V preteklosti so bili tovrstni vpogledi in analize privilegij največjih podjetij, danes pa so sistemi poslovne inteligence (BI) na voljo vsakemu podjetniku.
Poslovna inteligenca podatke spreminja v informacije
Prepoznavanje potrebe po nadgradnji poslovnih poročil
Kompleksnost poslovnih procesov namreč ni povezana z velikostjo podjetja.
Vselej namreč narašča število podatkovnih virov, ki jih uporabljajo pri svojem poslovanju. Podatki o prodaji v CRM sistemih, odprte terjatve v ERP, seznam strank v Excelovih datotekah, …
Kljub obilici informacij (oz. predvsem zato) vodjem primanjkuje vpogled v podatke na način, da bi se iz njih lahko kaj naučili – in sprejemali boljše odločitve.
Kar je še posebej zaskrbljujoče, če vemo, da se obenem spreminja tudi hitrost poslovanja. Da bi bila resnično koristna, morajo biti poročila pripravljena v trenutku in brez ročnega dela.
Ker se podatki nahajajo na različnim mestih, se torej pojavlja potreba po rešitvi, ki bi jih uspela združiti na enem mestu in jih hkrati predstaviti na razumljiv način.
BI kot most med podatkovnimi viri
Platforme za poslovno inteligenco nastopajo kot stičišča različnih podatkovnih virov. Najpogosteje podatke črpajo iz:
- ERP sistemov (AccountingBox, Xero, SAP, ipd.)
- CRM rešitev (Intrix, Salesforce, ipd.)
- spletnih trgovin (WooCommerce, Shopify, ipd.)
- posameznih datotek (Excel tabele, Google Sheets, ipd.)
Eden glavnih izzivov sodobnega poslovanja je oblikovanje t.i. podatkovnih silosov, torej nepovezanih sklopov informacij. Isti podatki se vodijo v različnih evidencah, kar neizogibno vodi do neusklajenih verzij in dvojnega dela.
Primeri iz prakse:
- Finance vodijo stroške projektov v računovodskem programu, operativna ekipa pa beleži napredek projektov in porabo virov v svojem internem orodju (npr. Excel).
- Spletna trgovina prikazuje, da je določen izdelek na zalogi, a ga je v skladišču dejansko zmanjkalo.
Več kot standardna poročila: kaj podjetniki res potrebujete
Vsako področje oz. oddelek v podjetju ima potrebo po naprednih analizah, ki omogočajo sprejemanje boljših odločitev in lažje doseganje zastavljenih ciljev.
Poglejmo si nekaj primerov za prodajo, finance in skladišča.
Prodajni vpogledi, dostopni tudi manjšim podjetjem:
- analiza najbolj prodajanih izdelkov in storitev,
- odkrivanje najbolj donosnih strank in segmentov,
- prepoznavanje (in napovedovanje) sezonskih trendov,
- identifikacija priložnosti za povečanje povprečne vrednosti naročil.
Finančni vpogledi za optimizacijo stroškov:
- kazalniki in grafi za pregled poslovne uspešnosti,
- primerjalne analize prihodkov (po izdelkih, časovnem obdobju, prodajnikih, poslovnih enotah, itd.),
- pregled in napoved denarnega toka za upravljanje likvidnosti,
- prikaz odstopanj od finančnega načrta,
- analiza stroškov in dobičkonosnosti po strankah, projektih ali izdelkih.
Pametno upravljanje zalog:
- analiza obračanja in “mrtvih” zalog,
- napovedovanje potreb na osnovi zgodovinskih podatkov,
- optimizacija naročanja pri najpomembnejših dobaviteljih,
- spremljanje ključnih kazalnikov za upravljanje zalog v manjših skladiščih.
Ampak …
“… nimamo dovolj podatkov, da bi bile analize smiselne!”
Če izdate 20 računov mesečno in vodite osnovno evidenco strank, imate vse potrebno za začetek. Iz samo 3 mesecev podatkov lahko ugotovite kateri izdelki se najbolje prodajajo skupaj, kakšni so prodajni trendi in katere stranke prinašajo največ dobička.
“… tovrstne rešitve so za nas predrage!”
Drage v primerjavi s čim? Koliko pa vas stane napačna odločitev, izgubljen posel, višek zalog ali nezadovoljne stranke? En sam spregledan trend ali napačna ocena povpraševanja lahko stane več kot letna naročnina na BI rešitev.
“… sliši se preveč zapleteno!”
Kompleksnost rešitve je odvisna od vaših želja. Najbolje je, da začnete postopoma in vzpostavite poročila in analize, ki so za vas najbolj pomembna. Pogosto imajo ponudniki že pripravljene predloge, ki jih lahko aplicirajo na vaše podatke. Če znate uporabljati Excel, boste znali uporabljati tudi BI orodje.
Dobre prakse implementacije
Proces izbire in uvedbe BI se ne razlikuje bistveno od procesa v primeru drugih podpornih sistemov (kot je npr. ERP).
V praksi to pomeni, da (sami ali s pomočjo svetovalca):
- analizirate obstoječe vire podatkov in vaše potrebe,
- določite ključne želje oz. poročila,
- izberite ustrezno tehnološko rešitev,
- ponudnik svojo BI platformo poveže z izbranimi podatkovnimi viri,
- izobrazite ekipo (oz. določene sodelavce) za delo z novo rešitvijo.
Tudi pri BI je seveda ključna podpora vodstva ter vključenost končnih uporabnikov v celoten proces uvedbe sistema.
Orodje za strateško razmišljanje, ne poročila
Ob pravilni uporabi pa je BI še veliko več, kot zgolj orodje za pripravo poročil. Poročila so namreč toga, statična in se ukvarjajo s preteklimi dogodki.
Prednost sodobnih BI rešitev je njihova sposobnost napovedovanja prihodnjih trendov na podlagi zgodovinskih podatkov. Namesto da bi se ukvarjali zgolj z vprašanjem “kaj se je zgodilo”, odgovarjajo tudi na “zakaj se je zgodilo?” in “kaj se bo zgodilo?”
To pomeni, da lahko proaktivno načrtujete in se prilagajate spremembam na trgu, preden te postanejo kritične za vaše poslovanje.
Na drugi strani pa BI analize omogočajo spremembo miselnosti – demokratizirajo dostop do informacij, ki torej niso več na voljo zgolj izbrancem, ampak sestavni del vsake pomembne odločitve, ki jo sprejmete v podjetju.
Konkurenčna prednost čaka v vaših podatkih
Podjetje za uspeh potrebuje pregled nad poslovanjem. Tudi Excel tabele so bolje kot nič. BI pa prinaša tako visoko dodano vrednost, da je lahko vaša prednost pred konkurenco.
Ključ do uspeha ni v količini podatkov, ki jih zbirate, ampak v sposobnosti, da jih predstavite na način, ki vam omogoča boljše odločitve.
Ko enkrat vzpostavite sistem, ki povezuje vse vaše podatkovne vire in omogoča dinamične analize, se odpre povsem nov svet možnosti – od odkrivanja skritih priložnosti do pravočasnega prepoznavanja tveganj.
AccountingBox vključuje kopico koristnih poročil in kazalnikov, povezali pa smo ga tudi v platformo ABX ASK BI, ki resnično izkoristi podatke, ki so vam na voljo. Več informacij najdete na tej spletni strani.
Če pa želite v 30 minutah videti, kako bi BI deloval za vaše podjetje, nam to sporočite tukaj.
Hitri vodič do učinkovitega uvajanja sprememb
“Spremembe so edina stalnica” – to še kako velja tudi v poslu. Preživijo namreč samo tista podjetja, ki so se sposobna hitro in neboleče prilagoditi spremenjenim zahtevam kupcev in trgu. Vemo pa, da to ni enostavno in da dolgoročno uspe le najboljšim.
