Izziv
Vsak projekt MK Illumination je proizvodnja v malem. Ponudbe za večje naročnike obsegajo 300 in več postavk, razdeljenih po lokacijah (pri občinah po ulicah in trgih, v nakupovalnih središčih po hodnikih in osrednjih avlah). Priprava večjega projekta traja tudi do 1 leto, izvedba pa se stisne v nekaj tednov.
Božično-novoletna sezona se začne v začetku oktobra. Nakupovalna središča in hoteli želijo imeti okrasitev nameščeno med 15. novembrom in 1. decembrom, občine med 1. in 10. decembrom. V tem času mora ekipa za vsak projekt vedeti, kdaj bo material iz posamezne proizvodnje na voljo, kdaj prispe v Slovenijo in kdaj ga lahko odpremi naprej. Okrasitev namestijo sami s podizvajalci, zato te informacije potrebujejo tudi ekipe na terenu.
“Največji izziv je bil točno v tem – kdaj bo kateri material na voljo in kdaj lahko začnemo s projektom,” pojasni Damijan Zalokar, Business Development Manager v MK Illumination Slovenija.
Poslovanje so pred tem vodili v 3 ločenih ERP sistemih: posebej za Slovenijo, za poslovno enoto v Srbiji in za Hrvaško.
Razlogi
Dejavnost podjetja je za večino poslovnih programov prezahtevna. Program, ki so ga uporabljali prej, je bil enostaven in je pokrival le osnovne funkcije. “Naša dejavnost je izredno kompleksna in vsem ponudnikom takšnih rešitev smo predstavljali velik izziv,” pove Damijan.
Večina programov tudi ne omogoča sočasnega vodenja več poslovnih subjektov, zato je vsako okolje zahtevalo svoj sistem. Komercialisti v srbski pisarni tako niso imeli sprotnega vpogleda v blago, s katerim podjetje razpolaga. Napake v dokumentih (na primer pri davčnih osnovah in stopnjah pri izvozu in uvozu) so odkrili šele ob koncu meseca, ko so dokumentacijo predali računovodskemu servisu.
Potrebe
V podjetju so iskali rešitev, ki bi v enem sistemu povezala ponudbe, zaloge, lastno proizvodnjo in nabavo, hkrati pa podpirala poslovanje v več državah. Konkretno so potrebovali:
- vodenje več poslovnih subjektov v enem sistemu, z upoštevano lokalno zakonodajo, davčnimi stopnjami in izpisi dokumentov za vsako okolje,
- strukturirane ponudbe, v katerih naročnik jasno vidi, kaj naroča za katero lokacijo, in jih lahko hitro prilagodi,
- sprotni pregled nad zalogami in prihajajočim blagom ter enostavno naročanje v lastnih proizvodnjah,
- dokumente v jeziku poslovnega partnerja,
- sprotno povezavo z računovodskim servisom.
Iskali so doma in v tujini. Tuje rešitve ne pokrivajo slovenske zakonodaje, na slovenskem trgu pa so preizkusili skoraj vse, kar je na voljo. Do AccountingBox so prišli po priporočilu svojega računovodskega servisa, ki uporablja AccountingBox. Odločili pa so se šele po temeljitem preizkusu.
Rešitev
Ena platforma za tri davčna okolja. Med slovensko enoto, srbskim okoljem in hrvaško davčno številko preklopijo z enim klikom. Program ima za vsako okolje prednastavljeno lokalno zakonodajo, davčne stopnje in obliko dokumentov. Komercialisti v Srbiji ves čas vidijo, s katerim blagom podjetje razpolaga in kaj lahko ponudijo.
Pregledne ponudbe s 300 in več postavkami. Ponudbo razdelijo po lokacijah, zato naročnik pri vsakem delu projekta vidi tudi elektroniko in material za priklop in namestitev (postavke, na katere sam pogosto ne pomisli). Če se naročnik odloči kakšen del izpustiti, ga ekipa odstrani z 2 do 3 kliki in nadaljuje s popravljeno ponudbo in predračunom.
Od potrjene ponudbe do naročila dobavitelju. Ko ponudba preide v naročilo kupca, program sam predlaga izdelke, ki manjkajo. Ekipa se nato odloči, ali jih naroči v eni od lastnih proizvodnj ali jih sestavi iz zaloge. Damijan to pokaže na primeru okrašenih jelk: vsak naročnik želi drugačno barvo okraskov, program pa takoj pokaže, ali so na zalogi in lahko dekoraterke začnejo z delom. Naročilo gre iz programa neposredno k dobavitelju po nabavnih cenah, brez vmesnega pretvarjanja v PDF, nazaj pa pride le potrditev. Ob prevzemu blaga nastane prevzemnica, izdaje, interne izdaje in dobavnice pa so povezane v sledljivo verigo. “Če pride do kakršnekoli napake, zelo enostavno vidiš, kje se je zgodila,” pove Damijan.
Dokumenti v jeziku partnerja. Jezik nastavijo pri posameznem partnerju. Ekipa dela v slovenskem vmesniku, dokumenti pa se izpišejo v jeziku, ki ga potrebuje naročnik ali dobavitelj – slovensko, hrvaško ali srbsko, naročila dobaviteljem v nemščini, francoščini ali angleščini.
Sprotna povezava z računovodstvom. Računovodski servis vidi izdane račune takoj. “Že naslednji dan lahko dobimo informacijo, da je nekaj narobe zavedeno, in zadevo popravimo. Pri drugih sistemih za napako izveš šele na koncu meseca, ko predaš vso papirologijo,” razloži Damijan. Servis tudi prilive knjiži sproti, zato ima vodstvo v vsakem trenutku pregled nad celotnim poslovanjem.
Rezultat
| Prej | Zdaj | |
|---|---|---|
| Poslovni sistemi | 3 ločeni ERP sistemi | 1 platforma, preklop z enim klikom |
| Odkrivanje napak v dokumentih | ob koncu meseca | naslednji dan |
| Podatki o blagu za komercialiste | čakanje 1 do 2 tedna na nabavo | takoj, v programu |
| Naročanje pri dobaviteljih | Izvoz zaloge v Excel, izvoz projektov v Excel in križna pirmerjava znotraj Excela, nato prenos potrebnega blaga v Excel, pretvorba v PDF in pošiljanje po e-pošti | Neposredno iz programa, po nabavnih cenah z enim klikom na več dobaviteljev hkrati |
| Prilagoditev ponudbe | Vnos celotne ponudbe od začetka s prilagoditvami | 2 do 3 kliki |
Komercialisti zdaj sami vidijo, katerega blaga za projekt manjka, in lahko nabavo pospešijo. “Ne rabijo čakati teden ali dva, da se nabavni sektor odloči te podatke posredovati dalje,” pravi Damijan.
Na sezono prodajo približno 22.000 različnih izdelkov od različnih evropskih in slovenskih proizvodenj in dobaviteljev. V podjetju sta za točnost skrbeli dve osebi, ki sta to urejali v Excelu. Glede na kratek rok in pri tako velikem številu izdelkov, je vedno prihajalo do napak in nepotrebnih stroškov, ki so lahko znašali tudi do 20.000 EUR, brez upoštevanja stroška dela. Sedaj je to urejeno s tremi kliki in brez napak.
Zakaj AccountingBox
MK Illumination je pred odločitvijo preizkusil skoraj vse rešitve na slovenskem trgu. Po Damijanovih besedah je težko najti relevantne podatke o tem, kateri program je primeren, saj vsak ponudnik predstavlja svojo logiko in način razmišljanja. AccountingBox je izstopal po enostavnosti in preglednosti: ekipi omogoča, da ostane osredotočena na delo, informacije pa ima pri roki takrat, ko jih potrebuje.
Ključna je bila tudi možnost sočasnega vodenja več poslovnih subjektov, ki je v drugih programih, ki so jih preizkusili, niso našli. Uporabo Damijan opiše kot intuitivno – kdor se nekoliko spozna na Excel, se v programu hitro znajde.
“Za program smo se odločili, ker je omogočil stvari, ki smo jih iskali. V tem trenutku dodatnih funkcij skoraj ne potrebujemo.”
Sodelovanje z ekipo
Kaj, če uvedba pade na začetek sezone?
Točno to se je zgodilo. Končna uvedba je potekala septembra, tik pred začetkom najbolj intenzivnega obdobja v letu. “V implementacijo smo šli ob najbolj neugodnem možnem času. Zadevo je težko opisati, treba jo je doživeti,” pove Damijan.
Del funkcij je ekipa PRONET razvila posebej za potrebe MK Illumination, pomanjkljivosti pa je odpravljala sproti. “Kljub nervozi z naše strani je bila ekipa izredno fleksibilna, izredno hitra in zelo profesionalna. Uvedba je kljub stresu potekala korektno in program deluje odlično.“
