Izziv
Zdravstveni dom Novo mesto je javni zavod z razvejano mrežo ambulant, ki vsakodnevno potrebujejo širok nabor blaga in materiala – od medicinskih pripomočkov do pisarniške opreme. Celoten nabavni proces, od izraženih potreb ambulant do naročil dobaviteljem, pogodb in naročilnic, pa je slonel na zgolj dveh zaposlenih v nabavni službi.
Proces je bil močno odvisen od ročnega vnosa podatkov, stalnega usklajevanja med ambulantami in nabavo ter zamudnega preverjanja napak.
Z naraščajočim obsegom dela in zahtevami javnega naročanja je postalo jasno, da tak način dela ni več vzdržen.
Razlogi
Nabavni proces v javnem zdravstvenem zavodu je po naravi kompleksen. Vključuje večje število naročnikov (ambulant), stroge omejitve javnega naročanja, minimalne količine, pogodbe z dobavitelji in obvezno poročanje.
Obstoječi način dela je bil zamuden, nepregleden in je dopuščal preveč možnosti za napake. Nabavna služba je bila preobremenjena, proces odobritev nepregleden, morebitni popravki pa odvisni od drugih oddelkov.
Kot opisuje Bojana, nabavna referentka: “Proces nabave je zelo obširen in kdor ni delal v nabavi, težko ve, kako je sestavljen. Dve osebi skrbiva za nabavo vsega potrebnega za celoten zavod – in brez ustreznih orodij si hitro preobremenjen.”
Potrebe
V zavodu so iskali celovito rešitev, ki bi odpravila ključna ozka grla na dveh ravneh:
- Na ravni ambulant: omogočiti samostojen in strukturiran vnos potreb z vgrajenimi omejitvami (npr. količine, razpisi) ter vključevala varovalo potrjevanja s strani vodje pred posredovanjem nabavi.
- Na ravni nabavne službe: ohraniti popoln pregled nad naročili, hkrati pa zmanjšati ročno delo in omogočiti sprotno odpravljanje napak.
Rešitev
ZD Novo mesto je vpeljal tri medsebojno povezane module AccountingBox-a. Pred tem so uporabljali več rešitev, danes pa imajo celoten proces pokrit v sklopu ene platforme.
eNaročanje ambulant: Ambulante zdaj same vnašajo svoje potrebe neposredno v sistem. Program dovoljuje le naročanje artiklov iz veljavnih razpisov in upošteva nastavljene limite. Vodja oddelka pregleda in potrdi naročilo, šele nato ga prevzame nabavna služba. Po obdelavi sistem avtomatsko kreira naročila dobaviteljem. Nabava ima ves čas vpogled v vnose ambulant in lahko opozori na napake še pred zaključkom naročila. Bojana je povzela: “Nabavna služba ne vnaša več naročil ambulant v sistem, saj je to že narejeno s strani ambulant samih – posledično je proces obdelave hitrejši.”
eNaročilnice: Modul pokriva celoten proces od pogodbe do naročilnice. Ambulante vnesejo predlog izvedbe naročila, vodja ga potrdi, nabava izdela naročilnico. Vsa dokumentacija (pogodbe, priloge, naročilnice) je centralno shranjena, naročilnice pa so povezane s pogodbami in razvrščene glede na tip (letne, obdobne, enkratne). Sistem omogoča tudi enostaven izpis podatkov za tekoča in letna poročila, kar bistveno izboljša preglednost, hitrost iskanja in sledljivost.
Blagovno poslovanje: Omogoča hitrejši prenos podatkov brez ročnega posredovanja nabavne službe. Sistem vsebuje celoten nabor artiklov iz razpisov in je po Bojaninih besedah enostaven za uporabo in prijazen uporabnikom. Številna varovala in kontrole pa preprečujejo morebitne napake.
Rezultat
Danes dve osebi v nabavni službi učinkovito upravljata celoten nabavni proces zavoda – od želja ambulant do naročil dobaviteljem in priprave poročil.
Brez ročnega prepisovanja podatkov, z digitalizacijo procesa in s popolnim pregledom nad dokumentacijo ter realizacijo načrtov so prihranili več kot 50 % časa pri obdelavi naročil.
