmerja do strank in med zaposlenimi – torej spremenimo svoje poslovne procese. Veliko težje je npr. upravičiti investicijo v najnovejši pametni telefon s petimi kamerami, če ga bomo uporabljali zgolj za klice in pošiljanje sporočil.

Svoja orodja moramo torej dobro poznati in razumeti kaj ponujajo, če želimo zares doseči vse koristi, ki jih obljublja njihova uporaba.

Tehnologija kot konkurenčna prednost

V zadnjih letih na svojo podjetniško pot prvič vstopa generacija, ki je odraščala ob internetu in pametnih telefonih. Zavedajo se pomembnosti ažurnih podatkov in pretoka informacij. Na njihova pričakovanja vplivajo izkušnje, ki so jih vajeni v svojem vsakdanu in jih oblikujejo tehnološki giganti kot sta Google in Amazon.

Ne zadovoljijo se s ponudbo računovodstva, ki se osredotoča zgolj na zakonsko obvezna poročila in dejavnosti (ter letno bilanco). To za njih nima dovolj dodane vrednosti, zato tega dela ne cenijo tako visoko in ga tudi niso pripravljeni drago plačevati – in posledično se nižajo cene tovrstnih storitev.

Podjetniki danes želijo več svetovanja, ki pa ga računovodja lahko ponudi le, če si za to osvobodi dovolj časa. Ena glavnih nalog tehnologije v računovodstvu je torej postala večanje učinkovitosti procesov na način, da računovodji prihrani čas, da se posveti aktivnostim z večjo dodano vrednostjo.

To se odraža tudi v tehnologijah, ki v računovodstvu najbolj rastejo:

• avtomatizacija: odpravlja ročno delo pri opravilih, ki so sicer izredno časovno zahtevna in imajo nižjo dodano vrednost za stranke (pretipkavanje dokumentov, knjiženje, opominjanje na dostavo dokumentacije, ipd.);
• povezljivost: sodelovanje podjetnika in računovodje ter delo na isti bazi podatkov pomenita, da podjetniku za ažurne informacije ni treba voditi ločenih lastnih evidenc, različna poročila pa zagotavljajo, da je računovodja razbremenjen ročne priprave najrazličnejših izpisov;
• spletni računovodski programi: omogočajo lažje nadgradnje in takojšnje posodobitve (brez inštalacij na računalnik), odpravljajo potrebo vzdrževanju programske in strojne opreme, omogočajo pa tudi prilagajanje oz. rast procesorske in strežniške moči glede na razvoj in rast računovodskega servisa in njihovih potreb.

Spremembe v računovodstvu

Z vsem tem se spreminjajo tudi pričakovana (in zahtevana) znanja računovodij. Informacijska tehnologija postaja pomemben del njihove ponudbe, stranke pa morajo znati usmeriti proti pravim rešitvam za vodenje poslovanja ter tako optimizirati pretok informacij in medsebojno sodelovanje.

Pojavili so se tudi številni novi kanali za komunikacijo, ki dopolnjujejo (ali zamenjujejo) tiste, ki s bili tradicionalno na voljo. Sestankom v pisarnah, klicem in elektronskim sporočilom so se pridružili virtualni sestanki, platforme za takojšnje sporočanje (Facebook Messenger, Viber, WhatsApp) in komunikacija neposredno preko računovodskih programov.

Ne le pri pričakovanjih zunaj računovodskih servisov, do sprememb prihaja tudi znotraj njih samih. Vse večji pritiski se pojavljajo s strani zaposlenih (in iskalcev zaposlitve), ki si želijo fleksibilnosti in možnosti dela od doma, s katerekoli naprave in kadarkoli, pri tem pa uporabljati moderna okolja in tehnologije. Tako kot stranke, si tudi zaposleni želijo intuitivnih in sodobnih uporabniških izkušenj.

Videli smo torej, da tehnologija lahko zagotovi večjo učinkovitost, varnost in enostavnost za stranke in zaposlene. Omeniti velja tudi, da tehnologija računovodstva ne ogroža, spreminja pa številna področja dela znotraj panoge. Računovodjem dela ne bo zmanjkalo, kmalu pa bo izginilo ročno vpisovanje podatkov v računovodske programe.

Neposredne koristi uporabe sodobne tehnologije

Tehnologija v računovodstvu je zanimiva stvar. Na voljo je vsem, a kljub temu predstavlja konkurenčno prednost. A le dokler je ne začne uporabljati večina – takrat pa postane pogoj za obstoj računovodskega servisa.

Predstavlja torej neustavljiv val, od vsakega servisa pa je odvisno, ali ga bo izkoristil med prvimi (in si tako vsaj za nekaj časa bistveno izboljšal položaj na trgu), ali pa čakal tako dolgo, da ga bo trg v to prisilil.

Prav verjetno je, da zaradi tehnologije že danes izgubljate stranke. Morda mislite, da je razlog nižja cena pri konkurenci … ampak kaj, če si odhajajo zato, ker (s pomočjo tehnologije) tam dobijo boljšo storitev?

Razlogov za uporabo sodobnega računovodskega programa je torej ogromno – menjava zastarelega sistema, sodobne funkcionalnosti, nižji stroški (tudi strojne opreme in vzdrževanja), izboljšana varnost, boljša podpora uporabnikom, združevanje več obstoječih podpornih sistemov, centralizacija podatkov in dokumentov, kontinuiteta dela (tudi v primeru, če pride do izpada elektrike ali okvare vašega računalnika), ipd.

Kako prepoznati kvaliteten računovodski program?

V prvi vrsti identificirajte lastne potrebe. Čeprav večina programov podpira vse računovodsko-obvezne funkcionalnosti, pa imate morda specifične želje, brez katerih si dela ne predstavljate.

O pričakovanjih in željah se pogovorite tudi s svojimi strankami. Kako pomemben jim je takojšen dostop do podatkov? Kakšna poročila pričakujejo? Kakšni so njihovi delovni procesi?

Prepričajte se, da je uporaba računovodskega programa enostavna, da obstajajo ustrezna navodila za uporabo in da je podpora uporabnikom na dovolj visokem nivoju. Večina ponudnikov omogoča brezplačen preizkus svojih rešitev.

Priporočamo tudi, da izberete spletno rešitev, saj so te hitreje prilagodljive in odporne na spremembe v prihodnosti (so npr. neodvisne od verzij operacijskih sistemov).

Pozorni pa bodite tudi na poslovni model. Je potrebna visoka začetna investicija za nakup licenc? Koliko vas stane vsak nov uporabniški račun? Ali je omejeno (oz. dodatno plačljivo) dodajanje strank v sistem? Tovrstni drobni tisk presenetljivo hitro zviša končen znesek …

Kako vam pri tem lahko pomagamo mi?

Pri svojem delu govorimo s številnimi računovodji in podjetniki, tako da se srečujemo z obema stranema. Poznamo številne posebnosti poslovanja in izkušnje imamo s postavitvijo najrazličnejših sistemov.

Uživamo v iskanju rešitev in z veseljem bi se pogovorili tudi o vaši situaciji in ciljih. Če vas zanima, kako vam lahko pomagamo (ali pa bi želeli zgolj slišali kakšen nasvet ali zgodbo iz prakse), nam to lahko sporočite z izpolnitvijo obrazca na tej povezavi.